Функция администрирования - Организация и администрирование

Оглавление:

Термин «администрация» (от латинского administratio — управление) в общепринятой внутренней практике и научных исследованиях означает ассоциацию должностных лиц и органов, которые управляют организацией. Администрация предназначена для формального представления организации во внешней среде, непосредственного управления ее целесообразным функционированием, обеспечения взаимодействия с подведомственными образованиями. Однако это неправильное толкование администрации, как это часто бывает, как и всей системы управления организацией.

В процессе функционирования организации прерогативы администрации относятся, прежде всего, к общим, системообразующим исполнительным полномочиям. Их осуществление формирует и реформирует организацию, направляет и сопровождает ее функционирование, контролирует и представляет установленные доклады. Детализация и корректировка оперативных и частных целей, разработка и решение конкретных задач, как правило, делегируются администрацией ступенчатым линейным и специализированным функциональным областям организации.

Такой подход определяет соответствующее распределение и применение концепции управления, которая сочетает в себе ряд организационных и методологических функций, обеспечивающих выполнение управленческих полномочий. Понятно, что в реальной жизни, в зависимости от устава, формы и других определяющих факторов в организации, существует совершенно иной состав и соответствующее содержание управления. В то же время они вполне могут быть представлены как совокупность различных организационно-методических воздействий, обеспечивающих целенаправленное и стабильное функционирование организации.

Такое представление отличает не только содержание конкретных линейных и функциональных задач, но и разработку стратегических и ряда других решений, относящихся к прерогативам собственников организации, от комплекса управленческих полномочий. Это принципиально важно в условиях рынка, так как владелец нанимает менеджера, который сначала проектирует и создает принадлежащую ему организацию, а затем обеспечивает оперативное управление. С этой целью сама администрация уже обеспечивает набор, формализацию и осуществление работы всего персонала организации, включая линейные и функциональные подразделения управления и производства.

Перечисление этих функций подразумевает, что определение сущности и содержания администрации должно быть оправдано сравнением с все более распространенным термином «управление». Дело в том, что ряд исследователей и практиков назначают всех руководителей всех уровней управления, что непосредственно пересекается с составом руководства организации. Здесь важно помнить, что при определении менеджмента в целом как менеджмента ученые и практики в основном различают два основных представления этого понятия и его применения.

Во-первых, менеджмент воспринимается как фактический состав менеджеров организации. Менеджмент в данном случае — это действительно любой профессиональный менеджер, имеющий хотя бы одного подчиненного. Право ставить цели подчиненным и обеспечивать их достижение становится критерием при проектировании организационного управления. В этом смысле термин «управление», под которым понимается состав руководителей организации, является точным синонимом структурного понимания управления.

В отличие от такого понимания управления, в состав руководства организации входят не все ее руководители и уж точно не все ее подразделения. Ни формально, ни неформально в состав руководства входит ряд линейных и функциональных руководителей среднего звена и практически все руководители низших производственных и управленческих звеньев. Представленное определение состава администрации и управления, с одной стороны, и их различия и дублирование, с другой стороны, позволяют отразить их взаимоотношения в организации следующим образом.

Организация и администрирование

Под организацией обычно понимается формальное учреждение или государственный орган (компания, фирма, институт, орган власти, ассоциация и т.д.), т.е. реальная, целенаправленно функционирующая социальная система. В то же время, основными субъектами такой организации являются участники, которые связаны с ней в соответствии с определенным официальным или коммуникативным статусом.

Изучение эффективной организации убедительно показывает, что ее состав и содержание должны быть определенным образом организованы для конструктивной установки и эффективного достижения целей функционирования. Такая схема не только неприемлемо расточительна, но и в некоторых ситуациях просто невозможно создать новую для каждой самостоятельной цели или задачи. Это требует формирования, установления и поддержания базового порядка, который не только диктует эту организацию, но в некоторых случаях сам определяется аналогичной концепцией.

Такой подход, при котором применяется понятие «организация» для определения устройства, способа объединения, корреляции, взаимодействия участников, определяет назначение соответствующих комбинаций слов. К ним относятся: структурная организация, организация труда, организация производства, организация управления, организация внешних связей и др. Эти понятия определяют организацию конкретных подсистем основной организации и обеспечивают ее эффективное функционирование. Иными словами, как внутри, так и вне основной организации существуют достаточно сложные взаимоотношения различных контрагентов, которые также определяются понятием «организация».

Это связано с осуществлением ряда последовательных этапов или шагов, назначением достаточно самостоятельных объектов организации. Эта позиция потенциально определяет не только достаточно широкий круг заинтересованных сторон, нуждающихся в организации, но и все возможное разнообразие формирующихся и устоявшихся организационных отношений. Такой спектр практического применения концепции и содержания сущности организации, безусловно, требовал детализации и специализации ее обозначения и идентификации.

В процессе освоения и реализации организационных компонентов последовательно вырабатывались цели, задачи, решения, требующие четкой формализации, строгого регулирования, жесткого контроля и так далее. В начале они представляли организацию и подробно разъясняли содержание ряда ее компонентов. С течением времени организационно-методическое обеспечение эффективной реализации этих процессов привело к формированию и распространению системы управления.

Такой общий эволюционно-логический характер генезиса организации и управления содержит в себе суть определенного противоречия, которое находится в заголовке данного раздела учебника. Действительно, эти два понятия не только тесно взаимосвязаны, как показывает количество и разнообразие их словосочетаний, но и часто используются в качестве синонимов. Отсюда вытекает необходимость более внимательного изучения и даже прямого сравнения этих понятий и конкретных подходов к формулированию и применению администрации.

Сама администрация ассоциируется у многих людей прежде всего с установлением дисциплинарных требований, созданием бюрократических барьеров, ограничением свободы действий и так далее. Это приводит к неоправданному разделению организации на действительно необходимые «работа по жизни» и «бумажная работа», которые в основном относятся к администрации. Такие ошибочные представления во многом объясняют широко распространенное, изначально негативное отношение сотрудников организации к администрации.

Формы управления в организации

Форма как внешнее, образное, наиболее запоминающееся представление объекта рассматривается в первую очередь как признак его выделения, идентификации и позиционирования в среде. С прекращением этих задач развивается гораздо более глубокое и сложное применение формы, обеспечивающей унификацию, упорядоченность, сохранение состава и содержания представляемого ею объекта. Объединение всего комплекса таких действий понятием «образование» во многом определяет необходимость и применение соответствующих навыков управления организацией.

Конечно, формирование организации не заставляет исчезать необходимость в ее управлении, а, напротив, увеличивается на скачки. Реальное функционирование организации сопровождается развитием и применением различных форм управления. Его объектами, задачами, функциями станут: официальное представительство, взаимодействие с подрядчиками, сопровождение контрактов, внедрение документооборота, протокольное управление и многие другие позиции. Наконец, прекращение деятельности и немедленная ликвидация организации осуществляются и оформляются полностью административными средствами.

Таким образом, необходим как весь жизненный цикл организации, так и ряд действий до ее начала и после ее окончания, которые обеспечиваются широким спектром административных форм. Но и любая организация, и ее руководство в первую очередь сопровождаются расширением и углублением специализации соответствующих форм. Идентификация объектов, целей, предметов и других позволяет классифицировать не только их состав и содержание, но и весьма специфическое и разнообразное взаимодействие, достаточно полное и разнообразное. Именно ее целенаправленно мобилизованные конструктивные ресурсы составляют основу для разработки и применения современных подходов к организационному управлению.

Организационно-методическое обеспечение и оперативно-нормативное сопровождение реального процесса создания, функционирования, развития, ликвидации организации предполагают разработку и применение универсальных и специализированных форм прикладного организационного управления. Необходимость комплексного подхода к развитию и применению административного обеспечения современной организации вызвана не только ее собственным содержательным развитием и сложностями. Во многом это определяется последовательной, активной и вероятностной интеграцией организации в социальную, государственную систему, конкурентную бизнес-среду рыночных отношений.

С точки зрения внутренней организации, администрация представлена пакетом установленных форм регистрации, регулирования, стандартизации, инструктирования и санкционирования ее уставной деятельности. Специализация их построения и применения в способах обеспечения и поддержки деятельности организации предполагает определенную адаптацию к конкретным целям, задачам и условиям. Это приводит к определенным внутренним особенностям состава и содержания конкретных форм управления той или иной организацией.

Такая изоляция сама по себе не нарушает универсального подхода к построению и применению комплекса современных форм управления внутренними процессами организации. Напротив, она становится не только отражением административной индивидуальности этой организации, но и представляет собой разработку и выбор более прогрессивных управленческих инструментов. Основной состав и соответствующее содержание основных форм внутреннего управления организацией представляют собой стабилизированный список, объединяющий следующие пункты.

Управление организационными структурами

Практически все ресурсы, формирующие направления деятельности современной организации, в той или иной степени подлежат управлению. Но каждый из этих компонентов требует определенной специализации управления и адаптации его применения. С одной стороны, она ограничена динамикой, инновационностью и непредсказуемостью процессов, происходящих в организации. С другой стороны, она все более востребована в связи с необходимостью стабилизации, стабильности, неизменности структурных основ становления организации. Таковы особенности формулирования и применения менеджмента ко всему комплексу структур современных организаций.

Организационные структуры являются одним из классических инструментов для детального описания, регулирования и определения состава и содержания различных ресурсов организации.

Как объект и предмет изучения ряда дисциплин, начиная от организационной теории и заканчивая организационным дизайном, структуры отражают внутреннюю структуру организации и ее синергетические возможности. Именно структуры наиболее наглядно и непосредственно представляют реальный состав и содержание систем и процессов организационного функционирования. Методологические основы фиксации и регулирования строительства и применения всего комплекса организационных структур являются предметом исследования и представления управленческого менеджмента.

Структура как отражение внутренней структуры организации или ее составных частей выполняет одну из важнейших задач управления. Он распределяет и фиксирует рабочие, производственные, информационные и другие ресурсные составы организации по своим подразделениям и устанавливает конфигурацию строительных связей между ними. Согласно этому подходу, организация различает рабочие, производственные, информационные и другие структуры, которые объединяет общая черта — организационная. Это означает, что все эти и одноименные структуры отражают организацию внутренней структуры соответствующих систем или их подразделений, четко определяя месторасположение и взаимосвязь распределенных элементов.

Положение каждого элемента определяется иерархией и уровнем организационной структуры, которая является своеобразной системой координат. Взаимоотношения, установленные между элементами организационной структуры, показывают подчиненность и траектории их основных и адаптивных взаимодействий в организации. Эти взаимоотношения и место каждого подразделения в структуре во многом определяют основной состав его функциональной специализации, полномочия, место и роль в управленческих процедурах организации. Как внешние, так и внутренние подразделения могут быть назначены на должности, аналогичные тем, которые они занимают в организационной структуре, с определенным набором прав, обязанностей и ответственности.

Конечно, разнообразие всех этих и многих других структурных ресурсов, инвариантность их конструирования, адаптации и применения должны основываться на общем, если не единообразном, взгляде на их природу и содержание. Это обусловлено не только ориентацией на практическое применение, но и формированием универсальной концепции научного представления. С этих позиций в равной степени активно востребовано управление структурными основами организации теории и практики.

Администрация детализирует, формулирует, фиксирует и коррелирует во всем пакете определяющих основ структурной организации, в которых, в частности, выделяются следующие компоненты

Базовая классификация функционального содержания администрации

Реестр административных ресурсов, представленный в начале учебника, убедительно объясняет невозможность создания исчерпывающей классификации их функций. Она заменена базовой классификацией, основанной на векторно-дифференцированном подходе к распределению функций. Это позволяет каждой организации сформировать специально адаптированную модель классификации функциональных проявлений менеджмента на общей универсальной основе.

В качестве первой группы базовой модели классификации проявлений администрирования органично выделяется направление, объединяющее типы действий по установлению связи между субъектами, организованных тем или иным образом. Она предоставляет интегральные атрибуты, каждый из которых, в свою очередь, может быть использован, адаптирован, специализирован и представлен достаточно широким кругом форм административных отношений организации.

Например, любая должность, связанная с коммуникацией, может быть реализована в таких конкретных формах, как прямая, обратная, постоянная, временная, оперативная, гибкая, прямая и так далее.

Следует также понимать, что в этой классификации, как и в следующих группах, приведены лишь несколько, хотя и наиболее важных, но далеко не исчерпывающих, признаков различения конкретных проявлений администрирования.

В рамках классификации, существует определенная корреляция между отдельными компонентами, отражающая реализацию той или иной зависимости. Эта корреляция обычно позиционирует все возрастающую сложность установившейся связи, выражающуюся в последовательном возрастании сложности взаимодействия:

Переключение, которое все еще может быть временным, на коммуникацию, которая определяет более стабильный характер;
Связь, которая определяет создание стабильных каналов, к переписке, которая заполняет их прямыми связями;
Корреспонденция, предполагающая систематические, периодические или другие ритмы, вплоть до постоянного, прямого сотрудничества и т.д.
Такая спецификация может продолжаться и развиваться в зависимости от целей и условий разработки и внедрения конкретной модели управления. Такая прогрессия, изначально обусловленная векторной ориентацией классифицируемой группы, позволяет не только коррелировать отличительные признаки, но и, что самое главное, программировать их последующее совершенствование и развитие. Кроме того, прогрессивно-векторный подход создает необходимые условия для прогнозирования, моделирования и построения принципиально новых форм административных отношений, которые до сих пор специально не применялись. Примером реализации таких связей может служить форма кумулятивного голосования путем голосования при избрании деятелей в руководящие органы открытой корпорации.

Группа признаков выбора форм управления связями в организации или между ней и внешней средой позиционирует их в соответствии с подходами и методами построения и реализации. Основной управленческий эффект здесь достигается наполнением конкретным функциональным содержанием, которое обеспечивает определенное конструктивное выражение порядка внешних и внутренних связей организации. Она представлена группой форм содержания, которая классифицирует прямое выражение сущности установившейся связи, обеспечивающее необходимый эффект. Эта группа представлена как первичными, так и производными видами конкретного управления на ее основе, которые формируются из простейших организационных зависимостей.

Например, последовательность и параллелизм как две основные формы пространственно-временного построения административных отношений между отдельными компонентами или организациями в целом могут характеризовать прямые, обратные, гибкие, оперативные и другие связи.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: