Общие принципы управления международными фирмами - Система международных стандартов

Оглавление:

Глобализация международных отношений в современную эпоху привела к тому, что регулирование документооборота в рамках международного права приобретает все большее значение.

Создание специальных законов на национальном уровне не способствует развитию международных отношений, так как законодательство разных стран имеет различные подходы к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования.

В последние годы общественное внимание в европейских странах сосредоточено не только на долгосрочном управлении архивными документами, но и на управлении документами как важнейшем элементе оперативной управленческой деятельности. Несколько факторов способствовали активному внедрению программ управления записями и разработке корпоративной политики в отношении информации и записей как в государственных, так и в коммерческих организациях.

Эти факторы включают в себя, прежде всего, принятие и применение законов об архивах, защите данных, свободе информации и правах человека. Законы и другие нормативные акты в европейских странах содержат требования к типу документов, которые должны быть представлены, и к срокам хранения документов. Также могут существовать права или ограничения на доступ к документам или их содержанию (например, законы о свободе информации), требования к формату документов (например, законы о защите персональных данных), передача документов в архивные учреждения (например, законы об архивах) и процессы управления документами (например, законы могут определять, как документы индексируются (регистрируются) для улучшения их хранения).

Открытость документов, представляющих общественный интерес или необходимых для осуществления прав, свобод и обязанностей граждан, требует защиты частной информации, обеспечения конфиденциальности персональных данных, а удобство поиска, работы с электронными документами в свою очередь требует защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных информационных системах.

В ряде развитых стран действует Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 года, которая гарантирует каждому право на неприкосновенность частной жизни. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы о защите данных (1981) и Директивы ЕС о защите данных (1995), в настоящее время приняты во всех странах-членах ЕС.

Законодательство о защите данных требует, чтобы организация ответственно относилась к ведению личных дел персонала и разработала стандарты и практические рекомендации по ведению таких дел.

Внешним признаком перехода большинства стран к информационному обществу стало использование латинской буквы e перед названиями государств, т.е. появление «e-USA», «e-Europe», «e-France», «e-UK» и т.д. В этот ряд, несомненно, входит «электронная Россия», о чем свидетельствует принятие федеральной целевой программы (ФЦП) «Электронная Россия», а на региональном уровне программ «Электронная Москва», «Электронный Санкт-Петербург».

Облегчение доступа к информации и государственным услугам посредством применения современных информационных технологий является одним из основных элементов проекта экономического и социального обновления Европы — инициативы e-Europe, объявленной Европейской Комиссией 08 декабря 1999 года, целью которой является ускорение развития цифровых технологий в Европе. В 2002 году главы европейских государств приняли План действий по достижению целей электронной Европы.

Надлежащее управление документами становится все более важным по мере того, как Европейская комиссия и национальные правительства принимают законы об электронной коммерции и электронной подписи. Отдельные директивы ЕС признают допустимость электронного обмена данными, электронной формы сделки и цифровой подписи. Все это лежит в основе развития практики электронного документооборота.

Система международных стандартов

В современном мире значение стандартов постоянно возрастает. Основной причиной этого являются изменения в экономике и социальной жизни, которые связаны с глобализацией мирового рынка, стиранием границ для движения капитала, товаров, идей и информации. Научно-технический прогресс, стремительное развитие информационных технологий и их активное внедрение — все это также способствовало интенсификации процесса разработки и внедрения международных стандартов во всех сферах человеческой деятельности, в том числе и в управлении документацией.

Международная организация по стандартизации (ISO) — это всемирная ассоциация национальных организаций по стандартизации. Как правило, международные стандарты разрабатываются в соответствующих технических комитетах ISO. Каждая организация-член ИСО имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых представляет для нее интерес. В этой работе также принимают участие международные организации, как правительственные, так и неправительственные.

Например, ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией (МЭК) по всем вопросам электротехнической стандартизации.

В связи с успешным внедрением стандартов качества ISO, а также в контексте мировой тенденции ужесточения законодательных и нормативных требований к финансово-хозяйственной деятельности, растет потребность в едином подходе при решении наиболее общих вопросов, важных для каждой из существующих систем учета во всем мире.

Стандарты серии ISO 9000 для управления качеством продукции и услуг

Первыми широко используемыми стандартами, включающими требования к ведению учета, были стандарты серии ISO 9000 по управлению качеством продукции и услуг. Впервые в истории международных стандартов управление записями и документооборот были не только обозначены как важная часть организационной деятельности, но и стали проверяться в рамках процесса сертификации.

Во многих случаях создание надлежащей функции управления документами составляет не менее половины всех мероприятий, связанных с сертификацией. В результате рост популярности ISO 9000 стал одним из важнейших факторов, стимулирующих развитие делопроизводства и повышающих статус службы управления документами и ее сотрудников во внутренней иерархии компании.

В тексте этой серии стандартов (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004) целый раздел посвящен управлению документацией, начиная с объяснения важности документации для организации. Подчеркивается, что разработка качественной документации должна стать не самоцелью, а деятельностью, которая должна приносить ощутимую пользу компании.

Каждая организация сама определяет объем необходимой документации и используемые носители. Важно учитывать все факторы: характер и размер организации, сложность производимой продукции, потребности потребителей, законодательные и нормативные требования в отрасли, в которой работает компания, фактические навыки сотрудников и т.д.

Стандарты серии ISO 14000 для экологического менеджмента.

По аналогии со стандартами на управление качеством продукции и услуг, стандарты начали разрабатываться и для других видов деятельности. Стандарты серии ISO 14000 по экологическому менеджменту, включающие разделы по управлению документацией, получили довольно широкое распространение.

Организации должны разработать правила управления документами, включая защиту, поиск, хранение и контролируемое уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Для того чтобы соответствовать требованиям стандарта, необходимо создать большое количество внутренних нормативных документов, которые регулярно дополняются и совершенствуются.

Особое внимание будет уделено контролю версий внутренних нормативных документов, используемых на рабочих местах, и организации легкого доступа к этим документам.

Отмечается, что организации могут хранить документы «внешнего происхождения» в дополнение к своим собственным, которые необходимы для планирования и функционирования системы экологического менеджмента. Необходимо убедиться, что эти документы хранятся и могут быть своевременно извлечены.

Стандарт ISO/IEC 17799 для информационной безопасности.

С развитием системы международных стандартов представители различных профессий, в том числе специалисты в области информационных технологий и информационной безопасности, стали уделять внимание ведению учета и документообороту.

Требования к безопасности организационных документов содержатся в документе ISO/IEC 17799-2000 Information Technology — A Practical Guide for Information Security Management. Очень символично, что этот стандарт, разработанный ИТ-профессионалами для собственных нужд, впервые фиксирует требования к работе с документами организации.

Надлежащая информационная безопасность может быть обеспечена только в том случае, если управление документами на всех типах носителей осуществляется в единой системе, а указанные требования распространяются на все информационные ресурсы организации. Это большой шаг вперед для ИТ-отдела, который признал необходимость сотрудничества со специалистами по управлению документами, обладающими опытом для удовлетворения целого ряда требований, главное из которых — обеспечить соответствие организации управления документами юридическим и нормативным требованиям.

Концепция управления документами, организация работы с документами. Особенности электронного документооборота

В связи с тем, что система управления документами отражает систему управления и тем самым делает ее наглядной, анализ управления документами чрезвычайно важен для улучшения работы аппарата управления.

В то же время при проведении анализа документооборота в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, технологический процесс документооборота. Однако основным объектом исследования и совершенствования можно назвать документооборот.

Документооборот — это поток документов, циркулирующий между пунктами обработки и создания информации (руководители организационно-структурных подразделений, специалисты) и пунктами технической обработки документов: Экспедиция, секретариат, офис, копировально-множительные услуги и т.д.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

Входящий документооборот, состоящий из документов, поступающих в организацию;
Внутренние потоки документации, состоящие из документов, созданных внутри организации и не предназначенных для выпуска за ее пределы;
Поток исходящей документации, состоящий из документов, которые должны быть отправлены в другие организации.

Документооборот характеризуется следующими основными параметрами:

содержание или функциональную принадлежность;
Структура;
Режим или цикличность;
Направление;
Объем.

Управление информационными или документальными потоками организации основано на концепции документооборота.

Документооборот — это движение документов по организации с момента их создания или получения до момента их завершения или отправки.

Следует отметить, что данное определение фокусируется на движении документа, то есть его пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. В то же время порядок движения документов диктуется процессом управления, используемым в конкретной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он назначает исполнителя, путь движения документов сверху вниз будет многоуровневым. Если в организации существует четкое разделение функций между отделами и сотрудниками, то большинство документов попадет непосредственно в отдел-исполнитель, то есть путь будет другим, гораздо более коротким. Аналогичным образом, движение документов во время утверждения и подписания документов зависит от принятой в организации процедуры распределения и делегирования обязанностей. Итак, документооборот зависит от системы управления, подчиняется ей, но в то же время именно документооборот отражает систему управления, делает ее понятной.

Если говорить о порядке движения документов, то можно выделить несколько этапов документооборота:

Прием и первичная (последующая) обработка документов, поступающих в организацию;
Предварительное рассмотрение документов сотрудниками DSS;
Регистрация документов;
Организация движения документов внутри организации (информационно-справочная работа, передача документов исполнителям, контроль за их исполнением, а также согласование и подписание проектов документов);
Обработка (пересылка) исполненных и отправленных документов.

Каждый из вышеперечисленных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен с использованием как традиционных, так и автоматизированных методов.

Несмотря на вторичность документооборота по отношению к целям организации, рекомендуется нормализовать и регулировать документооборот. Таким образом, GDSS предлагает, чтобы порядок движения документов в организации был указан в специальных графических оперограммах и блок-схемах, разработанных службами DMS. Такие диаграммы должны отражать все этапы и точки прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Управление документами является основным организационным направлением службы делопроизводства и технологией документационных процессов, поэтому занимает место узла в каждой системе управления документами.

Особенности правового контроля электронных документооборотов в Европейском Союзе

Проблемы правового регулирования электронного документооборота, как внутри суверенных государств, так и в международной сфере, в настоящее время приобретают все большую актуальность в связи с внедрением эффективных информационных и компьютерных технологий практически во все сферы общественной и производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами власти, поддержки финансовых и товарных рынков, до сферы услуг, розничной торговли, образования и досуга). Например, автоматизированные информационные системы (АИС) получают все большее распространение для проведения электронных платежей между банками и коммунальными службами, для заказа и покупки товаров, а также для обмена электронными документами (контракты, финансовые отчеты, налоговые декларации и т.д.).

С середины 1990-х годов обеспечение юридически значимого электронного документооборота в АИС происходило, в частности, на основе применения так называемых электронных подписей как реквизита электронного документа, как средства удостоверения подлинности (авторства), аутентичности и целостности электронных документов.

На сегодняшний день в мировой практике исторически сложились три основные модели правового регулирования в сфере электронного документооборота и электронных подписей.

Первая модель принята в США. Правительство США предоставляет гражданам и юридическим лицам право самостоятельно регулировать внутренние процессы в сфере электронной коммерции. Эта модель основана на принципах «выбора бизнеса», концепции свободы договора и использовании в процессе определенной информационной и компьютерной технологии. Выбор любой технологии подписи для электронных документов сторон, участвующих в сделке, признается законным. Стороны могут выбирать, использовать или нет электронные подписи, и не обязаны полагаться на третью, независимую сторону для сертификации соответствующих сертификатов ключей подписи.

Вторая модель принята в Европейском Союзе. Основной принцип соответствующей директивы об электронных подписях заключается в том, что система лицензирования не должна быть обязательной. Каждая страна-член ЕС может создать структуры для регулирования процесса добровольного лицензирования с целью укрепления авторитета и доверия клиентов или потенциальных деловых партнеров к организации, предоставляющей услуги электронной подписи. Правительства должны обеспечить наличие адекватной системы надзора за деятельностью поставщиков сертификационных услуг, созданных на территории соответствующей страны и выдающих квалификационные сертификаты населению.

Третья модель принята в России и Индии, где законы об электронных подписях жестко регулируют рынок услуг в этой сфере путем лицензирования деятельности по предоставлению таких услуг. Основным принципом модели является признание электронной подписи действительной и необходимой везде, в том числе и на международном уровне. Такой подход не является достаточно гибким и практически не способен оперативно реагировать на изменение условий и механизмов развития информационного бизнеса. В Индии, например, первая лицензия на предоставление услуг электронной подписи была выдана через три года после принятия соответствующего закона. В результате электронная коммерция была «заморожена», а в гражданских судах Индии скопилось около 40 миллионов дел о спорах по контрактам.

Кроме того, три разных подхода можно выделить и в отношении уровня детализации требований к самой электронной подписи.

Первый подход (наиболее общий) основан на признании тех же требований к электронным подписям, что и к рукописным, включая уникальность, проверяемость подписи и «контролируемость» для лица, ее использующего.

Второй подход дополнительно предполагает, что электронная подпись должна быть связана с передаваемыми данными таким образом, чтобы в случае ее изменения электронная подпись становилась недействительной.

Третий подход устанавливает наиболее детальные требования к электронным подписям, в частности, предусматривает использование специальной технологии асимметричной информации и криптографического преобразования электронных документов. Этот тип электронной подписи называется «электронная цифровая подпись» или «электронная цифровая подпись» (ЭЦП).

Выбор того или иного подхода к разработке соответствующего национального законодательства определяется, прежде всего, текущей социально-политической ситуацией в стране, при которой поиск наиболее приемлемых средств безопасного обмена документальной информацией либо оставлен на откуп рынку электронной коммерции, либо осуществляется централизованно в целях защиты субъектов формирующегося рынка от возможных конфликтных ситуаций.

Типовые законы ЮНСИТРАЛ (Комиссия ООН по праву международной торговли) об электронной торговле (1996) и об электронной подписи (2001) представляют правовой режим электронного обмена данными в международной торговле в виде ориентировочного свода правил.

Европейское законодательство более жестко подходит к вопросу о том, какой должна быть электронная подпись. Соответствующая Директива ЕС об электронной подписи в качестве основного европейского закона предписывает использование второго подхода, который был использован, в частности, при принятии национальных законов в Австрии, Великобритании, Германии и др.

Проблема правового регулирования отношений с использованием электронной подписи существенно связана с регулированием технологий электронного документооборота. Каждая страна должна сама решить, насколько надежна та или иная технология, насколько велика возможность фальсификации волеизъявления стороны в электронном документе, кто и на основании каких критериев имеет право решать вопрос о подлинности в каждом конкретном случае.

Характеристика управления документами и регулирования электронного документооборота в США

Система управления документацией в современных Соединенных Штатах является результатом длительного исторического развития, на ход которого влияли различные факторы.

Первым из этих факторов было влияние множества культур.

Вторым фактором стал постоянный рост количества документов и расходов, связанных с их обработкой. Эта тенденция сохранилась и по сей день. По данным ВНИИДАД, только федеральное правительство США с начала 1990-х годов ежегодно выпускало около 1 миллиарда писем.

Третьим фактором, определяющим развитие системы документации, является высокая степень автоматизации информационных процессов. Тот факт, что архивная служба в США была создана позже, чем в других странах, также оказал определенное влияние на развитие процессов управления документами. Только в 1934 году, когда Национальный архив США стал специальным учреждением, ответственным за сбор и хранение документов государственных учреждений, вопрос об уничтожении документов начал решаться.

Важным фактором также стало внимание, уделяемое управлению документацией со стороны правительства и общественности. Практическим воплощением этого внимания стало развитие и совершенствование специального законодательства, регулирующего работу с документами. С формированием общественного мнения о роли документов в управлении предпринимались попытки организовать и юридически оформить деятельность по созданию, использованию и сохранению документов как особую функцию государства и его органов. Эта деятельность получила название управление записями.

Записи в США — это записи на любом носителе, независимо от физической формы или содержания, созданные или полученные агентством при исполнении федерального закона или в связи с совершенствованием деловых операций, и сохраненные агентством или его правопреемником в качестве доказательства организационной структуры, функций, политики, рабочих процессов или из-за содержащейся в них информационной ценности.

Изначально под управлением документами понималось следующее:

создание и использование документов и их форм;
Разработка систем картотеки и каталогизации, обеспечивающих быстрый доступ к информации, содержащейся в документах;
использование современных технологий для поиска и хранения информации;
Микрофильмирование отдельных документов в целях безопасности, быстрого доступа, устранения большого количества бумажных документов.

Национальная служба архивов и документации представляла собой комплекс, в который входило следующее:

Национальный архив;
Департамент делопроизводства;
Отдел президентских библиотек;
Департамент федеральных служб документации;
Отдел Федерального регистра.

Закон о федеральных документах 1950 года требует от агентств разработки специальных программ управления документами.

Основными элементами таких систем были:

Подготовка документов (форматирование и обработка документов, создание информационных систем и применение современных информационных технологий);
Хранение и использование информации (управление делами, создание систем поиска документов, управление файлами и телекоммуникациями, выбор ксероксов, разработка высококачественного программного обеспечения для управления документами);
Передача документов в архив;
Управление архивами.

Закон об управлении записями устанавливает цели управления записями:

точную и полную информацию о политике и деятельности федерального правительства;
Контролировать качество и количество документов, выпускаемых федеральным правительством, чтобы предотвратить выпуск ненужных документов;
Упрощение систем и процессов производства, хранения и использования документов;
Обеспечить хранение и установить процедуры утилизации документов.

11 декабря 1980 года Закон о сокращении бумажной работы был рассмотрен Конгрессом и впоследствии утвержден Президентом как Федеральный закон о сокращении бумажной работы. Общая цель закона — сокращение бумажной работы и повышение экономичности и эффективности работы правительства и частного сектора за счет совершенствования федеральной информационной политики.

Согласно закону, Управление по управлению и бюджету (OMB) несет общую ответственность за управление информационными ресурсами в США.

Задача создания системы управления документацией и закрепления ее в законодательстве изначально была централизованно ориентирована. Однако, начиная с 1980-х годов, федеральные власти и власти штатов все больше внимания уделяют документам местных органов власти. В 1987 году был принят Закон о документах местных органов власти. Закон о документации местных органов власти, определяющий значение документации, был принят в 1987 году:

они содержат информацию, необходимую для сегодняшней деятельности;
Создать преемственность с работой учреждений в прошлом;
определить их юридические полномочия;
являются информационной базой для защиты прав граждан.

Проблема управления документами будет оставаться актуальной еще долгое время. В то же время, в связи с повсеместным внедрением новых информационных технологий, необходимы новые подходы к этой проблеме. Перспективным считается построение интегрированных систем управления информационными ресурсами, в которых управление документами реализовано как неотъемлемая часть системы на высоком техническом уровне.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: