Матрица распределения функций управления - Правовая основа и оптимальная структура должностной инструкции

Оглавление:

Обеспечивает ясность в определении требований к квалификации работника и его должностных функций, указанных в должностной инструкции:

объективно оценивать деловые качества кандидата при подборе персонала, в том числе при проведении отбора (выборе или заполнении должности);
наиболее точно оценить работу сотрудника во время испытательного срока, по согласованию сторон, в контексте оценки его деятельности (его соответствия занимаемой должности);
Рациональное распределение функциональных обязанностей между сотрудниками (как правило, внедряет разделение труда);
Решите вопрос о переводе сотрудника на другую работу;
повысить своевременность и надежность выполнения заданий путем введения количественных показателей периодичности, интенсивности работы, продолжительности и календарных сроков их выполнения;
улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между начальниками и подчиненными;
четко определить функциональные отношения сотрудника и его взаимоотношения с другими специалистами;
определить права работника в отношении подготовки и реализации управленческих решений и использования ресурсов;
Повышение коллективной и персональной ответственности персонала за своевременное и качественное выполнение функциональных задач;
Организовать равномерную загрузку сотрудников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузкой.

Следует отметить, что работник также заинтересован в четком определении характера своей работы, круга обязанностей, ответственности, квалификационных требований к своей должности. В ряде случаев это позволяет ему:

объективно оценить свои навыки и будущие перспективы трудоустройства;
определять порядок работы и круг своих обязанностей в целях защиты своих трудовых прав;
Оцените уровень юридической ответственности за занимаемую (или вакантную) должность.

Кроме того, должностные инструкции можно рассматривать как инструмент защиты прав как работника, так и работодателя, поскольку в случае трудового спора должностная инструкция может служить доказательством законности поведения работника или работодателя.

Они предназначены для развертывания:

взаимосвязь и взаимозаменяемость между различными органами;
Устранить дублирование и параллелизм в выполнении отдельных видов деятельности сотрудниками организации;
четкое разграничение прав и обязанностей работников организации (структурного подразделения);
определение уровня их ответственности.

Должностная инструкция — это документ, который действует в течение относительно длительного периода времени. Он вступает в силу с момента его утверждения руководителем организации и действует до замены новым документом.

На современных предприятиях должностная инструкция обычно создается отделом кадров совместно с руководителем подразделения: Специалисты по персоналу вносят свои знания в процесс создания должностных инструкций, руководитель отдела определяет подчиненность, соподчиненность, распределение функциональных задач в соответствии с разработанными и утвержденными правилами о структурном подразделении организации. Также рекомендуется согласовать должностную инструкцию с юристом. Согласование — это, прежде всего, правовая оценка содержания должностной инструкции, то есть выявление в ней положений, противоречащих трудовому законодательству или не преследующих главную цель — определение правового положения работника, который обязан выполнять трудовую функцию, предусмотренную его должностной инструкцией.

Должностные инструкции должны быть разработаны для всех вакансий в штатном расписании организации и утверждены работодателем. Они должны быть утверждены и введены в действие до того, как будет найден подходящий сотрудник на вакантную должность и с ним будет подписан трудовой договор.

Правовая основа и оптимальная структура должностной инструкции

В качестве основы для должностных инструкций целесообразно использовать нормативно-правовые акты, разработанные централизованно государством.

Так, согласно пункту 5 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденного постановлением Минтруда РФ от 09.02.04 № 9 (далее — Единый квалификационный справочник), квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций.

Подготовленные работодателем должностные инструкции должны содержать конкретный перечень трудовых задач работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и обязанностей.

В соответствии с п. 1 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих Единый квалификационный справочник предназначен для решения вопросов, связанных с:

с регулированием трудовых отношений;
с обеспечением эффективной системы управления персоналом организации, независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

Работодатель имеет право самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального нормативного акта. В то же время перечень работ, определенных производственных операций, трудовых задач работника должен в определенной степени соответствовать централизованно установленным требованиям.

Кроме того, работодатель имеет право расширить объем трудовых задач работника по сравнению с теми, которые определены централизованно. Однако эта возможность имеет некоторые ограничения. Согласно пункту 5 порядка применения ЕКС, это может быть обусловлено серьезными причинами, такими как процесс совершенствования организации труда работодателем или внедрение технических средств, проведение мероприятий по увеличению объема работы.

Таким образом, должностная инструкция разрабатывается на основе функций и задач структурного подразделения организации, с учетом требований, указанных в квалификационных справочниках.

Содержание должностной инструкции в целом соответствует коллективным переговорам и квалификационным требованиям, изложенным в Едином кодексе поведения.

Должностная инструкция должна включать следующие обязательные разделы: Общая часть, обязанности (функциональная карта.), права, обязанности, отношения. Кроме того, рекомендуется включить такой раздел в качестве стимула.

Определяется назначение и место работника в аппарате управления. Общая часть содержит следующие положения:

Основная функция управления, которую должен выполнять сотрудник в соответствии с матрицей распределения функций между структурными подразделениями. Подчинение сотрудников в соответствии с организационной схемой, с указанием конкретного структурного подразделения и вышестоящего начальника. Список должностных лиц (для руководителей), находящихся в прямом подчинении в соответствии с планом создания компании.
Порядок назначения, перевода и увольнения работника на данную должность определяется в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и Правилами внутреннего трудового распорядка.
Квалификационные характеристики кандидата на должность, определяющие опыт работы по специальности и уровень образования, определяются в соответствии с перечнем квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих.
Технические требования к претенденту на должность («что он должен уметь делать») взяты из Квалификационного справочника руководителей, специалистов и служащих.
Перечень основных правовых актов, положений и инструкций, которыми работник должен руководствоваться при исполнении своих обязанностей («что он должен знать»), определяется на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, а также внутренних нормативных документов Компании.
Основная цель работы сотрудника, которая определяет главное направление его работы при выполнении функциональных обязанностей.

Данный раздел может содержать дополнительные требования, которые работодатель определяет самостоятельно с учетом специфики организации и условий труда работника.

Раздел «Рабочие задания

Самый важный раздел, занимающий центральное место в должностной инструкции, поскольку работодатель не может требовать от работника выполнения работы, не указанной в трудовом договоре.

Данный раздел включает в себя выполнение работником обязанностей, которые установлены как ЛГП РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, так и другими локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов есть законы, устанавливающие трудовую дисциплину (правила внутреннего трудового распорядка) или (положение о персональных данных работников организации) и т.д. В то же время, в зависимости от специфики работы, могут быть установлены и другие обязательства. Например, обязанность работников повышать свой профессиональный уровень, продолжать образование по инициативе работодателя (подготовка, переподготовка).

А.П. Егоршин предлагает определить в этом разделе функциональные обязанности работника, количественные показатели его работы и функциональные взаимоотношения с другими работниками. Он представлен в табличной форме.

Исходными данными для разработки карты функциональной ответственности являются:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
Матрица распределения функций управления между структурными областями;
Правила строительного подразделения;

Раздел «Права» включает в себя перечень полномочий, на которые имеет право работник в связи с выполнением своих трудовых обязанностей. Права описывают способность использовать различные ресурсы (трудовые, финансовые, материальные, технические, энергетические) для решения управленческих задач. Права осуществляются на принципе единоначалия руководителем компании, который может делегировать их своим заместителям и специалистам.

Права определяют перечень полномочий работника, которые обеспечивают выполнение его функциональных задач. Исходными данными для их разработки являются: Гражданский кодекс Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Единые правила внутреннего трудового распорядка; Корпоративная философия; Положение о структурном подразделении; Единые (примерные) положения и должностные инструкции.

В разделе «Ответственность» рассматривается юридическая ответственность за несоблюдение требований трудового законодательства в отношении должностных инструкций. Исходными данными для разработки являются: Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Устав предприятия, корпоративная философия, положение о компенсациях, единые правила внутреннего трудового распорядка, единые (примерные) должностные инструкции, матрица распределения функций управления, положения о структурных подразделениях.

Качество выполнения функциональных задач определяется по результатам работы структурного подразделения в целом, с учетом конкретного вклада работника в общую работу.

Оценка своевременности и качества выполнения функциональных обязанностей производится руководителем работника, используя при необходимости следующие формы воздействия:

Административные меры, применяемые руководством организации в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, корпоративной философией и обычными правилами внутреннего трудового распорядка;
Меры с существенным воздействием, основной формой которых является изменение должностного оклада и депремирование, т.е. полное или частичное лишение премии в соответствии с действующими правилами оплаты труда.

Анализ основных функций отдела

Следует отметить, что данный раздел содержит большое количество функций организационного контроля, некоторые из которых очень редко используются или не выполняются на практике, это такие функции, как:

Исполнение административных правил,
Организация своевременного рассмотрения, осуществление контроля за своевременным исполнением:
письменные и устные обращения граждан и организаций; обращения депутатов парламента всех уровней, избирательные мандаты;
Критические материалы об администрации, опубликованные в СМИ, обращения граждан на сайте мэрии;
Развитие и совершенствование системы приема граждан главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации.

Готовить оперативную и аналитическую информацию и предложения по совершенствованию работы административных отделов на основе обобщения и анализа запросов, поступающих от граждан.

На практике контроль за соблюдением правил не осуществляется, даже письменные и устные возражения граждан и организаций иногда не принимаются во внимание. Очень часто опубликованные в СМИ критические материалы в адрес администрации рассматриваются управлением с большим опозданием, совершенствование системы приема граждан главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации отсутствует, корректируется за неимением времени.

Что касается предложений по улучшению работы отделов администрации на основе обобщения и анализа поступающих от граждан жалоб — в связи с отсутствием анализа или несвоевременным анализом этих жалоб, данный пункт необходимо исключить из функций, либо направить все возможные усилия на устранение этого пробела.

Следует также отметить функции, которые выполняются регулярно и должным образом. Это такие функции, как:

Организация работы по:

Разработка административных правил.
Председатель комитетов, совещаний персонала, Координационного совета по общественной безопасности и совещаний административного директора.

Подготовка, анализ и контроль своевременного выполнения мероприятий в соответствии с утвержденными квартальными планами.

Разработать и внедрить меры по эффективному ведению документации и документационному обеспечению административной деятельности. Контроль над процессом управления документацией в структурных подразделениях администрации.

Проведение работ по:

Зарегистрируйте предложения о наказаниях;
Формирование сводного списка предложений по штрафным санкциям;
Составление мотивированного заключения о принятии предложения «Наказ» и включении его в качестве наказания или об отклонении его с указанием причины;
Предварительное обсуждение мотивированных заключений о принятии (отклонении) предложений по наказам с участием депутатов городского Совета;
Контроль за выполнением учредительных мандатов.

Формирование дел по номенклатуре и передача их в архив.

Создать условия для хранения архивных документов и обеспечить их учет и сохранность.

Получение, первичная обработка, регистрация и распределение входящей корреспонденции в офисе окружного клерка, регистрация и отправка исходящей корреспонденции.

Подготовка проектов правовых актов мэра города, распоряжений главы администрации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

Проведение и анализ работы по:

статус и перемещение персонала в администрации;
Создание кадрового резерва;
Переподготовка и повышение квалификации муниципальных служащих;
Обеспечивает проведение конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестаций и квалификационных экзаменов работников города.
Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины сотрудниками структурных подразделений администрации.
Взаимодействовать с комитетами TPS при подготовке и проведении общерайонных мероприятий.
Организация консультативной и методологической поддержки органов ТПС.
сотрудничать с избирательными комиссиями в подготовке и организационном обеспечении выборов.
Взаимодействие с депутатами городского Совета и Совета депутатов Новосибирской области.
Подготовка списков потенциальных присяжных заседателей.
Регистрация избирателей, участников референдума, проживающих на территории района.
Создать и поддерживать телефонную базу данных структурных подразделений правительства округа и мэрии.
Подготовка наградных листов, почетных грамот, благодарственных писем администрации района, памятных адресов, поздравительных открыток и сертификатов
Подготовка к публикации пресс-релизов, выступлений главы администрации; информационных, информационно-аналитических и иных материалов о деятельности администрации; о выступлениях, совещаниях главы администрации и его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации округа; а также об общеокружных культурных, спортивных мероприятиях, отмечающих знаменательные даты и события.
Взаимодействовать с полицией общественной безопасности при разработке и внедрении программ охраны общественного порядка в регионе.
проведение служебных проверок в структурных подразделениях администрации, муниципальных учреждениях (предприятиях), расположенных на территории района, в установленном порядке в пределах компетенции отдела.
Осуществляет иные полномочия по распоряжению главы администрации, заместителя главы администрации.

Анализ организации работы отдела

Отдел организации и контроля возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности распоряжением главы администрации по представлению заместителя главы администрации. Он отвечает за деятельность отдела.

В этом разделе описаны функции, выполняемые непосредственно руководителем отдела:

Руководство деятельностью отдела, планирование его работы, обеспечение выполнения задач и функций, возложенных на отдел;
Осуществлять контроль над выполнением обязанностей сотрудниками отдела;
Способность действовать от имени департамента и представлять его в государственных советах и других организациях по вопросам, входящим в его компетенцию;
Внесение на рассмотрение заместителя главы администрации предложений о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц, не исполняющих в установленном порядке правовые акты, поручения и решения мэра, главы администрации.
Подписывать документы, отправляемые от имени департамента;
Содействует профессиональному развитию сотрудников отдела, соблюдению ими трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
Выполнять другие функции, необходимые для обеспечения работы отдела.

Также указано, что отдел формируется из специалистов, которые выполняют свои функциональные обязанности на основании должностных инструкций, назначаются и освобождаются от должности распоряжением главы администрации, и что отдел является держателем печати и штампа администрации.

Мы видим, что функции руководителя отдела организации и контроля описаны достаточно подробно, но отсутствуют условия и процедуры замещения временно отсутствующих сотрудников, включая самого руководителя. Также отсутствует перечень отдельных должностей, которым работник подчиняется непосредственно в связи со своей должностью (трудовой функцией) или которым он подчиняется по работе.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: