Интернет совещания их роль в деловых коммуникациях

Оглавление:

Люди — социальные существа. Людям комфортнее находиться в компании своего рода, потому что мы живем и работаем в окружении людей. Почти в любой ситуации нам необходимо с кем-то общаться, иногда независимо от нашего желания. В процессе нам нравятся одни люди, в то время как другие имеют тенденцию быть нейтральными.

Если мы внимательно посмотрим и понаблюдаем за собой, то заметим, что люди не занимаются какой-либо деятельностью одновременно и согласованно со своим окружением. Мы взаимодействуем с другими людьми. Наша роль, место и влияние в окружающем нас мире, то, как наша деятельность воспринимается и воспринимается теми в обществе, кто для нас важен, имеют для нас большое значение. Однако, со своей стороны, мы также критически воспринимаем других людей и оцениваем их действия и заявления. В процессе общения мы делимся с ними своим опытом, находимся под влиянием их мнений, а иногда, по той или иной причине, подражаем другим людям и перенимаем их опыт, поведение и даже мировоззрение.

Мы часто меняем свои предпочтения (т.е. собственные установившиеся психологические и поведенческие реакции на определенные внешние стимулы) под влиянием моды (усредненное, переменное и неустойчивое мнение части нашего окружения, объявленное общим и неоспоримым, о некоторых внешних стимулах). Когда мы принимаем решение по важному и определяющему для нас вопросу, мы часто и в первую очередь стараемся учитывать не собственные интересы, а мнения окружающих нас людей. Мы продуктивно работаем с одними людьми, не взаимодействуя с другими. Человек живет и развивается в обществе, обмениваясь словесными и невербальными посланиями как информационного, так и эмоционального характера с другими его представителями. Все это происходит благодаря общению. Категория «коммуникация» имеет основополагающее значение для понимания того, как люди взаимодействуют друг с другом.

Деловая коммуникация — это процесс связи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, что предполагает достижение определенного результата, в процессе которого ставятся конкретные задачи, требующие их решения, или реализуются определенные цели, деловая коммуникация должна иметь конкретный результат — продукт совместной деятельности, информации, карьеры, власти, а также сопутствующий интеллектуальный анализ и эмоциональный опыт.

Деловая коммуникация — это особый вид коммуникации, который имеет свои специфические формы и психологические особенности. В межличностном общении ценность выше, чем конкретные цели, события и обстоятельства встреч. При нормальном дружеском общении обычно не ставятся конкретные задачи, не преследуются конкретные цели. Такое общение может быть прервано в любое время. В случае делового общения желание общаться подчинено необходимости. Принуждение — главная черта, отличающая деловое общение от межличностного. В целом, деловое общение отличается от случайного (неформального) общения тем, что в деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, не без потерь для обеих сторон).

В деловом общении и организационном поведении необходимо постоянно учитывать правила служебной иерархии и профессиональной этики, каждый должен работать с приятными и неприятными людьми, учитывать особенности корпоративной культуры. Деловая коммуникация — это коммуникация по строгим правилам, знание которых является обязательным. Существуют особые ритуалы делового общения. Это деловые беседы различного рода, деловая переписка, деловой этикет, особенности делового общения, вербальные и невербальные знаки и символы отношений, барьеры, защита от конфликтов. С помощью ритуальных форм: Адреса, приветствия, комплименты, мы можем увеличить или уменьшить производительность. Но в целом, в деловой коммуникации целью и мотивацией является совместная деятельность, а потому она не может сводиться к внешним формам. Деловая коммуникация включает в себя ритуальный уровень, но не сводится к нему.

В любом случае, эффективность совместной деятельности усиливается или ослабляется личными отношениями партнеров. Для реального понимания психологических особенностей конкретной ситуации, возникающей в результате деловых отношений, важно определить характер и степень влияния личностного фактора на цели, формы и результаты коммуникации. Деловая коммуникация формально безлична, поэтому интересы и мотивы участников могут быть скрыты в деловой коммуникации и должны быть расшифрованы. Проблемы делового общения: трудности, нарушения, барьеры, конфликты, имеют свою специфику и свои способы решения.

Формы делового общения

Разнообразие форм делового общения можно разделить на два основных класса: устное и письменное деловое общение.

Устная форма делового общения.

Это передача данных прямой речью без использования какого-либо носителя. В свою очередь, устное деловое общение можно разделить на две основные формы в зависимости от способа передачи информации.

Монологическая форма (один человек — коммуникатор) включает в себя:

Добро пожаловать (начало презентации).
Продвижение (язык рекламы).
Информировать (короткая речь с краткой информацией).
Доклад (индивидуальная презентация по наиболее важным темам).

Диалоговая форма. Это подразумевает наличие двух или более лиц, осуществляющих коммуникацию (отправителей) и получателей (получателей данных от людей). Различные типы диалоговой связи можно классифицировать следующим образом:

Беседа — краткий обмен информацией по 1-2 темам.
Интервью является кратким контактом со СМИ.
Пресс-конференция — это длительный обмен мнениями между бизнесменом и несколькими представителями СМИ.
Беседа — это более длительный контакт, который ограничивается подведением итогов или принятием решений.
Дискуссия — Дискуссия с деловыми партнерами на спорные темы.
Переговоры — обсуждение конкретных условий или позиций с целью заключения контракта или соглашения.
Встреча — это обмен данными между равными участниками деловых отношений с целью определения существенных позиций по предмету.
Виртуальное общение — происходит посредством видео и текстовых сообщений. Он используется для быстрой передачи информации без привязки к местонахождению партнеров.
Телефонная коммуникация — живой диалог без включения невербальных коммуникационных символов (жестов, мимики).

Письменная форма делового общения.

Сюда входят все вещественные доказательства хозяйственной деятельности, т.е. документы, созданные для коммуникации: Письма, служебные записки, соглашения, договоры, отчеты, приказы и распоряжения, протоколы, инструкции, доверенности и т.д. Следует отметить, что с развитием технологий деловой мир все больше переходит от прямого личного общения к косвенному с помощью современных средств коммуникации. Например, международные партнеры очень часто предпочитают проводить видеоконференции, а не приходить лично. Очень большое количество документов выпускается в электронном виде, а не на бумаге.

Корпоративная коммуникация — это не статичное явление, а динамично развивающаяся и все более сложная дисциплина. И от того, насколько эффективно он будет усвоен, во многом зависит положительный исход любого дела.

Все виды деловой коммуникации делятся на две группы: прямые и косвенные. Прямая коммуникация — это коммуникация, которая происходит непосредственно между партнерами, не разделенными пространственными и временными барьерами. Это может быть деловой разговор, переговоры. Косвенный относится к контактам, которые происходят через технические средства (телефон, Интернет). Опыт показывает, что, по возможности, следует стремиться к прямой коммуникации, поскольку она считается наиболее эффективной для достижения той или иной цели. Но живое общение, когда собеседники видят друг друга, нельзя сравнивать ни с чем другим.

Вербальный и невербальный. Существуют такие виды делового общения, как вербальное и невербальное. Вербальное — общение со словами, невербальное — общение с жестами, мимикой, позами. Невербальный портрет человека может быть сформирован тем, как он ведет разговор, как он смотрит на своего партнера, интонацией, с которой он говорит ту или иную информацию. Метод делового общения может быть осуществлен с помощью различных методов и форм коммуникации. В зависимости от этого выделяются следующие виды деловой коммуникации:

Деловая встреча. Речь идет о деловой встрече, на которой весь персонал предприятия или компании встречается для обсуждения важных вопросов или принятия совместных решений.
Публичные выступления. Этот вид делового общения в некотором смысле является продолжением предыдущего. Это случай, когда человек передает сообщение коллегам или другой группе людей. Докладчик должен четко понимать, что он говорит, а аудитория должна быть в состоянии понять, что он говорит.
Деловая встреча. Это вид деловой встречи, где происходит обмен информацией по наиболее важной на тот момент теме. Это включает в себя, например, обсуждение среди сотрудников компании бизнес-процессов. Нет необходимости принимать решение во время деловой встречи.
Деловые переговоры. В отличие от предыдущего вида коммуникации, конечным результатом переговоров является нахождение и принятие правильного решения. Деловые переговоры имеют определенную четкую направленность, результатом которой может стать подписание важных контрактов и соглашений.
Аргумент. В деловом общении не всегда удается избежать споров. Часто только благодаря столкновению интересов и защите своих позиций участниками можно прийти к решению. Но иногда это аргумент, который мешает его принять.
Деловая переписка. Это косвенный метод делового общения, при котором информация передается посредством письма. Это может включать в себя такие вещи, как письменные приказы и запросы. Деловая переписка также может осуществляться по электронной почте, что экономит много времени. Существует две формы деловой переписки: деловое письмо (направляемое от одной организации к другой) и частное официальное письмо (направляемое физическим лицом от имени организации другому лицу).

Этапы делового общения

Анализ структуры бизнес-коммуникаций менеджеров и ее динамики позволяет выделить четыре основных этапа:

психологическое «прочтение» характеристик поведения, внешнего вида, использование имеющейся психологической информации о конкретном сотруднике организации и создание исходного психологического портрета взаимодействующего человека.
находить психологические условия для эффективного общения и создавать благоприятные условия для межличностного контакта.
интерпретации лидера и влияние других в процессе профессионального общения для решения профессиональных проблем.
оценка результатов конкретного акта коммуникации и планирование содержания и хода дальнейших контактов с конкретными лицами (руководителями, подчиненными, представителями других организаций, коллегами).

Первым этапом профессионального общения является распознавание и создание первичного психологического портрета человека, взаимодействующего с менеджером. Психологическая информация о другом человеке зависит от конкретной коммуникационной ситуации и отражения его личностных качеств, степени знакомства с ним, наличия определенной информации о нем в характеристиках и рассказах других сотрудников и так далее.

Анализ внешнего вида собеседника важен для создания психологического портрета: тип одежды, аккуратность при ношении одежды, следование моде или ее игнорирование, подражание другим людям при ношении одежды (часто видные художники, спортсмены, политики) и так далее. Эффективность корпоративной коммуникации определяется также тем, насколько актуальные психологические портреты сотрудников соответствуют тому, что от них требуется, и эффективности их работы на конкретных должностях. При создании первичного психологического портрета рекомендуется ориентироваться на следующие параметры личности:

Ориентация (потребности, мотивы, жизненные концепции и планы, ценностные ориентации, установки, склонности, желания, предпочтения);
Операционные характеристики поведения (знания, навыки, способности, привычки, жизненный и трудовой опыт, стереотипы поведения);
психо-характерные качества, выражающие отношение к различным сторонам реальности;
Социально-психологические характеристики поведения (социальный и межличностный статус, роли, образ жизни и стиль работы).

Основные виды построения психологического портрета в процессе делового общения могут действовать: Сочувствие, Отражение, Стереотип, Нация, Индивидуализация. Давайте посмотрим на них более подробно.

Сопереживание — как вид психологического анализа позволяет проникнуть в эмоциональное состояние людей, взаимодействующих в конкретной жизненной ситуации.

Стереотипирование основано на переносе типичных моделей поведения, типичных характеристик той или иной личности, выявленных в коммуникационной практике лидера, в конкретную ситуацию взаимодействия.

Индивидуализация — это способ анализа поведения и личностных особенностей человека, основанный на выявлении специфических психологических черт, индивидуальных особенностей деятельности, его способностей и навыков.

Второй этап профессиональной коммуникации — создание соответствующих условий и психологических предпосылок для эффективного общения.

По словам Д. Grinder и Р. Бандлер, основоположники теории нейролингвистического программирования, имеют три основных входных канала, по которым люди получают информацию об окружающем их мире: Зрение, слух и кинестетическое чувство, которое представляет собой комплекс ощущений, основанных на осязании, обонянии, положении тела в пространстве и т.д. Каждый человек имеет наиболее развитую систему представления, которая может отличаться от системы представления другого человека. Недостаточное внимание к системе представления человека в процессе коммуникации может привести к взаимным недоразумениям и затруднениям во взаимодействии.

Третий этап профессионального общения — непосредственный контакт лидера с другими людьми. Его целью является получение определенной информации и оказание влияния на партнера. Этот этап коммуникации важен для устранения противоречий, недоразумений и разногласий, для прояснения вопросов согласованности, а также, наконец, для достижения единства подходов к решению той или иной проблемы.

Четвертый этап профессионального общения — это осознание результатов и последствий контактов. Взаимодействие невозможно без оценки успеха или неудачи, успеха или неудачи, а также выявления факторов, способствующих или препятствующих общению.

В деловом общении есть несколько этапов. Наиболее ответственным этапом является подготовительный этап делового общения, который необходимо спланировать, правильно выбрать место и время, определить для себя настройки результатов общения. За этим следует фактическая фаза коммуникации. Первый этап — установление контакта. На этом этапе лидер должен почувствовать состояние и настроение партнера, устроиться и позволить собеседнику сориентироваться — это и есть «настройка». Существуют некоторые методы «соединения» с партнером. Вы можете имитировать его черты лица, повторять его движения, следовать ритму дыхания и т.д. Здесь очень важно немедленно договориться с партнером и обеспечить плавный старт общения. Этот период заканчивается установлением психологического контакта.

Следующий этап — сосредоточение внимания на одной вещи, одной проблеме, одной задаче сторон и развитие темы. Здесь различают тест на мотивацию. Это делается для того, чтобы понять мотивы собеседника и определить его интересы. Затем наступает очень важный этап поддержания внимания. Мы должны уметь использовать методы поддержания внимания и возвращаться к ним по мере развития разговора. Затем наступает фаза аргументации и убеждения. Это когда есть разногласия. Последняя фаза — это фаза фиксации результата. В общении необходимо чувствовать момент, когда субъект исчерпан или собеседник проявляет беспокойство. В этом случае необходимо остановить связь. Этот момент очень важен. Мы должны закончить деловое общение таким образом, чтобы была перспектива его продолжения (конечно, только если это необходимо), потому что прекращение отношений — это конец контактов. Помните, что последний момент общения, последние слова, взгляд, рукопожатия, очень важны, потому что они могут полностью изменить результат многих часов разговора.

Информационные технологии в корпоративных коммуникациях

Быстрое появление и распространение новых информационных и коммуникационных технологий ведет к фундаментальным изменениям в информационной среде. Их кардинальное влияние затрагивает все без исключения основные элементы общества (политические, общественные и административные государственные структуры и институты гражданского общества; компоненты экономической и социальной сферы, научную и образовательную среду; социальные формы культуры и образ жизни людей и т.д.). Информационные технологии являются наиболее важным аспектом делового общения.

Современную эпоху по праву называют веком информационного взрыва и информационной революции. Основой этого процесса является Интернет и разработка новых технологий, позволяющих обеспечить беспрецедентную скорость и объем передачи информации. Этот прорыв в области информационных технологий имеет объективные предпосылки. Эволюционное развитие коммуникаций и средств массовой информации в вековой истории технологического прогресса содержит в себе множество поистине эпохальных событий. К ним относятся: изобретение телеграфа и поворотной печатной машинки (1847 г.); телефон (1870 г.); радио (1895 г.); беспроводной телеграф (1922 г.); телевидение (1930 г.). Учитывая растущие потребности коммуникативного взаимодействия в активно развивающихся сферах бизнеса, политики и военно-промышленного комплекса, в 1946 году в Сент-Луисе (США) была создана радиотелефонная система, которая считается предшественницей мобильной связи. Именно эти фундаментальные научные и технологические разработки проложили путь к следующей мировой сенсации: появлению Интернета в 1986 году.

В настоящее время абсолютное большинство деловой и личной переписки осуществляется благодаря различным электронным средствам связи. Это удобно, комфортно, быстро, надежно и т.д. Современная электронная связь поддерживается компьютером, подключенным к сети. Это включает в себя обмен файлами и сообщениями, прямое виртуальное общение с коллегами через сетевую систему электронной почты (для чего используется одна или несколько информационных услуг для связи с партнерами), а также факсимильные сообщения для общения с людьми и компаниями, не подключенными к электронной почте.

Электронная почта (электронная почта) основана на сетевом использовании компьютеров, предлагает различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения, позволяет пользователям получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам. Сеть может использоваться как в качестве однонаправленной связи, так и в качестве двунаправленной связи (многократный процесс отправки и получения сообщений электронной почты). Например, чтобы отправленное сообщение было доступно всем пользователям электронной почты, его можно опубликовать на компьютерной доске объявлений. Также можно отправить сообщение с подтверждением получения адресатом. Возможности современной электронной почты многочисленны и не ограничиваются упомянутой спецификой.

Компьютерные сетевые конференции основаны на использовании компьютерных систем для обмена информацией между сотрудниками, решающими конкретную проблему. Преимущество этой технологии заключается в том, что число участников компьютерной конференции может быть в несколько раз больше, чем в аудио- или видеоконференции. Кроме того, пользователи сети имеют возможность одновременного доступа к практически неограниченному объему собранной информации. Проведение таких мероприятий полезно в тех случаях, когда не требуется определенное количество и состав участников. Например, это может быть какой-нибудь референдум или опрос мнений и т.п.

Видеотекст, как вид технологически обработанной передачи информации, основан на использовании компьютера для достижения отображения чередующихся текстовых и графических данных на экране. Это своего рода электронный аналог телеграфной информационной ленты, используемой в различных телеграфных и информационных агентствах прошлого.

Для компаний, решивших использовать телетекст, существует три способа получения информации в виде телетекста:

Создавать телетекстовые файлы на своих компьютерах;
Наем специализированной компании для обеспечения доступа к разрабатываемым ею текстовым видеофайлам (специальные файлы продаж могут храниться на серверах компании, оказывающей услуги, или доставляться заказчику на магнитных или оптических носителях);
нанимать другие компании для доступа к их телетекстовым файлам.

Когда разные представители бизнеса уже не считают друг друга столько конкурентами, сколько партнерами, обмен каталогами продукции и прайс-листами (прайс-листами) становится популярным в деловом мире. В отлаженной системе информационного обеспечения между участниками производственного процесса целесообразно осуществлять обмен значительным объемом специализированной деловой информации в виде телетекста. Услуги компаний, работающих в сфере разработки и реализации технологических систем передачи видеотекста, начинают конкурировать с печатной продукцией. Например, все более актуальным становится заказ текущих биржевых сводок, газет или журналов в виде виде видео-текста.

Сохранение изображений

В любой компании со временем накапливается большое количество документов. Их так много, что хранение их даже в виде файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому представляется эффективным архивировать не сам документ, а его изображение в цифровом виде.

Хранение изображений (изображений) — перспективная офисная технология, основанная на использовании специального устройства — оптического распознавателя изображений, — которое позволяет преобразовывать изображение документа или пленки в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Изображение, сохраненное в цифровом виде, может быть в любой момент выведено на экран или принтера в реальном виде. Для хранения изображений используются оптические жесткие диски, обладающие огромной емкостью. Идея хранения изображений не нова, на самом деле для этой цели ранее использовались микропленка и микрофиша. Эта технология появилась благодаря разработке оптического диска в сочетании с цифровой записью изображения.

Аудиопочта — это компьютерная система связи для передачи сообщений голосом. Это похоже на электронную почту, где сообщение передается по телефону, а не набирается на клавиатуре компьютера, и информация поступает таким же образом. Эта система включает в себя специальное устройство для преобразования звуковых сигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения звуковых сообщений в цифровом формате. Реализация аудиопотока также осуществляется по сети.

Аудиопочта эффективно используется в различных областях человеческой деятельности, где требуется скорость и уникальность передаваемого информационного блока. Он часто используется журналистами или административным персоналом для проведения встреч и коллегиального решения проблем в рамках организации. Основным преимуществом аудио почты по сравнению с электронной почтой является ее простота — при ее использовании не требуется ввод с клавиатуры.

Факсимильная связь основана на использовании факсимильного аппарата, способного считывать документ на одном конце канала связи и воспроизводить его изображение на другом конце. В настоящее время часто говорят, что этот вид связи устарел. Факс был заменен более сложным устройством, а поток документов на бумаге стал архаичным. Однако, давайте не будем забывать о правовых и регуляторных аспектах любого бизнеса.

Законность деятельности легче доказать, если она сопровождается документооборотом, обеспечивающим высокий уровень защиты от возможных несанкционированных изменений или двойных толкований. И именно это условие гарантируется сегодня использованием исключительно традиционных средств массовой информации в области управления документооборотом. Поэтому факсимильные аппараты еще долгое время будут находиться в деловом мире. Факсимильная коммуникация полезна: в архивировании; в аналитике; в научной деятельности, связанной с различными историческими исследованиями; в избирательном процессе во всех типах выборов и т.д.

То есть, когда речь идет о передаче высоконадежной документальной информации на высокой скорости и на большие расстояния. Например, факсимильная связь способствует принятию решений, быстро и легко отправляя документы участникам команды по решению проблем, независимо от их физического местонахождения.

Аудиоконференция — это голосовое общение нескольких людей, находящихся в разных географических точках, с помощью коммуникационных систем, компьютерных технологий или телефонной связи. Оперативное коллегиальное обсуждение неотложных ситуаций и вопросов, требующих участия не только лиц, принимающих решения, без такого рода коммуникации. Техническим средством проведения аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительным оборудованием, которое позволяет взаимодействовать более чем с двумя участниками, не требуя при этом наличия компьютера. Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, является относительно недорогим и удобным.

Аудиоконференции помогут Вам избежать или значительно сократить ненужные транспортные расходы. Людям необходимо путешествовать по многим причинам: встретиться с клиентом, закрыть крупную сделку (и отпраздновать ее потом), решить сложную проблему лично, пообщаться с коллегами на выставке или съезде. Однако очень часто от таких поездок можно отказаться, например, чтобы привлечь внимание клиента (иногда кажется, что другого выхода нет), поговорить с одним или двумя людьми о проекте, провести стандартную презентацию для коллег, напрямую пообщаться, все это в бизнес-среде, особенно по мере того, как программы «работа на дому» и местные небольшие офисы становятся все более распространенными из-за их преимуществ с точки зрения стоимости, производительности и образа жизни.

Видеоконференция — это система с двусторонней передачей видеоизображения. Эту систему связи используют коммуникаторы, которые разделены значительным расстоянием, но при обязательном участии всех участников связи в визуальном контакте. Существует целый ряд специфических видов делового общения, где важно не только то, что сказано (о чем, в соответствии с чем, на основании чего и т.д.), но и то, как выглядит спикер. В невербальном поведении участников общения часто содержится значительный объем информации, необходимой для оценки правдивости намерений собеседников. Кроме того, с помощью видеоконференций (телеконференции, теледебаты, открытые селекторные видеоконференции государственных административных единиц и т.д.) можно добиться эффекта присутствия или соучастия потенциального зрителя, что очень часто необходимо в различных политико-технологических мероприятиях. Видеоконференции проводятся без использования компьютера. Видеооборудование передает звук одновременно с телевизионным изображением. Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, в то же время данный вид связи позволяет привлечь к решению задач максимальное количество менеджеров и других сотрудников, географически удаленных от центрального офиса. Наиболее популярны три конфигурации видеоконференций:

односторонняя видео- и аудиосвязь (сигналы идут только в одном направлении, например, от менеджера проекта к исполнителям);
Односторонняя видеосвязь и двусторонняя аудиосвязь (позволяет участникам конференции, получающим видео, обмениваться аудиоинформацией с отправляющим участником);
Двусторонняя видео- и аудиосвязь (видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции).

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: