Для связи в whatsapp +905441085890

Документирование управленческой деятельности — Основные положения о документировании управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов

В настоящее время хранение документов определяется стандартом как «сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами» (ГОСТ Р51141-98 Хранение и архивирование. Термины и определения.), т.е. весь процесс от создания документа до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Термин изначально появился в устной речи (вероятно, в XVII в.) и означает процесс решения (производства) дела — «произвести дело» (решить вопрос). В ходе решения различных проблем использовались документы, записывающие соглашение и решения (поскольку произнесенное слово эфемерно, может быть забыто, повреждено при передаче или неправильно понято), в XVI в. использовалось слово «дело» — «сборник документов, относящихся к произведению или проблеме». Впервые слово «дело» было записано в документе 1584 года.

Первоначально появлялся документ, фиксирующий информацию и придающий ей юридическую силу (латинский documentum — доказательства, свидетельские показания). По мнению специалистов в области документального дела, документ является результатом отражения фактов, событий, объектов, явлений объективной реальности и человеческой мысли. Она создается путем письма, графики, рисования, фото, звуковых и видеозаписей, которые создаются на специальном материале (бумага, фотопленка и т.д.).

Для того чтобы документ был юридически действительным, процесс его создания регулируется и осуществляется в соответствии с установленными правилами. В определении термина «документ» в Законе «Об информации, информатизации и информационной безопасности» подчеркивается: «Документированная информация (документ) — это информация, записанная на материальном носителе с признаками, позволяющими ее идентифицировать».

Фиксируя (отображая) информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, своевременное возвращение к информации. В качестве носителя информации документ является неотъемлемым элементом внутренней организации учреждения, предприятия или компании, обеспечивающим взаимодействие их частей. Информация является основой для принятия управленческих решений, служит доказательством их эффективности и источником обобщений, а также материалом для справок и поиска. В деятельности руководства документ является как объектом работы, так и ее результатом, так как решение записывается и фиксируется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих документах: планирование — через подготовку различных планов, учет — в виде подготовки и обработки статистических, бухгалтерских, оперативных и технических документов, администрирование — через публикацию административных документов, организация — организационных документов, инструкция — в виде инструкций, указаний, контроль — через сбор информации в письменной форме и др.

Таким образом, документация, тесно связанная со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления как средство и способ реализации возложенных на него функций. Более того, во многих случаях документация является обязательной, предусмотренной законами и актами публичной администрации.

После создания документа необходимо проделать с ним большую работу: принять его к сведению, зарегистрировать так, чтобы его можно было записать, отдать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д. Поэтому организация делопроизводства условно разделена на две части:

  • Обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документации);
  • Организация работы с документами: Прием-передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка к архиву, уничтожение.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия завоевало признание понятие «документарный менеджмент». Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационное, программное и информационное обеспечение. Этот термин стал приближаться к терминологии, используемой в компьютерных программах и литературе, хотя по сути он является синонимом термина «офисная работа». Например, в названиях нормативных документов: «Государственная система обеспечения документооборота» и «Типовая инструкция по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Документирование управленческой деятельности - Основные положения о документировании управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов

Основные положения о документировании управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов

Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, связанные с записью (фиксацией) на различных носителях и регистрацией по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности. Выполняется как на естественном языке (рукописные и машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, типографские шрифты), так и на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфорированные ленты, магнитные ленты, дискеты и т.д.). Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком тем, масштабами и характером взаимодействия с другими организациями и указывается в таблице документов.

Единообразие правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением государственной системы документационного обеспечения управления (ГСОУД) и систем унифицированной документации (СУД).

Единые системы документирования — это совокупность взаимосвязанных документов, подготовленных в соответствии с едиными правилами и требованиями, содержащих информацию, необходимую для управления в конкретной сфере деятельности. Реестровые системы должны использоваться как с помощью компьютерных средств, так и традиционными методами обработки информации. Управленческие документы по названию, форме и составу реквизитов должны соответствовать USD, требованиям SSODI, правилам (подзаконным актам) организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и юрисдикцией органы управления выдают следующие распорядительные документы: Решения, резолюции, приказы, директивы, инструкции.

Решения, постановления и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо предпринять нормативные или индивидуальные действия по основным вопросам, относящимся к юрисдикции организации. Приказы и распоряжения издаются по оперативным вопросам и по организации исполнения решений, постановлений и приказов. Совместные административные документы организаций, издающих документы одной и той же формы (приказы, распоряжения и т.д.), оформляются как совместное решение, имеющее юридическую силу административного документа в каждой организации, принявшей данный документ.

Уведомление подведомственных организаций, структурных подразделений о документах высших органов или документах других организаций осуществляется по форме, указанной автором документа. Если метод не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Минутные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей по форме, установленной правилами этих органов. Исполнительный документ может быть отменен (изменен) исполнительным документом самой организации или вышестоящего органа; его действие может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае несогласия к проекту следует приложить замечания или формулировки, отражающие суть разногласия. Обсуждение вопросов и решений, принятых на заседаниях коллегиальных органов, советов, заседаний, сессий, заносится в протокол. Протоколы составляются на основе отчетов о ходе заседаний, стенографических отчетов, аудиозаписей (тексты докладов, выступлений, проекты резолюций или решений, повестки дня и т.д.). В случае стенографического ведения заседания текст стенограммы записывается, печатается, заверяется и сохраняется вместе с протоколом.

Организации всех уровней управления могут направлять письма в пределах своей компетенции при осуществлении оперативных коммуникаций с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и иными организациями, а также с отдельными гражданами. Письма должны быть подготовлены, как правило, в тех случаях, когда обмен информацией без документов невозможен или сложен: устные объяснения, инструкции (лично или по телефону), инструкции и т.д. При необходимости передачи срочной информации, подготовки телеграмм и телефонограмм документ передается по модемной связи, факсу или телефону. Организации на основании своих положений и других законов, определяющих их компетенцию, также издают другие документы: графики работы, инструкции и т.д., которые не издаются организацией.

Проект документа

Проект управленческого документа согласовывается с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа осуществляется в следующем порядке:

  • С отраслевыми, функциональными, территориальными, подразделениями, консультативными органами и, при необходимости, общественными организациями;
  • с персоналом, ответственным за решение функциональных проблем
  • в финансовом отделе или у главного бухгалтера (бухгалтера)
  • Юридические услуги;
  • со Службой поддержки документов
  • Заместитель председателя коллегиального органа или заместитель руководителя организации, отвечающий за вопросы, содержащиеся в проекте документа.

Внешнее оформление будет осуществляться в следующем порядке в зависимости от содержания документа.

  • с подведомственными организациями, а также с неподведомственными организациями, когда последние являются обязательными участниками правоотношений, создаваемых законом, или когда содержание документа затрагивает их прямые интересы;
  • организации и объединения исследователей, осуществляющих деятельность в области, охватываемой содержанием правового акта
  • общественные организации, если это применимо или предусмотрено в документах таких организаций
  • органы, ответственные за регулятивный контроль (надзор) в конкретной области (санитария, противопожарная безопасность)
  • вышестоящим органам власти, обладающим общей или отраслевой компетенцией, если закон предусматривает возможность принятия управленческих мер только с одобрения этих органов.

Административный документ подписывается или утверждается руководителем организации или его заместителем в соответствии с компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и др. Две или более подписи ставятся, когда за содержание документа отвечают несколько должностных лиц.

Документы денежно-кредитного, материального и кредитного характера, служащие основанием для получения и расходования денежных средств, инвентарных и иных ценностей, а также для изменения кредитных и расчетных обязательств с другими организациями, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (бухгалтером). Совместные документы от нескольких организаций подписываются руководителями всех организаций.

Документы, подготовленные Комиссией, подписываются всеми членами Комиссии. Решения (постановления) органов коллегии подписываются председателем и секретарем. Приказы руководителя колледжа, которые имеют подпись, имеют подпись.

Право подписи распорядительных документов в виде распоряжений или приказов может быть предоставлено заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утвержденные документы (инструкции, регламенты, подзаконные акты и т.д.) подписываются должностным лицом, ответственным за их подготовку. Протокол подписывается председателем собрания коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, сессии) и секретарем. Отчеты, меморандумы, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны руководителем, если затрагиваемые в них вопросы не выходят за рамки его прав и полномочий, установленных должностной инструкцией.

Имеются также документы и приложения. Они могут быть трех видов: утвержденные или введенные в действие соответствующим нормативным документом (приложениями к нормативным правовым актам, которые имеют самостоятельное значение); разъясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые письмом в другие организации. Если имеется несколько приложений, они должны быть пронумерованы. Если приложения направляются без административных документов, то на приложениях проставляется печать официального утверждения с наименованием административного документа, его датой и номером. Состав деталей и порядок оформления приложений должны соответствовать требованиям единой системы документации, к которой они относятся.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые таблицы документов, необходимые и достаточные для реализации функций и задач организаций. В таблицу включены как традиционные документы, так и документы, созданные с помощью компьютерных технологий. Табель учета рабочего времени подписывается лицом, ответственным за его подготовку, и утверждается начальником отдела. Ведение табеля учета рабочего времени и внесение изменений осуществляется Службой поддержки документов. Создание документов, не указанных в табеле учета рабочего времени, запрещено.

Виды документов и их классификация

Стандартизация документов заключается в установлении единообразия в составе и формах административных документов, фиксирующих выполнение аналогичных управленческих функций. Стандартизация документов является формой юридического подтверждения осуществленной унификации и степенью ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), национальные стандарты (РСТ). Унификация документов осуществляется с целью сокращения количества используемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документооборота для выполнения одних и тех же и смежных управленческих функций, более эффективного использования компьютерных технологий. Усилия по объединению включают в себя:

  • Разработка единой системы управления документацией (DMS), которая будет внедряться министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
  • Внедрение межотраслевых (межведомственных) ДСР в рамках республиканской и отраслевых ДСР;
  • Ведение доллара США и отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) для поддержания достоверности информации и ее эволюции.
  • Разработка отраслевых унифицированных комплектов форм документов, отражающих специфику отрасли и не включенных в Отраслевой реестр, а также их государственная регистрация
  • Разработка отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих отраслевую специфику.

Организационно-методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координация соответствующей работы и контроль осуществляется основной организацией по координации внедрения и сопровождения СУБД и ОКТЭИ в стране. На отраслевом уровне эту работу проводит ведущая организация по внедрению USD и OCTEI в отрасли.

Все документы (информация о документе), циркулирующие в компании, организации, классифицируются по следующим признакам: Вид деятельности, наименование, вид фиксации информации; место исполнения, степень сложности; степень публичности/безопасности; сроки исполнения, юридическая сила; этапы создания; происхождение, срок хранения; степень связности, степень унификации.

Все документы разделены на две широкие группы в зависимости от вида деятельности, который они отражают. Первыми являются документы по общим и административным вопросам, то есть по вопросам, связанным с общим управлением предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут быть созданы сотрудниками всех подразделений предприятия. Вторая группа включает документы, относящиеся к управленческим функциям. Эти документы готовятся сотрудниками финансовых отделов, отделов бухгалтерского учета, планирования, снабжения и сбыта, а также других функциональных подразделений.

Документы классифицируются в соответствии с их именами: Официальные письма, приказы, протоколы, файлы, меморандумы, контракты и т.д. Форматирование всех этих документов единообразно, но их содержание может быть совершенно разным:

  • по месту создания: внутренние (документы, созданные сотрудниками данной компании) и внешние (документы, созданные другими компаниями, организациями и физическими лицами);
  • по содержанию: простое (касается одного предмета) и сложное (охватывает несколько предметов).
  • по форме: индивидуальная, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, меморандумы); трафаретная, когда часть документа распечатывается и часть заполняется по мере его создания; и модель, которая создается для группы однородных компаний. Как правило, все стандартные и трафаретные документы печатаются с помощью принтеров или печатных машин;
  • Сроки исполнения: срочные документы, которые должны быть оформлены в течение определенного периода времени, и несрочные документы без определенного срока;
  • по происхождению: официальные документы, касающиеся интересов компании или организации, и личные документы, касающиеся конкретного лица.
  • по типу регистрации: оригинал, копия, извлечение, дубликат
  • путем фиксации: письменных, графических, фотографических документов и т.д;
  • по степени унификации: индивидуальная, стандартная, шаблонная, образцовая (модельная) и единая в виде анкет и таблиц;
  • по действию: фальшивый и подлинный (действительный и недействительный — истек или отменен другим документом).

Оригинал является первой подписанной и надлежащим образом оформленной копией документа.

Копия является дубликатом, точным воспроизведением оригинала (с пометкой «копия»), заверенным в установленном порядке соответствующим должностным лицом. Копии официальных документов, требующих специальной сертификации, должны быть подписаны и заверены печатью исполнительного директора.

Иногда для работы требуется не копия оригинального документа, а выдержка из той или иной его части. Если вы сделаете выписку, то обязательно укажите, из какого документа она была сделана. Подписи должностных лиц и официальные печати должны подтверждать, что выписка была сделана правильно. Предприятия и организации имеют право выдать соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий ту же юридическую силу, что и оригинал, в случае утраты владельца оригинала документа.

Документационное обеспечение

Для документального обеспечения работы любой организации, предприятия, компании в рамках организационной структуры управления предоставляется служба делопроизводства. В нормативных документах сегодня служба делопроизводства обычно называется службой (подобластью) управления документооборотом (DMS). Управление документооборотом на разных уровнях управления и в зависимости от масштаба организации называется по-разному: для министерств (ведомств) — делопроизводство, для органов исполнительной власти — общее ведомство, для предприятий, организаций, учебных заведений — реестр. На малых предприятиях функции кабинета выполняют секретарь и 2-3 секретаря.

Основой развития канцелярских служб является форма работы с документами, принимаемыми организацией. Структура, цели и задачи письменной службы изложены в ряде внутренних документов. Основными организационными документами являются положение о кабинете, инструкция по документированию административной деятельности организации, должностные инструкции сотрудников и ведомости учета рабочего времени документов, используемые в организации.

Документооборот — это движение документов в организацию и из нее с момента их подписания до момента их уничтожения или подачи в архив, где документ находится и не участвует в справочно-информационной системе. Основные принципы организации документооборота следующие:

  • Документы должны передаваться своевременно. Чтобы сократить время хранения в сфере делопроизводства, параллельно должны выполняться различные операции по обработке документов;
  • каждое движение документа должно быть обосновано; обратное движение документов должно быть исключено или ограничено;
  • порядок документооборота и процессов основных типов документов должен быть согласованным.

Другими словами, основной задачей организации документооборота является простое направление в движении документов, уникальность и единообразие их обработки. С точки зрения аппарата управления различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов (практикующие специалисты называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними), каждая группа документов имеет свои канцелярские операции. Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

  • Объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через кабинет (секретаря) за год, полугодие или квартал;
  • Структура потока, которая определяется типом документа, авторством и другими классификационными характеристиками;
  • Режим документооборота, который определяется периодичностью документооборота через офис (связанный с работой секретаря).

Маршрутные схемы разрабатываются для оптимизации путей движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов об основной деятельности и персонале, писем и предложений от граждан; заявлений; претензий и т.д.). Схемы документооборота должны быть включены в Инструкцию по сопровождению административных документов в качестве неотъемлемого приложения.

Учет документооборота необходим для определения трудозатрат отделов, отдельных сотрудников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по улучшению ведения учета и принятии решения о внедрении механизации обработки документов.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Читайте дополнительные лекции:

  1. Проектирование управленческой структуры и системы управления
  2. Особенности организации управления фармацевтической корпорацией
  3. Проблемы взаимодействия человека и организации
  4. Виды коучинга
  5. Документационное обеспечение управления
  6. Особенности политики мотивации персонала малых предприятий
  7. Совершенствование производственного менеджмента
  8. Конкуренция в менеджменте
  9. Служба безопасности в системе HR
  10. Объекты мотивации