Коммуникации как ценность современного менеджмента - Неинформационное содержание коммуникации

Оглавление:

Коммуникация является одним из важнейших факторов интеграции менеджмента. Коммуникация — это понимание людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мнениями, мыслями, чувствами, обмен информацией.

Ни одна организационная группа людей не может существовать без общения. Связь здесь действует как условие организации.

Управление также невозможно без коммуникации, поскольку, с одной стороны, оно опирается на существующие и устоявшиеся формы коммуникации, а с другой стороны, оно формирует те формы коммуникации, которые позволяют осуществлять как совместную деятельность, так и само управление. Термин «коммуникация» связывает три аспекта совместной деятельности людей: движение информации, процесс управления и взаимосвязь личности с целью управления и принятия управленческих решений. Менеджер распределяет информацию и определяет порядок ее перемещения, влияя тем самым на отношение человека как к информации, так и к менеджменту и другим лицам. Часто термин «коммуникация» отождествляется с термином «информация», или в управленческой практике коммуникация рассматривается как следствие поддержки информации со стороны руководства.

Под информацией в этом контексте понимается совокупность информации, необходимой для успешного функционирования коммуникационной системы. Роль информации определяется тем, что она занимает важнейшее место среди компонентов, определяющих процесс принятия решений.

Конец 20-го века показал, что информационный ресурс становится важнейшим богатством любой организации. Процесс управления зависит от того, сколько информации имеется у менеджера. Способность работать с информацией зависит от многих социальных и культурных факторов, индивидуальных особенностей организатора, его ценностных ориентаций. А управление напрямую зависит от умения работать с информацией.

Сегодня рассматриваются различные виды информации. Одни нужны прежде всего менеджерам (производственные, экономические, социальные, политические), другие накапливаются в процессе деятельности (текущие, накопительные), третьи нужны менеджерам (знания, навыки, способности).

Информация, полученная с помощью различных социологических, статистических и других методов, должна давать полную картину управляемого объекта. Информация об объекте должна отражать состояние, процессы и тенденции его развития. Однако на практике в подавляющем большинстве случаев по разным причинам (нехватка времени, отсутствие необходимого количества каналов) невозможно собрать всю информацию об объекте для принятия решения. Ли Якокка однажды сказал Филипу Колдвеллу, когда он управлял Фордом после его ухода: «Ваша проблема в том, что вы поехали в Гарвард, где вас учили не предпринимать никаких действий, пока у вас не будет всех фактов». В вашем распоряжении 95 процентов фактов, и вы тратите время на то, чтобы получить последние 5 процентов. К тому времени, как вы его получите, он уже устареет, потому что ситуация на рынке изменилась.

Информационные системы должны быть построены для обработки данных на теоретическом и эмпирическом уровне. Вполне понятно, что чем больше затрат и времени должно быть потрачено на проект, тем более достоверной и подробной должна быть предварительная информация. «Конечно, вполне естественно желание иметь все имеющиеся факты и стремиться к всестороннему изучению, чтобы обеспечить надежную реализацию той или иной программы…». В теории все выглядит хорошо, но реальность просто не вписывается в такую схему. Конечно, менеджер обязан собрать как можно больше информации и прогнозов. Но в какой-то момент мы должны доверять своей интуиции и идти на риск. Во-первых, потому что даже правильное решение оказывается неправильным, если его принять слишком поздно. Во-вторых, потому что, как правило, нет такой вещи, как абсолютная уверенность.

Таким образом, роль информации в социальном управлении огромна. Поэтому многие авторы сводят процесс управления к процессу обработки информации для выработки решения.

В практике управленческой деятельности только часть процессов, происходящих в системе, подвергается управленческим действиям. Эффективность процесса управления зависит от того, насколько правильно выбран объект воздействия управления. Соответственно, не вся социальная информация вовлечена в процессы управления. Вся наша умственная деятельность скоординирована и организована для достижения целей программы: Выбор, фильтрация информации, ее извлечение из памяти, переработка. Из этого следует, что условием эффективного управления является контроль над выбором цели и средств ее достижения.

Многие управленческие решения сегодня принимаются при недостатке информации об объекте управления и процессах, происходящих в нем.

Анализ состояния контролируемого объекта, которое изменяется в зависимости от поставленных целей, позволяет объективно оценить ситуацию, опираясь на здравый смысл и интуицию, но в основном на научно обоснованные данные. Сравнение объекта на разных временных интервалах позволяет определить значение индикатора и направление текущего социального процесса.

Системная информация об объекте, представленная коммуникацией, должна отражать состояние, процессы и тенденции его развития.

Неинформационное содержание коммуникации

Однако, коммуникация не может рассматриваться только таким образом. Это явление социально-экономического плана, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми, функционирования сознания и осуществления деятельности.

Коммуникация отражает такое «неинформационное» содержание, как обязанность, ответственность, ценности, интересы, взгляды, опыт, интуиция и т.д. Именно они лежат в основе коммуникации и определяют ее характер, характеристики, тип, роль в совместной деятельности. Информация является лишь внешним проявлением коммуникации, ее результатом. Информация возникает, существует и передается через коммуникацию. Коммуникация опосредована информацией, но не идентична ей. Коммуникация отражает интересы и ценности, желание делать определенную работу вместе, и из этого вытекает и подпитывает поток информации в группах совместной работы.

Понимание коммуникации как связи, основанные на интересах и ценностях, имеет большое практическое значение. Менеджер, который занимается только обработкой информационных потоков, распространением и перераспределением информации, никогда не будет успешным в своей работе. Наконец, необходим подбор и извлечение информации. Для этого нужно понимать, что именно интересы, а не информация, связывают людей. Информация «работает», когда она воспринимается в соответствии с определенными интересами, когда ее принимают и понимают.

В управленческой практике видно, что отношения между различными видами коммуникаций имеют важное значение. Это определяет возможность успешного решения проблемы, определенные виды управленческих решений и успешность всех действий руководителя.

Связь можно разделить на следующие типы.

Коммуникация происходит как внешняя, так и внутренняя. Они отражают целостность системы управления и в то же время ее открытость, приоритетность действий сотрудников компании, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия компании с другими объектами.

Связь одноканальная и многоканальная. У каждого человека есть свои интересы, которые определяют разнообразие его общения. Но при определенных действиях человека его интересы могут быть сведены к одному из способов коммуникации. Это касается очень узкой специализации или очень ограниченных полномочий. Это часто отражает определенный стиль управления: управление ограниченным набором проблем или суженной задачей. Одноканальное общение часто принимает форму явного и осознанного приоритета проблемы в каталоге действий менеджера. Он как будто не обращает внимания на другие проблемы и подчиняет все одной из них. В этом случае все его сообщения сводятся к одному, ограниченному этой проблемой.

Напротив, многоканальная коммуникация показывает широту подхода к проблемам управления, разнообразие решаемых проблем. Кроме того, характеристики одноканальной и многоканальной связи определяются также системой информационного обеспечения управления. Многие каналы приема информации, разнообразие информации создают многоканальную связь.

Связь может быть стабильной или нестабильной. Оба могут играть разные роли в управлении. В одном случае устойчивые коммуникации имеют положительное значение, в другом — наоборот, нестабильность. Это зависит от того, как определенные коммуникации определяют качество управленческих решений, как они влияют на процесс принятия управленческих решений. Разумеется, концепция устойчивой коммуникации является условной. Но каждый менеджер знает, какие коммуникации нарушают его работу и которые способствуют этому, которые постоянно нарушают и которые могут быстро и безболезненно исчезнуть.

Общение может быть формальным и неформальным. Формальная коммуникация отражает связи, необходимые для осуществления функций и полномочий, когда связи определяются характером и системой распределения функций. Неформальное общение возникает в процессе общения человека с различными интересами: мирскими, психологическими, ситуативными. Эти сообщения не указаны ни в каких организационных документах или нормативных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации и играют важную роль в человеческой деятельности, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии и корреляции. И это соотношение должно быть результатом целенаправленной деятельности руководителя.

В зависимости от состояния и характера проявления в человеческой деятельности, общение может быть ситуативным и постоянным. Ситуационная коммуникация часто отражает возникновение конфликта и поэтому требует дополнительного внимания. Эта связь может нарушить работу организации. Ситуационная коммуникация также возникает в результате деятельности лидера. Наконец, конфликт не всегда является негативным явлением. При определенных обстоятельствах, это может быть и хорошо.

Общение может быть воображаемым и реальным. Воображаемые коммуникации — это те связи, которые существуют в рамках некоторых установленных организационных положений, но не реализуются на практике и не оказывают заметного влияния на взаимоотношения сотрудников. В управленческой практике часто необходимо наблюдать за существованием мнимых коммуникаций, которые иногда возникают в связи с какими-то амбициями, иногда в процессе старения организационных положений, которые не пересматриваются вовремя и не согласуются с реальными потребностями организации, иногда мнимые коммуникации возникают как возможность для передачи ответственности при возникновении критической ситуации.

Коммуникация отражает различные виды интересов, которые определяют результаты человеческой деятельности. Мы можем различать социально-психологические, организационные и экономические коммуникации. Система стимулирования и мотивации труда базируется на формировании этих коммуникаций.

Виды связи

В зависимости от масштаба коммуникационного процесса и массы вовлеченных в него людей, проводится различие между массовым, средним, (внутриорганизационным) и локальным, внутригрупповым, межличностным, внутриличностным.

Массовая коммуникация — это система связей, позволяющая большому количеству людей, независимо от места, положения или социального статуса, получать доступ к социально значимым сообщениям практически одновременно. Эта связь осуществляется посредством использования технических средств для воспроизведения и передачи сообщения. Массовые коммуникации обычно осуществляются специализированными организациями (издательствами, агентствами, редакциями, студиями).

Массовую коммуникацию также можно понимать как одновременное общение с большим количеством людей в ограниченном пространстве, которые могут взаимодействовать (общаться) с «лидерами мнений» (например, митинги, марши, презентации, концерты на больших открытых или крытых стадионах). Общим критерием для обоих видов массовой коммуникации является одновременное потребление массовой информации большим количеством людей.

Внутриорганизационная коммуникация — это взаимодействие внутри организаций. Такие коммуникации могут включать как взаимодействие члена организации со своими структурными подразделениями, так и взаимодействие структурных подразделений организации друг с другом.

Внешняя коммуникация — это связь любой социальной системы с внешними социальными субъектами. которые существуют за ее пределами. Любая социальная организация не может существовать без связей с внешней средой, поэтому внешняя коммуникация становится обязательной частью функционирования любой социальной системы (организации¸ учреждения).

Групповое общение. В относительно небольшой группе каждый участник имеет примерно одинаковые шансы на участие в общении. В группах с количеством участников 10-12 человек возможно прямое и обратное общение между всеми участниками дискуссии.

Межличностное общение происходит между двумя людьми. Обе стороны выступают и как отправитель, и как получатель. Сообщение участника передается по каналу связи в виде звука. Обратная связь — это реакция каждого участника.

Внутриличностное общение происходит внутри человека, когда он обсуждает проблемы с собой, ищет решения, задает вопросы и сам на них отвечает. Обратная связь здесь заключается в том, что информация, заданная в вопросе, опровергается или исправляется.

Горизонтальные и вертикальные связи

В зависимости от направления потока информации, связь делится на горизонтальную и вертикальную. Вертикальное направление снова разделено на нисходящее и восходящее.

Поток коммуникации, который переходит с одного уровня в группе или организации на другой, более низкий уровень, называется нисходящим потоком. Он используется руководителями команд для постановки задач, описания работы и информирования процедур, выявления проблем, требующих внимания, и предоставления возможности обратной связи по результатам работы. В то же время, чем больше слоев информации проходит, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее типичным примером является общение начальства со своими подчиненными.

Информация «снизу вверх», начиная с нижнего и заканчивая верхним уровнем, используется для обеспечения обратной связи с подчиненными и начальством, а также для информирования их о производительности и текущих проблемах. Такая информация используется не только для доведения мнений сотрудников до сведения руководителей, но и позволяет комитетам и руководителям более высокого уровня своевременно реагировать на изменения в коллективном мнении. Менеджеры анализируют эту информацию для принятия правильного управленческого решения. Информация «снизу вверх» используется менеджерами более низкого уровня для информирования руководителей определенного уровня. Это может быть использовано для отправки отчетов, резюме отдельных проектов высшему руководству.

В производственном процессе по-прежнему доминируют системы связи «сверху вниз». В таких системах основным производственным звеном считается исполнительный этап, который заключается в выполнении приказов управленческих структур. Координация работы членов такой организации осуществляется руководством, которое становится посредником в общении между ними. Сотрудники воспитываются в психологии высокого исполнителя. Поэтому любая непоследовательность в решении производственных или социальных проблем может привести к недовольству менеджеров.

Практика управления в такой системе базируется на принципах разделения и специализации труда, его унификации, преобладании административных, правовых и экономических методов управления. Современные менеджеры, выросшие в старых управленческих структурах, предпочитают эту систему и не всегда способны усвоить новые системы коммуникации.

Горизонтальное направление. Коммуникация происходит как между членами группы с одинаковым рангом, так и между эквивалентными группами. Горизонтальная связь в одних случаях является неотъемлемым атрибутом реализации того или иного алгоритма управления, в других — происходит спонтанно. Величайший американский менеджер Ли Якокка, ставший генеральным директором компании Chrysler, «не мог поверить, что менеджер, отвечающий за инженерный отдел, не поддерживал постоянную связь с начальником производственного отдела». «Никто в корпорации Chrysler, казалось, не понимал, что взаимодействие различных функций в компании абсолютно необходимо.

Другой пример: за продажи и производство автомобилей отвечал один вице-президент. Мне это было непонятно, потому что это чрезвычайно трудоемкие и совершенно разные функции. И что еще хуже, связь между этими двумя областями была незначительной или вообще отсутствовала.

Формы коммуникации

Формы делового общения включают обсуждения, беседы, встречи, переговоры, брифинги, пресс-конференции, презентации, встречи по личным вопросам, телефонные разговоры, деловую переписку и т.д. Многие практикующие и теоретики менеджмента считают, что формы, в которых происходит коммуникация, зависят от того, что известно о получателе информации. Это означает, что менеджер должен сосредоточиться на получателе информации, а не на ее источнике. Если менеджер является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на том же языке, что и получатель информации, но и в том, что форма общения является правильной. То есть важно, чтобы коммуникатор правильно оценивал как форму получения информации, так и ценность обратной связи.

Диалог. В более узком смысле, это двусторонний обмен информацией между людьми, как публично, так и через средства массовой информации. В более широком смысле, это горизонтальная передача информации, в которой коммуникатор и приемник участвуют в равной степени.

Дебаты — это форма аргументации, как словесное соревнование. Дебаты — обсуждение спорной темы на публике. Дебаты — участие в дебатах, публичное обсуждение вопроса. Дебаты — обсуждать, дискутировать, спорить по тому или иному вопросу. Полемизировать — участвовать в дебатах, публично спорить против чьих-либо взглядов и мнений, представлять и отстаивать свою точку зрения. Таким образом, в то время как дебаты — это публичный спор, направленный на поиск истины путем сравнения различных мнений, полемика — это публичный спор, направленный на защиту собственной точки зрения и опровержение мнения оппонента*.

Беседа — это коллективная форма обсуждения различных проблем с конкретной целью в форме вопросов и ответов. Встречи, совещания делятся на диктаторские, сегрегационные, дискуссионные и свободные. На самодержавной встрече лидер по очереди задает вопросы каждому участнику и выслушивает ответы. В ходе информационной встречи новая служебная информация доводится до сведения сотрудников.

Переговоры — обмен мнениями для выяснения позиций сторон и принятия решения.

Пресс-конференция — эксклюзивное изложение информации с правом публикации, с раскрытием или без раскрытия источника.

Брифинг — это специально подготовленная встреча с журналистами для их информирования о деятельности учреждений и текущих событиях, затрагивающих власти и общественность.

Презентации — формальная презентация вновь созданной компании, проекта, продукта, товара группе приглашенных людей.

Личный прием проводится менеджерами для решения не связанных с исполнением служебных обязанностей проблем сотрудников.

Телефонные звонки, офисная переписка с факсимильными аппаратами, электронная почта, Интернет и другие средства являются средствами деловой коммуникации.

Во время обмена обе стороны играют активную роль. Например, если вы, как менеджер, описываете подчиненному, как нужно изменить работу, то это только начало биржи. Для того чтобы обмен был эффективным, ваш подчиненный должен рассказать вам, как он понимает задачу и ваши ожидания от его или ее выполнения. Обмен информацией происходит только тогда, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Для этого необходимо уделять большое внимание процессу коммуникации.

Коммуникация — это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основной целью процесса коммуникации является обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена, т.е. сообщениями. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности коммуникации между участниками. Конечно, у вас бывали случаи неэффективного обмена информацией с друзьями, семьей и коллегами по работе. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, необходимо иметь представление об этапах процесса с участием двух или более человек. В процессе обмена информацией можно выделить четыре основных элемента:

Отправитель — лицо, которое генерирует идеи или собирает информацию и передает ее.
Сообщение, фактическая информация, закодированная с помощью символов,
канал, средство передачи информации.
получатель, лицо, для которого предназначена информация и которое ее интерпретирует.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Ваша задача состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны понимали и делились оригинальной идеей. Это трудно, потому что каждый этап является также точкой, где значение может быть искажено или потеряно совсем. Указанные связанные с этим этапы являются следующими:

Генезис идеи.
Кодирование и выбор канала.
Передача.
Дешифровка.
Обратная связь.

Хотя весь процесс коммуникации часто завершается за несколько секунд, и поэтому трудно выделить отдельные этапы, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в различных точках. Этот анализ подобен внимательному рассмотрению каждого кадра короткого эпизода фильма.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: