Информация и информационные технологии - Концепция информационных данных

Оглавление:

Информация — это новая информация, которая может быть использована людьми для улучшения своей деятельности и знаний. Информация как представление материальной сущности используется для описания взаимодействия между источником информации и получателем. Одно и то же сообщение может содержать много информации для одного получателя и мало или вообще ничего для другого. Короче говоря, «информировать» в понимании теории информации означает передать ранее неизвестное. Поскольку информация может храниться, преобразовываться и передаваться, то должны быть носители, передатчики, каналы связи и приемники. Этот носитель соединяет источники информации и их приемники для формирования информационной системы. При принятии решений предъявляются самые высокие требования к информации. В повседневной практике такие термины, как данные, информация и знания, часто считаются синонимами. Однако это не так.

Данные — это информация, факты, ценности и их взаимоотношения, преобразование и обработка которых позволяет получить информацию, т.е. знания о том или ином предмете, процессе или явлении. Иными словами, данные служат исходным материалом для создания информации, полученной в результате обработки данных.

Свойства информации.

Информация имеет следующие свойства:

Надежность,
Полнота,
Точность,
Ценность,
Пунктуальность,
Ясность,
Наличие,
Лаконичность и т.д.

Информация является полной, когда ее достаточно для понимания и принятия решений. Как неполная, так и избыточная информация тормозит принятие решений или может привести к ошибкам.

Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и так далее.

Ценность информации зависит от того, насколько она важна для решения проблемы, а также от того, в какой степени она будет впоследствии применена в любой человеческой деятельности.

Только информация, полученная вовремя, может принести ожидаемые выгоды. Нежелательны также преждевременная доставка информации (когда она еще не может быть усвоена) и запоздалая доставка.

Если ценная и своевременная информация выражается непонятно, она может стать бесполезной. Информация становится понятной, когда она выражается на языке тех, для кого она предназначена.

Информация должна быть представлена в доступной (понятной) форме. Поэтому одни и те же темы по-разному представлены в учебниках и научных изданиях.

Информация по одной и той же теме может быть представлена кратко (лаконично, без излишних подробностей) или длинно (подробно, многословно). В справочниках, энциклопедиях, инструкциях всех видов необходима краткость информации.

Для достижения управленческой цели она может быть представлена конечным набором частных целей. Для достижения определенной цели действия органа контроля, объединенного в функции управления, относительно однородны по определенному признаку. В зависимости от типа информации, обеспечивающей выполнение функций управления, ее необходимо разделить на условно постоянную и переменную. Условно-постоянной является информация, которая остается практически неизменной в течение длительного периода времени (на протяжении бесконечного числа циклов управления). Она включает в себя группы:

Нормативная и справочная информация. Необходимо принимать решения и контролировать их выполнение. Она содержит различные нормативные и справочные данные (расходы, оборот и организационно-экономические нормы), контрольные показатели (исходный уровень), стандарты. Эта информация редко меняется. В настоящее время нормативная и справочная информация, как правило, наиболее полно систематизирована, представлена в удобной для пользователя форме и является обязательной для руководства. Корректировка или удаление этих документов, а значит и информации, содержащейся в них, осуществляется по указанию вышестоящих органов управления. 2. научная и справочная информация. Эта информация взята из научно-технической литературы, нормативной и технической документации, различных бюллетеней, докладов, пресс-релизов и т.д.

Концепция информационных данных

Переменная информация отражает изменения в управлении устройствами и целях производительности, а также изменения в запланированных параметрах. Она содержит информацию, которая периодически меняется в содержании и номенклатуре. Она включает в себя группы:

информация по планированию. Содержит информацию о параметрах объектов управления и объектов управления (значения объекта управления), которые они должны достигать и поддерживать; о параметрах производственных процессов, которые должны достигаться и поддерживаться в течение требуемого периода. Для производственных и вспомогательных подразделений создается в виде конкретных плановых расчетов, заданий, показателей. Для подразделений управления она включает в себя методы и средства достижения поставленных целей и выражается в создании регламентов, инструкций, стандартов, применение которых регулирует и нормализует работу административного аппарата. Эта информация носит ориентировочный характер и адаптируется в процессе управления.
оперативная и производственная информация. В том числе: Данные о потреблении, балансе и дефиците материалов и комплектующих, отсутствие технологической документации, простои производственного оборудования, т.е. информация об отклонениях в процессах достижения цели (задач) управления, необходимых для разработки и реализации корректирующих управленческих мероприятий; набор данных, качественно и количественно характеризующих все виды продукции, а также различные данные о движении этой продукции в производственном цикле; данные о процессе производства, на e

Отчетная информация. Это включает в себя различные виды информации о состоянии своих подразделений, о ходе и результатах выполнения производственных заказов, о состоянии поставок и продаж на данный момент времени.

Важность внутренней информационной системы.

Эффективность управленческой команды организации зависит от ряда факторов:

Оборудование с организационной и компьютерной техникой;
Использование современных технологий;
Информационное обеспечение управленческой деятельности и т.д;

Информация является важнейшим организационным ресурсом. Это часть общих ресурсов компании, наряду с человеческими, финансовыми и т.д. Информация имеет много общего с другими ресурсами:

Информация должна быть спланирована с целью определения потребностей компании;
Затраты на получение и использование информации могут быть оценены с экономической точки зрения и должны быть включены в общий баланс предприятия.
Информационные потребности могут и должны быть соотнесены с возможностями их удовлетворения как из внутренних, так и из внешних источников.

При потреблении информация не исчезает, а меняет свое значение. Для управления информационными ресурсами необходимо обеспечить соответствующую поддержку (кадровую, техническую), т.е. компания нуждается в специальной службе, которая планирует, оценивает и контролирует приобретение и использование IR. Информация служит средством решения управленческих задач. Информационные массивы должны создаваться и использоваться для решения конкретных задач. Современные технические средства позволяют собирать неограниченное количество информации. В результате возникает угроза перенасыщения информационных каналов изменениями и ненужной информацией. Необходимо контролировать получение и использование информации.

Моделирование информационной поддержки управленческих решений

Основная цель Интранет-системы управления информацией (ИСУ): создание эффективной системы информационного обеспечения управленческих процессов. Акцент должен делаться не на технологии и организации, а на создании информации, которая будет поступать через систему информационного обеспечения (ИС).

Для информационной поддержки на крупных и средних предприятиях создан специальный сервисный отдел, который выполняет определенные функции:

Создает набор условий, при которых руководство организации сможет принимать лучшие решения, основанные на меньшем объеме информации, но с лучшим качеством.
Внедрение «методов анализа затрат и результатов» в производственные процессы и использование информации.
Вводит практику разработки планов развития информационных ресурсов (ИР) в каждом отделе.
Определяет достижения в области информационных технологий и обеспечивает их внедрение в информационную деятельность компании.

Структура службы.

Для определения рациональной структуры службы и ее места в системе управления американские эксперты выдвинули несколько тезисов:

Организационный статус службы в целом достаточно высок. Чаще всего эти службы подчиняются высшему руководству в лице президента или вице-президента компании.
Структура службы определяется набором тех информационных функций, выполнение которых необходимо для достижения целей предприятия.
Структура также зависит от структуры управления всей организацией.

Первоначально SLUVI состоял из отдела обработки текстов и компьютерного центра. Позднее структура SLUVI была расширена за счет включения отдела передачи информации, отдела электронной почты, телефонии и телеграфа, отдела анализа использования информации и т.д. В настоящее время большое внимание уделяется поиску новых организационных решений, которые могли бы повысить эффективность работы службы. Некоторые крупные американские фирмы вводят специальные команды профессиональных аудиторов. Предполагается, что они будут заниматься оценкой существующей в компании информационной системы, оценкой технических средств, используемых в компании для обработки и продвижения информации, анализом человеческих ресурсов информационной системы компании.

Перед SLUVI стоят определенные задачи:

служба должна внедрять содержание информации, необходимой для удовлетворения потребностей всех уровней управления.
служба должна разработать правила, определяющие объем, скорость и качество информации.
служба должна установить процедуры, касающиеся сбора, передачи, обработки и использования информации.
определение наиболее подходящих форм организации управления внутренней информацией с учетом специфики организации.
SERVI должны осуществлять централизованное планирование всей деятельности по получению и использованию информации, ее обработке, хранению и выпуску.
создание системы приоритетов в информационной службе для руководителей разных уровней.
разработка различных мер, которые способствовали бы повышению эффективности.
осуществление мер по подготовке и повышению квалификации квалифицированных рабочих.

Обработку информации следует рассматривать как область деятельности, которая улучшает и ускоряет решение управленческих задач. Высокоэффективная информационная система может быть создана при участии как руководителей, так и сотрудников компании. Создание СЛУВИ требует внедрения новейших технологических достижений в области обработки информации. Менеджер SLUWI играет важную роль в повышении эффективности информационной поддержки.

Руководитель должен иметь четкое представление о том, в каких направлениях развиваются технические средства обработки информации, знать преимущества новейших разработок, определять, насколько эти достижения целесообразны и рациональны в условиях данного предприятия.

Влияние информации на качество управленческих решений

Информация — одна из самых сложных, еще не до конца изученных областей современной науки. Это можно увидеть, по крайней мере, в расплывчатости фактических определений понятия «информация». В теории управления полезно применять определение информации как совокупности информации об изменениях в системе и ее окружении, что снижает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте; это обмен информацией (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Главное, что информация — это предмет, средство и продукт управленческой работы. Важно подчеркнуть ряд требований к управленческой информации: Надежность (и надежность), своевременность, целенаправленность и возможность многократного использования. По-настоящему ценной является только та информация, которая снижает уровень неопределенности в конкретной управленческой ситуации.

Информация является основой процесса управления, а работа руководителя заключается в ее изучении и обработке. Эффективность управления зависит от степени организации сбора, обработки и передачи информации.

Управленческая информация имеет ряд свойств:

большие объемы информации должны обрабатываться в очень ограниченные сроки;
Сырая информация обрабатывается снова и снова с разных производственных перспектив и требований заказчика;
исходные данные и результаты вычислений сохраняются в течение длительного времени.

Удовлетворить эти требования к управленческой информации могут только компьютерные технологии с их высокой скоростью и большой емкостью хранения. Оптимальный способ хранения производственной информации — создание баз данных и баз данных, т.е. функционально организованных массивов компьютерной информации, выполняющих централизованное снабжение команды пользователей или комплекс задач, решаемых в системе. В этом методе формирования и использования информационных массивов, когда группа специалистов обрабатывает информацию и заносит ее в базу данных, а другие специалисты используют ее в различных аспектах производства, интерактивный, то есть активный режим работы обеспечивается обеими сторонами. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей предприятия в агрегированные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, которые решают большое количество информационных управленческих задач.

Использование информации, информационных систем и информационных технологий в условиях интенсивного развития рыночных отношений становится одним из важнейших элементов эффективного управления и маркетинга. Организации все чаще прибегают к помощи современных информационных систем и технологий для отслеживания растущих внешних и внутренних информационных потоков, использования их для анализа, прогнозирования и принятия управленческих решений. Существует известный «рецепт хорошего решения: 90% информации и 10% вдохновения». В последние годы большое внимание в управлении уделяется изучению различных аспектов формирования системы информационного обеспечения управленческих решений организаций. Однако огромная сложность и исключительная важность этой проблемы требуют решения еще многих вопросов. В частности, до сих пор не выработан теоретический подход к пониманию роли информации в управлении и маркетинге. Многие руководители согласятся с тем, что информация важна для разработки стратегии и внедрения изменений, но нет уверенности в том, как влиять на использование информации или почему организации должны быть заинтересованы во внедрении и использовании системы информационного обеспечения управленческих решений? Поэтому концепция системы управленческой информационной поддержки для управленческих и маркетинговых организаций является очень расплывчатой и широкой и относится ко всем уровням принятия решений, от стратегического до оперативного.

Понимание необходимости использования информации варьируется в зависимости от организации, функциональной службы, отдела и сотрудника.

Некоторые организации признают необходимость использовать различную рыночную, политическую, техническую и другую информацию. Потребность может возникнуть при решении проблемы, реинжиниринге бизнес-процесса или даже анализе деятельности конкурентов.

Другие организации не осведомлены об имеющихся у них информационных ресурсах. У них могут быть хорошие системы для сбора и хранения актуальных бухгалтерских записей и данных о продажах, но когда эта информация срочно необходима, они не могут найти нужную информацию.

В третьей группе организаций распространению информации препятствует принятая система ограничения доступа к информации для тех, кто «не связан с ней» в силу своего сервиса. Однако, если обмен информацией организован по единым принципам и подчиняется единым стандартам в компании (это касается используемых систем, языков, протоколов, процедур управления файлами и т.д.), то это облегчает стандартизацию данных, в том числе данных о транзакциях и производственных процессах, а также стимулирует поиск новых подходов к решению управленческих задач.

Таким образом, можно говорить о различных подходах к процессам восприятия, сбора, обработки, распространения и использования информации в управленческих решениях.

Решения должны основываться на достоверной, актуальной и предсказуемой информации, анализе всех факторов, влияющих на принятие решения, и прогнозировании его возможных последствий.

Менеджеры должны постоянно и всесторонне анализировать поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые должны координироваться на всех уровнях внутренней пирамиды управленческой иерархии компании. Объем информации, который необходимо обработать для принятия эффективных управленческих решений, настолько велик, что уже давно превысил возможности человека. Сложности в управлении современным крупномасштабным производством привели к распространению электронной вычислительной техники, развитию автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

Технология информационной деятельности

Руководителям часто приходится принимать управленческие решения в условиях неопределенности и риска, причем не только из-за несовершенства экономического механизма и правовой базы, но и из-за отсутствия информации и систем информационного обеспечения управленческих решений.

Данные, снижающие неопределенность и риск при разработке и принятии управленческих решений, составляют основу системы информационно-аналитического обеспечения управленческих решений. При определении информационных потребностей руководителей необходимо учитывать три момента.

Для каких управленческих решений необходима информация? Для ответа на этот вопрос можно использовать классификацию информации по функциям управления, выделяя следующие типы информации:

Социальная диагностика;
Проективный;
стратегический;
нормативное направление;
тактический;
организационный;
регулировать;
распорядительный;
Бухгалтерия;
чек.

Как правило, для планирования и контроля используется стандартизированная информация (в таких случаях проблема управления достаточно хорошо структурирована). Однако, если информация призвана решить нетипичные проблемы, ее поиск становится предметом исследования.

Насколько четко определена проблема? Часто менеджер не знает заранее, какую информацию он хочет получить. Чем больше он узнает о проблеме и может более точно ее сформулировать, тем больше меняются его информационные потребности и методы получения информации.

Существуют ли (и если да, то какие) ограничения (с точки зрения ресурсов, денег, времени и т.д.) при сборе необходимой информации? Финансовые ресурсы, навыки сбора информации, оперативный потенциал и временные ограничения влияют на качество, регулярность и полноту собранных данных, с одной стороны, и своевременность и скорость сбора информации — с другой.

При организации сбора и записи данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий:

Съемка и запись данных непосредственно во время производства в виде единого документа и использование центрального компьютера для записи данных;
Получение сводного документа, использование машиночитаемого носителя, обработка данных на ПК.

Технология информационной деятельности включает в себя использование и создание различных видов записей, пакетов прикладного программного обеспечения и т.д.: 1. создание системы записей цифровой и текстовой информации. Осуществляется на основе специальных программ. Нацелен на облегчение доступа к информации и ее использования. К основным видам учета относятся технологическая документация, научная документация, данные бухгалтерского учета и финансовой отчетности, тексты договоров и различных соглашений, тексты годовых отчетов компании, данные для разработки планов и показатели самих планов. Наборы данных записывают первичные данные. Наборы первичных данных обычно делятся на две группы.

Стратегические показатели отчетности, а также текстовая информация, характеризующая текущее состояние компании и перспективы ее развития; — Предложения и рекомендации по совершенствованию управления компанией в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составлены на основе информации первой группы.

Использование форм в качестве носителей информации. Необходимые индексы записываются в определенных формах, которые служат носителями этой информации. Формы могут содержать информацию о компании в целом и по отдельным подразделениям, отделам. Каждая форма имеет свой собственный список статистической информации и список фактической информации. В форме были указаны показатели, которые необходимо определить. Материал, представленный в формах, позволяет анализировать компанию. Существует несколько типов форм: Формы для хранения информации, формы для сбора данных, формы статистической и финансовой отчетности, обзорные формы. Заполненные формы хранятся в памяти компьютера. В крупных компаниях, использующих различные формы, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому формы необходимо время от времени совершенствовать.

Формирование баз данных. Информационные базы данных включают в себя весь набор статистических показателей, характеризующих деятельность предприятия и его подразделений. Но они также содержат фактический материал. При создании БД необходимо прояснить ряд вопросов:

Система хранения и обновления данных;
Вопрос об увязке основных данных;
Проблема возможности проведения сравнений памяти в БД. Это важно при объединении первичных данных в файлы. Базы данных должны обновляться, так как основными потребителями являются менеджеры. Создание базы данных — это резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Таким образом, у менеджеров есть возможность повысить степень объективности.

Создание пакетов прикладного программного обеспечения. Квалифицированные управленческие решения основаны на своевременной, полной и достоверной информации. Обязательным условием является использование автоматизированной информационной системы. Создание автоматизированной ИС — это изменение методов работы, основанное на следующих принципах:

Принцип новых задач. Переводит методы управления на компьютерные технологии. Они должны быть трансформированы в соответствии с возможностями и технологиями.
Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности компании, а также системы их информационного обеспечения должны рассматриваться совместно и образовывать единую структуру. Создание автоматизированной информационной системы должно осуществляться параллельно с изменениями в структуре органов управления, принятыми должностными инструкциями.
Принцип непрерывного подхода.
Принцип автоматизации документооборота. При создании АИС предполагается, что обмен информацией между отделами, компьютерами и сотрудниками. 5) Принцип единой информационной базы. В AIS информация хранится и обновляется не отдельными частями, а в целом. Это позволяет решать проблемы комплексно и избегать ненужного дублирования информации и возможных различных интерпретаций. Вышеперечисленные факторы способствуют эффективности реагирования на информационные запросы.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: