Особенности российской модели менеджмента - Организационная поддержка управления документами

Оглавление:

Для успешного функционирования и благоприятных перспектив развития службы управления записями необходима нормативная база для самой службы управления записями.

Структура, функции, задачи службы делопроизводства и ее сотрудников, технология работы с документами воплощены в комплексе внутренних документов: положениях, инструкциях и правилах.

Важную роль в регулировании деятельности службы делопроизводства играет устав организации — правовой акт, определяющий порядок регистрации, юрисдикцию организации, ее функции, обязанности и документооборот. Разработка устава имеет последствия для общей структуры управления документацией. Организационная структура, определенная в уставе, позволяет определить наборы документов, которые будут использоваться для управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, которые регулируют деятельность службы управления документацией организации.

Положение о Службе управления архивами — это правовой акт, устанавливающий порядок создания, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, работающих в Службе управления архивами.

Утвержденная в установленном порядке и в соответствии с действующими правилами, схема имеет юридическую силу.

Положение о службе делопроизводства и Положение о структурном подразделении являются обязательными к исполнению в случае судебных споров, проверок надзорных органов и аудиторов.

Служебные инструкции по делопроизводству разрабатываются и подписываются руководителем службы и утверждаются руководителем организации. Регламент должен быть согласован с руководителями тех структурных подразделений, с которыми он имеет отношения.

Должностная инструкция — это важнейший организационный документ, который регламентирует распределение обязанностей и прав между сотрудниками и служит основой для устранения дублирования и параллелизма при выполнении отдельных видов деятельности.

Источники для разработки должностных инструкций включают:

квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень квалификационных требований к специалистам различных категорий.
Единая система ОРД (ЕСКД), Государственная система АДМ (ГСАД) и другие нормативные документы, определяющие форму и структуру текста должностной инструкции.
стандартные должностные инструкции. Они разрабатываются для отдельных категорий сотрудников одного типа учреждениями или структурными подразделениями. Стандартные должностные инструкции не могут заменить индивидуальные должностные инструкции.
положения, регулирующие структурное подразделение организации. Служебный распорядок и должностные инструкции являются взаимосвязанными и взаимозаменяемыми документами, так как обязанности каждого сотрудника определяются исходя из общего объема функций службы ДОУ.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовой статус работника, необходимо создать их для каждой должности, включенной в кадровый план.

Должностная инструкция должна быть подписана руководителем службы делопроизводства и утверждена руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под роспись. Подпись руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) должна находиться ниже подписи руководителя службы делопроизводства и содержать слова «С должностной инструкцией ознакомлен», подпись сотрудника, его инициалы, фамилию и дату.

Инструкция по делопроизводству — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов и технологию работы с ними. Другими словами, инструкция закрепляет систему управления записями, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы делопроизводства и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в любой организации должна существовать инструкция по делопроизводству, учитывающая специфику ее деятельности.

Источниками для создания заявления об управлении документацией организации являются:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах.
ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и услугам по сопровождению документов.
Основные правила работы архивов организаций.

Инструкция должна содержать общие положения, тематические разделы и приложения.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логическом порядке.

Инструкция составляется Службой делопроизводства при участии архивной и юридической служб. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего размножается и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Организационная поддержка управления документами

Среди большого разнообразия видов деловых документов, циркулирующих в компаниях и организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность состоит в основном из разработки и реализации решений, зафиксированных в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее часто используемым видом документации.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно делятся на три группы:

Организационные документы;
Распорядительные документы;
Справочные документы.

Другие формы управленческой деятельности отражены в других документах. Например, бухгалтерский учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально-техническое снабжение в договорах, файлах, приказах, письмах и так далее.

Деятельность любой организации регулируется юридическими документами. Прежде всего, это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и представляют собой свод правил. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию труда, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и работников. Организационные документы включают: Устав и другие учредительные документы, инструкции, план работы, внутренние положения и др.

Для решения основных задач организации издаются приказы, инструкции, распоряжения, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа — административные документы.

Третья группа — справочно-информационные документы — включает служебные письма, рекомендации, оценки, меморандумы и т.д.

Разработка инструкций по управлению записями является функцией Службы управления записями. В организациях, не имеющих службы управления документами, за разработку этого документа отвечает лицо, ответственное за управление документами. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила ведения делопроизводства в организации, включая документирование деятельности, управление документами, регистрацию, контроль исполнения и хранение документов.

Инструкция — это нормативный документ организации, утвержденный руководителем учреждения и обязательный для исполнения всеми сотрудниками. Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) — это основной нормативно-методический документ, определяющий и устанавливающий единый порядок создания, оформления документов и работы с ними в организации. Поэтому можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, компании и учреждении.

Инструкция по хранению документов должна основываться на действующем законодательстве в области документации и информации (т.е. на правовых и методологических основах хранения документов) и отражать специфику работы с документами, характерную для конкретной организации. Другими словами, можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед подготовкой данной инструкции необходимо изучить основные нормативно-правовые акты в области документации и информации и извлечь из них полезную информацию, а также проанализировать процесс управления документами в конкретной организации.

Схема стандартных форм для стандартных административных ситуаций

Таблица унифицированных форм документов организации представляет собой перечень утвержденных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, описание их правового статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. На практике табель — это реальный способ упорядочить процесс документирования или создания документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, график устанавливает строгие правила этой фиксации с точки зрения места, времени, лица, принимающего решение, и формы документирования.

Поскольку это таблица унифицированных форм, необходимо указать их определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», стандартизированная форма документа — это совокупность данных, которые определены в соответствии с задачами, решаемыми в данной области деятельности, и расположены в определенном порядке на носителе информации.

Разработка и соблюдение «требований к документации» гарантирует юридическую корректность создаваемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях, но особенно актуально при документировании трудовой деятельности, так как судьба человека может зависеть от неправильно поставленной визы, номера или даты. Правовой основой для разработки таблицы унифицированных форм документов является соответствующая запись в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД, 1992): «В целях сокращения количества применяемых форм документов их состав, формы и процессы работы с ними унифицируются и включаются в таблицу унифицированных форм документов организации».

Использование плана счетов в работе служб делопроизводства позволяет единообразно классифицировать документы организации в соответствии с административными функциями и задачами.

В инструкции также указывается, что в схему могут быть добавлены дополнительные столбцы, например : Адресат, лицо, ответственное за проверку исполнения, код формы классификатора, годовой тираж бланков и т.д. В графе «Примечание» целесообразно разместить дополнительную информацию, например, форму документа, порядок подписания, утверждения или согласования документа и т.д..

Табели учета рабочего времени унифицированных форм документов организации состоят из табелей учета рабочего времени отдельных структурных подразделений, которыми являются ее отделы. Табели учета рабочего времени структурных подразделений составляются по единой форме и правилам заполнения.

Таким образом, перечень унифицированных форм документов по личному делу (далее — перечень) создается как перечень кадровой службы или иного подразделения с аналогичными функциями и задачами и включает в себя формы документов, которые в основном создаются в этих подразделениях. Помимо форм документов, непосредственно связанных с персоналом, в табель учета рабочего времени включаются также формы администрации, такие как положения об отделе, должностные инструкции и т.д.

При выборе форм они унифицируются, то есть приводятся к единообразию путем проверки их юридической обусловленности, правомерности использования той или иной формы, закрепления в правовом акте. Исключение составляют формы личных документов, произвольно созданные сотрудниками.

Таким образом, разработка схемы позволяет решить проблему оптимизированного состава применяемых форм документов и их объединения в единый нормативный документ. Практика показывает, что унификация форм значительно сокращает их количество, что упрощает и ускоряет процесс создания кадровых документов.

Табель учета рабочего времени также позволяет стандартизировать и нормативно закрепить процедуры создания (или его отдельных, наиболее важных этапов) кадровых документов в организации.

При создании плана счетов будет упорядочено документационное обеспечение кадровой службы в целом, будет создана реальная возможность классифицировать и кодировать формы кадровых документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, что повысит эффективность использования компьютерных информационных технологий и оптимизирует документооборот.

Гармонизация

Унификация формы заключается в определении обязательных реквизитов этого документа и их размещении на стандартном листе, а также в разработке стандартного текста документа, соответствующего его функциональному назначению. Например, стандартный текст инструкции к настройке может быть следующим.

Таким образом, основная цель табеля учета рабочего времени — упростить документирование кадровых услуг с чисто юридической и функциональной точки зрения.

В то же время назначение реестра отличается от таких административных документов, как номенклатура дел и перечень документов с указанием сроков хранения, которые традиционно используются в делопроизводстве, в том числе в отделах кадров.

Таким образом, целью номенклатуры является нормативное закрепление заголовков дел, в которые подшиваются исполненные документы, для обеспечения их сохранности, что позволяет осуществлять эффективный многоцелевой поиск в управлении документами и архивами.

Цель перечня — просто установить сроки хранения документов; он не касается их создания, а только их практической и исторической ценности.

Табель учета рабочего времени разрабатывается под методологическим и организационным руководством двух структур: документооборота (делопроизводства) и архива организации.

Соответствующие обязанности указаны в сводах правил этих структур. Служба делопроизводства разрабатывает формы табеля учета рабочего времени и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и стандартизации их форм и текстов.

Табель учета рабочего времени составляется в табличной форме. Графы табеля учета рабочего времени устанавливаются в соответствии с фактическими потребностями документирования деятельности кадровой службы. Рекомендуется включить следующие колонки как обязательные: Название формы, Код формы, Отдел, готовящий проект документа, Согласование, Подписание, Утверждение, Проставление печати.

Кроме того, в список могут быть включены следующие столбцы: Место регистрации документа, Место контроля исполнения, Место хранения оригинала, Адрес подачи документа, Срок хранения и т.д.

Выбор форм документов для включения в отчет и заполнение полей осуществляется непосредственно кадровой службой исходя из основных задач и функций управления персоналом.

Для определения вышеперечисленных задач и функций используются: КЗоТ РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор профессий, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (разделы «Трудовые отношения» и «Кадры»).Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность создания необоснованных новых форм документов. Наконец, можно рассмотреть количество видов и форм документов.

Структура табеля учета рабочего времени должна отражать наиболее целесообразную систематизацию форм документов для дальнейшего использования.

После заполнения табеля учета рабочего времени он должен быть утвержден руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать по правилам, установленным в табеле. После утверждения руководителем организации табель учета рабочего времени становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документа.

Таблица унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является обязательным нормативным документом. Табель служит основой для альбома стандартизированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем организации. Табель учета рабочего времени и альбом ведутся синхронно службой управления документами (Record Keeping).

Табель учета рабочего времени и альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.

Альбом форм документов организации. Помимо таблицы форм документов, в каждой организации должен быть альбом форм документов, который представляет собой сборник типовых форм документов, содержащихся в таблице форм.

Унифицированные формы документов располагаются в альбоме в порядке, предусмотренном таблицей.

Альбом согласовывается и утверждается так же, как и рабочий лист. Он также подписывается руководителем службы. Как правило, альбом делается как в оригинальном виде, на бумаге, так и в электронном виде.

Особенности российской модели управления документацией

В России в национальном масштабе внедрена единая технология работы с административными документами, так называемая Государственная система поддержки документооборота (ГС ДОУ). Российская система управления документами не имеет аналогов в других странах ни по детализации документных технологий, ни по масштабам их распространения. И если на Западе развитие автоматизации делопроизводства стимулирует развитие технологий управления документами, то в России речь обычно идет об автоматизации традиционно сложившейся технологии делопроизводства.

В чем особенности «российской модели» ведения учета? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

Контроль документа с момента его получения;
Централизация функций управления;
единые стандарты документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы подлежат контролю сразу после их «рождения», то есть выпуска. Отслеживаются связи между документами — в том случае, если один документ появляется в результате выполнения решения по другому документу. Все это позволяет гарантированно проследить путь каждого документа, полученного государственным или местным органом власти, поскольку ни один зарегистрированный документ не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля документов означает, что документ сначала должен быть доведен до сведения руководства и только потом, после принятия решений в соответствии с должностной иерархией, передан непосредственным исполнителям.

Еще одной важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально проработанных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от сферы их деятельности. Вся деятельность служб делопроизводства — экспедиций, отделений, контрольных групп — регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и форм отчетов.

При столь подробном регламенте документооборота в органах власти, внедрение нереально без адаптации принципиально новой технологии зарубежного программного обеспечения. В этом случае можно говорить об автоматизации традиционного делопроизводства с помощью современных информационных технологий.

Традиционное делопроизводство подразумевает ведение нескольких журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И ведение этих картотек является основным объектом автоматизации рабочего процесса. В то же время ничто не мешает встроить в автоматизированную систему возможность привязки карточек к электронному образу реального документа (текст и даже изображение, звук и видео). Таким образом, создаются технологические условия для перехода на электронный документооборот. Переход на электронный документооборот, в свою очередь, создает условия для создания электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы над большим количеством документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети позволяет децентрализовать различные канцелярские функции и в то же время централизованно управлять потоком документов. Например, можно позволить подразделениям и даже отдельным клеркам регистрировать документы независимо друг от друга, централизованно контролируя их движение. Кроме того, наличие сети, связывающей географически удаленные друг от друга учреждения, позволяет осуществлять централизованный контроль над документооборотом, что невозможно при использовании чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не только вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и значительно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели потеря документов может произойти только в результате прямого нарушения правил хранения.

Делопроизводство в России все еще остается строго вертикальным. На Западе она, как правило, горизонтальная: документ должен поступать непосредственно душеприказчику, минуя администрацию.

Еще одной отличительной особенностью российского делопроизводства со времен Петра I является отслеживание документов в регистрационном журнале, где фиксируется информация о движении документов, решениях начальства, отчетах исполнителей и так далее. Индексные карточки с записями не стали альтернативой журналу до появления пишущих машинок. Однако это не изменило сути дела.

Во внутреннем документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а сотрудники офиса отслеживают их действия с помощью регистрационных карточек, т.е. учет ведется отдельно от работы с самими документами.

И еще один аргумент в пользу отечественных систем: российские системы автоматизации рабочего процесса учитывают российские ГОСТы. Опыт показывает, что сравнение различных систем управления документами должно включать более десятка параметров сравнения, чтобы быть значимым.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: