Эффективный тайм-менеджмент для офисного и удаленного работника

Оглавление:

Для любой развивающейся системы (от организма до организации) существует проблема нехватки ресурсов, а время всегда было таким дефицитным ресурсом; сегодня управление становится своего рода искусством быть впереди времени в любой форме: от предвидения событий и умения предвидеть ситуацию, до построения и планирования сложных систем управления временем.

В условиях постоянно меняющихся рыночных условий и растущей конкуренции способность эффективно управлять временем на всех уровнях — индивидуальном, командном и корпоративном — имеет первостепенное значение.

Управление временем — опционально, но необходимо

Управление временем основано на том, что в информационном обществе время более ценно и важно, чем деньги. Жизненный цикл товара измеряется в месяцах, иногда даже в неделях. В информационном обществе победителем становится тот, кто вовремя вывел товар на рынок, даже если он вдвое превысил бюджет проекта. Человек, который заработал деньги, но опоздал на неделю, имеет хорошие шансы узнать, что поезд уже покинул станцию…..

Многие менеджеры сталкиваются с нехваткой рабочего времени, которое рассеивается незамеченным в нехватку свободного времени. Классическими признаками нехватки времени среди менеджеров являются: постоянная суета — всегда только час, день, чтобы сделать запланированную работу; большой поток рутинных и срочных дел, которые требуют много времени, чтобы разобраться; постоянное выполнение бумаг дома и, как правило, ночью; окружение «пожирателей времени»: телефоны, которые не звонят вовремя; сотрудники, которые отвлекают внимание; руководители, которые призывают к внеплановым и длительным встречам.

В любой организации можно найти вышеперечисленные проблемы, затрагивающие весь персонал организации. Поэтому управление временем необходимо распространить на всю организацию, поскольку отдельные острова ее применения никогда не приносят какой-либо ощутимой пользы.

Управление временем в классическом смысле этого слова включает в себя набор методов планирования, применяемых самостоятельно сотрудниками организации для повышения эффективности рабочего времени. Однако использование тайм-менеджмента не является обязательным.

Управление временем изначально возникло как практическая дисциплина, разработанная консультантами по вопросам управления, а не учеными. Ряд специалистов по управлению из числа представителей коренных народов и западных стран разработали практические методы составления расписаний и предложили их практикующим менеджерам в виде книг и учебных курсов.

Использование или неиспользование технологий управления временем, как правило, оставляется на усмотрение руководства организации. В результате темы самоорганизации и личной работы относительно редко затрагивались в научном менеджменте. Классики научного менеджмента, такие как Ф.В. Тейлор, впервые подняли вопрос о централизованном внедрении технологий организации личного труда, уделив особое внимание физическому труду.

В 20-х годах XX века директор Центрального института труда А.К. Гастев выступил против механистического подхода к такой реализации «сверху» с идеей «зародыша организации труда», который стимулирует работника к самостоятельному совершенствованию рабочих процессов. П.М. Керженцев, председатель Временной лиги, сместил фокус с общей организации работы на время и стал рассматривать ее как один из важнейших ресурсов организации и работника
Наконец, П. Друкер, классик западной теории управления, указавший на сложность управления творческой и управленческой работой «сверху» без привлечения собственной инициативы работника, определил повышение эффективности управленческой и творческой работы как основную задачу менеджмента в XXI веке.

Таким образом, в истории предмета управления рабочим временем сотрудников можно выделить две основные ветви исследования: классическое управление временем и общее управление, которое так или иначе затрагивает вопросы организации личной работы. По мере их развития эти отрасли растут вместе, что ставит вопрос о разработке методов интеграции управления временем в управление бизнесом.

Корпоративный тайм-менеджмент

Корпоративный тайм-менеджмент — это комплекс технологий «встраивания» методов управления временем в систему управления организацией.

Таким образом, в то время как управление корпоративным временем — это путь сверху вниз от проектирования системы до эффективности ее компонентов, в частности, эффективного использования времени сотрудника, управление личным временем — это путь снизу вверх от личной эффективности сотрудников до эффективности отдела или организации.

Первым шагом во внедрении корпоративного тайм-менеджмента, как правило, является обучение. Однако стандартная подготовка не даст максимальных результатов, если она не будет сопровождаться конкретными мероприятиями до и после подготовки, если только она не станет логической частью системы оперативной подготовки. Вот пример того, как управление временем может быть встроено в корпоративный университет или учебный центр в рамках реального проекта.

Обучение по тайм-менеджменту в корпоративном университетском курсе проходит по следующей схеме:

1) участники тренинга заполняют анкеты профилирования для оценки своего уровня компетентности в области ТМ и корректируют тренинг;

2) проводится двухдневный тренинг по программе «Управление временем: гибкие методы», адаптированные к специфике компании.

3) Во время обучения участники начинают работать с авторским пособием «Обучающий организатор», которое является своего рода «самоучителем по управлению временем». Он содержит простые упражнения и пустые диаграммы, которые помогают закрепить учебный материал. После тренинга участник не «остается один на один» с управлением временем, у него есть четкий алгоритм действий;

4) 4-часовой последующий тренинг проводится через месяц после тренинга. В нем анализируются успехи и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента.

5) Через несколько месяцев после окончания курса участники пишут эссе, отражающие изменения в организации их работы.

Эта схема позволяет значительно повысить эффективность обучения. На каждом этапе корпоративный университет активно взаимодействует с сотрудником, его руководителем и тренером по ТМ, чтобы убедиться, что все изученные техники действительно применяются. Одним из любопытных побочных эффектов обучения является то, что менеджеры высшего звена, видя явный успех своих подчиненных в управлении временем, сами выражают желание участвовать в подобном обучении.

Следующим шагом после организации системы обучения управлению временем является диагностика управления временем в отделах и сертификация навыков сотрудников в области ТМ.

Диагностика проводится в форме вопросника по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение профиля ТМ, простой диаграммы, отражающей ситуацию в компании или отделе во всех аспектах управления временем (рис. 1).

Профиль построен на основе данных, полученных из анкетного опроса руководства по трем основным направлениям внедрения системы управления временем в компании:

Управление личным временем — уровень навыков управления временем в среднем по данной группе менеджеров;

Управление временем в команде — качество взаимодействия ТМ по горизонтали внутри команды;

Корпоративное управление временем — качество ТМ-взаимодействия менеджера с подчиненными.

Анализ построенного профиля ТМ позволяет выявить проблемные компоненты ТМ в ежедневной деятельности каждого сотрудника, отдела и организации в целом. Повторный опрос (после завершения обучения) позволяет оценить эффективность обучения.

Основные принципы рационального использования времени

Было бы неправильным думать, что природа нехватки времени сотрудника является организационной. Недостаток времени — скорее психологическая проблема — люди недостаточно уверены в себе, не имеют четкого представления о своих целях, не могут расставить приоритеты, поэтому у них не хватает времени ни на что.

Таким образом, можно сэкономить время, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра или Принцип Эйзенхауэра — это техника расстановки приоритетов, которая позволяет выделить важные и существенные вещи и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34-й президент Соединенных Штатов Дуайт Эйзенхауэр предложил это предложение и сделал его стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел в соответствии с критериями — важность и срочность:

А) Важное и срочное. В таких случаях должно быть сделано немедленно.

Б) Важные и несрочные. Наиболее «обиженные», наиболее обездоленные случаи были связаны с внутренним развитием, подготовкой персонала и т.д. Часто случаи типа A возникают из-за того, что случаи типа B игнорируются.

В) Неважно и срочно. Люди очень любят путать срочность и важность: они автоматически приходят к тому, чтобы считать что-то срочное столь же важным. В принципе, вопросы С-сюита создают атмосферу постоянного антикризисного управления, суеты и беспорядка в организациях.

Г) Необязательно и несрочно. Эти дела должны финансироваться «по остаточному принципу». Но они часто развлекательны и интересны, поэтому начинают с ними рабочий день и убивают с ними лучшие часы работы.

«Тайм-мастеры» среди сотрудников довольно стандартны: чрезмерная трата времени на совещания, вычисление шансов и концов, стол, загроможденный бумагами, запутанная система рабочих папок, постоянные перерывы (звонки, разговоры). Эти проблемы одинаковы от офиса к офису, но иногда во время тренинга или семинара появляются интересные идеи, которые зацепляют и становятся стандартом. Например, система флагов, где красный флаг на столе означает «занято» и указывает, что сотрудник не должен отвлекаться от работы, за исключением срочных дел. Иногда сотрудники компании приходят к необходимости создать свой «язык» внутри компании, если размытые термины «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают определенное время (сегодня — до 18.00), это помогает избежать многих проблем.

Хронометрия — это метод изучения затрат времени путем установления и измерения длительности выполняемых действий. Она относится к национальной традиции в истории управления временем. Отслеживание времени позволяет проводить «аудит» и «инвентаризацию» времени для выявления «экономящих время». Чтобы вести журнал учета времени, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение как минимум 2 недель. http://ru.wikipedia.org/wiki/Тайм-менеджмент.

График Ганта является одним из самых удобных и популярных методов построения графиков времени выполнения задач. Каждая строка графика представляет собой процесс, накладывающийся на график. Задачи и подзадачи, составляющие расписание, располагаются вертикально, а временная шкала — горизонтально. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. Некоторые диаграммы Ганта также показывают зависимости между задачами. На графике можно отобразить текущее состояние работы: часть прямоугольника, соответствующая заданию, заштриховывается для указания процента выполнения задания; вертикальная линия указывает на точку «сегодня». График Ганта делает это возможным:

Визуально увидеть и оценить порядок выполнения задач и их относительную продолжительность;
Сравните запланированный прогресс выполнения задач с фактическим прогрессом;
Подробно анализировать фактический ход выполнения задач. На графике показаны временные интервалы, в течение которых задача была выполнена: выполнена, приостановлена, возвращена на ревизию и т.д.

Методы рационального использования времени

Время — важнейший ресурс жизни, который мы используем по-разному, и успех в жизни во многом зависит от эффективности его использования. Многие великие личности понимали ценность времени и поэтому старались не тратить этот ресурс впустую. Некоторые из них ограничили время для сна, отдыха, обеда и т.д. На самом деле, вы не можете лишить себя простых удовольствий жизни, а только рационально распределить свое время. Но, как вы знаете, многие даже не знают, с чего начать.

На самом деле проблема нехватки времени уже довольно давно занимает умы ученых и простых людей. Для разработки наиболее универсальных методов рационального использования времени был изучен опыт многих успешных людей, которые, как правило, сумели добиться большего, чем другие. Это стало основой для разработки простых правил организации их рабочего времени.

Итак, простые правила управления временем:

1) Напишите список важных дел в порядке их важности. Это основной план на твой рабочий день. Затем этот список дел можно легко проанализировать, чтобы понять, как правильно использовать время. Завершив выполнение пункта плана, зачеркните его и запишите рядом с ним время, потраченное на это.

2) Вначале уделяйте внимание только срочным и важным вопросам. Как правило, мелкие дела занимают 80% нашего времени, а продуктивные — только 20%. Более того, есть мелкие дела, которые могут спровоцировать довольно большие. Поэтому с ними нужно разобраться в самом начале. Здесь следует быть осторожным, чтобы они не превратились в большую кучу мелочей, которые в конце концов не дадут значимых результатов и не создадут ощущение потраченного впустую дня.

Делайте по одному, не сваливайте мелочи в кучу, не отвлекайтесь.

3) Не переходите к решению другой проблемы, пока не решили первую. В конце концов, он выше в расписании и имеет статус важного вопроса. При переключении внимания с одного на другое вы теряете прямую логику решения первой проблемы, с которой вам придется разобраться позже. В то же время, такие действия вредны для нашего здоровья. Мы быстро устаем, начинаем делать больше ошибок, становимся раздражительными, что в конечном итоге приводит к низкому качеству работы.

4) Попробуйте спрятаться от ручья как минимум на час. Наиболее эффективным, когда речь идет о серьезных вопросах, является подготовка документов как практика закрытых дверей. Запритесь, попросите не беспокоить, включите автоответчик или вообще выключите телефон. Для этой цели могут подойти свободный кабинет, конференц-зал, библиотека или другое свободное и относительно тихое помещение. Конфиденциальность была продемонстрирована для решения наиболее важных и необходимых проблем.

5) Предпочитают звонить самим посетителям. Бывают случаи, когда личный визит не имеет преимущества перед телефонным звонком. Помните, что многие связанные с этим вопросы можно решить по телефону.

6) Научитесь быстро читать. Иногда на чтение конкретной литературы, различных документов, брошюр и т.д. уходит много времени. Поэтому наиболее эффективно, если вы научитесь быстро читать по специальной методике. Хорошо, что сейчас есть много курсов и книг, которые учат техникам чтения. Кроме всего этого, желательно, чтобы менеджер поручал сортировку корреспонденции отдельному человеку. Это позволит сократить время, затрачиваемое на рецензирование и выбор важных для вас документов.

Удаленная работа

Общая идея заключалась в том, чтобы дать сотрудникам больше свободы в выполнении задач с середины двадцатого века, когда все больше компаний стали задумываться о новых способах повышения эффективности и начали поощрять сотрудников работать гибко или удаленно. Согласно исследованию, проведенному американской компанией Global Workplace Analytics, только в США в период 2005-2017 гг. число сотрудников, работающих дистанционно, увеличилось на 159%. В то же время 57% сотрудников говорят о том, что эффективность их работы повысилась дистанционно. В то же время, компания может сэкономить до $11 000 в год, позволяя сотрудникам работать вне офиса.

Другими словами, лучшее управление корпоративным временем — это дать коллегам больше возможностей «быть самими собой». Речь идет не только о гибком графике работы, но и об общем ощущении удобства: возможность выбирать, где вы работаете и как взаимодействуете с коллегами.

В то же время у разных людей разные представления о трудовой этике, срочности и качестве работы. Чтобы снизить потенциальный уровень недопонимания в команде, необходимо разработать общие принципы — рамки, в которых задачи будут выполняться в нужное время, а члены команды не будут чувствовать информационный вакуум или, наоборот, постоянную спешку.

Следует также отметить, что существует четкое правило координации работы в режиме онлайн: Почты недостаточно. Для обеспечения максимального совместного погружения в процесс необходимо использовать всевозможные средства связи (мобильные, видеочаты и мессенджеры). Однако существуют также риски, связанные с информационной безопасностью.

Коммуникационные средства также помогают группе в неформальном общении, о важности которого также не следует забывать. Это, безусловно, должно происходить среди коллег, чтобы сохранить эмоциональную вовлеченность в удаленную работу.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: