Коммуникационные каналы и сети в структуре управления - Классификация коммуникации в процессе управления

Оглавление:

Термин «общение» появился в научной литературе сравнительно недавно — в начале XX века. Это происходит от латинского communico, что означает делать вместе, соединяться, общаться. В этом весь смысл коммуникации в организации: сделать общее дело — достижение организационных целей — можно только через прочные связи, которые существуют благодаря коммуникации всех членов компании.

Коммуникация — как форма взаимопонимания между двумя или более контактными подразделениями — является естественной и неотъемлемой частью процесса управления.

Коммуникация — это процесс обмена информацией, опытом и данными. Коммуникация является неотъемлемой частью функционирования компании, и менеджер тратит на нее от 50 до 90% своего рабочего времени. Коммуникация позволяет координировать деятельность как внутри компании, так и устанавливать внешние контакты.

Коммуникация по своей природе — это контакт, общение с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устной или письменной форме посредством символов или действий. Передаваемая информация должна быть значимой для коммуникаторов. Целью коммуникации является правильное понимание отправленного сообщения получателем. Коммуникация всегда включает в себя элементы, без которых процесс коммуникации не может происходить.

Существует две основные функции коммуникации: информационная и личная.

Первый осуществляет процесс движения информации, второй — взаимодействие личностей. Эти две функции тесно взаимосвязаны. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется через перемещение информации, но не сводится полностью к информационным процессам, поскольку коммуникация строится не только на факте отправки и получения информации, но и на личной оценке этой информации и индивидуальных интерпретациях.

Поэтому целью корпоративной коммуникации является осуществление изменений, оказание влияния на деятельность с тем, чтобы организация могла процветать.

Коммуникативная деятельность — очень сложное явление, которое имеет следующие компоненты: коммуникативная, интерактивная,

перспективные, информативные, выразительные страницы.

Коммуникативная сторона проявляется через действия человека, которые сознательно ориентированы на его семантическое восприятие другими.

Интерактивная сторона — это взаимодействие людей друг с другом в процессе межличностных отношений. (Взаимодействие — это взаимодействие).

Перспективная сторона проявляется в восприятии и оценке людьми социальных объектов. Такими социальными объектами могут быть другие люди, сами коммуниканты, группы, другие социальные сообщества.

Информационная сторона состоит в передаче и понимании информации обоими участниками коммуникации.

А выразительная сторона проявляется через волнение, переживания участников процесса общения.

В процессе коммуникации выделяются четыре основных элемента:

Отправителем является любое лицо (сотрудник), у которого есть конкретные идеи, намерения, информация и цель коммуникации. Отправитель формулирует значение того, что и почему он хочет сообщить другому участнику коммуникационного процесса;
Сообщение — информация, которую отправитель передает предполагаемому получателю, формируется в результате кодирования. Отправитель намерен выразить сообщение в устной или невербальной форме; Кодирование — это перевод информации об отправителе в набор коммуникационных символов (слова, действия, выражения лица и т.д.). Основной формой кодирования является язык общения.
канал, т.е. средства передачи информации. Информация может передаваться посредством личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, факсимильных сообщений, записок, документов, графиков производства и отгрузки и т.д.
получатель — лицо (лица), для которого (которых) предназначена эта информация.

Декодирование — это процесс перевода сообщения в значимую форму. Связь успешна, когда получатель получил и понял отправленное сообщение. Чем ближе расшифрованное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем эффективнее связь. Когда получатель, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон меняются. Между ними происходит двусторонний обмен информацией, и ответ каждой из сторон выражается в обратной связи сообщения. В этом случае устанавливается двусторонний коммуникационный процесс.

В целом, уровни коммуникации можно разделить на четыре уровня:

генерация идей и выбор информации. Отбор может быть случайным или целенаправленным, выборочным или непрерывным, предписанным или проактивным, произвольным или основанным на определенных критериях.
кодирование информации и выбор канала. Здесь информация облекается в форму, доступную и понятную приемнику, например, письменную, табличчатую, графическую, акустическую, символическую и т.д.. Также выбирается подходящий способ (канал) его передачи: устный, письменный, с помощью различных искусственных сигналов или обычных знаков.
передача информации. Это можно сделать несколькими способами одновременно. Если информация важна, то считается, что нельзя ограничиваться одним каналом, и этот процесс необходимо дублировать несколькими способами, по возможности, но не злоупотреблять, создавать документы при каждой возможности, в противном случае поток документов может захлестнуть.
декодирование (перевод символов отправителя в мысли получателя). Здесь приемник воспринимает, декодирует и понимает информацию.

Отправитель, в свою очередь, ожидает, что получатель каким-то образом подтвердит получение сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, тем самым установив цикл обратной связи.

В идеале это должно быть сделано без промедления (желательно предполагаемое), облечено в форму, соответствующую ситуации, и учтено восприятие способности. Обратной связью вербальной коммуникации могут быть разъяснение, обобщение и выражение чувств. Поскольку они могут быть довольно слабыми, иногда необходимо специально отслеживать реакцию.

Стабильная обратная связь в процессе коммуникации значительно повышает надежность обмена информацией и хотя бы частично позволяет избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл сообщения.

Коммуникация считается успешной, когда получатель информации понимает ее содержание в значении, данном отправителем (менеджером).

Классификация коммуникации в процессе управления

Межличностное общение — общение, которое происходит между людьми, находящимися в непосредственной близости друг от друга и в группах, используя слова и невербальные средства общения.

В современных условиях коммуникация с помощью технических средств, информационных технологий, имеет первостепенное значение. Они осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, информационных технологий управления (MIT) и так далее. Например, менеджеры могут использовать ИСЮ, чтобы запросить у других сотрудников информацию, необходимую для решения проблем, или изучить литературу о текущих событиях в интересующей их области.

Вербальное общение — общение, осуществляемое с использованием вербального языка в качестве системы кодирования.

Многие менеджеры тратят большую часть своего рабочего времени на общение с другими людьми лицом к лицу. Преимуществами вербального общения являются скорость, спонтанность, а также возможность широкого использования невербальных подсказок в дополнение к словам.

Невербальная коммуникация — это сообщения, отправленные отправителем без словесного языка в качестве системы кодирования, посредством жестов, мимики, осанки, внешнего вида, манер и т.д. Они действуют как средство коммуникации в той мере, в какой их содержание может быть интерпретировано другими. С помощью вербального общения передается информация, а невербальное общение передает отношение к партнеру сообщения.

Формальная коммуникация — позволяет осуществлять заказ и ограничение информационных потоков; определяется существующими правилами:

организационная (организационная структура),
функциональные (правила по департаментам и службам, которые включают в себя раздел «Взаимоотношения между департаментами»).

Формальные каналы связи распространены в организациях с иерархической структурой управления.

Неформальная коммуникация — это социальное взаимодействие между людьми, выражение человеческой потребности в коммуникации; она дополняет формальную коммуникацию. Неформальную систему коммуникации часто называют «виноградной лозой», информация в ней часто распространяется по слухам.

Горизонтальная коммуникация — коммуникация, направленная на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одном и том же иерархическом уровне для достижения целей организации; способствует повышению эффективности использования всех видов организационных ресурсов.

Диагональная коммуникация — это коммуникация между сотрудниками отделов и подразделений различных иерархических уровней. Они используются в тех случаях, когда общение сотрудников организации затруднено другими средствами.

Межличностное общение. Эффективность межличностного общения зависит в первую очередь от обратной связи. Это помогает отправителю понять, было ли сообщение отправлено, получено и правильно ли понято получателем. Именно наличие обратной связи делает коммуникацию двусторонним процессом.

Получатель должен быть убежден в компетентности отправителя. В зависимости от компетентности и предыдущего опыта разные люди могут по-разному интерпретировать одно и то же сообщение, что подразумевает разные подходы к кодированию и декодированию информации. Если отправитель некомпетентен, связь может не сработать.

На эффективность межличностного общения влияет совместимость любого вида. Психологическая несовместимость между отправителем и получателем, неприязнь получателя к целям и намерениям, сформулированным в сообщении, разрушают коммуникацию.

Таким образом, трудно переоценить важность коммуникаций, они важны для руководителей организаций по следующим причинам:

коммуникация необходима для эффективного управления;
коммуникация необходима для утверждения авторитета и выражения воли лидера;
Хорошо налаженные коммуникационные сети способствуют повышению эффективности работы организации. Если организация эффективна в коммуникации, то она эффективна во всех других видах деятельности.
коммуникация имеет сложную и гибкую структуру. Только знание структур коммуникации приносит успех.

Внутренняя связь

Внутренняя связь — это любая связь внутри организации. Он может быть устным или письменным, прямым или виртуальным, лично или в группе. Эффективная внутренняя коммуникация сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали является одной из основных целей любой организации. Хорошая внутренняя коммуникация позволяет определить ролевые отношения и распределение обязанностей сотрудников.

Ты не можешь построить внутреннюю связь один раз и потом забыть об этом. Процесс должен постоянно поддерживаться и корректироваться в соответствии с развитием компании. Методы построения внутренних коммуникаций разрабатываются все более детально, в зависимости от различных стейкхолдеров, которые существуют в компании, а также от специфики структуры их взаимодействия, перекрытия сфер деятельности.

Знаки хорошей внутренней коммуникации:

Информативный — это должно быть не просто строка слов, а что-то, что каким-то образом меняет ситуацию.
Ясность — послание должно быть адаптировано к восприятию тех, для кого оно предназначено.
Своевременность. Сотрудники должны получать необходимую информацию до того, как они покинут компанию и будут раскрыты клиентам, партнерам, конкурентам.
Независимость и беспристрастность — любая ложь или инсинуация рано или поздно все равно рано или поздно станет достоянием общественности.
Лаконичность.

Лица, участвующие во внутренних коммуникациях здания, должны обладать следующими характеристиками:

Открытость — что подразумевает умение говорить с любой аудиторией и реагировать на любые предложения.
Целостность.
Способность к диалогу.

Скорее, отдел внутренних коммуникаций становится фасилитатором взаимодействия между руководством и сотрудниками. Она отвечает за поддержание определенного числа каналов связи, например:

внутренний сайт (интранет);
регулярные встречи — в том числе:
Неформальные встречи, где сотрудники могут напрямую поговорить со своими начальниками;
виртуальные встречи
Конференция;
Корпоративная пресса и непериодическая печатная продукция;
внутренний электронный бюллетень;
Пинборды.

Для налаживания коммуникации с сотрудниками руководство использует различные подходы:

Целевой подход — коммуникация строится с четко определенной целевой аудиторией. Чем точнее сформулировано послание, тем больше вероятность того, что оно будет воспринято правильно. Основная ошибка заключается в предположении, что информация передается только словами, а получатель просто пассивно принимает сообщение.

Круговой подход — коммуникация устанавливается посредством хороших межличностных отношений и работы для обеспечения того, чтобы каждый сотрудник наслаждался своей работой. Такая система может быть создана только в результате длительных и открытых дискуссий. Считается, что суть общения заключается в достижении взаимопонимания. Проблемы возникают из-за неправильного представления о том, что понимание приводит к согласию и что это является единственной целью коммуникации. Нет необходимости разделять точку зрения человека, чтобы уважать ее и включать ее в свою работу.

Подход, основанный на активных действиях — коммуникация устанавливается посредством практических действий, которые требуют понимания и интуиции. Подход основан на том принципе, что коммуникация заключается в координации значений, понимании общих правил и признании закономерностей.

Коммуникация является важным связующим звеном между менеджером и подчиненными, инструментом внутрисистемной координации, помогает в сборе информации на всех уровнях управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый менеджер заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, реализуются новые идеи, управляется мотивация и контролируется поведение членов группы. Коммуникация необходима для обеспечения авторитета и воли лидера.

Внешняя коммуникация

Ни одна компания не может жить без внешней связи. Времена, когда достаточно было произвести хороший продукт или услугу и сразу же продать его, были безвозвратно «забыты». Потребителю уже недостаточно знать, что у компании есть тот продукт, который он хочет. Потребитель бессознательно ждет, когда его удивят, угадают его потребности, поднимут настроение, вдохновят и обрадуются. А для этого существует множество инструментов, которые позволяют не только донести до общественности набор необходимых «сообщений» компании, чтобы люди «понимали» компанию и ее продукт, но и сформировать к нему особое отношение.

Внешняя коммуникация — коммуникация между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды оказывают очень сильное влияние на деятельность организации.

Организации используют различные средства связи со своей внешней средой. Они общаются с существующими и потенциальными клиентами посредством рекламных и других рекламных программ. В области связей с общественностью крайне важно создать определенный имидж, имидж организации на местном, национальном или международном уровне. Организация, имеющая профсоюз, должна общаться с законными представителями работников. Если организация не имеет профсоюза, она может общаться со своими работниками, потому что у нее нет профсоюза. Это лишь несколько примеров того, как организация реагирует на события и факторы внешней среды.

Виды коммуникации можно рассматривать во внешней коммуникации.

B2B — это «Бизнес в бизнес». Эта концепция описывает, кто является источником, а кто адресатом определенной информации, товара или услуги. Как правило, это деловое взаимодействие. Разница с обычным бизнесом заключается в том, что здесь потребитель или потребитель — это другая компания, а не обычный потребитель.

Основной целью B2B является повышение эффективности работы компаний на рынке B2B за счет снижения затрат на подготовку торговых процедур и расширения географии бизнеса до глобального масштаба.

Внешняя коммуникация выходит за рамки организации, т.е. коммуникатор или получатель сообщения находится вне структуры.

Барьеры на пути коммуникации в процессе управления и способы их устранения

Могут возникнуть определенные препятствия в организационной коммуникации:

искажение сообщений. Это может быть преднамеренным, когда человек искажает сообщение с определенной целью. Это может быть фильтрация, то есть отправитель сообщения намеренно что-то скрывает от получателя. Сообщение может быть искажено из-за несоответствия состояний, уровней.
информационная перегрузка. В этом случае могут возникнуть препятствия из-за большого объема информации, неспособности и неспособности менеджера выбрать действительно необходимую и важную информацию.
Неудовлетворительная организационная структура. Проблема многих компаний — это неоправданно сложная организационная структура, в которой информация каким-то образом «перемешана», искажена или неправильно истолкована.
неудовлетворительный кадровый состав.
конфликты между различными группами или подразделениями.

Существует множество способов преодоления препятствий в процессе коммуникации (квалифицированный руководитель с большим опытом может иметь свои секреты преодоления препятствий):

регулирование потока информации.
управленческая деятельность, включая планирование, организацию, мотивацию, осуществление и контроль.
системы обратной связи. Если системы обратной связи не отработаны, то сам процесс коммуникации становится бессмысленным.
системы сбора предложений. Это могут быть анонимные ящики или анонимные звонки. Во многих компаниях (например, Siemens) такие ящики есть в отделах и мастерских.
современные информационные технологии. Оборудование компаний компьютерами, установка Интернета, электронная почта, факс, видеоконференции и т.д..

Совокупность каналов связи, соединяющих субъектов управления, формирует его коммуникационную структуру (сеть).

Можно выделить три типа коммуникационных структур: открытые, закрытые и комбинированные.

Открытые структуры коммуникации характеризуются двумя особенностями:

Во-первых, существование «тупиков», т.е. субъектов, с которыми цепочка коммуникации останавливается, потому что им не с кем взаимодействовать;
во-вторых, наличие «посредников», способных препятствовать коммуникации (останавливать ее, искажать ее содержание, менять ее направление).

В закрытых коммуникационных сетях «тупиков» и «посредников» либо не существует, либо их можно обойти.

Комбинированные сети объединяют элементы двух предыдущих коммуникационных структур в различных вариантах.

Рассмотрим более подробно основные типы коммуникационных структур, но поговорим только об их базовых схемах.

Самый простой тип открытой структуры связи — линейная, называемая «змея».

Она характеризуется тем, что субъекты A и B, которых она объединяет, находятся в тупике, в то время как субъект B не только выступает в качестве посредника коммуникации, но и может ее контролировать. На практике такая структура редко существует как самостоятельный субъект; чаще она представляет собой элемент более сложных образований, в которых служит инструментом неформального общения между субъектами одного и того же уровня.

Многоуровневые структуры обычно имеют центральную связь, которая служит отправной точкой для вертикальных каналов связи.

Например, коммуникационная структура типа «звезда» используется, когда количество субъектов, подчиненных центру (в данном случае А), не превышает нормы управляемости. По сути, из него исходит серия «змей».

Однако такая коммуникационная структура не подходит для более крупных организаций. Здесь центральное звено А уже не в состоянии в одностороннем порядке разрабатывать все решения и доводить их до сведения субъектов В, Г, Д. Центральное звено А не в состоянии в одностороннем порядке разрабатывать все решения. Ему помогает посредник Б, который их конкретизирует.

Действительно, как представитель среднего менеджмента и во второй роли Б обладает огромной властью, потому что он контролирует взаимодействие всех субъектов коммуникации и может незаметно навязывать свою волю центру (А). В сетях типа «звезда» и «спар» количество каналов связи, сходящихся в центр, на практике не может превышать нормы управляемости (количество людей, которыми менеджер может эффективно управлять). Поэтому крупным многодисциплинарным организациям требуются структуры связи с горизонтальными каналами на одном или нескольких уровнях. Таким образом, в тентоподобной структуре допускается один уровень с горизонтальными каналами.

В домовой структуре такие каналы также возможны на нескольких уровнях, что придает им практически закрытый характер.

Такие структуры позволяют менеджерам решать многие второстепенные проблемы непосредственно самим, так что менеджмент может сосредоточиться на главном. В целом, структуры открытой коммуникации присущи крупным многоуровневым организациям с жесткой подчиненностью одних членов другим и преобладанием формальных отношений. Однако в рамках таких организаций могут также существовать гибкие консультативные и совещательные формирования (комитеты, комиссии, специальные творческие группы).

Здесь коммуникация обычно происходит в контуре закрытых сетей, где посредники (если таковые имеются) играют роль не контроллеров, а коннекторов, облегчающих взаимодействие между участниками.

Основой такой коммуникации является круговая структура. Она помогает сближению людей, облегчает взаимодействие, обмен информацией и идеями, стимулирует творческие процессы.

Там, где необходима координация работы исполнителей, это обеспечивается коммуникационной структурой типа «колесо». Существует центральный субъект, который облегчает и ускоряет процесс коммуникации. Тем не менее, он не администратор, но признанный лидер, который руководит другими.

В крупных организациях творческие коллективы могут быть взаимосвязаны. В этом случае структура коммуникации принимает форму «соты», которая представляет собой единство открытой «змеи» и замкнутого «колеса» или «круга».

Структура «соты» предполагает, что субъект участвует в двух группах одновременно, то есть выступает по отношению к ним «связующим звеном».

Рассмотрев все теоретические составляющие коммуникации в процессе управления, рассмотрим этот вопрос на примере конкретной компании. Предмет исследования — компания, работающая в Самарской области — «Самарские оконные конструкции».

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: