Функции управления информационными ресурсами - Вопросы дублирования информации

Оглавление:

Логистическая система может функционировать только в том случае, если в ней циркулирует информация. Любой управленческий процесс — это, прежде всего, информационный процесс, включающий в себя функции сбора, передачи, обработки, анализа информации и принятия соответствующих управленческих решений.

Под информацией понимается совокупность информации о мире (объекты, явления, события, процессы и т.д.), которая снижает существующую степень неопределенности, неполноты знаний, отчуждается от своего создателя и превращается в сообщения (выражаемые на определенном языке в виде знаков, в том числе записываемые на материальном носителе), которые могут быть воспроизведены людьми устно, письменно или иными средствами (обычными сигналами, техническими средствами, вычислительными средствами и т.д.).

Появление и передача информации характеризуется объектом информации и источником информации.

Объектом информации являются звенья логистической системы, их подразделения, сотрудники, ресурсы, транспортные средства, склады, т.е. элементы, о которых информация передается в эту систему.

Источником информации является такой элемент, который может сформировать или произвести входное сообщение для логистической системы.

Основными понятиями информационной логистики являются:

информационный поток;
информационная система;
информационная технология.
Информационный поток характеризуется следующими показателями:
Номенклатура передаваемых сообщений, типы данных, документы, массивы;
интенсивность и скорость передачи данных;
специальные характеристики — пропускная способность информационных каналов, защита от несанкционированного доступа, защита от помех и др.
В информационном обществе, все системы которого формируют сетевые структуры, управление в конкретной сфере социальной жизни должно быть как системным (с учетом влияния среды этой сферы), так и ситуационным. Исходя из этого, организация управления информационными потоками на уровне отдельного предприятия должна соответствовать общепринятой организации этого процесса как в промышленности, так и в обществе в целом, чтобы легко вписываться в его иерархию. Для реализации такого управления вводится логистический контур, использующий основные принципы кибернетики:
обратная связь;
внешнее дополнение;
необходимое разнообразие
показано:

1) объект управления (звено логистической системы или системы в целом);
2) логистический центр, в том числе:

объект управления;
аналитический центр обработки информации;
база данных (система хранения данных, обеспечивающая быстрый доступ к хранимой информации)
фильтр (механизм определения приоритетов для поступления информации к субъекту управления).
Управляющее воздействие субъекта управления на объект управления может быть:
проактивное (в этом случае потоки внешних входных данных 1’1′ идут в аналитический центр и далее к субъекту управления, что обеспечивает адаптацию объекта управления к факторам внешней среды);
реактивными (информационные потоки 1″1″, минуя субъекта управления, непосредственно влияют на объект управления и, соответственно, на результаты его деятельности, что требует от субъекта управления оперативного принятия управленческих решений).

Вопросы дублирования информации

При изучении информационных потоков особое внимание уделяется дублированию информации по звеньям логистической системы, их звеньям, а также эффективности использования различных технических средств. Установлен коэффициент использования информации и степень ее соответствия целям и задачам управления предприятием. Для изучения структуры информационных потоков выделяется единица потока, в качестве которой используются различные единицы: реквизиты, показатели, документы.

Требуется совокупность информации, которая не поддается дальнейшей декомпозиции (разложению) на единицы информации и характеризует индивидуальное свойство предприятия.

Каждый реквизит представляет собой набор символов (буквенных и цифровых). Элементарным символом является бит (двоичный символ: 0 или 1). При представлении в компьютер в качестве минимальной единицы информации используется байт, состоящий из восьми битов, которых достаточно для представления одной буквы или двух чисел. Четыре байта составляют машинное слово, т.е. количество информации, которое может быть записано в одну ячейку основной памяти компьютера.

В соответствии с их происхождением и ролью в обработке информации реквизиты подразделяются на основания и атрибуты. Основания характеризуют количественные свойства сущностей, полученные в результате вычислений или измерений. Атрибуты характеризуют качественные свойства сущностей (время и место событий, обстоятельства, при которых были получены числовые базы). С помощью атрибутов достигается индивидуализация сообщений, не допускается смешивание или искажение информации.

Индикатором является набор логически связанных атрибутов и оснований, имеющих определенный экономический смысл.

Определенная система показателей отражает всю деятельность предприятия или цепочки поставок.

Элементы показателя, как и показатель в целом, можно рассматривать с двух точек зрения: формы и содержания.

Форма относится к названиям столбцов и строк, а содержание — к конкретным номерам и другим данным, записанным в этих столбцах и строках. Формы показателей в основном стабильны, в то время как значения изменяются.

Документы строятся на основе индикаторов.

Документ — это информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, составленное в соответствии с определенными правилами и заверенное в установленной форме.

Система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа называется документооборотом.

Большое количество используемых коммерческих документов и специалистов, вовлеченных в их обработку, приводит к необходимости сокращения бумажного документооборота за счет электронной обработки данных, упрощения технологических схем документооборота, внедрения международных стандартов электронной передачи и обработки информационно-логистических потоков, например, на основе стандарта ООН EDIFACT.

Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между звеньями логистической системы, между логистической системой и внешней средой, образуют своего рода логистическую информационную систему, которая имеет интерактивную структуру и включает персонал, оборудование и процедуры (технологии), объединенные информационными потоками, а также используемые уровни управления для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.

Логистическая информационная система — это система информационного обслуживания управленческого персонала и выполняет функции по накоплению, хранению и обработке информации. Существуют информационные системы, ориентированные на решение задач управления по ручной или машинной обработке информации.

Ручная технология обработки информации является достаточно традиционной, ориентированной на использование различных видов калькуляторов и полностью регламентированной действующими инструкциями по решению управленческих задач в рамках установленной методологии и законодательства.

Машинная технология обработки информации

Машинная технология обработки информации предназначена для применения самого широкого спектра технических средств и, прежде всего, электронных вычислительных машин и средств связи для создания компьютерных систем и сетей различных конфигураций с целью не только наполнения, хранения, обработки информации, но и максимально приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или руководителя, принимающего решения. Современные информационные технологии реализуются с точки зрения проектируемых компьютерных информационных систем, где в процессе их создания соединяются наиболее рациональные методы решения управленческих задач и человеко-машинная технология обработки информации. Компьютерная информационная система — это упорядоченный комплекс информационных, экономико-математических методов и моделей, технических и программных средств, организованных на базе новых информационных технологий, решающих коммерческие задачи и информационных служб специалистов служб управления логистическими системами.

Компьютерные информационные системы являются неотъемлемой частью логистических систем. Она имеет следующие особенности.

Сложность организационной структуры. Даже относительно небольшие звенья логистической системы — это сложные подсистемы с разветвленной организационной структурой и многочисленными связями между ее составляющими элементами.
Сложность видов поддержки этих систем, которые могут включать в себя функциональный, математический, информационный, технический, технологический, программный, лингвистический, организационный и правовой виды поддержки.
Функциональное сопровождение отражает предметную, содержательную направленность деятельности звеньев логистической системы, например, для транспортных организаций — это доставка необходимого количества ресурсов потребителю и т.д.

Математическое обеспечение — это совокупность алгоритмов, экономико-математических методов и моделей, обеспечивающих преобразование информации с помощью компьютеров.

Информационное обеспечение делится на не машинное и внутримашинное. Немашинное сопровождение включает в себя разработку систем классификации и кодирования, использование унифицированных форм первичной документации, системы показателей. Внутримашинное информационное обеспечение предусматривает организацию информации в виде соответствующей базы данных на компьютерных носителях и в памяти компьютера, необходимой для решения задач, выдачи справок и обмена информацией между различными звеньями логистической системы.

Техническое сопровождение подразумевает обоснование выбора технических средств для создания информационной системы, обеспечивающих ввод, хранение и накопление информации на машинных носителях, передачу ее пользователям, вычислительную и логическую обработку данных, их отображение на дисплее и печатных устройствах, создание архива на магнитных носителях.

Технологическое обеспечение представляет собой совокупность проектных решений, определяющих технологию обработки информации в соответствующей области деятельности.

Программное обеспечение — это набор программ, охватывающий все рутинные и справочные задачи.

Лингвистическая поддержка — языковые средства компьютерной системы: языки металла, языки поиска информации, языки общения с пользователем, языки запросов, языки программирования и др.

Экономическое сопровождение — методы и инструменты, создающие оптимальные условия для использования компьютерной системы специалистами.

Организационное обеспечение — комплекс документов, регламентирующих создание системы; средства и методы ее разработки, включая проектную документацию.

Правовое обеспечение — система юридических документов, определяющих права и обязанности специалистов при функционировании компьютерной системы.

Модель системы управления объектом

Кроме вспомогательной части информационных систем есть еще и функциональная часть, которая на самом деле является моделью системы управления объектом. В процессе декомпозиции системы функциональная часть делится на подсистемы, конкретный состав которых определяется знаком декомпозиции. Но поскольку сложная система всегда многофункциональна, то информационная система может быть структурирована по различным признакам. Применительно к системам управления потоком ресурсов признаком структурирования информационной системы могут быть функции управления объектом, в соответствии с которыми информационная система состоит из функциональных подсистем. Кроме того, разработаны и используются другие системы управления, как правило, в сочетании с функциональным атрибутом. К ним относятся:

уровень управления (высший, средний, операционный);
тип управляемого ресурса (материальный, финансовый, трудовой, информационный);
сфера применения (транспорт, складское хозяйство, коммерческие операции и т.д.);
управленческие функции и период управления.
Выбор признаков декомпозиции информационных систем зависит от специфики объекта управления и целей его создания.

Рассмотрим организационную структуру логистической информационной системы,

Организационная структура логистической информационной системы состоит из четырех основных подсистем:

управление процедурами заказа;
исследования и коммуникации;
поддержка принятия логистических решений;
Планирование выходных форм и отчетов.
Эти взаимосвязанные подсистемы обеспечивают информационную и компьютерную поддержку всех управленческих функций логистической системы и связь с субъектами внешней среды.
Общий порядок управления заказами ресурсов Отдельные процедуры, как показано на рисунке, обычно объединяются в две функции:
обработка заказов;
их выполнение.

Заказы на продукцию поступают из различных источников, включая торговые точки, электронные телекоммуникационные сети и системы, заказы на основе телемаркетинга и другие. Каждый заказ имеет ряд атрибутов продуктов и услуг, которые необходимо учитывать при выполнении заказа. На основе конфигурации заказов эти атрибуты идентифицируются, даже если в документации они четко не определены. Имеющиеся средства связи и передачи информации с агрегацией данных в современных телекоммуникационных каналах используются для передачи заказов из одного звена логистической системы в другой. На основе установленных данных о заказе определяются конкретные источники исполнения, с учетом всех атрибутов продукта и услуги разрабатываются планы исполнения заказов для агрегированных и указанных групп продукта с расчетом времени цикла исполнения и доставки ресурсов к местам обработки или реализации. Процедуры выполнения заказов и поставки продукции сопровождаются постоянным контролем сроков, объемов и качества поставок с помощью эффективной системы мониторинга.

Электронный обмен данными

Использование концепции «электронного обмена данными» и основанных на ней стандартов EDI имеет большое значение при управлении процедурами заказа.

Деятельность исследовательской и коммуникационной подсистемы направлена на решение следующих основных задач:

проектирование и оптимизация логистической системы и ее звеньев;
Выявление угроз и возможностей, влияющих на работу логистической системы;
обеспечение координации деятельности различных звеньев логистической системы;
снижение стоимости логистических функций и операций;
оценка эффективности работы логистической системы;
поиск и использование резервов для улучшения результатов работы логистической системы и т.д.
Третьим компонентом информационной системы логистики является подсистема поддержки принятия логистических решений, представляющая собой интерактивную компьютерную информационную систему, включающую в себя базу данных и аналитические модели, реализующие, как правило, задачи оптимизации, возникающие в процессе управления логистической системой. К таким задачам относятся:
оптимальная диспетчеризация при производстве, транспортировке, консолидации, развязывании и т.д;
рациональное размещение объектов в производственных и коммерческих процессах;
определение оптимальных маршрутов транспортировки;
прогнозирование потребительского спроса на продукцию и услуги;
выбор модели управления запасами;
определение условий для оптимальной продолжительности составляющих логистических циклов и т.д.
Результаты деятельности подсистемы формирования выходных форм и отчетов:
отчеты о деятельности отдельных звеньев логистической системы и системы в целом;
результаты анализа деятельности логистической системы;
отчеты о чрезвычайных ситуациях (сбоях) в работе логистической системы;
машинные и видео диаграммы для принятия управленческих решений;
документация по элементарным и сложным функциям логистики (сертификаты, отчеты, бланки);
сводные отчеты по различным аспектам функционирования логистической системы и т.д.
Информационные технологии являются одним из основных источников повышения эффективности управленческих решений, производительности и конкурентоспособности логистической системы.

Информационные технологии — это совокупность методов, процессов и программно-технических средств, интегрированных в технологическую цепочку, обеспечивающих сбор, хранение, обработку, выпуск и распространение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информации, повышения ее надежности и эффективности.

Роль информационных технологий постоянно возрастает. Это обусловлено рядом их свойств:

Информационные технологии позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, что значительно экономит другие виды ресурсов и сырья, энергию, полезные ископаемые, материалы, человеческие ресурсы, время.
Под информационными ресурсами понимается совокупность данных, представляющих ценность для организации (предприятия) и выступающих в качестве материальных ресурсов. К ним относятся файлы данных, документы, тексты, графики, знания, аудио- и видеоинформация, позволяющие изображать объекты реального мира на экране персонального компьютера;

Информационные технологии реализуют важнейшие интеллектуальные функции социальных процессов;
информационные технологии позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы;
Информационные технологии обеспечивают информационное взаимодействие между людьми, что способствует распространению массовой информации;
информационные технологии занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, в развитии образования, культуры новых (экранной) форм искусства, в популяризации шедевров мировой культуры, истории развития человека;

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: