Неформальная коммуникация - Формальная и неформальная коммуникация в организации

Оглавление:

Слухи, как неформальное общение, являются неотъемлемой частью человеческой жизни, потому что в обществе неизбежно существует дефицит информации, и слухи восполняют эту потребность. Потребность в информации основана на необходимости структурировать мир.

Актуальность. Целенаправленное использование различных слухов и сплетен во внутриполитической жизни большинства государств, а также во внешнеполитических спорах достигло значительных масштабов. Если на заре человеческой истории слухи часто использовались в борьбе между элитами и служили инструментом для различного рода интриг, то со временем они приобретали все более массовый характер. Развитие официальной коммуникации и средств массовой информации не вытеснило слухи и сплетни, а наоборот, придало им новый импульс. В последние десятилетия официальные, институционализированные СМИ все чаще становятся лишь новым, дополнительным средством распространения слухов.

Само возникновение и активное распространение слухов и сплетен всегда выступало как одно из самых массовых психологических явлений — особая, информационная форма массового поведения и формирования массовой психологии. Феномен слухов известен практически каждому взрослому человеку, но на первый взгляд иногда кажется, что слухи недоступны для систематического изучения.

Степень развития. Несмотря на то, что в изучении этих явлений действительно существуют вполне объективные трудности, западные исследователи в 20-30 годы XX века оценили ту роль, которую играют слухи в формировании психологии масс, а также в управлении массовыми процессами, и начали сознательно изучать закономерности их возникновения и распространения. В результате политики и идеологи вскоре начали активно использовать эти знания на практике в своих интересах. По многочисленным оценкам достаточно авторитетных западных экспертов, воздействие на информирование населения с помощью слухов сегодня практически не уступает воздействию через прессу, радио, телевидение и кино.

Сам термин «слухи» трактуется различными учеными неоднозначно. Наиболее известные описания этого явления можно найти в культурологии, теории коммуникации и социальной психологии. Первоначально наиболее перспективным представляется изучение слухов путем обобщения нескольких теоретических подходов: философского, социологического, психологического, политологического и теории коммуникации. Монодисциплинарное исследование в данном случае — социологическое — на первый взгляд кажется непродуктивным, поскольку заметно упрощает предмет исследования, делая его односторонним. Тем не менее, можно попытаться исследовать слухи социологически, учитывая полное пренебрежение российских социологов к этой интересной теме.

Отметим, что социологическое исследование этого канала неофициальной коммуникации имеет свою предысторию и историю. Начало последнего восходит к появлению работ американского социального психолога Т. Шибутани и предшествовавших ему работ Г. Олпорта и Л. Постмана. В западноевропейской литературе эта тема стала рассматриваться несколько позже, чем в американской. Сегодня российскому читателю приходится довольствоваться весьма ограниченной информацией о нем: В частности, бесполезно искать соответствующие статьи в опубликованных словарях, научных сборниках и монографиях. Только недавно начали появляться работы, в которых представлены некоторые результаты эмпирических исследований феномена слухов. Теоретический аспект проблемы пока мало привлекает российских социологов, хотя каждый россиянин, неуверенный в своем будущем, просто живет в море слухов.

Особое место здесь занимают исследования социальных философов, которые связывают слухи с проявлением массового сознания. Типичным в этом отношении является мнение А.С. Ахиезера. Он связывает появление слухов со стремлением массового сознания овладеть инновациями на основе своей (суб)культуры, постоянно формировать картину мира и воплощать ее в план действий.

Формальная и неформальная коммуникация в организации

Можно выделить еще два вида организационной коммуникации: формальную, которая утверждается организацией и вызвана ее потребностями, связанными с производством и производительностью со всеми сферами ее деятельности, и неформальную, которая вызвана социальными потребностями и ориентирована не на организацию в целом, а на отдельных ее членов.

Формальная коммуникация относится к основным каналам организационной коммуникации, через которые проходит вся информация, имеющая отношение к деятельности организации: Отчеты, меморандумы и документы внутри организации; приказы, инструкции и сообщения по иерархической лестнице; рабочая информация, поступающая по компьютерным сетям; входящая и исходящая документация.

Неформальное общение — это личное общение. Нет четких каналов или шаблонов. Она сложна по структуре и обычно содержит не меньше информации, чем формальные виды организационной коммуникации.

Обратите внимание, что в формальном общении используются более формальные формы письменной коммуникации (меморандумы, отчеты, деловые письма и т.д.), чем личные встречи и беседы, которые более характерны для неформального общения.

В Японии, например, сотрудники могут встретиться, чтобы выпить по дороге домой после рабочего дня, что становится важным источником информации. В России, где также развиваются неформальные способы обмена информацией, аналогичным примером являются перекуры в специально отведенных комнатах, называемых «куриликами».

Считается, что коммуникации в российской компании характеризуются значительным преимуществом неформальной стороны: неформальные каналы часто работают быстрее формальных, и почти всегда доверие к неформальной информации выше, чем к формальному источнику.

Примером неформальной коммуникации является так называемая «виноградная лоза», неформальные каналы, без которых не может обойтись ни одна организация.

Сообщения, передаваемые по «виноградной лозе», касаются скорее личных и социальных проблем, чем организационных или рабочих вопросов.

Этот термин возник во время Гражданской войны в США, когда телеграфные провода, протянутые от дерева к дереву, напоминали виноградные лозы. Неформальные пути передачи сообщений также напоминают лианы с их непредсказуемым ветвлением и разрастанием.

По мнению исследователя организационной теории К. Дэвиса, «коридорное радио» наиболее активно используется в следующих случаях:

В организации происходят серьезные изменения;
Поступает совершенно новая информация, а старая и известная никому не интересна;
организация очень хороша в общении лицом к лицу;
корпоративная культура не отличается стабильностью;
Сотрудники группируются по интересам или отношению к рассматриваемому вопросу, как виноград на лозе.

Такой тип общения иногда называют «распусканием слухов». Очень часто рабочие и служащие организации узнают о предстоящих изменениях в политике, персонале или процедурах задолго до того, как о них будет объявлено в официальных меморандумах или на собраниях. А руководство зачастую бессильно остановить утечку информации по неофициальным каналам.

Данные К. Дэвиса: от 75% до 95% информации, передаваемой по «виноградной лозе», является правдой — достоверная информация порождает слухи.

Неформальная коммуникация и ее свойства

Неформальная коммуникация в организациях — это такая коммуникация, которая не предусмотрена правилами или политикой организации. Часто это обычная болтовня или обсуждение личных вопросов, слухов и сплетен, которые могут касаться и работы.

Неформальные коммуникации — это канал распространения слухов, которые обычно передают информацию о предстоящих увольнениях, новых наказаниях за опоздания, изменениях в организационной структуре, предстоящих переездах, спорах между менеджерами и т.д.

Ранее считалось, что слухи имеют репутацию источника недостоверной информации. Однако исследование (проведенное Дэвисом) показывает, что в 80-99% случаев слухи, касающиеся дел в организации, как правило, оказываются точными. Однако когда информация носит личный и эмоциональный характер, степень достоверности слухов снижается. В любом случае, практика показывает, что независимо от точности, влияние слухов очень велико, независимо от их воздействия (положительного или отрицательного).

В организации информация в виде слухов часто циркулирует быстрее, чем по официальным каналам.

Таким образом, неформальная система передачи информации включает в себя следующие каналы:

внутриведомственные беседы;
слухи.

Неформальная передача информации формирует свои каналы на основе социальных групп в структуре организации. Эффективным механизмом, обеспечивающим эффективную передачу информации, являются: частое общение, идентификация с организацией и постоянный контакт с подразделениями. Система неформальной передачи информации неизбежна, необходима и часто раздражает менеджеров. С одной стороны, это позволяет организациям быстрее адаптироваться к изменяющимся условиям, с другой — усложняет координацию деятельности команды и приводит к разногласиям. Развитая система неформальной передачи информации позволяет организации быстрее выполнять свои задачи, сотрудникам легче достичь взаимопонимания. Но неофициальная информация иногда бывает неверной, потому что она не подлежит официальному контролю. Насколько можно полагаться на неформальное общение, зависит от размера организации и восприятия ее целей.

Крупные организации должны больше полагаться на формальную систему коммуникации. Однако профессиональные менеджеры используют слухи очень умело и квалифицированно. Например, перед очередной реорганизацией, перед принятием решения организуется утечка информации, чтобы выяснить реакцию на нее по каналам обратной связи. Это дает возможность изменить что-то в решении или в своей собственной деятельности.

Слух как вид неформальной коммуникации

Слух — это особый вид межличностной коммуникации, в ходе которой создается история, в той или иной степени отражающая какие-то реальные или вымышленные события и становящаяся достоянием большой аудитории. Информация, содержащаяся в слухе, может быть правдивой или неправдивой, но она должна иметь отношение к группе людей, которым адресован слух.

Слухи являются неотъемлемой частью любой организации. Слухи вообще сопровождают человечество постоянно, потому что недостаток информации неизбежно повторяется, а они, слухи, лишь восполняют человеческую потребность в информации, которая основана на необходимости структурировать мир.

В любой организации существует два типа коммуникации — формальная и неформальная. Формальная коммуникация используется для передачи сообщений, которые признаны официальными в организации. Эти сообщения обычно пишутся и передаются по вертикальным каналам. Они включают в себя задания, инструкции, должностные инструкции, описания работы, отчеты и т.д. Формальная коммуникация также может быть вербальной и использовать горизонтальный канал, например, собрания и конференции. В дополнение к слухам исследователи включают неформальные коммуникативные роли членов организации («офицер связи», «опекун», «лидер мнений», «космополит» и т.д.), а также мифы, стереотипы, сплетни и слухи, функционирующие в информационной сфере организации (последние отличаются от слухов прежде всего тем, что их цель — передать информацию о личных делах сотрудников, а не об общеорганизационных проблемах).

Как правило, все слухи имеют под собой определенную основу, как говорится, «нет дыма без огня», а сплетни могут возникать о событиях, которых никогда не было.

Существуют две взаимосвязанные причины возникновения слухов: первая — наличие субъективного ощущения недостатка информации о конкретной проблеме, вторая — важность этого вопроса для сотрудника. Эти два свойства слухов лежат в основе закона Олпорта (сформулированного американским исследователем в 60-х годах XX века) — «слух — это функция важности события, умноженная на его двусмысленность».

Ряд социально-психологических обстоятельств способствует формированию слухов:

слухи возникают в контексте желаемой, значимой информации при неудовлетворенном интересе.
источником появления слухов часто являются сотрудники с высоким уровнем тревожности или люди, удовлетворяющие личные потребности, например, демонстрирующие свое превосходство в обладании информацией.
когда человек не чувствует себя в безопасности — он испытывает беспокойство, тревогу. Эмоциональное напряжение само по себе является фактором формирования слухов, с помощью которых люди контролируют угрожающие условия реальности. Кроме того, эмоциональная разрядка происходит путем обмена тревожными страхами друг с другом.
недостатки или слабая официальная информация о ситуации. Из-за долгого молчания руководства информационный вакуум часто заполняется слухами.
неблагоприятная, деструктивная ситуация в коллективе, наличие серьезных организационных проблем способствует возникновению слухов.
иногда порождение слухов способствует «утечке информации» из так называемых достоверных источников.
конфликтующие стороны также часто распространяют слухи или «очерняют грязь».
длительная задержка в принятии решения руководством по важному вопросу, о котором сотрудники осведомлены, также порождает спекуляции в виде слухов.

Существуют также социально-психологические обстоятельства, которые побуждают некоторых людей распространять слухи:

1.Механизм самоутверждения: раскрывая информацию другому человеку («эксклюзивную» информацию), которая является содержанием слуха, человек поднимает себя в своих глазах и в мнении других, как человека, который знает больше, ближе к уровню людей, обладающих аналогичной информацией.

2.Здесь мы также можем рассмотреть потребность в электроэнергии. Информационная власть может быть успешно реализована в поведении людей, которые делятся информацией с кем-то, а с кем-то нет. Поэтому самыми рьяными распространителями слухов часто становятся люди, чья формальная деятельность не играет первой роли в организации, но которые хотят показать свою значимость и влияние.

чувство солидарности, выражающееся в желании помочь коллегам, друзьям по работе, предупредить их и подготовиться самому или вместе к неприятному событию.
побуждение других к поддержке себя и своей позиции, побуждение их к групповым действиям, на которые мультипликатор не осмеливается в одиночку.
потребность принадлежать к обществу. Когда человек распространяет слухи, им движет чувство причастности к группе.
слухи также являются очень распространенным способом расслабления и развлечения, способом проведения досуга.

Управление слухами. Контрмеры и профилактика

Как уже говорилось выше, слухами можно и нужно управлять. Однако предсказать поведение слухов довольно сложно. Четких методов и технологий управления слухами пока не существует. Важным вопросом в управлении слухами является то, как запустить слухи. Наиболее важным аспектом является выбор и координация каналов внедрения. Наиболее важными каналами распространения слухов являются:

1.Слухи, распространяемые через штаб-квартиру, местные телестанции, кабельное телевидение или просто видеозаписи.

2.Слухи распространяются по эфиру.

3.Слухи распространяются через печатные СМИ.

Устные слухи

Это условная категория, включающая все доступные методы распространения информации. В процессе управления слухами, помимо каналов «запуска», необходимо учитывать условия, в которых передаются слухи. В какой-то степени их можно контролировать. Например, такие условия, как страх и неуверенность, способствуют тому, как быстро распространяются слухи. Привлечение родственников, друзей и коллег повышает доверие к ним. Своевременная информация также заслуживает большего доверия. Личность собеседника играет важную роль. Людям с ореолом доверяют в первую очередь; даже случайные встречи становятся заслуживающими доверия благодаря определенным механизмам. Слушание вызывает больше доверия, когда между источником информации и потребителем существует авторитетная дистанция (возрастная, материальная, иерархическая и т.д.), когда присутствует элемент восхищения собеседником, и когда источник принадлежит к кругам, недоступным слушателю. Опыт показывает, что прослушивание легче предотвратить, чем остановить. А.И. Китов сравнивает человека, услышавшего сплетню, с голодным. Если он набрасывается на первую попавшуюся на глаза еду и с необыкновенной жадностью утоляет свой голод, бесполезно стыдить его за недостойное поведение, да и поздно уже кормить — он сыт. Точно так же, при ярко выраженной жажде информации, любой слух, каким бы невероятным он ни был, утоляет жажду знаний, по крайней мере, притупляет ее, и человек теряет интерес к правдивой информации.

Следует помнить, что попытки опровергнуть слухи могут способствовать их распространению. В конце концов, доказательство информации обязательно включает в себя две части:

1) донесение до аудитории сообщения, которое необходимо опровергнуть, и.

2) разоблачение. Так ненужная информация попадает к людям, которые раньше ее не знали.

В этом случае возможны два исхода:

(a) опровержение оказывается правдой, а слух — ложью,

(b) слух воспринимается как правда, а отрицание — как попытка скрыть правду. Поэтому прежде чем начинать кампанию по борьбе со слухами, необходимо тщательно подсчитать, сколько людей уже знают о них, и решить, будет ли больше пользы или вреда от публичного опровержения.

Существует множество различных методов, приемов и инструментов для создания и укрепления доверия между руководителем и подчиненным. Значительная часть из них описана в контексте PR-технологий. Речь идет о корпоративных изданиях, радио, информационных сетях (интранет), подготовке и организации встреч руководства с сотрудниками. Это почтовые ящики и горячие линии, которые дают сотрудникам ощущение причастности к организации и — в некоторых случаях — к процессу управления. Эффективность этих мер зависит в первую очередь от того, насколько серьезно к ним относится руководство.

В ситуации отсутствия событий, однообразия, скуки вероятность появления слухов также повышается. Поэтому целесообразно поддерживать оптимальный эмоциональный фон в коллективе путем специальной организации совместной деятельности, свободного времени, различных неформальных мероприятий. Можно отвлечь внимание людей от проблем предприятия (насколько это возможно), потому что сознание людей заполнено другими слухами (о предстоящем пикнике, о прошедшей ночи, о возможностях нового проекта, о неудачах конкурента и т.д.).

Известны и более специфические методы избегания слухов. Например, индивидуальная работа с людьми — основными распространителями слухов (лидерами мнений). Также эффективны групповые тренинги, которые укрепляют убеждения людей о вредном характере слухов или формировании определенных стереотипов поведения в ситуациях неопределенности.

Контроль слухов не ограничивается деятельностью по опровержению слухов. Возможны ситуации, когда попытки противостоять слухам приводят к их еще большему распространению. Возможно также, что содержание сообщения, опровергающего слух, интерпретируется как подтверждение достоверности слуха. Поэтому, прежде чем выбрать стратегию противодействия слухам, необходимо оценить информационную среду: Сколько людей уже знают о слухе, насколько достоверен источник опровержения.

На странице курсовые работы по психологии вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Психология».

Здесь темы рефератов по психологии

Читайте дополнительные лекции: