Методы планирования рабочего дня и график работоспособности

Оглавление:

Время — это специфический ресурс, который не обратим. Он исчезнет, поэтому его эффективное использование актуально, особенно в современном темпе жизни.

В век информации становится все труднее уследить за всем, а это очень важно для каждого руководителя. Сегодня цена времени становится дороже денег. Управлять организацией или небольшим отделом, или просто работать, выполнять поручения и при этом успевать уделять время семье и отдыху — задача каждого менеджера.

По мнению экспертов, время в организации стоит в одном ряду с основными фондами, рабочей силой, сырьем. Однако если оборудование можно купить, сырье и материалы не являются редким товаром, который нужно долго искать, то потерянное время уже не вернуть, возможности, упущенные за это время, невозможно остановить бизнес, если изменились условия, в которых они решаются. Особенность времени заключается в том, что оно доступно каждому в равной мере, а именно 1440 минут или 86400 секунд в сутки — не больше и не меньше.

В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может посвятить себе более 16 часов в день, должен называться рабом».

Рабочее время большинства современных менеджеров сжато до предела, рабочий день не нормирован, и все же зачастую невозможно завершить всю запланированную работу к установленному сроку. Вместе с этим растет ощущение беспомощности перед лавиной проблем, которые срочно требуют вашего вмешательства, и чувство, что нехватка времени, как нехватка воздуха, приводит к тому, что проблемы просто раздавливают человека. Все это приводит к состоянию стресса, что еще больше усугубляет ситуацию.

Такая ситуация часто встречается в современном обществе, и не только среди менеджеров. Наверняка каждый может вспомнить множество случаев, когда за один день ему нужно решить множество задач, посетить множество мест, а он не может решить, в каком порядке лучше все это сделать, и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему тайм-менеджмента, что поэтому вы не успеваете или пропускаете что-то важное, сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге негативно сказывается на самочувствии, работе и снижает шансы на то, что все получилось Наверняка почти каждый может вспомнить множество дел, которые он откладывал «на потом» и «в долгий ящик», которые вроде бы должен был сделать, но до которых «так и не добрался».

Биологический ритм работы менеджера

В нашей жизни есть ритм, как и во многих процессах, происходящих на Земле и, в частности, в нашем теле. Это приливы и отливы в морях и океанах, восход и заход солнца, смена времен года и многое, многое другое. Наша задача — знать свои биологические ритмы, составить график, учитывающий нашу индивидуальность.

Работоспособность человека в течение дня обычно изменяется в соответствии с физиологически обусловленной М-образной кривой, в которой есть два отдельных пика активности. Эти пики соответствуют максимальной производительности труда между 10 и 12 часами утра и между 16 и 18 часами вечера. Минимум производительности труда, как правило, приходится на 14.00, а после 18.00 наблюдается спад активности.

Но это общие тенденции, наблюдаемые у большинства людей, однако каждый человек индивидуален и имеет свою собственную М-кривую.

Кроме того, давно известно, что почти всех людей можно отнести либо к «жаворонкам», либо к «совам». «Жаворонки» просыпаются рано утром и чувствуют себя бодрыми и энергичными в течение первой половины дня. Их производительность труда в этот промежуток времени высока, но к вечеру снижается, наступает сонливость, и они рано ложатся спать. «Утром ты мудрее, чем вечером» — вот их главный девиз.

«Совы» обычно ложатся спать довольно поздно и, конечно же, поздно просыпаются. Им трудно вставать по утрам из-за глубокого сна. Производительность «сов» постепенно увеличивается в период с обеда до вечера.

Ученые выделяют третий тип людей — аритмиков, чьи показатели в течение дня практически не меняются. К этому типу относятся в основном люди, занимающиеся физическим трудом.

Индивидуальный ритм может значительно отличаться от начала и конца рабочего дня, фиксированных перерывов на обед на работе или в компании. Поэтому необходимо разработать программу исследования личного биоритма, чтобы выяснить, как изменяется работоспособность, продуктивность, внимание в течение дня, по дням недели и по месяцам. Самый простой способ сделать это — включить эти измерения в свой ежедневный график. О том, как измерять время, мы поговорим позже. После еженедельных измерений постройте М-кривую. Сравните свои индивидуальные результаты с зависимостью, которая есть у большинства людей.

Полученные результаты очень важны, поскольку теперь можно подстроиться под то, как работает производство или компания. Некоторые руководители адаптировали или адаптируют работу подчиненных к своему биологическому ритму. Сталин, например, организовывал совещания до поздней ночи, а боссы некоторых современных компаний на Западе начинают работу со своими топ-менеджерами в пять утра.

Равномерная часовая нагрузка. Зная общие законы движения в природе, в том числе и выполнения запланированных дел, целесообразно работать равномерно. Здесь уместна аналогия с движением автомобиля. Усилия, будь то творческие или физические, будут иметь максимальную эффективность, если работать в течение дня без «ускорений» и «торможений». Поэтому практической рекомендацией является как можно более равномерная почасовая работа.

«Сократите» расписание. Когда составляется график работы, возможно и вероятно, что найдутся задачи, которые не впишутся в график. В этих случаях рекомендуется «уплотнить» расписание.

Целесообразно рассмотреть варианты совмещения двух или более задач. Например, во время уборки, наведения порядка и т.д. займитесь изучением иностранного языка. Однако если каждый день делать несколько дел одновременно, рано или поздно наступит умственная усталость. Поэтому рекомендуется не злоупотреблять этой техникой.

При составлении расписания на следующий день рекомендуется учесть опыт многих бизнесменов, менеджеров и руководителей среднего звена. Например, не стоит планировать более 3-4 встреч; можно провести максимум 10-15 телефонных звонков или 1-2 встречи или собеседования с максимум четырьмя подчиненными (от 10 до 45 минут на беседу).

Анализ использования времени

Методы и методики исследования использования времени классифицируются по нескольким причинам:

в соответствии с целью исследования,
в зависимости от количества наблюдаемых объектов, в зависимости от формы коллекции
по форме записи данных,
в зависимости от типа наблюдения, в зависимости от наблюдателя,
по форме записи.

Фотографирование рабочего дня — это обследование трудового процесса с целью определения затрат рабочего времени за изучаемый период (часто за целую смену), для определения резервов повышения производительности труда. Это позволяет выявить причины потерь рабочего времени и, устранив их, улучшить использование рабочего времени в течение смены. Согласно FRA, измеряются и учитываются все без исключения затраты рабочего времени, и с особой тщательностью — потери времени по различным причинам. ФДР является важным средством изучения организации труда и производства, а также одним из методов установления норм времени на подготовительные и промежуточные работы, обслуживание рабочего места и отдых. С помощью фотографии рабочего дня изучают использование рабочего времени лучшими рабочими с целью распространения их опыта: разрабатывают наиболее рациональное (воспринимаемое как норма) распределение рабочего времени по классификационным группам (категориям) затрат времени: анализируют потери рабочего времени и вызывающие их организационно-технические причины с целью разработки мероприятий по устранению ошибок и улучшению использования рабочего времени: определяют количество рабочих, обслуживающих агрегаты и машины, т.е. определяют необходимое количество рабочих, которые должны быть использованы в производстве машин.

Этапы фотосъемки рабочего дня

Подготовка к наблюдению;
проведение самого наблюдения на выбранном объекте.
обработка и анализ данных наблюдений; 3) обработка и анализ данных
Разработка мероприятий по устранению потерь рабочего времени и проектированию нормального рабочего дня.

При проведении FDD непосредственно в Наб.

Управление временем

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, взятые вместе, значительно сокращают количество времени, необходимого для выполнения различных производственных процессов. Эти элементы включают анализ использования рабочего времени, постановку целей, которых хочет достичь менеджер при использовании тайм-менеджмента, составление графика работы, разработку различных методов борьбы с причинами нерационального использования ресурса времени. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему управления временем, ее не стоит принимать за аксиому, ведь только каждый человек может наилучшим образом решить проблему рационального использования времени, а потому личный тайм-менеджмент, индивидуальный в каждом конкретном случае, является наиболее эффективным. Однако в целом можно применять вышеперечисленные элементы управления временем.

Анализ — это процесс выявления нерационального использования рабочего времени и его причин, а также определение основных причин, оказывающих наиболее негативное влияние на использование времени.

Постановка целей — это необходимый шаг в управлении временем, который предполагает ответ на вопрос, почему управление временем необходимо в первую очередь конкретному человеку или конкретной компании. Постановка целей также помогает определить, какие методы управления временем следует использовать, а какие нет.

Планирование времени — это процесс создания списка задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование времени имеет некоторые особенности.

Для разработки методов устранения причин потери времени необходимо, чтобы эти причины были выявлены в ходе предварительного анализа и чтобы их необходимо было устранить. Существует несколько типичных подходов для типичных причин, но следует помнить, что каждый случай индивидуален, и в каждом случае необходим индивидуальный подход к каждой причине.

Тайм-менеджмент — это целостная структура, и его следует применять, не исключая ни один из его элементов. Применение тайм-менеджмента требует от человека творческого подхода.

Причины дефицита времени

Можно выделить целый ряд различных факторов, которые приводят к нерациональному использованию времени. Некоторые из этих факторов являются результатом неумелых действий менеджера, некоторые возникают независимо от него, а некоторые напрямую связаны с личностью менеджера, но на большинство из них менеджер может повлиять или, по крайней мере, уменьшить количество времени, потерянного из-за влияния этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

1 Причины, которые являются результатом необдуманных действий менеджера.

К ним относятся свободный труд, плохой обмен информацией в организации, отсутствие четкого распределения работы по степени ее важности, выполнение заданий, которые вполне могли бы выполнить подчиненные, слабая мотивация труда. Менеджер может определить эти факторы и попытаться устранить их каким-либо способом.

Давайте рассмотрим эти факторы.

Бесплатная работа. Это вытекает не только из образа жизни самого менеджера, но и из общего образа жизни данной организации. Некомпенсируемый труд приводит к постоянным перерывам на различного рода «уточнения», разъяснения, необходимые для дальнейшей работы различных отделов, подотделов и отдельных работников. В этом случае отвлекаются не только те, кто просит информацию, но и те, у кого ее просят.
Плохой обмен информацией в организации. Когда передается информация, всегда предполагается, что получатель полностью поймет и осознает ее смысл, но это не всегда так. У каждого человека есть своя система восприятия, которая может искажать получаемую им информацию. Не все современные менеджеры решили эту проблему для себя и своих сотрудников и внедрили единую систему получения и обмена информацией в своих компаниях. Во многих организациях обмен информацией между отделами происходит в форме замаскированного телефона, часто в ходе неформального общения. Примером отсутствия стандартов передачи информации является также отсутствие единого стандарта для объяснения местонахождения организации клиенту по телефону — «каждый объясняет то, что может».
Отсутствие четкого распределения работы в соответствии с ее важностью. Это часто приводит к тому, что менеджер сначала делает то, что на самом деле не является важным. При этом на них тратится много времени, которое необходимо для решения действительно важных проблем.
Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет такие задания, когда не доверяет своим подчиненным и считает, что они могут выполнить задание не хуже его, то есть речь идет об отсутствии уверенности в правильной квалификации сотрудников организации. Например, именно менеджер принимает клиентов, а не любой сотрудник, уполномоченный работать с клиентами, сортирует почту лично и не поручает секретарю сортировать входящую корреспонденцию.
Слабая трудовая мотивация. Слабая мотивация труда приведет к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, но в компании эта проблема может возникнуть и низкая производительность труда приведет к нехватке времени.

2. Причины, которые находятся вне контроля менеджера.

Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, которые часто бывают срочными и требуют много времени на обработку, а также «воры времени». Менеджер не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально снизить их влияние на потерю времени.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: