Коммуникационные сети - Концепция коммуникации, цели

Оглавление:

Важнейшей формой человеческого взаимодействия является общение. Управление — это сфера человеческой деятельности, в которой коммуникация играет решающую роль. Эффективность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, сотрудниками, удовлетворенность сотрудников своей работой, морально-психологический климат в организации и т.д. зависят от того, насколько хорошо налажено общение. Почти все проблемы бизнеса так или иначе связаны с общением, то есть с процессом передачи своих идей, мыслей и чувств другим людям.

Один из основателей американской социологии К. Кули считал, что коммуникация относится к механизму, посредством которого человеческие отношения становятся возможными и развиваются — все символы разума наряду со способами их передачи в пространстве и сохранения во времени. Она включает в себя мимику, общение, жесты, тон голоса, слова, письмо, печать, железные дороги, телеграф, телефон, а также последние достижения в покорении пространства и времени. Нет четкой границы между средствами коммуникации и остальным внешним миром. Но с рождением внешнего мира приходит система стандартных символов, используемых только для передачи мысли, и таким образом начинается традиционное развитие коммуникации.

К. Вишня сформулировала определение коммуникации как социального объединения отдельных лиц, которые с помощью языка или знаков осуществляют установление общественно значимых сводов правил для различных целенаправленных действий.

А. Урсул подчеркнул, что коммуникация — это обмен информацией между сложными динамическими системами и их частями, способными получать, накапливать и преобразовывать информацию.

Таким образом, общение — это процесс понимания и передачи информации между людьми или группами людей в виде устных и письменных сообщений, языка тела и параметров речи.

Коммуникация играет важную роль в современном обществе. В организациях общение — это не просто обмен информацией, а динамичный межличностный процесс совместного поведения. Из всех организационных процессов коммуникация является ядром, поскольку она лежит в основе жизни всей организации. Коммуникация является первым требованием для существования любой организации. Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к объекту управления и наоборот, без должного понимания посылаемой и получаемой информации работа управления невозможна.

В ходе коммуникации в организации достигаются следующие цели:

Между сотрудниками и структурными подразделениями создаются информационные каналы, с помощью которых в организации создается система обмена информацией, сотрудники и руководители которой планируют и координируют свою деятельность;
Межличностные отношения развиваются и совершенствуются таким образом, что сотрудники становятся командой, способной работать вместе;
обеспечивает создание полных производственных процессов и циклов для реализации целей компании;
управление и оптимизация внутренних информационных потоков;
Создана коммуникационная база для развития эффективной системы внешних связей.

Существуют причины, которые препятствуют установлению и развитию связей в организации. Такие факторы называются коммуникационными барьерами, которые возникают как в формальной, так и в неформальной коммуникации. Под влиянием факторов коммуникационного барьера коммуникация замедляется, искажается, снижается эффективность коммуникации, прерывается обратная связь контрагентов. Существуют коммуникационные барьеры на микро- и макроуровне (микро- и макробарьеры).

Микробарьеры препятствуют успешному общению в определенных узких областях профессиональной коммуникации. Они могут включать в себя:

психологическое отношение источника (отправителя) информации по отношению к получателю (адресату);
психологическое отношение получателя (адресата) к источнику (отправителю) информации;
Низкая способность воспринимать формат информации (сложность предложений, сложная лексика, специфический глоссарий, национальный акцент и т.д.).
пропущенные отзывы;
Предвзятое отношение обоих партнеров по коммуникации к обсуждаемой теме.

Макро-барьеры на пути сообщения препятствуют строительству всех коммуникаций. Такие барьеры могут быть:

Превышение пропускной способности сетей, каналов, средств передачи и информации для кодирования, приводящее к потере или искажению некоторой информации из-за перегруженности сети;
Упрощенная информация с небольшим количеством конструктивных идей, слабо связанных с контекстом коммуникации;
Языковой барьер (среда общения на иностранном языке, профессиональный язык, непрофессиональный невербальный стиль общения);
технические и организационные причины.

Концепция коммуникации, цели

Барьеры можно разделить на барьеры, которые зависят от инициатора коммуникации, источника управленческой информации (группа факторов-источников) и барьеры, которые зависят от получателя управленческой информации, партнера по коммуникации (класс факторов-получателя).

Источники Факторы:

Низкое качество коммуникации и обмена информацией (плохая лексика, недостаточное убеждение);
отсутствие «обратной связи» (отсутствие мотивации);
Неспособность вести диалог и переговоры (неспособность слушать и задавать вопросы);
Ошибка в логике сообщений (недооценка положения и возможностей получателя);
низкие индивидуальные характеристики (дикция, слух, зрение, невнимательность, память и т.д.).

Факторы со стороны получателя:

Неспособность адекватно оценить степень значимости послания (слабое знание предмета, низкий культурный уровень);
ложное отношение сознания (подверженность стереотипам, предвзятости, конфликтам, невнимательности);
Недостаточный интерес к теме общения;
низкие индивидуальные физиологические характеристики.

Основные функции связи включают в себя:

Информационный — передача достоверной или ложной информации, выполняет процесс движения информации;
Интерактивный (мотивационный) — организация взаимодействия между людьми, (распределение функций, влияние на настроение и поведение собеседника через использование различных форм воздействия: стимуляция, команда, подсказка);
Функция восприятия — это восприятие другого партнера по коммуникации и построение на этой основе взаимопонимания;
Выразительный — волнение или изменение характера эмоционального переживания.

Организационная коммуникация — это коммуникация, основанная на передаче информации о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностное общение — вербальное общение людей в одном из перечисленных видов. Характер межличностных отношений существенно отличается от характера общественных отношений, так как его главной особенностью является эмоциональная основа. Поэтому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они формируются и развиваются на основе определенных чувств, которые возникают у людей по отношению друг к другу. Эффективное межличностное общение очень важно для успеха в управлении, поскольку, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на прямом взаимодействии людей — начальника с подчиненными, подчиненных друг с другом — в различных событиях, а с другой стороны, межличностное общение — это наилучший способ обсуждения и решения проблем, характеризующихся неопределенностью и неоднозначностью.

Внешняя коммуникация — это коммуникация между организацией и окружающей средой. Факторы внешней среды оказывают очень сильное влияние на деятельность организации. Эти факторы влияют на коммуникационные потребности организации. Если анализировать то, что на самом деле сказано, написано и прочитано в организации, то нужно сосредоточиться на всех вопросах, связанных с коммуникационными потребностями внешней среды, которые влияют или будут влиять на организацию.

Организации используют различные средства связи со своей внешней средой. Они общаются с существующими и потенциальными клиентами посредством рекламных и других рекламных программ. В области связей с общественностью крайне важно создать определенный имидж, имидж организации на местном, национальном или международном уровне. Организации должны подчиняться правительственному постановлению и заполнять подробные письменные отчеты по этому вопросу. Каждая организация сообщает о своих финансах и маркетинге в своих годовых отчетах и предоставляет информацию о своем местонахождении, возможностях карьерного роста, льготах и т.д. Посредством использования лоббистов и пожертвований в различные политические группы и комитеты, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, имеющая профсоюз, должна общаться с законными представителями работников. Если конкретная организация не имеет профсоюза, она может общаться со своими работниками, потому что у нее нет профсоюза. Это лишь несколько примеров того, как организация реагирует на события и факторы внешней среды. Опять же, обсуждения, встречи, телефонные звонки, записки, видеокассеты, отчеты и т.д., которые циркулируют внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, созданные внешней средой.

Основные виды связи

Внутренняя коммуникация — это коммуникация внутри организации между различными уровнями и департаментами.

Формальная коммуникация — это коммуникация, которая определяется организационной структурой компании, взаимоотношениями уровней управления и функциональных подразделений. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, поскольку каждый уровень управления может корректировать и фильтровать сообщения.

Неофициальное общение. Канал неформального общения можно назвать каналом слухов. Поскольку каналы слухов передают информацию намного быстрее, чем официальные каналы связи, менеджеры используют первый для планирования утечек и распространения определенной информации или информации типа «только между нами».

В рамках вертикальной коммуникации информация перемещается с уровня на уровень внутри организации. Она может передаваться сверху вниз, т.е. с более высоких уровней на более низкие. Таким образом, нижестоящие уровни управления информируются о текущих задачах, изменениях в приоритетах, конкретных задачах, рекомендуемых направлениях действий и т.д. Например, вице-президент по производству может сообщить руководителю завода (менеджеру среднего звена) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, руководитель предприятия должен информировать подчиненных менеджеров о специфике готовящихся изменений.

Помимо совместного использования «сверху вниз», организация также нуждается в коммуникации «снизу вверх». Передача информации с более низкого на более высокий уровень может оказать существенное влияние на эффективность работы. Связь снизу вверх, то есть связь снизу вверх, также имеет функцию информирования сверху о том, что делается на более низких уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих или возникающих проблемах и предлагает возможные способы их решения. Последним новшеством в области управленческой коммуникации по принципу «снизу вверх» является формирование групп сотрудников, которые встречаются регулярно, обычно раз в неделю, для обсуждения и решения проблем производства или обслуживания клиентов. Эти группы называются кружками качества. Коммуникация «снизу вверх» обычно принимает форму отчетов, предложений и пояснений.

Наиболее очевидным компонентом вертикальной коммуникации в организации являются отношения между начальником и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности осуществляется между руководителями и подчиненными.

Некоторые из многих вариантов коммуникации между начальниками и подчиненными включают в себя уточнение целей, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечение участия в решении задач департамента; обсуждение проблем производительности; получение признания и вознаграждения за мотивацию; совершенствование и развитие навыков подчиненных; сбор информации о возникающей или актуальной проблеме; оповещение подчиненных о предстоящих изменениях; а также ознакомление с идеями, улучшениями и

Помимо обмена информацией между руководителем и подчиненным, существует также обмен информацией между руководителем и его рабочей группой. Общение с рабочей группой в целом позволяет руководителю повысить эффективность действий группы.

Иногда рабочая группа встречается без супервайзеров, чтобы обсудить проблемы, улучшения или предстоящие изменения. Такие отношения участия могут повысить удовлетворенность сотрудников работой.

Горизонтальная связь — это связь между различными отделами организации. Помимо обмена информацией сверху вниз или снизу вверх, организациям также необходима горизонтальная связь. Организация состоит из множества отделов, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации задач и деятельности. Поскольку организация представляет собой систему взаимосвязанных элементов, руководство должно обеспечить, чтобы специализированные элементы взаимодействовали в целях продвижения организации в правильном направлении.

Например, представители различных отделов нашего института регулярно обмениваются идеями по таким темам, как расписание курсов, уровень требований, предъявляемых к аспирантуре, сотрудничество в области исследований и консультирования, а также оказание услуг местному сообществу.

Горизонтальный обмен информацией часто включает в себя использование комитетов или специальных групп, формирующих отношения «равный-равному»,

Быть важным компонентом удовлетворенности сотрудников в организации.

Этапы коммуникационного процесса:

Поколение идей. Каждый обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель сначала решает, какая идея или сообщение должно быть темой обмена. Важным требованием для эффективной коммуникации является то, что она не может состоять из расплывчатой общей похвалы или критики поведения подчиненных. Важно, чтобы лидер, который генерирует идею понимает, что он не может пренебречь тем, к кому она обращается, как она будет восприниматься, будет ли она пониматься;
Кодирование и выбор канала. Передача информации отправителем должна начинаться с ее кодирования специальными средствами (словами, интонациями, жестами, выражениями лица и т.д.). Таким образом, кодирование превращает идею в послание. На этом этапе отправитель также должен выбрать канал, совместимый с типом символов, используемых для кодирования. Если канал не подходит для физического выражения символов, передача становится невозможной;
Передача. На этом этапе отправитель использует выбранный канал для передачи сообщения (кодированной идеи или набора идей) получателю. Это относится к физической передаче сообщения, которую многие члены команды путают с реальным процессом коммуникации;
Дешифровка. На этом этапе сообщение декодируется. Декодирование — это перевод символов отправителя получателем сообщения. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то получатель понимает, что именно имел в виду отправитель, когда формулировал свою идею. Смысл сообщения ясно понимается в соответствии с идеей отправителя;
Обратная связь. Этот шаг особенно важен для коммуникации. Его присутствие или качественное исполнение способствует эффективности коммуникации. При наличии обратной связи отправитель и получатель обмениваются коммуникационными ролями в процессе;
Шум. На информационном пути существуют нарушения, источники которых различны: используемый язык и разное восприятие (например, разный статус начальника и подчиненного). В результате значение передаваемой информации может значительно измениться. Искажение информации происходит на каждом этапе передачи. Обратная связь используется для устранения этих отрицательных потерь.

Сети связи и их типы

Сеть связи — это соединение людей, вовлеченных в коммуникационный процесс определенным образом через информационные потоки. Речь идет не об отдельных людях как таковых, а об отношениях общения между ними. Сеть связи включает в себя поток сообщений или сигналов между двумя или более лицами. Сеть связи сосредоточена на схемах этих потоков, разработанных в организации. Речь не идет о том, был ли передан смысл или сообщение.

В компаниях каналы связи объединяются в сети, которые связывают элементы управленческой структуры в единое целое. Они сочетают в себе формальные и неформальные каналы связи, которые пересекаются и дополняют друг друга.

Основываясь на отечественном и зарубежном опыте, можно выделить три направления

Вид коммуникационных сетей:

open, в этих сетях движение команды или информации может быть остановлено, так как оно заходит в тупик, то есть в элемент структуры управления, находящийся в конце канала. В то же время, движение может столкнуться с препятствием в виде промежуточного элемента или контроллера, который по каким-то причинам препятствует (останавливает, искажает, направляет в другом направлении) этому движению и не может быть обойден.
закрыты, где тупики и контроллеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены.

Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа проектирования и характерны для крупных многоуровневых компаний.

Давайте более подробно рассмотрим отдельные типы сетей с их преимуществами и недостатками, имея в виду, что мы имеем дело с их основными схемами, а не с «портретами» каких-либо реальных организаций или структур.

Самый простой тип открытой сети связи является линейным и называется змеей. Она характеризует элементы структуры управления A и B, которые соединяются в тупик, а B не только выступает в качестве посредника коммуникации, но и может ее контролировать. Такая сеть объединяет сотрудников одного уровня управления, обычно носит неформальный характер или является одним из элементов более сложной сети.

Если количество звеньев, принадлежащих к нижнему уровню иерархии административной структуры, находится в зоне контроля, то наиболее подходящей является сеть связи, называемая звездой и позволяющая немедленно получать информацию, концентрировать ее в центральном звене А и в кратчайшие сроки отправлять исполнителям B, C, D. Ссылка А может легко поддерживать порядок в администрации, так как отсутствуют посредники и неформальные каналы связи, что делает невозможным возникновение различных видов «помех». Однако такая коммуникационная сеть не подходит для крупных административных структур. Центральный элемент А больше не в состоянии самостоятельно принимать все решения и доводить их до сведения исполнителей. В этом случае помощник (медиатор) В принимает меры по инстанциированию команд и распространению информации среди исполнителей C, D и E. Поскольку он является представителем среднего управленческого звена и играет второстепенную роль, он получает большую власть, так как он контролирует информацию и может навязать свою волю на первый. Такая сеть называется «корешок».

В звездообразных и обтекаемых сетях количество каналов связи, сходящихся на центральном элементе, на практике может вырасти до бесконечности и, в конечном счете, превысить способность любого отдельного человека управлять ими. Это обстоятельство накладывает естественный предел на развитие структур управления и тем самым препятствует расширению предприятий, вызванному ростом масштабов производства.

Поэтому для крупных многодисциплинарных функциональных структур характерны другие коммуникационные сети, такие как палатка и ее модификации. Суть этих модификаций, которые называются палаткой и домом, заключается в том, чтобы формально допускать, помимо вертикальных, горизонтальные каналы связи, по которым подчиненные могут непосредственно сами решать многие вторичные задачи, что позволяет руководству не отвлекаться на них и сосредоточиться на главном.

В «палатке» допускается один уровень горизонтальной связи — между вторыми лицами; в «доме» такие каналы возможны на всех уровнях структуры управления, что придает ей характер закрытой сети. Однако практика показывает, что относительно свободное использование каналов коммуникации здесь может создать определенные целевые деформации, посредством которых отдельные субъекты структуры лидерства могут быть сначала удалены из системы коммуникации, а затем удалены.

Например, субъект D, на основании предварительного соглашения, может отправить информацию для А о В и D в обход С, что должно быть сделано в соответствии с формальными правилами. Через некоторое время не составит труда доказать фундаментальную неуместность С и возможность ее исключения из структуры управления.

Открытые коммуникационные структуры

В целом, структуры открытой коммуникации присущи бюрократическим структурам, где существует жесткая субординация одних связей с другими и преобладают формальные связи. Однако внутри таких компаний могут существовать и гибкие структуры — консультативно-совещательные (комитеты, комиссии, специальные творческие группы), основанные, главным образом, на неформальных или полуформальных внутренних связях и принципах самоуправления. Связь здесь происходит через закрытые сети, в которых действуют посредники.

В крупных компаниях это может быть сложно, в том числе и дополнительные каналы связи, которые связывают всех и каждого. «Круг» характерен для структур с благоприятным морально-психологическим климатом. Она помогает сплотить людей, облегчает обмен информацией и идеями, стимулирует творческие процессы.

В крупных компаниях творческие группы могут быть взаимосвязаны, а затем коммуникационная структура принимает форму «соты». Это комбинированная сеть, единица открытого «змеиного» и закрытого «колеса» или «круга». Процесс коммуникации здесь уже имеет тупики, а разъемы легко превращаются в контроллеры. При необходимости эти тупики можно преодолеть, закрыв саму «змею» по принципу «штекер».

Сеть связи организации определяет, кто с кем взаимодействует.

Формальная структура организации, с другой стороны, определяет разделение обязанностей и уровни власти. Таким образом, формальная структура организации предоставляет лишь часть информации о том, как происходят процессы взаимодействия в организации, и, в частности, не объясняет внутриуровневое взаимодействие. Поэтому необходимы дополнительные исследования.

Если спроектировать своеобразную схему взаимодействия внутри организации на основе результатов исследования, то можно отметить некоторые интересные особенности. Во-первых, взаимодействие внутри единиц намного интенсивнее, чем между ними. Во-вторых, это взаимодействие происходит по-разному во всех подразделениях. В некоторых единицах все индивиды инициируют и принимают взаимодействие, в то время как в некоторых единицах есть индивиды, которые не инициируют и не принимают взаимодействие (изолированные), или те, через кого, напротив, проходит почти вся информация («привратники»); это, как правило, руководители единиц, но не только они.

Исследования представляют особый интерес для лабораторий НИОКР, которые менее формализованы, чем другие подразделения организации, и поэтому неформальные коммуникационные сети оказывают особенно сильное влияние на производительность. Было установлено, что работники с наибольшей коммуникационной активностью также являются наиболее продуктивными. Однако остается неясным, была ли высокая коммуникационная активность причиной или следствием высокой производительности. Другой факт, выявленный исследователями, заключается в том, что очень большая часть взаимодействия происходила между работниками, которые не принадлежали к одному и тому же подразделению, а относились к разным подразделениям, но были частью одной и той же организации.

Детерминанты сетей связи. Как уже отмечалось, формальная структура организации оказывает решающее влияние на взаимодействие между организационными единицами и различными иерархическими уровнями.

Степень централизации также влияет на тип коммуникации. Для более централизованных организаций характерна высокая степень вертикальной связи, в то время как в менее централизованных организациях доминирует горизонтальная связь. На характер коммуникации влияет задача путем распределения ролей внутри группы, которые связаны с выполнением задачи. Общение внутри группы более интенсивное, чем более сплоченная группа, и статус каждого члена определяет его место в процессе общения таким образом, что член с самым высоким статусом участвует в нем больше всего, а член с самым низким статусом — меньше всего. Наконец, чистое физическое расположение сотрудников (например, близость их офисов) также влияет на интенсивность коммуникации. Отмечается, что офисы с открытой планировкой (с низкими перегородками вместо стен) снижают уровень коммуникации.

Это тем более удивительно, что офисы с открытой планировкой были введены именно для содействия коммуникации.

Последствия сетей связи. Реальное значение коммуникационных сетей заключается не в факторах, определяющих их форму, а в последствиях, которые каждая форма имеет для организации. Например, в исследованиях проводится различие между централизованными и децентрализованными коммуникационными сетями. В случае централизованных сетей, человек, находившийся в централизованном положении, получал больше сообщений от своих коллег, был более удовлетворен их работой, чаще выбирался лидером группы остальными членами группы, а также оказывал большее социальное влияние на остальную часть группы.

Производительность различных типов сетей зависит от типа выполняемой задачи. Например, децентрализованные сети предпочтительнее для сложных задач, потому что они могут выполнить задачу быстрее и с меньшим количеством ошибок; в то же время, централизованные сети предпочтительнее для более простых задач. Недостатки централизованной сети для решения сложных проблем возникают из-за того, что лидер перегружен, а остальные члены группы не могут внести достаточный вклад в решение проблемы.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: