Организация как открытая система - Жизненный цикл организации

Оглавление:

Слово «организация» имеет еще два значения. Во-первых, под организацией мы понимаем деятельность по упорядочиванию некоторых объектов или процессов, превращению их в единое целое, в котором они находятся в определенных, заранее установленных отношениях. Например, организация людей для выполнения определенной работы заключается в организации их рабочих мест, распределении заданий и объяснении, как и с кем они должны их выполнять.

Во-вторых, организация относится к уже достигнутому состоянию порядка. Например, мы говорим о хорошей или плохой организации мероприятия, работы и так далее.

Как только организация создана, она приобретает определенную степень автономии, которая позволяет ей вступать в определенные отношения со своими создателями. В нем создатели используют организацию для достижения своих целей — получения дохода, занятия интересной, важной, престижной деятельностью, получения необходимой информации, обеспечения власти, безопасности, социальной защищенности.

Организация, в свою очередь, использует возможности объединения. Народ для собственного укрепления и развития. Поэтому она ожидает от своих участников определенного опыта, знаний, квалификации, признания ее целей и ценности, активного участия в делах, трудолюбия, ответственности, дисциплины, подчинения установленным нормам поведения.

Организация — это совокупность функций и структур. Функции организации — это задачи, которые она должна выполнять. Два самых важных — это достижение цели своих основателей и поддержание собственного существования.

Структура организации, то есть упорядоченные отношения ее взаимосвязанных частей, существует в трех формах.

Техническая структура представлена набором материальных объектов и процессов (помещения, оборудование, условия труда, технологии), которые в своем единстве образуют основу для всего остального. Их обычно трудно изменить, поэтому техническая структура является жесткой.

В производственной организации он в значительной степени определяет профессиональный и квалификационный состав рабочей силы, влияет на характер и содержание труда и взаимоотношения между людьми.

Социальная структура формируется совокупностью самих ее участников и связей между ними. К ним относятся формальные и неформальные группы, должности, официальные и личные связи, ценности, нормы поведения, сферы влияния, линии власти. Все элементы социальной структуры изменчивы, и поэтому их называют мягкими.

Социотехническая структура — это совокупность рабочих мест, которые связывают работников пространственно и технологически. Она объединяет жесткую техническую структуру и гибкую социальную структуру.

Первым атрибутом организации является цель, которая придает смысл ее существованию. В некоторых организациях цель играет активную роль и мотивирует участников заниматься деятельностью, направленной на ее достижение. Она понятна всем, официально объявлена, и ее достижение вознаграждается. Однако существуют организации, в которых цель является лишь общим смыслом их существования и не заставляет людей совершать особые действия. В качестве примера можно привести населенный пункт: город, поселок или село. Сосуществование людей здесь служит для облегчения повседневной жизни, обеспечения водой, теплом и помощью в трудные времена, но не преследует никаких специальных задач.

Второй характеристикой организации является изолированность, которая проявляется в закрытости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих ее от внешней среды. Эти границы могут быть прозрачными или непрозрачными, основанными на различных видах прав, правил и запретов. Примером может служить замкнутый денежный цикл компании, которая может нормально функционировать только в том случае, если все производственные затраты полностью покрываются за счет продажи продукции.

Третья характеристика — наличие связей между различными элементами организации. Эти связи являются экономическими, технологическими, административными, информационными и социальными и обеспечивают единство всех частей.

Важным атрибутом организации является способность к саморегулированию, что подразумевает самостоятельное принятие решений по тем или иным вопросам внутренней жизни и способность выполнять внешние распоряжения по-своему, с учетом конкретных обстоятельств.

Такое саморегулирование со стороны внутриорганизационного центра, координирующего деятельность заинтересованных сторон, обеспечивает их интеграцию, единство и, в конечном итоге, целостность организации. Таким центром может быть совет директоров, правление, инициативная группа или отдельный человек.

Еще одним атрибутом организации является организационная культура, которая представляет собой единство поведенческих норм и ценностей коллектива, с одной стороны, и соответствующих материальных элементов — с другой. Организационная культура сегодня считается конкурентным фактором первого порядка.

Наконец, характерной чертой современной организации является устойчивость, то есть способность функционировать и развиваться при внешних и внутренних возмущениях, сохраняя баланс.

Устойчивость относится к структуре организации и ее функциям. Поскольку структура является сердцем организации, основное внимание уделяется структурной устойчивости. Она достигается за счет простоты и стабильности самой структуры, избыточности ресурсов, независимости участников организации, их постоянной готовности к изменениям и составляет основу механизма самоподдержки и саморегуляции.

Организационные требования:

по меньшей мере с двумя людьми, которые являются частью группы;
Иметь хотя бы одну цель, которая признается общей для всех членов группы;
иметь членов группы, которые сознательно работают вместе для того, для достижения цели, которая имеет смысл для всех.

Жизненный цикл организации

Рождение организации: основная цель — выживание; управление осуществляется одним человеком; основная цель — выход на рынок.

Детство и юность: главная цель — получение прибыли в ближайшем будущем перспектива и ускоренный рост; стиль руководства жесткий; основной Цель — укрепить позиции и завоевать рынок; организационная цель — это работы — планирование прибыли, повышение заработной платы, предоставление различных льгот персоналу;

Зрелость: Основная цель — планомерный, сбалансированный рост, построение индивидуального имиджа; эффект лидерства достигается за счет.

Главная цель — рост в различных сферах деятельности, завоевание рынка; цель в области организации труда — разделение и кооперация труда, премии за индивидуальные результаты.

Организационное старение: Главная цель — сохранение достигнутых результатов; управленческий эффект достигается за счет координации действий; основная задача — обеспечение стабильности, свободной организации труда и распределения прибыли.

Возрождение или вымирание: Основной целью является:

Оживление по всем функциям; организационный рост достигается за счет сплоченности сотрудников, командной работы; главная цель — омоложение,
Внедрить механизм инноваций, ввести научную организацию труда и коллективную премиальную оплату.

Основными элементами организации являются цели, ресурсы, разделение труда, культура, технологии, структуры, каналы обмена информацией, нормы поведения сотрудников и так далее. Их совокупность формирует его внутреннюю среду.

Разделение труда — это разделение и обособление различных видов деятельности, порученных отдельным лицам и группам. Она может быть горизонтальной и вертикальной. Горизонтальное разделение труда ориентировано на технологии, профессии, продукты и определяет общую организационную структуру.

Вертикальное разделение труда в сочетании с выделением топ-исполнителей и менеджеров разных уровней служит основой структуры управления.

Технология определяет взаимосвязь между каждым видом работ, включая управление, порядок их выполнения во времени и пространстве.

Типа технологий

Развивающаяся технология заключается в том, что все участники относительно независимо работают на кого-то другого для создания конечного продукта. Так часто бывает при написании книг, когда каждый автор приносит свой раздел составителю, который затем собирает работу воедино.

Последовательная технология означает, что работа вытекает друг из друга в организации, никто не может начать работу до того, как будет готова предыдущая. В основе этой технологии лежит конвейерная лента.

Цепная технология означает, что работы взаимозависимы, но не обязательно расположены в строгом порядке. Например, работа над сложным документом, который администратор всегда может передать исполнителям после уточнений.

Групповая техника заключается в работе над неподвижным объектом многими участниками. Например, корабль строится на стапеле.

Наиболее важным элементом внутренней среды является организационный порядок. Под этим понимается набор автоматически действующих правил и норм (передача документов, прием посетителей, начало и окончание работы, перерывы и т.д.). Соответственно, исполнитель может принимать значительную часть решений самостоятельно, не запрашивая каждый раз инструкции у руководителя. Такой порядок может возникнуть спонтанно или быть искусственно сконструированным, но в любом случае он оформляется в приказы, инструкции и т.д.

Внутренняя среда организации также формируется отношениями между ее участниками. В зависимости от содержания, эти отношения могут быть как деловыми (между чиновниками), так и эмоциональными, с учетом симпатий и антипатий, а в зависимости от формы — властными или партнерскими. Партнерские отношения более открыты, стабильны и основаны на осознании взаимозависимости людей. Организации, в которых они доминируют, напоминают рынок, а предыдущие — гладиаторскую арену.

Постоянное изменение баланса сил в организации придает динамизм отношениям между участниками.

Таким образом, внутренняя среда — это набор элементов самой организации, которые включают:

разделение труда (горизонтальное и вертикальное);
технология деятельности (складная, смежная, связанная, групповая);
организационный порядок;
отношения в коллективе.

Внешняя среда организации

Внешняя среда — это набор условий за пределами организации, с которыми она взаимодействует. Это взаимодействие с корпоративной средой (поставщиками, клиентами, конкурентами и т.д.) является прямым, что позволяет организации активно влиять на них.

Можно лишь приспособиться к фоновой среде (например, к законодательству). Это предполагает либо подчинение влиянию, либо «уход», либо нейтрализацию его вредного воздействия.

Среда организации разнообразна, сложна, постоянно меняется и в целом нестабильна. Это, наряду с непредсказуемым поведением персонала и менеджеров, увеличивает неопределенность в работе организации, особенно в долгосрочной перспективе.

Руководство должно быстро улавливать изменения во внешней и внутренней среде, понимать их роль в настоящем и будущем и выбирать наилучший ответ на них в рамках имеющихся материальных и человеческих ресурсов.

Поскольку последние ограничены, особенно в краткосрочной перспективе, в действительности организация может реагировать только на некоторые изменения в окружающей среде и игнорировать остальные. И от того, как она справится с этим, будет зависеть ее будущее.

Таким образом, внешняя среда (окружение) — это совокупность объектов и условий, с которыми организация взаимодействует непосредственно (бизнес-среда) или должна принимать во внимание (фоновая среда).

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.

Закрытая система имеет жесткие, фиксированные границы; ее действия не зависят от среды, окружающей систему. Часы — хорошо известный пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов движутся непрерывно и очень точно, как только часы заведены или вставлена батарейка, и пока у часов есть источник накопления энергии, их система не зависит от окружающей среды.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой.

Энергия, информация, материалы являются объектами обмена с внешней средой через проницаемые границы системы.

Такая система не является самоподдерживающейся, она зависит от

Информация, материалы, поступающие извне. Кроме того, открытая система способна адаптироваться к изменениям во внешней среде и должна это делать, чтобы продолжать функционировать.

Лидеров в основном волнуют открытые системы, потому что все организации являются открытыми системами.

Крупные части сложных систем, таких как организация, часто сами являются системами. Эти части называются подсистемами. В организации подсистемы — это различные отделы, уровни управления, социальные и технические компоненты организации.

Теория систем утверждает, что организация состоит из множества взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория не определяет конкретно ключевые переменные, которые влияют на функцию управления. Она также не определяет, что в окружающей среде влияет на управление и как окружающая среда влияет на результаты деятельности организации. Очевидно, что менеджерам необходимо знать, каковы переменные организации как системы, чтобы применить теорию систем к процессу управления. Такое определение переменных и их влияния на организационную эффективность является основным вкладом ситуационного подхода, который является логическим продолжением теории систем.

Открытые и закрытые системы

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие, фиксированные границы; ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы — хорошо известный пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов движутся непрерывно и очень точно каждый раз, когда часы заводятся или вставляется батарейка. И пока у часов есть источник запасенной энергии, их система не зависит от окружающей среды.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы являются объектами обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самоподдерживающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система способна адаптироваться к изменениям во внешней среде и должна это делать, чтобы продолжать функционировать.

Закрытые системы характеризуются детерминизмом и линейностью развития. Открытые системы предполагают обмен веществом, энергией, информацией с внешним миром в любой точке, а также стохастический характер процессов, что иногда ставит случайность в определяющее положение. Управление такими системами предполагает разработку наилучшего варианта на основе проработки множества вариантов управленческих решений.

Менеджеры обычно имеют дело с открытыми системами, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Подходы, разработанные ранними школами менеджмента, не могли справиться со всеми ситуациями, потому что они предполагали, по крайней мере, неявно, что организации являются закрытыми системами. Они не рассматривали активно окружающую среду как важную переменную в управлении.

Большие части сложных систем, таких как организации, люди или машины, часто сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Концепция подсистем является важной в менеджменте. Разделяя организацию на отделы, как это обсуждается в следующих главах, руководство намеренно создает подсистемы внутри организации. Системы, такие как департаменты, офисы и различные уровни управления, каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом, подобно подсистемам вашего организма, таким как кровеносная, пищеварительная, нервная и скелетная системы. Социальные и технические компоненты организации считаются подсистемами.

Подсистемы, в свою очередь, могут состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, нарушение работы даже самой маленькой подсистемы может повлиять на всю систему в целом. Эффективность работы каждого отдела и сотрудника в организации очень важна для успеха организации в целом.

Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из множества взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая школа менеджмента оказалась малопригодной для практического использования. Каждая школа, как правило, фокусировалась на одной подсистеме организации. Бихевиористская школа занималась в основном социальной подсистемой. Школы научного менеджмента и управления бизнесом занимались в основном техническими подсистемами. В результате они часто не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ не задумывалась всерьез о влиянии окружающей среды на организацию. Последние исследования показывают, что это очень важный аспект организационной деятельности. В настоящее время широко распространено мнение, что внешние силы могут быть основными детерминантами организационного успеха, которые предопределяют — какие из инструментов в арсенале менеджмента могут быть подходящими и наиболее вероятными для достижения успеха.

Представляет собой упрощенное представление организации как открытой системы. В качестве входов организация получает из окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти исходные данные и преобразует их в продукты или услуги. Эти продукты и услуги являются результатом деятельности организации, которые она выбрасывает в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в процессе трансформации создаются входы с добавленной стоимостью. Это приводит к множеству возможных дополнительных результатов, таких как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение продаж (внутри организации), восприятие социальной ответственности, удовлетворенность сотрудников, организационный рост и т.д.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: