Иерархия принципов организации - Организация как естественная система

Оглавление:

В последние десятилетия изучение организаций и их поведения стало основной задачей исследований, которые проводятся совместно представителями нескольких научных дисциплин. Изучение организаций постепенно переросло в отдельную научную область — теории организации.

Организация (социальная организация) обычно понимается как способ упорядочения и регулирования действий отдельных лиц и социальных групп.

В более узком смысле под организацией понимается относительно автономная группа людей, сосредоточенная на достижении конкретной цели, реализация которой требует совместных, скоординированных действий.

Существует множество определений организации, из которых обычно выделяется понятие организации как рациональной системы или системы, ориентированной на достижение целей. В определении организации можно выделить четыре направления.

Согласно теории К. Барнарда, организация — это форма сотрудничества между людьми, которая отличается от других социальных групп сознательностью, предсказуемостью и целеустремленностью. C. Барнард и его последователи сосредоточились в основном на совместных действиях людей, их сотрудничестве, а затем на необходимости достижения целей.

Другое направление лучше всего характеризуется мнением Д. Марча и Г. Саймона, согласно которому организация представляет собой сообщество взаимодействующих людей, наиболее распространенное в обществе, и содержит центральную систему координации. Высокая специфика структуры и координации внутри организации отличает ее от расплывчатых и неупорядоченных связей между неорганизованными индивидами. Все это делает организацию похожей на отдельный сложный биологический организм. С точки зрения менеджмента, организация — это система принятия и реализации решений менеджерами, где люди являются механизмами принятия решений.

П. Блау и У. Скотт представляют третье направление в определении организации. В этом направлении, по их мнению, основной характеристикой созданной организации является то, что она должна быть формализована и иметь формальную структуру для достижения определенных целей.

По мнению А. Этциони, организации — это общественные объединения (или группы людей), которые сознательно строятся и реконструируются для конкретных целей. Основное внимание здесь уделяется сознательному членству в организации и сознательным действиям ее членов.

Одна из трудностей при определении этого понятия заключается в том, что организация (процесс организации) не является конкретным, материальным образованием, но в то же время может обладать рядом свойств, как материальных, так и нематериальных. Таким образом, у любой компании есть много материальных объектов, имущества, активов и т.д., но есть и множество социальных аспектов, которые нельзя увидеть или затронуть, например, человеческие отношения.

Тот факт, что существует множество разновидностей организаций — от организации в семье до организации в неформальных рабочих группах и формальных системах, таких как Федоровская клиника, Уралмаш, Союз горняков, министерство здравоохранения и Организация Объединенных Наций, — создает дополнительные трудности в определении этой концепции. Можно вспомнить о многих типах организаций, от тех, которые охватывают деятельность отдельных лиц, до высоко формализованных типов организаций, таких как российское правительство, а также о широком спектре общественных организаций, которые находятся между этими двумя крайностями.

Более формально крупные организации можно определить следующим образом: «Организация — это система средств и методов, с помощью которых большое количество людей, занимающихся сложными задачами, настолько большими, что исключают возможность личного контакта любого человека с любым человеком, связывают себя в процессе осознанного, систематического определения и последующего достижения совместно согласованных целей».

Это определение подчеркивает прочные отношения между людьми, которые работают вместе для достижения конкретных целей. Однако социальную организацию также можно определить следующим образом: «Социальная организация — это непрерывная система дифференцированной и скоординированной человеческой деятельности, которая заключается в использовании, преобразовании и интеграции конкретного набора трудовых, материальных, финансовых, интеллектуальных и природных ресурсов в уникальное, решающее проблемы, целое». Функцией всего этого является удовлетворение индивидуальных человеческих потребностей путем взаимодействия с другими системами, включая различные виды человеческой деятельности и ресурсы в их конкретной среде».

Существует очевидное сходство между определением социальной, т.е. человеческой, организации и открытой системой с нечеткой структурой, потому что открытая система — это система, которая постоянно обменивается веществом, энергией и информацией с окружающей средой. Поведение организации, в отличие от поведения отдельного человека, характеризуется большей ясностью, предсказуемостью и стабильностью. Только сосредоточившись на достижении общих целей, организация способна их достичь.

Организация как естественная система

Существуют две противоположные точки зрения на характер организаций. Один из них характеризуется рациональным или целенаправленным подходом к анализу природы организаций. Эта точка зрения встречается в литературе по традиционным методам управления, в которой организация рассматривается как рациональное средство достижения конкретных целей. Это механистический взгляд; каждый функциональный элемент организации интегрирован в него таким образом, что общие цели достигаются наиболее эффективно.

С другой стороны, существует подход организации как естественной системы. Такой подход концентрирует внимание на таких характеристиках, процессах и адаптивных механизмах организации, которые делают ее динамичным, активным образованием. Эта точка зрения в основном ориентирована на открытую модель, что означает, что организация сталкивается с разной степенью неопределенности и должна разработать средства для адаптации к изменяющейся среде.

Во многих современных работах по организационным проблемам в качестве основы для анализа используется организационно-натурально-системный подход.

Человеческие организации имеют самые разные формы: все прекрасно знают военные организации, деловые и политические организации, общественные объединения, такие как спортивные ассоциации, и другие формы организации общественной деятельности. Одной из характерных черт современного общества является увеличение размеров и сложности организации.

По мере того, как человек создавал свои все более сложные культурные, технические и социальные институты, организационные отношения также становились все более сложными. Эволюцию современной организации можно представить себе, например, сравнивая добровольные, спонтанные и неорганизованные дворовые футбольные команды прошлого с высокоорганизованными командами сегодняшней федерации футбола, с их четкой организационной структурой и предсказуемым поведением.

В отношениях людей внутри организации существует иерархия — принцип структурной организации сложных многоуровневых систем, который заключается в организации взаимодействия между уровнями в порядке от высшего к низшему.

Каждый из двух или более уровней выступает в качестве менеджера по отношению ко всем нижним уровням и в качестве управляемого, подчиненного по отношению к более высоким уровням. В иерархической системе каждый уровень специализируется на выполнении определенного набора функций, при этом более высокие уровни иерархии выполняют в первую очередь координационные и интеграционные функции. Иерархия в организации систем необходима, так как управление в них предполагает получение, обработку и использование больших объемов информации. Нижние уровни используют конкретную информацию, охватывающую только определенные аспекты функционирования системы, а вышестоящие уровни получают обобщенную информацию, характеризующую условия всей системы, и принимают решения, которые относятся к системе в целом.

В целом можно сказать, что суть организации проявляется в достижении ее целей через личное достижение. Без этой связи между целым и элементами нет организации как системы. Люди объединятся и будут работать в организации только в том случае, если они получат то, что нужно каждому из них, то есть доход, общение, реализацию способностей, а также профессиональный рост.

Организации, которые имеют не одну цель, а комплекс взаимосвязанных целей, обычно называют сложными. Все сложные организации имеют ряд общих характеристик:

Наличие, приверженность и использование ресурсов;
Зависимость от внешней среды;
горизонтальное и вертикальное разделение труда;
Наличие оборудования;
необходимость управления.

На основе сочетания этих характеристик можно вывести практическое определение организации: Организация — это группа людей, чья деятельность намеренно координируется для достижения общей цели или задач.

В литературе существует множество подходов к созданию типологий организаций.

В первом, традиционном, есть три типа:

Компании и фирмы (производство, торговля, услуги);
учреждения (финансы, культура, наука, управление, образование, медицина);
Общественные организации (религиозные, профсоюзные, добровольные).

Второй подход представляет собой классификацию организаций на основе социальных отношений: экономических, социальных, культурных и административных (государственных, политических и общественных). В каждом из этих типов существуют значительные сходства, которые определяют близость целей и функций организаций.

Виды общественных организаций

Современные российские социологи выделяют в основном следующие типы общественных организаций:

Компании, членство в которых обеспечивает средства к существованию их сотрудников (компании, фирмы, банки и т.д.);
Общественные, т.е. массовые объединения, членство в которых позволяет удовлетворять политические, экономические, социальные, культурные и другие потребности (политические партии, общественные движения и т.д.);
посредничество, сочетающее в себе черты коммерческих и общественных организаций (кооперативов, товариществ и т.д.);
ассоциативные, возникающие на основе взаимной реализации интересов (клубы по интересам, неформальные группы и т.д.).

В отечественной литературе широко распространена типология организаций по отраслям промышленности: Промышленность и бизнес, финансы, администрация и управление, исследования, образование, медицина, социо-культура и так далее.

Кроме того, представляется возможным типология организаций по масштабам деятельности: крупные, средние и малые; по правовому статусу: общество с ограниченной ответственностью (ООО), открытые и закрытые акционерные общества (ОАО и ЗАО), муниципальные и федеральные унитарные предприятия (МУП и ФГУП) и т.д.; по формам собственности: государственные, частные, государственные и смешанные организации; по источникам финансирования: Организации с бюджетными, внебюджетными и смешанными источниками финансирования.

Наконец, все организации можно разделить на официальные и неофициальные в зависимости от характера внутренних отношений.

Формальная организация строится на основе внешне установленных взаимосвязей, иерархии должностей, нормативного регулирования поведения, распределения функциональных обязанностей. Такие организации формируют отношение власти, сферы ответственности за принятое решение и его реализацию. Они определяют порядок потоков информации для прямых и обратных управленческих отношений. Формальные организации, как правило, регистрируются (чаще всего это юридические лица), для них характерно присутствие официального руководителя (главы). Такие организации являются результатом запланированных действий и усилий.

Неформальная организация — это спонтанно сформировавшаяся система связей, возникающих в результате межличностного взаимодействия. Неофициальная организация часто работает в рамках формальной организации, поддерживает и укрепляет ее. Это открывает более продуктивные каналы связи, чем это возможно в рамках формальной иерархии. Многие члены организации находят в ней людей, с которыми они чувствуют себя свободнее, защищенными. В данном случае такие организации называются неформальными. Во главе такой группы чаще всего стоит общепризнанный лидер. Неофициальные организации обычно не регистрируются и обычно возникают спонтанно.

Безусловно, можно выделить ряд общих характеристик формальных и неформальных организаций. Среди наиболее важных можно назвать следующие:

оба являются группой людей с общими целями (или заявлениями о целях);
Оба они разрабатывают внутренние нормы, стандарты и правила, которые регулируют различные аспекты человеческого поведения.

Немецкий философ и социолог Макс Вебер описал идеальную модель формальной организации — бюрократию — как организацию государственной власти, состоящую из ряда чиновников, занимающих должности и формирующих определенную иерархию. По мнению М. Вебера, бюрократия, возникшая в начале 19 века, способствовала ясности в принятии решений в организациях и требовала от чиновников высоких профессиональных навыков.

Поэтому организация — это группа людей, деятельность которой преднамеренно координируется для достижения общей цели.

Важно также подчеркнуть, что существует несколько подходов к анализу организации как управленческой единицы.

Механистический (рациональный) подход изолирует и разделяет отдельные части организации в любой момент времени. Организация рассматривается как «инструмент», обладающий рациональными средствами достижения четко определенных целей; как совокупность отдельных, независимых частей, способных меняться и заменять друг друга без ущерба для целостности организационной структуры. Сторонники этого подхода, в том числе Макс Вебер, не приписывают важную роль неформальным отношениям между членами организации. Модель «организация-машина» была разработана французским инженером и исследователем, идеологом классической (административной) школы управления Анри Файолем (1841-1925). Она сыграла важную роль в развитии современной организационной социологии и теории управления. Эта концепция рассматривает организацию как обезличенный механизм, в котором доминируют формально-рациональные отношения между сотрудниками и иерархическая система управления. В то же время, именно задача руководства — контролировать, координировать и планировать работу различных звеньев организации А. Файоль считал, что эффективность организации определяется исключительно единством командования и четким разделением труда. Таким образом, под организацией понимается безликий механизм, инструмент решения социально значимых проблем, а человек — формальный исполнитель, единая ячейка в общей системе управления.

Состав и структура системы управления организацией

Современные организации относятся к высокосложным системам. Их сложность превосходит способность исследователей и менеджеров полностью понимать и контролировать организационные процессы. Поэтому необходимо искать способы снижения сложности организаций. Решение этой проблемы может быть направлено как в направлении исследований и управления, так и в направлении упрощения организационной структуры.

Существуют различные способы уменьшить сложность организаций. В частности, широко используется метод «черного ящика», при котором наблюдатель не рассматривает специфику функционирования самостоятельной структурной единицы, а воздействует на «вход» через стимулы и оценивает «выход» по результату. Другими методами снижения сложности являются систематизация, разложение, агрегирование, объяснение явлений одной природы на основе теорий о явлениях другой природы.

Формализация и стандартизация поведения отдельных подсистем, компонентов и элементов системы является эффективным способом справиться со сложностью социальных организаций. Основные направления в этом должны быть:

административно-правовое, определение статуса и компетенции как всей организации в целом, так и ее различных частей, должности сотрудника, методов контроля и т.д;
экономический, определение целей, ценностей, финансовых ресурсов, стимулов и т.д;
технологический, определяющий последовательность и ритм трудового процесса, оснащение средствами труда, пространственное расположение рабочих и их взаимоотношения, материальную среду труда и т. д;
логико-системный, определяет рациональность и эффективность структуры организации как системы, информационных потоков, процессов принятия решений и т. д;
Операционный и управленческий уровни, определяющие методы влияния на поведение организации и ее членов;
Социокультурный, заключающийся в принятии в конкретной среде
Поведенческие и относительные нормы;
психологический и отражает в структуре организаций особенности мышления их создателей и менеджеров, которые так или иначе объединяются в среде организации.

В целом, действия во всех этих направлениях позволяют создать формализованную часть организации в виде сознательно заданных постоянных моделей поведения и стабильных элементов организации. Результат формализации проявляется в рациональности организационной деятельности, в способности предсказывать функциональные процессы в ней, в экономии ресурсов.

Организация выполняет функцию определения и группировки задач для подразделений и выделения ресурсов этим подразделениям. Именно процесс создания структуры бизнеса позволяет людям эффективно работать вместе для достижения целей бизнеса.

Структура должна отражать функции, подчиненность, делегирование полномочий, информационные связи и так далее. Организационную структуру предприятия часто сравнивают со вспомогательной структурой. Фактически, структура представляет собой совокупность составных элементов системы и связей между ними. Существует большое количество различных структур, и количество их вариантов бесконечно.

Задача менеджеров — разработать (выбрать) структуру, которая наилучшим образом соответствует целям компании, а также внутренним и внешним влияющим факторам.

Под организационной структурой (ОС) понимается упорядоченный набор постоянно взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации в целом. Другие авторы подчеркивают, что под организационной структурой понимается также форма разделения и взаимодействия управленческой деятельности, в рамках которой процесс управления осуществляется соответствующими функциями для решения задач и достижения намеченных целей.

Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, взаимоотношения, уровни и полномочия. Элементами ООС могут быть отдельные сотрудники (руководители, специалисты, служащие), а также службы или органы административного аппарата, в которых работает определенное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные задачи. Существует два направления специализации элементов ОС:

В зависимости от состава структурных подразделений организации существуют различные члены управленческой структуры, занимающиеся маркетингом, управлением производством, научно-техническим прогрессом и т.д;
Исходя из характера общих функций в процессе управления, формируются органы планирования для организации производства, труда и управления и контроля всех процессов в организациях.

Наиболее важными отношениями в структуре организации являются отношения руководства. Говоря более конкретно, речь идет о совокупности отношений, составляющих основу функционирования организации. Это порождает проблему управляемости.

Целенаправленное управление — самый важный процесс в организации. Его основными участниками являются контролирующий орган и его объект, подсистемы управления и регулирования. Управляющая подсистема имеет менее сложную структуру, меньше по объему, но более динамична и имеет большее разнообразие возможных состояний. Контролирующая подсистема является инерционной и требует соответствующего управленческого влияния для внесения в нее изменений. Более того, каждый контролируемый объект имеет свою внутреннюю логику работы и развития, которая не может быть просто продолжением эффекта контроля. Поэтому эффективность управления воздействием зависит не только от его качества, но и от характеристик самого объекта воздействия.

Подсистема управления

Управляющая подсистема не в состоянии полностью контролировать управляемую подсистему, и последняя обладает определенной поведенческой независимостью. Граница между контролем и автономией достаточно подвижна и меняется в том или ином направлении под влиянием различных факторов. Под управляемостью понимается, во-первых, степень контроля, которую управляемая подсистема осуществляет над управляемой подсистемой, и, во-вторых, степень автономии, которую управляемая подсистема сохраняет над управляемой подсистемой. Целевая структура организации уникальна своим неисчерпаемым многообразием.

Целенаправленные меры контроля сталкиваются с некоторыми ограничениями при их реализации, преодоление которых оказывается либо невозможным, либо неэффективным. Эти границы имеют как субъективное (знание объекта, способность к управлению), так и объективное (свойства и сложность объекта, его природа, окружающая среда) происхождение.

Важнейшим фактором управляемости является реальная сложность контролируемого объекта. Огромное разнообразие элементов, отношений, интересов, поведения, их разнообразная, разная природа очень часто превышает контролируемость субъекта контроля. В управлении используются различные техники для упрощения объекта, уменьшения его сложности, но их возможности ограничены. Таким образом, многие виды работы не могут быть рационализированы, безликость формальной структуры делает невозможным учет специфических проявлений служебного поведения сотрудников, внутриорганизационные отношения не могут быть жестко проконтролированы. Исследования в области организационного управления показывают, что между формальной и фактической структурой всегда есть расхождения, обусловленные определенным консерватизмом первой и изменчивостью второй.

Важным фактором управляемости является также надежность информации. Целенаправленный эффект контроля обычно реализуется в виде решений, принятие и реализация которых являются основными этапами управления. Качество решений определяется, прежде всего, их рациональностью, степенью соответствия требованиям организационной ситуации и целям управления. Это в значительной степени зависит от информационной поддержки. Наиболее уязвимые точки: Незавершенность, задержка, предвзятость, перекрытие содержания передаваемой информации личными или групповыми интересами.

Структура роли лидера оказывает значительное влияние на управляемость. Он одновременно вовлечен в различные социальные системы: официальную, групповую, социальную, семейную и так далее. Как должностное лицо, он обязан сосредоточиться на полезности, эффективности своей деятельности для данной организации; как член группы — стремиться к удовлетворению интересов своих подчиненных и коллег; как член общества — призван заботиться о своих интересах, оценивать решения, принимаемые с гражданской и социальной позиции; как член семьи — строить свое поведение с точки зрения материальных и иных потребностей. Проблема заключается в том, что при их согласовании может не совпасть, что существенно влияет на качество принимаемых решений и эффективность управления организацией.

Профессионализация управления способствует повышению управляемости организаций, что, в свою очередь, вызывает изменение социальной структуры производственного коллектива, поскольку в нем появляется новая профессиональная группа.

Существенным фактором повышения управляемости организации является развитие ее способности к самоорганизации. Механизм самоорганизации позволяет мобилизовать большой потенциал, присущий социальной природе организации. Поскольку во многих случаях организация оказывается гораздо более динамичной, чем ее формализованная часть, незапланированные элементы с точки зрения решения формальных задач оказываются более функциональными, более эффективными, чем предписывается нормами. Самоорганизация позволяет преодолеть естественные ограничения формальной организации, позволяет повысить участие сотрудников в решении организационных задач, укрепить сплоченность коллектива. Чем больше они вовлечены в процесс принятия управленческих решений, тем они более надежны и работоспособны. Резервы расширения управляемости здесь лежат в различных вариантах совместных решений, которые предполагают взаимную координацию, единообразие действий и исполнение решений самими участниками.

Эффективность групповых решений складывается из синергетического эффекта, когда общий результат превышает сумму вклада всех участников, а также из большей заинтересованности и активности членов группы в выполнении решения, принятого при их участии. Ключевым преимуществом является то, что этот фактор ориентирован на личность сотрудника, его активность и творческий потенциал. Это позволяет смягчить противоречие организационных отношений между личностными и безличностными, формальными факторами организационной деятельности.

При разработке групповых решений важно учитывать, что отношения между элементами структуры управления поддерживаются через связи, которые обычно делятся на горизонтальные и вертикальные. Первые имеют характер координации и являются одноуровневыми. Последнее — это отношения подчинения. Потребность в них возникает тогда, когда система управления является иерархической, то есть когда есть разные уровни управления, каждый из которых имеет свои цели.

В двухуровневой структуре формируются верхние уровни управления (управление организацией в целом) и нижние (менеджеры, непосредственно управляющие работой менеджеров). На трех и более уровнях операционной системы образуется так называемый средний слой, который в свою очередь может состоять из нескольких уровней.

Важно отметить, что в структуре управления организацией проводится различие между линейными и функциональными отношениями. Первые — это отношения, которые касаются принятия и реализации управленческих решений и потока информации между так называемыми линейными руководителями, т.е. людьми, которые несут полную ответственность за деятельность организации или ее структурных подразделений. Исследователь Бовыкин В.И. подчеркивает, что функциональные связи связаны с определенными функциями управления. Соответственно, такое понятие используется как потенциал линейного персонала, табличного персонала и функционального. Полномочия линейных руководителей дают им право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать приказы, которые должны выполняться другими членами организации (подразделений). Полномочия сотрудников ограничиваются правом планировать, рекомендовать, консультировать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их указания. Когда член руководства получает право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые начальством, ему предоставляются так называемые функциональные полномочия.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: