Для связи в whatsapp +905441085890

Коммуникационный процесс и его влияние на эффективность управления — Понятие, природа и виды коммуникации

Переоценить важность коммуникации в менеджменте практически невозможно. Почти все, что делают менеджеры, чтобы помочь организации достичь своих целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не могут обмениваться информацией, очевидно, что они не смогут сотрудничать, ставить цели и достигать их.

Однако общение — это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых этапов. Каждый из этих шагов очень важен для того, чтобы другой человек понял наши мысли.

Каждый шаг — это точка, в которой — если мы будем небрежны и не будем думать о том, что мы делаем — смысл может быть потерян.

Коммуникационный процесс и его влияние на эффективность управления - Понятие, природа и виды коммуникации

Понятие, природа и виды коммуникации

Общение — это прежде всего обмен информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективной коммуникации в управлении организацией. Очевидно, что если люди не могут обмениваться информацией, они просто не смогут работать вместе.

Обмен информацией необходим для любой функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль). Она занимает центральное место в принятии обоснованных решений и играет важную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Короче говоря, обмен информацией является важным компонентом почти всех видов управленческой деятельности. Поэтому неудивительно, что менеджеры всех уровней тратят большую часть своего рабочего времени (50-90%) на общение.

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера в первую очередь зависит от эффективности его навыков общения и деловой коммуникации: умения вести разговор лицом к лицу и звонить по телефону, читать и писать деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.д.

Организационная коммуникация — это сложная, многоуровневая система, включающая как саму организацию и ее элементы, так и внешнюю среду.

Внешняя коммуникация.

Связь между организацией и внешней средой . Это обмен информацией между организацией и внешней средой. Организации используют различные средства для общения с представителями внешней среды. Они общаются с существующими и потенциальными клиентами посредством рекламы и других программ продвижения (торговые выставки, прямая почтовая рассылка, личные продажи), а также с помощью различных социологических опросов. Организации должны соблюдать государственные нормативы и предоставлять различные отчеты, справки, информацию в соответствующие органы (налоговые, статистические, внебюджетные фонды). Каждая компания отчитывается о своих финансах и маркетинге в своих годовых отчетах, а также предоставляет информацию о местоположении, возможностях карьерного роста, социальных льготах и т.д. Используя лоббистов, которые поддерживают конкретные политические партии, движения, группы и выборных должностных лиц, а также делая им пожертвования, крупные организации не только получают информацию, но и влияют на законодательство и содержание правил, принимаемых на всех уровнях законодательной власти. В области связей с общественностью основной упор делается на создание определенного образа, «имиджа» организации на местном, национальном и международном уровнях. Для этого в крупных компаниях создаются специальные отделы по связям с общественностью («паблик рилейшнз»), специалисты которых используют различные средства для распространения необходимой для этого информации.

Следует подчеркнуть, что обсуждения, встречи, телефонные звонки, служебные записки и отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности и проблемы, создаваемые внешней средой.».

Внутренняя коммуникация

Он относится к обмену информацией, который происходит между элементами организации. В организации обмен информацией происходит между уровнями управления (вертикальная коммуникация) и между отделами (горизонтальная коммуникация).

Межуровневая коммуникация в организациях. При вертикальной коммуникации информация перемещается с уровня на уровень внутри организации. Он может передаваться с более высоких уровней на более низкие. Таким образом, нижестоящие уровни управления информируются о текущих задачах, изменениях в приоритетах, специальных заданиях и т.д. Например, вице-президент по производству может сообщить менеджеру завода (менеджеру среднего звена) о предстоящих изменениях в производстве какого-либо продукта. Руководитель завода, в свою очередь, должен проинформировать своих подчиненных менеджеров о специфике готовящихся изменений.

Помимо обмена информацией «сверху вниз», организация также нуждается в общении «снизу вверх». Передача информации с более низких уровней на более высокие может оказать заметное влияние на производительность. Он помогает руководству узнать реальное положение дел в организации, результаты принятых решений, возникшие трудности и проблемы и предложения по их решению. Восходящая коммуникация обычно осуществляется в форме отчетов, предложений и пояснительных записок.

Коммуникация между различными отделами. Помимо обмена информацией сверху вниз или снизу вверх, организациям также необходимы горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества отделов, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации задач и действий. Поскольку организация представляет собой систему взаимосвязанных элементов, руководство должно обеспечить совместную работу специализированных элементов для продвижения организации в правильном направлении. Основное отличие горизонтальной коммуникации заключается не в направлении движения информации, а в том, что горизонтальный обмен информацией, в отличие от вертикальной коммуникации, связывает равноправные элементы организации и формирует между ними отношения сотрудничества и координации.

В розничной торговле, например, региональные менеджеры по продажам регулярно встречаются для обсуждения общих проблем, координации стратегий продаж и обмена информацией о продукции. В наукоемких отраслях ключевые менеджеры среднего звена из сферы производства, маркетинга и НИОКР встречаются для координации инновационной деятельности. На основе базовой технологии компании могут производить самые разные продукты, поэтому очень важно получать информацию о том, чего хочет рынок, через отдел НИОКР. Это позволяет компании оставаться рядом с клиентом и продолжать эффективно удовлетворять его потребности. Аналогичным образом, производственный персонал должен обосновать низкие затраты на внедрение будущих инноваций из отдела проектирования и исследований, чтобы оправдать продолжение производства.

Общение между руководителем и подчиненным. Этот вид внутренней коммуникации составляет абсолютную долю всего обмена информацией в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Общение с рабочей группой в целом позволяет менеджеру повысить эффективность групповых действий. Поскольку в обмене мнениями участвуют все члены команды, у каждого есть возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать вместе, о проблемах и успехах и т.д. Кроме того, рабочая группа иногда собирается без руководителя для обсуждения проблем, улучшений или предстоящих изменений. Как упоминалось ранее, такие отношения участия могут повысить удовлетворенность сотрудников работой.

Неформальное общение. В каждой организации, помимо формальной структуры, существует также неформальная структура, основанная на неденежных, внеслужебных, нерегулируемых отношениях, и, соответственно, помимо информации, передаваемой по формальным каналам (формальная коммуникация), существует также неформальная информация, проще говоря, слухи, циркулирующие посредством неформальной коммуникации.

Руководители часто используют неформальное общение, чтобы узнать, как сотрудники отреагируют на определенные ожидаемые изменения. Характерными чертами неформального общения являются более высокая скорость передачи информации, значительный размер аудитории и относительно низкая достоверность передаваемых сообщений.

Наличие неформального общения в организации — это нормально, но только до определенной степени. Следует помнить, что слухи всегда являются результатом недостатка информации, а большое количество информации, распространяемой посредством слухов и неформального обмена информацией, свидетельствует о неблагоприятной и неэффективной системе коммуникации.

Процесс коммуникации

Таким образом, коммуникация пронизывает все элементы организации. Его основная цель — обеспечить понимание друг друга участниками обмена информацией.

Процесс коммуникации — это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель процесса коммуникации — обеспечить понимание информации, которая является предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности коммуникации. Нередки случаи, когда передаваемое сообщение понимается неправильно, и, следовательно, коммуникация оказывается неэффективной.

Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, необходимо иметь представление об этапах этого процесса с участием двух или более людей. Процесс коммуникации возможен при наличии следующих основных элементов: Отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

Отправитель — человек, который пытается донести определенные идеи через передаваемую информацию.

Сообщение — информация, имеющая определенную форму и закодированная соответствующими символами.

Получатель — лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации можно представить как последовательность нескольких взаимосвязанных фаз.

Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или даже секунд, и на практике трудно определить и разграничить его этапы. Но каждый этап необходимо описать, чтобы лучше понять его содержание.

  • Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно мысль он хочет донести до адресата. Этот этап чрезвычайно важен, так как он во многом определяет эффективность всего процесса. Очень часто мы можем наблюдать, как непродуманная или плохо сформулированная идея служит источником непонимания и мешает достижению взаимопонимания. Поэтому самое важное для отправителя — еще до отправки сообщения четко определить, что именно должен понять получатель и насколько эти идеи уместны и подходят для конкретной ситуации. Таким образом, идея сформулирована, но она еще не имеет определенной формы, в которой она может быть передана получателю. Придать ему такую форму — задача следующего этапа.
  • Кодирование информации и формирование сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен закодировать информацию с помощью символов, понятных получателю, и придать ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т.д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.
  • Выбор канала связи и передача сообщений. Одновременно с кодированием отправитель также выбирает канал связи, который соответствует типу знаков, используемых для кодирования, и цели коммуникации. К общеизвестным и часто используемым каналам относятся: Почта, телефон, факсимильная связь, электронная почта, компьютерные сети и т.д. Когда канал связи не подходит для физического воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или затруднена. Например, маловероятно, что сообщение, переданное по телефону, даст достаточное представление о проекте нового приказа. Однако не менее важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. Например, если руководитель хочет предупредить подчиненного о совершенном им проступке и делает это в непринужденной беседе с глазу на глаз, а не в официальном письме или на собрании, он не должен удивляться, если сотрудник не воспримет идею о серьезности его проступка.

В некоторых случаях при обмене информацией желательно не ограничиваться одним каналом связи, а использовать некоторую комбинацию средств связи. Хотя это и усложняет процесс коммуникации, но повышает его эффективность. Например, исследования показывают, что одновременное использование устной и письменной информации обычно более эффективно, чем обмен только письменными сообщениями.

Как только отправитель выбирает канал, он использует его для передачи сообщения получателю. Мы говорим здесь только об одном из процессов — физической передаче информации, которая часто занимает всего несколько секунд, но иногда ошибочно принимается за весь процесс общения.

Декодирование и восприятие информации. Для того чтобы воспринять информацию, содержащуюся в сообщении, получатель должен его декодировать. Декодирование, по сути, означает перевод символов сообщения в сознание получателя. Если символы, используемые отправителем, имеют одинаковое значение для получателя, то получатель правильно поймет смысл и сообщение, подразумеваемое в сообщении. Однако в силу ряда причин при передаче информации возникают различные виды помех и искажений (шумов), которые могут изменить смысл сообщения.

Чтобы компенсировать негативное влияние шума и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Обратная связь — это реакция получателя на полученное сообщение. Обратная связь необходима для того, чтобы понять, насколько хорошо было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен полагать, что все, что он говорит или пишет, будет понято именно так, как он задумал, и поэтому он должен обеспечить обратную связь с получателем.

Эта обратная связь реализуется через два заключительных шага в процессе коммуникации:

  • Интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: Получатель становится отправителем и формирует свой ответ, который содержит его интерпретацию полученного сообщения и его реакцию на него, а первоначальный отправитель становится получателем, ожидающим сообщения — ответа.
  • Ответная передача. Сформированный ответ передается приемнику по выбранному каналу связи, завершая цикл связи.

Для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Процесс коммуникации с обратной связью, хотя и более медленный, но гораздо более точный и эффективный по сравнению с односторонней коммуникацией.

Проблемы коммуникационного процесса в организации

Такие проблемы довольно часто встречаются в межличностном общении из-за психологических различий в восприятии. Люди по-разному интерпретируют одну и ту же информацию в зависимости от своего образования, жизненного опыта, потребностей и т.д. Характер отношений между начальником и подчиненным очень важен. В атмосфере доверия расширяется поток информации и повышается ее точность: когда менеджеры честно и открыто информируют своих подчиненных, те реагируют соответствующим образом.

Другая часть проблем связана с так называемыми семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разное значение для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национальных и культурных различий, положения. Что еще хуже, многие организации, а иногда даже их структурные подразделения разрабатывают собственный жаргон, который также может быть источником семантической предвзятости.

Помимо слов (основного средства кодирования), в обмене информацией используются и невербальные символы, такие как мимика, поза тела, жесты, интонация, которые могут существенно изменить смысл произносимых слов. Согласно исследованиям психологов, значительная часть речевой информации воспринимается не через слова, а через язык жестов, позы и интонации. Невербальные символы могут значительно исказить смысл передаваемого сообщения и вызвать дополнительные проблемы в общении.

Проблемы, возникающие при межличностном обмене информацией, носят психологический характер и решаются, прежде всего, за счет повышения психологической культуры менеджеров и, в частности, за счет совершенствования навыков делового общения. Однако трудности в коммуникационных процессах могут быть вызваны и причинами иного — организационного — характера.

Фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации информации для того, чтобы обмениваться информацией между отделами или уровнями управления и отправлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Чтобы ускорить поток информации и сделать сообщение более четким, информацию «сжимают» определенным образом: упрощают и обрабатывают. Это может привести к отсеиванию одной информации и выделению другой, тем самым искажая содержание информации.

Кроме того, нередко сообщения, доставляемые на более высокие уровни организационной иерархии, искажаются, поскольку существует тенденция доставлять менеджерам только позитивно воспринимаемую информацию.

Перегрузка каналов — еще одна причина организационных коммуникационных трудностей. Это вызвано как элементарным отсутствием технических средств для связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков.

Нерациональная организационная структура — еще одна причина, которая может привести к проблемам в общении. Если структура организации плохо продумана, что приводит к дублированию функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит к параллельным информационным потокам, их искажению и медленному движению. Непрочная структура также может привести к конфликтам между различными подразделениями и отдельными менеджерами, что, естественно, приводит к серьезным проблемам в обмене информацией и принятии управленческих решений.

Эффективность процесса коммуникации.

Невозможно количественно оценить эффективность процесса коммуникации. Однако его эффективность зависит от многих факторов.

При оценке эффективности коммуникационного процесса играет роль количество каналов коммуникации: при обмене информацией желательно не ограничиваться одним каналом, необходимо минимальное количество каналов, но должно быть определенное их сочетание (например, письменный и устный).

Не менее важна и корректность сообщения: необходимо как можно яснее изложить идею, чтобы она была понята получателем как можно точнее.

Процесс коммуникации можно назвать эффективным, если существует взаимопонимание между отправителем сообщения и получателем, поэтому обратная связь очень важна для оценки эффективности процесса коммуникации. Его присутствие многократно повышает эффективность и помогает достичь взаимопонимания. Тогда общение будет эффективным, а проблемы и задачи будут решаться к взаимной выгоде благодаря взаимопониманию.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Читайте дополнительные лекции:

  1. Вертикальная и горизонтальная структура организации
  2. Совершенствование управления малым предприятием
  3. Метод стэм для задачи принятия решений
  4. Управление изменениями в организации
  5. Выявление и анализ проблем в процессе управления организацией
  6. Философия менеджмента
  7. Разработка стратегического плана автоматизации компании
  8. Координация управленческих решений
  9. Реинжиниринг бизнес-процессов
  10. Технологии контроля экономической эффективности предприятия