Для связи в whatsapp +905441085890

Факторы проектирования и распределение полномочий в организации — Понятие и сущность организационного дизайна

Важность научных основ всех аспектов функционирования организаций в современной России трудно переоценить, когда происходит радикальное изменение социально-экономических отношений. Рыночные отношения, предпринимательская деятельность, развитие различных форм собственности, изменения в функциях и методах государственного регулирования и управления предъявляют новые требования к структуре и поведению организаций. Организационный дизайн тесно связан с инновациями в организациях.

Научно обоснованное формирование организационных структур управления — актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления затруднительно дальнейшее повышение эффективности управления и производства, так как: в новых условиях во многих случаях невозможно работать со старыми организационными формами, не отвечающими требованиям рыночных отношений, что создает опасность деформации самих задач управления; в сферу экономического управления невозможно перенести законы управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был заменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) — работой чрезвычайно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления часто осуществляется в отрыве от совершенствования структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами; формирование структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования; проектирование наиболее сложного механизма — механизма управления — должно быть поручено специалистам, владеющим методологией формирования организационных систем.

Факторы проектирования и распределение полномочий в организации - Понятие и сущность организационного дизайна

Понятие и сущность организационного дизайна

Существуют различные толкования термина «организация». Некоторые используют его для обозначения расположения всех элементов конкретной сущности в пространстве и времени. Такая трактовка очень близка к термину «организовать». Во многих других случаях организация рассматривается как объект, имеющий упорядоченную внутреннюю структуру. Она объединяет различные отношения (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как единица представляет собой целостную совокупность взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешней средой. Организация — это «сознательно координируемая социальная единица с определенными границами, которая действует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей».

Организационный дизайн тесно связан с инновациями в организациях.

«Особенность проблемы проектирования организационных структур управления состоит в том, что она не может быть адекватно изложена как проблема формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности.».

Без разработки методов проектирования структуры управления трудно повысить эффективность управления и производства по ряду причин:

  • В новых условиях старые формы организации в ряде случаев не могут быть использованы, поскольку они не отвечают требованиям рыночных отношений и рискуют деформировать сами цели управления;
  • В области экономического управления техническим оборудованием. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма в значительной степени заменен работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления;
  • Проектирование структуры должно основываться не только на опыте, аналогии, привычных схемах и интуиции, но и на научных методах организационного проектирования;
  • Проектирование самого сложного механизма — механизма управления — следует поручить специалистам, владеющим методологией формирования организационных систем.

Вся методология проектирования структуры должна основываться сначала на целях, а затем на механизме их достижения. В этом случае организация рассматривается как многоцелевая система, так как сосредоточение на одной цели не отражает ее многогранной роли в развитии экономики.. Проектирование связано с технической деятельностью, направленной на создание новых объектов, методов и теорий, улучшающих среду обитания человека. Объектом проектирования могут быть модели машин и приборов, шахт, кораблей, новых материалов, систем управления, организационных систем.

Проектирование рассматривается как процесс составления описания, необходимого для создания еще не существующего объекта, алгоритма его функционирования или алгоритма процесса. Однако следует помнить, что проектирование — это не только идея конструирования объекта, но и необходимость предвидеть последствия, которые повлечет за собой появление объекта, и определить действия по реализации проекта.

Цель дизайна — инициировать изменения в созданной среде. Результатом проектирования является описание будущего объекта и тех изменений, которые произойдут после его появления в мире.

Приведенные выше трактовки понятия и целей процесса проектирования указывают на то, что этот процесс включает в себя не только деятельность дизайнеров, архитекторов и других работников проектного профиля, но и тех специалистов, которые пытаются внести изменения в функционирование производственных систем, в экономическую деятельность.

Важной особенностью современной науки является стремление представить проблему проектирования и совершенствования производственных систем как научную проблему организационного проектирования.

«Организационное проектирование как процесс — это упорядочивание организационных и структурных особенностей системы для достижения или повышения их эффективности, адаптивности и результативности.

Объектом организационного проектирования в экономике является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.

Целью организационного проектирования в этих условиях является разработка новых организационных систем или предложений по модификации существующих систем, а результатом — комплект технических, организационных, планово-экономических документов, необходимых для создания и внедрения в практику организационной, производственной системы».

Проектирование организационных систем, безусловно, является социальным явлением. Высокая динамика изменений в сфере общественных отношений привела к тому, что организационный фактор играет все более важную роль в современном индустриальном мире и повышает эффективность функционирования созданных систем. В этой связи проектирование организационных систем или метод формальной организации целостных систем имеет особое значение. На современном этапе развития общества ни одно из целостных образований, будь то экономика, политика, образование, наука, культура и т.д., не может вписаться в существующие структуры без проектирования своей организационной системы. Другими словами, все инновации структурного и процессного характера требуют предварительного проектирования их организации.

Можно выделить четыре подхода к проблеме проектирования организационной структуры: нормативно-функциональный, организационное моделирование, функционально-технологический и системно-целевой. Системно-целевой подход в настоящее время является наиболее перспективным.

Этапы и основные методологические принципы проектирования

Важной особенностью современной науки является стремление представить проблему проектирования и совершенствования производственных систем как научную проблему организационного проектирования.

При определении системного характера подхода к формированию организационной структуры сам подход требует тщательно разработанной пошаговой процедуры проектирования структур, детального анализа и управления системой целей, продуманного выделения организационных единиц и форм их координации:

Этап 1 — идентификация и описание элементов внешней среды (вход, выход, технология, знания);

Этап 2 — определение основных взаимосвязей между элементами внешней среды, включая те, которые имеют прямое влияние;

Этап 3 — Определение степени разнообразия элементов внешней среды (изменения, детерминированность, обратная связь).

Этап 4 — проектирование каждого элемента организационной структуры с учетом внешней среды, в которой этот элемент будет функционировать;

5 этап — формирование механизма управления с учетом специфики элементов организационной структуры и их внешнего окружения.

До недавнего времени методы построения управления отличались чрезмерной нормативностью и недостаточным разнообразием, что приводило к механическому переносу организационных форм, применявшихся в прошлом, в новые условия. Часто административный аппарат на разных уровнях повторял одни и те же схемы. С научной точки зрения, первоначальные факторы формирования структуры трактовались слишком узко: количество сотрудников вместо целей организаций; постоянный набор органов вместо изменений в их составе и сочетании в различных условиях.

Одним из главных недостатков применяемых методов была их функциональная направленность и жесткая регламентация процессов управления, а не их результатов. Поэтому цели и взаимосвязи различных частей системы управления становятся более важными, чем строгое определение их функциональной специализации. Особенно это проявляется при решении проблем, связанных с созданием предприятий, акционерных обществ, финансово-промышленных групп, заказов и договоров с потребителями, с комплексным решением проблемы качества продукции.

Системный подход, придающий большое значение научно обоснованному определению функции управления и числовых стандартов как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, приводит исследователей и разработчиков к более общим принципам организационного проектирования. То есть подразумевает первоначальное определение системы организационных целей, которые определяют структуру задач и содержание функций аппарата управления. Основная цель большинства производственных организаций, с точки зрения общества, определяется задачами удовлетворения рыночного спроса на производимые продукты и услуги. В то же время соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть бесспорным.

Единая система должна также учитывать различные методы, используемые для разработки организационных структур управления. Эти методы различны по своей природе, каждый из них сам по себе не решает всех практически важных задач и должен использоваться в органичном сочетании с другими.

Эффективность организационной структуры не может быть оценена одним показателем. С одной стороны, здесь необходимо учитывать, насколько структура обеспечивает достижение организацией результатов, соответствующих ее производственным и экономическим целям, с другой — насколько ее внутренняя структура и функциональные процессы адекватны объективным требованиям к ее содержанию, организации и характеристикам.

Последним критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей. Однако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, как правило, крайне сложно. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик аппарата управления: его производительность в обработке информации; функциональность принятия управленческих решений; надежность аппарата управления; адаптивность и гибкость. Когда возникают проблемы, необходимо сформулировать численность персонала как критерий экономической эффективности, согласно которому должна быть обеспечена максимизация результатов по отношению к затратам на управление. Численность персонала должна быть объективно обоснована, чтобы полностью обеспечить решение задач, вытекающих из целей организационной системы.

Процесс создания организационной структуры

Процесс создания новой организационной структуры в значительной степени носит партисипативный характер. Она включает формулирование целей и задач, определение состава и месторасположения подразделений, обеспечение их ресурсами (включая численность работников), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, установление и регламентацию форм, методов, процессов, реализуемых в организационной системе управления.

Этот процесс можно разделить на три основных этапа:

  • Формирование общей структурной схемы административного аппарата;
  • Разработка состава основных подразделений и связей между ними;
  • Регулирование организационной структуры.

Формирование общей структурной схемы является основополагающим во всех случаях, поскольку это определяет основные характеристики организации, а также направление, в котором должно осуществляться более детальное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, методов обработки информации, кадрового обеспечения). Основные характеристики организационной структуры, которые определяются на этом этапе, включают: Цели производственной системы и решаемые проблемы; общая спецификация функциональных и программных целей подсистем для их достижения; количество уровней в системе управления; степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях управления; основные формы взаимоотношений организации с внешней средой; требования к хозяйственному механизму, формам обработки информации и другие организационные аспекты.

Главная особенность второго этапа процесса проектирования организационной структуры — разработка состава основных подразделений и связей между ними — заключается в том, что он предусматривает реализацию организационных решений не только по крупным линейно-функциональным и целевым программным подразделениям, но и по самостоятельным (базовым) подразделениям управленческого аппарата, распределение между ними конкретных задач и построение внутриорганизационных связей. Под базовыми единицами понимаются самостоятельные структурные единицы (департаменты, управления, отделы, лаборатории), на которые организационно разделены линейно-функциональные и программные подсистемы. Центральные подразделения могут иметь свою собственную внутреннюю структуру.

Третий этап — регулирование организационной структуры — предполагает разработку количественных характеристик административного аппарата и процедур административной деятельности. Она включает: определение внутренних элементов основных подразделений (управлений, групп и должностей); определение проектного количества подразделений, трудоемкости основных видов деятельности и квалификационной структуры исполнителей; распределение задач и работ между отдельными исполнителями; определение ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческой деятельности в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации); разработку процедуры взаимодействия при выполнении взаимосвязанных видов деятельности подразделений.

Методы проектирования организационной структуры

Особенность проблемы проектирования организационной структуры управления заключается в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры на основе четко определенного, однозначного, математически выраженного критерия оптимальности. Это количественно-качественная, многокритериальная задача, решаемая на основе сочетания научных, в том числе формализованных, методов анализа, оценки, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке лучших вариантов организационных решений.

Процесс организационного проектирования состоит из последовательности подхода к модели рациональной структуры управления, в которой методы проектирования играют вспомогательную роль в рассмотрении, оценке и принятии для практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений.

Существуют взаимодополняющие методы:

1. метод аналогий заключается в применении организационных форм и механизмов управления, применительно к проектируемой организации. Метод аналогий предполагает разработку типовых структур управления производственными и экономическими организациями и определение границ и условий их применения.

Применение метода аналогии основано на двух взаимодополняющих подходах. Первый заключается в определении значений и тенденций основных организационных характеристик и соответствующих организационных форм и механизмов управления для каждого типа производственно-хозяйственных организаций и для различных отраслей. Второй подход представляет собой типизацию наиболее часто встречающихся принципиальных решений о характере и взаимоотношениях членов аппарата управления и отдельных должностей в четко определенных условиях функционирования организаций данного типа в определенных отраслях, а также разработку индивидуальных нормативных особенностей аппарата управления для этих организаций и отраслей.

Типизация решений — это средство повышения общего уровня организации управления производством. Типовые организационные решения должны, во-первых, быть не однозначными, а вариативными, во-вторых, пересматриваться и корректироваться через регулярные промежутки времени, в-третьих, допускать отклонения, когда организационные условия отклоняются от четко сформулированных условий, для чего рекомендуется соответствующий тип организационной структуры управления.

2. Профессионально-аналитический метод заключается (по Мильнеру) в осмотре и аналитическом изучении организации квалифицированными специалистами с привлечением ее руководителей и других работников с целью выявления особенностей, проблем в работе аппарата управления. Также разрабатывают рациональные рекомендации по ее формированию или реструктуризации на основе количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, выводов экспертов, а также обобщения и анализа самых современных тенденций в организации управления. Сюда входят экспертные интервью с руководителями и членами организации для выявления и анализа индивидуальных особенностей структуры и функционирования аппарата управления, обработка экспертных оценок с использованием статистических и математических методов.

Экспертные методы также должны включать разработку и применение научных принципов формирования организационных структур управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления (например, единоначалие или коллективное управление, специализация). Примеры формирования организационных структур управления: построение организационной структуры на основе целевой системы, отделение стратегических и координирующих функций от оперативного управления, сочетание функционального и программно-целевого управления и ряд других.

Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их оптимальному проектированию. Этому предшествует разработка вариантов организационных решений по устранению выявленных организационных проблем, соответствующих научным принципам и передовой практике управления, а также необходимому уровню количественных и качественных критериев оценки эффективности организационных структур.

3. метод структурирования целей предусматривает разработку системы организационных целей, включая их количественную и качественную формулировку.

4.Метод организационного моделирования — это разработка формализованных математических, графических, машинных и других представлений распределения полномочий и ответственности в организации, которые являются основой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном применении описанных выше методов.

Выбор метода для решения конкретной организационной проблемы зависит как от ее характера, так и от возможности проведения соответствующего исследования.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Читайте дополнительные лекции:

  1. Качественные методы принятия управленческих решений
  2. Управление стоимостью проекта
  3. Особенности управления малыми предприятиями
  4. Менеджмент: технология или искусство
  5. Проектирование организационной структуры, факторы, влияющие на ее выбор
  6. Выбор стиля руководства в организации
  7. Признаки управленческих решений
  8. Управление проектами при реализации стартапа
  9. Коммуникации, решения и конфликты
  10. Современные технологии управленческих решений