Для связи в whatsapp +905441085890

Организационные коммуникации — Заметки о коммуникации

Коммуникационные процессы с участием менеджеров являются важными связующими звеньями между менеджером и его подчиненными, между менеджерами одного уровня и между организацией и внешней средой. В повседневной работе менеджеру приходится использовать информацию из различных доступных источников — начальников, подчиненных, менеджеров того же уровня, клиентов, поставщиков и т.д. Оперативную деятельность менеджера следует отличать от его деятельности по принятию решений. Эти два основных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, которая обрабатывается и передается в организации. Коммуникационные процессы позволяют менеджерам эффективно выполнять свою работу и принимать решения о наилучшей стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникация в организационном контексте предполагает взаимодействие между людьми. Это процесс обмена и передачи информации между отдельными лицами или группами лиц. Организационная коммуникация — это процесс, в ходе которого менеджеры разрабатывают систему доставки информации большому количеству людей внутри организации, а также людям и учреждениям за пределами организации. Она служит важнейшим инструментом координации деятельности подразделений организации и позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Важность общения.

Общение важно для лидеров по следующим причинам:

  1. менеджеры тратят большую часть своего времени на общение. Многие эксперты считают, что на это тратится 75-95% времени менеджеров. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении этого вида деятельности;
  2. коммуникация необходима для эффективного управления;
  3. коммуникация необходима для утверждения авторитета и выражения воли лидера;
  4. Хорошая коммуникация способствует повышению эффективности организации. Когда организация эффективна в коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Принято выделять четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом: Контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. Коммуникативность используется для контроля поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная субординация, которой должны следовать сотрудники. Например, когда сотрудника просят согласовать свои действия со стратегией компании, коммуникативность принимает на себя функцию контроля. В то же время она повышает мотивацию, сообщая сотрудникам, что необходимо сделать, как они могут улучшить свою работу и т.д.

Для большинства людей их работа является основным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, происходящая в группе, — это механизм, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. В этом отношении коммуникативность способствует эмоциональному самовыражению сотрудников и позволяет реализовать социальные потребности. Также существенной является функция коммуникативности, которая связана с его ролью в процессе принятия решений. Он предоставляет данные, необходимые отдельным лицам и группам для принятия решений, передавая информацию для выявления и оценки альтернативных решений.

Определение коммуникации и ее средств.

Общение можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, которое включает в себя ряд уточненных терминов: Семантика общения относится к значению слов и символов; синтаксис общения указывает на отношения между используемыми символами; прагматика общения относится к его эффективности и результативности в достижении определенных целей.

Существует несколько подходов к группировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации: 1) невербальные личные; 2) вербальные устные; 3) письменные личные; 4) письменные групповые внутри и вне организации. На современный подход к коммуникации оказало сильное влияние развитие кибернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, отслеживает результаты действий подчиненных и вносит коррективы. Процесс обратной связи является важным этапом в общении и принятии решений.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов коммуникационного процесса. Многие практики и теоретики менеджмента считают, что формы, в которых происходит коммуникация, зависят от того, что известно о получателе (получателях) информации. Это означает, что менеджер должен сосредоточиться на получателе информации, а не на ее источнике. Если менеджер является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на том же языке, что и получатель информации, но и в том, что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы менеджер правильно оценивал процесс декодирования и получения информации, а также ценность обратной связи.

Специалисты по коммуникации считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в общении между источником и приемником информации, являются изменения, происходящие при ее кодировании и декодировании. Наиболее эффективное общение происходит тогда, когда процессы кодирования и декодирования информации последовательны. Когда эти процессы становятся непоследовательными, нарушается коммуникация. Н. Винер назвал эту проблему энтропией — склонностью процессов человеческого общения к разрушению. Эта тенденция возникает, когда сотрудники в организации имеют разный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т.д. Это приводит к возникновению барьеров для эффективной коммуникации, что выражается в неточном соответствии между кодированием и декодированием.

Организационные коммуникации - Заметки о коммуникации

Заметки о коммуникации

Коммуникационный поток может двигаться горизонтально или вертикально. Вертикальное направление снова делится на нисходящее и восходящее.

Нисходящий поток. Поток коммуникации, который движется от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, идет сверху вниз. Он используется руководителями групп для постановки целей, описания работы, предоставления информации о процедурах, указания на проблемы, требующие внимания, и предоставления возможностей для обратной связи по результатам работы. Чем больше слоев проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет необъективной. Наиболее типичным примером является общение руководителя с подчиненными.

Направление восхождения. Восходящая информация в организациях движется от более низких уровней к более высоким. Он используется для обеспечения обратной связи от подчиненных к руководству, чтобы информировать его о результатах работы и текущих проблемах. Он используется как средство донесения мнения сотрудников до руководителей. Менеджеры полагаются на эту информацию для анализа того, как улучшить организацию. В некоторых организациях информация снизу вверх используется менеджерами нижнего уровня для информирования среднего и высшего руководства (например, при написании отчетов), в беседах, когда сотрудники имеют возможность обсудить проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Горизонтальное направление. Когда коммуникация происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между менеджерами или лидерами одного уровня, этот процесс коммуникации называется горизонтальным. Этот процесс необходим, поскольку он экономит время и обеспечивает согласованность действий. В одних случаях это общение носит формальный и обязательный характер, в других — спонтанный.

Элементы коммуникации.

Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники с их идеями, намерениями, информацией и целью общения.

Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематизированный набор символов, в язык, выражающий его цели. Функция кодирования заключается в обеспечении формы, в которой идеи и цели могут быть выражены в виде передачи сигнала.

Передача сигнала. Цель источника связи выражается в виде сигнала, форма которого во многом зависит от используемого канала.

Канал. Каналы относятся к механизмам передачи информации от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное общение друг с другом, телефонные разговоры, неформальное общение, групповые встречи и так далее.

Декодирование приема. Чтобы процесс коммуникации был завершен, сигнал должен быть декодирован. Каждый получатель информации интерпретирует (декодирует) сигнал, основываясь на опыте и предложенных рекомендациях. Чем ближе закодированный сигнал к месту назначения, заданному источником, тем эффективнее связь.

Обратная связь. Источник связи ожидает, что его сигнал будет иметь высокую точность. Поскольку точность сигнала редко бывает идеальной, желательно обеспечить обратную связь в процессе коммуникации. Одностороннее общение более оперативно, чем двустороннее. Однако двусторонняя связь гораздо более точна. Петля обратной связи позволяет получателю информации ответить, чтобы источник связи мог определить, был ли получен сигнал. Благодаря обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он общается, а также повысить точность сигналов в будущем общении.

Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. Деятельность организации включает: 1) отвлекающие факторы; 2) неправильное толкование получателем или источником информации; 3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы); 4) статусные различия между руководителями и подчиненными в плане воспринимаемой организационной дистанции, что приводит к увеличению коммуникационного разрыва между ними; 5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностное суждение). Сюда же можно добавить случаи, когда шифр не понят; когда получатель не связывает информацию с положением отправителя; когда во время передачи обнаруживаются так называемые шумы.

Модели коммуникации

Коммуникация в организациях — это сложный и динамичный процесс. Его можно рассматривать как действие, как взаимодействие и как сам процесс. В зависимости от этого различаются модели общения.

Коммуникация как действие. В этой модели источник коммуникации вырабатывает сообщение, состоящее из символов. Затем символы преобразуются в сигналы, т.е. кодируются. Сигналы передаются по каналам к получателю информации, который их декодирует или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. Изначально модель была применена к электронной коммуникации, но также использовалась для описания общения между людьми. Общение рассматривалось как односторонний процесс. В этой модели нет места обратной связи.

Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи знаменует собой переход ко второму типу модели — коммуникации как взаимодействию. Эта модель неоднократно подвергалась критике за свою неточность. Позже были разработаны модели, отражающие весь процесс и динамику общения между людьми.

Общение как процесс. Современные модели коммуникации являются более всеобъемлющими, потому что они изображают коммуникацию как процесс. Самое главное отличие заключается в том, что процесс коммуникации больше не рассматривается как линейный или круговой. Суть процессной модели коммуникации заключается в том, что человек одновременно и непрерывно выступает и как источник, и как приемник информации. Разработка этой модели отражает сдвиг в представлениях о коммуникации от линейной модели к модели процесса с акцентом на внутренние и внешние факторы.

Виды общения.

Внутриличностное общение. Это общение, которое происходит внутри человека. Это то, как человек разговаривает сам с собой. Он является одновременно отправителем и получателем информации, его мысли и чувства упакованы в сообщение, а его мозг действует как проводник для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь — это то, что дополняет или отвергает информацию.

Межличностное общение. Общение с другим человеком называется межличностным общением. Это самый распространенный тип общения. В межличностном общении мы выступаем и как получатели, и как передатчики информации. Сообщение — это предоставляемая информация, канал для ее передачи — обычно взгляд или звук, а обратная связь — ответная реакция коммуникатора. Интервью часто рассматривается как форма межличностного общения.

Общение в малых группах. В малой группе у каждого человека есть равная возможность участвовать в обсуждении, он может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Взаимодействие становится более сложным, когда группа превышает размер 10-12 человек. Малые группы состоят из нескольких человек, отправляющих и получающих информацию. Это повышает вероятность недопонимания в группе. Каналы коммуникации более структурированы, чем в межличностном общении, но каналы и возможности для обратной связи те же. В организациях малые группы часто называют «командами». Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в любой ситуации. Не все участники всегда хорошо работают в команде; некоторые могут лучше функционировать в одиночку.

Общественная коммуникация. В публичной коммуникации оратор (источник информации) передает сообщение аудитории (получателям информации). Публичное общение происходит, когда группа слишком велика, чтобы все ее члены могли эффективно участвовать в ней. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малых группах (зрение и звук), но возможно использование технических средств, особенно средств, оказывающих визуальное воздействие на аудиторию (диаграммы, слайд-проекторы и т.д.). Однако возможности обратной связи ограничены. Большинство формаций, в которых происходит публичное общение, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует говорящего. Однако аудитория в той или иной форме выражает свое отношение к говорящему. Общественная коммуникация обычно нерегулярна. Этот тип общения может происходить на собраниях, церемониях и пресс-конференциях.

Внутренняя оперативная коммуникация. Это структурированная коммуникация в организации, которая непосредственно направлена на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Операционные цели организации относятся к ее непосредственной деятельности, например, к производству или оказанию услуг. Примерами такой коммуникации являются связь между отделами в организации, отчеты отдела продаж или инвентаризационные записи, которые передают информацию о спросе для оперативного планирования производства.

Внешняя оперативная связь. Это общение относится к достижению целей организации или к межорганизационной деятельности. Она возникает между организацией и субъектами, существующими вне организации. Это также касается отношений с правительством, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех любой организации зависит от ее внешнего окружения, этот вид коммуникации важен для дальнейшего существования организации.

Личное общение. Не все коммуникации в организации основаны на полученных заданиях. Личное общение определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди испытывают постоянную потребность в общении. Хотя личное общение не является непосредственной частью целей организации, оно все равно важно.

Следует подчеркнуть важность восприятия как фактора, определяющего эффективность коммуникации. Лидер должен знать об этом:

  • Информация, которая не принадлежит к сфере опыта получателя (начальник, подчиненный, коллега того же уровня), воспринимается медленнее, чем известная информация;
  • в незнакомой ситуации работник почти автоматически выбирает ту часть своего предыдущего опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть использована для ее оценки;
  • Общение воспринимается и оценивается в свете опыта сотрудника;
  • Даже самая объективная информация содержит субъективное восприятие;
  • Несоответствие в кодировании и декодировании информации возникает из-за различий в опыте источника и получателя;
  • Язык сам по себе не может решить проблему несоответствия при кодировании и декодировании информации.

Руководящие принципы и положения

Существует множество рекомендаций и правил, направленных на обеспечение эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникации. Их основной задачей является устранение всех препятствий и барьеров, связанных с поведением людей, получающих деловую информацию. Ниже приведены некоторые рекомендации, которые используются на практике в различных типах организаций и предназначены для менеджера, получающего информацию от подчиненных.

Рекомендации по эффективному восприятию управленческой информации

  • перестань говорить.
  • предоставить оратору свободу слова.
  • дать говорящему понять, что вы хотите слушать.
  • устранить раздражающие факторы.
  • попытаться понять точку зрения другого человека.
  • будьте терпеливы.
  • легко относиться к возражениям и критике.
  • умерить свой пыл.
  • задавать точные вопросы.

Как уже упоминалось ранее, особенно важно, чтобы обратная связь осуществлялась в процессе общения. В организации обратная связь может предоставляться различными способами. При прямом общении менеджер может использовать прямую обратную связь, в других случаях ему приходится больше полагаться на косвенные методы обратной связи. Например, снижение эффективности производства, увеличение числа прогулов и текучести кадров или плохая координация между отделами могут свидетельствовать об ухудшении коммуникации.

Коммуникационная сеть. Существуют различные типы коммуникационных сетей. Некоторые виды зависят от конкретного фактора, например, от качества и объема информации. Экспериментальные данные показали, что в целом различия между типами сетей заключаются в следующем. Сеть круговой коммуникации активна, не имеет лидера, дезорганизована и нестабильна. Сеть в виде колеса представляет собой другую крайность: Она менее активна, имеет определенного лидера, хорошо и последовательно организована, более упорядочена. Следует также упомянуть многоканальную сеть, которая представляет собой то же колесо, но со связями между подчиненными подразделениями.

Очевидно, что структура коммуникационной сети влияет на точность и ясность сообщений, функционирование группы и чувство удовлетворенности ее членов. Это важный компонент в характере взаимодействия в организациях, в способности группы направлять совместные усилия на решение конкретных задач. С этой точки зрения, колесная структура считается самой простой для организации. Он оказывается эффективным для одних групп и неэффективным для других.

Организационные факторы, влияющие на коммуникацию.

Положение. Коммуникация в формальной организации связана с должностью сотрудника. Можно утверждать, что коммуникация в целом и коммуникационная инициатива в частности имеют преимущественно вертикальную ориентацию, т.е. идут сверху вниз. Однако необходимо учитывать три измерения коммуникационных потоков: Сверху вниз, снизу вверх и горизонтально. В большинстве организаций эти три потока существуют одновременно или в разные периоды времени.

Самый простой способ изучить коммуникацию — это рассмотреть приказы, инструкции и директивы, которые поступают сверху вниз (например, от руководителей), и соотнести их с информацией и отчетами, которые отправляются снизу вверх. Такой упрощенный взгляд на коммуникацию в организациях не учитывает коммуникацию между сотрудниками одного уровня и между подчиненными и руководителями.

Помимо использования официальных каналов коммуникации, люди в организации удовлетворяют свои потребности в советах и поддержке, советуясь друг с другом. Консультации между людьми одного уровня часто имеют важные последствия для организации; постоянное обращение друг к другу за советом повышает уверенность в своих решениях. Опыт показывает, что полная зависимость от менеджеров в плане информации и консультаций является ограничением, и в большинстве случаев ее можно избежать. Кажется, что каждый менеджер должен быть заинтересован в том, чтобы направлять поток информации во всех трех направлениях — вверх, вниз и горизонтально. Общение (разумеется, с разной громкостью) в каждом из трех направлений происходит одновременно.

Восприятие сотрудниками любой коммуникации определяется многими организационными и личными факторами. Изменения в восприятии сотрудников могут быть вызваны изменениями в получаемой информации или в рабочей среде. На восприятие также влияет прошлый опыт. В нынешней организации заказы фильтруются, а затем воспринимаются старшим менеджером.

Стиль руководства. Коммуникация между руководителями и подчиненными представляет собой двухканальную информационную систему, которая позволяет информации свободно течь как сверху вниз, так и снизу вверх. В то же время руководитель в силу своего положения непосредственно влияет на направление и поток коммуникации. Из-за высокой вероятности шума при передаче сообщения менеджер может установить правила, согласно которым сообщения должны передаваться в определенном направлении и порядке. Опыт показывает, что наиболее успешными организациями являются те, в которых менеджеры стремятся к тому, чтобы ни один человек не имел единоличного контроля над общением, так что все сотрудники поощряются к участию в потоке общения. Нельзя недооценивать и важность взаимопонимания между начальниками и подчиненными.

Функции организационной коммуникации

Принято выделять четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом:

  • Контроль — с помощью коммуникативности осуществляется контроль над поведением членов группы. В организациях есть иерархия и формальные линии власти, которые сотрудники должны соблюдать. Например, когда сотрудника просят согласовать свои действия со стратегией компании, коммуникативность приобретает функцию контроля;
  • Мотивация — организационная коммуникация повышает мотивацию, сообщая сотрудникам, что нужно сделать, как улучшить работу и т.д;
  • Эмоциональное самовыражение — для большинства людей их работа является основным источником социального взаимодействия. Общение, происходящее в группе, — это механизм, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Таким образом, коммуникабельность способствует эмоциональному самовыражению сотрудников и позволяет реализовать социальные потребности;
  • Наконец, сама функция передачи информации — эта функция связана с ролью коммуникативности в процессе принятия решений. Он предоставляет данные, необходимые отдельным лицам и группам для принятия решений, передавая информацию для выявления и оценки альтернативных решений. В настоящее время, по мнению некоторых исследователей, менеджеры сталкиваются с серьезными проблемами при формировании информационного пространства, особенно связанными с увеличением объема информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Передача информации или поток коммуникации идет в трех направлениях:

  • сверху вниз (задание, инструкция);
  • Снизу вверх (отчеты о результатах проверок, отчеты о выполнении заданий, личное мнение сотрудников и т.д.)
  • горизонтальные (обмен мнениями, координация действий).

В процессе коммуникации возникают четыре основных элемента:

Отправитель или источник — это человек, передающий информацию. Источники информации могут быть внутренними и внешними. Внутренние: Бухгалтерские и статистические отчеты, счета клиентов, последние наблюдения, специальные исследования. Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь необходимо различать сотрудников с их идеями, намерениями, информацией и целью общения; партнеров; средства массовой информации и т.д.

Особое внимание следует уделить вербальной информации. Психологи отмечают, что люди не воспринимают всю поступающую к ним информацию. Это зависит от многих причин субъективного характера: личности человека, передающего и воспринимающего информацию; физических возможностей органов чувств обоих; лагеря и черт характера, и ряда других причин:

  • Слушая человека, следует внимательно наблюдать за его поведением — жестами, мимикой, осанкой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения личности;
  • сообщение, то есть сама информация;
  • Канал, т.е. средство передачи информации. Известно, что компании используют множество каналов коммуникации как во внутренней, так и во внешней среде. К наиболее часто используемым относятся: Курьеры, почтовая связь, телефон, радиосвязь, электронная почта, локальная сеть и, наконец, устное обсуждение;
  • Получатель — лицо (исполнитель, руководитель), для которого предназначена информация.

В процессе коммуникации отправитель и получатель информации постоянно меняют местоположение.

Кроме того, организационная коммуникация включает в себя:

  • Кодирование — это перевод идей источника в систематизированный набор символов на языке, выражающем цели источника;
  • Передача сигнала — цель источника связи выражается в виде сигнала, форма которого во многом зависит от используемого канала;
  • расшифровать-принять — для того, чтобы процесс коммуникации был завершен, сигнал должен быть расшифрован;
  • Обратная связь — источник связи ожидает, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко бывает идеальной, в процессе коммуникации желательна обратная связь.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Читайте дополнительные лекции:

  1. Эволюционные преобразования в подходах к управлению
  2. Природа и сущность организации
  3. Основы кадровой политики на предприятии
  4. Типы конфликтов
  5. Развитие теории системного анализа в работах Б. Рудвика
  6. Проектирование организации
  7. Мотивация потребителей
  8. Перспективы менеджмента
  9. Адаптация работников в коллективе
  10. Технологии управления образовательной организацией