Правила делового совещания - Подготовка переговоров.

Оглавление:

Это первый этап переговорного процесса, и от того, как он будет проведен, во многом зависит будущее как самих переговоров, так и принятых в ходе них решений. Опытные менеджеры считают, что от него в первую очередь зависит успех всей последующей деятельности.

На этом этапе необходимо:

Прояснить процедурные вопросы (где и когда лучше вести переговоры, какая атмосфера ожидается во время переговоров, важны ли хорошие отношения с партнером в будущем и т.д.).

Собрать необходимую информацию (диагностировать состояние дел, определить сильные и слабые стороны предполагаемых позиций, спрогнозировать расстановку сил, выяснить, кто будет вести переговоры и интересы какой группы они представляют)

Четко сформулируйте цель участия в переговорах (по сути, все переговоры ведутся для достижения результатов, которые были бы наиболее желательны и приемлемы).

Таким образом, подготовка к переговорам предполагает работу в двух направлениях: подготовка организационных вопросов и содержательной части. Организационные аспекты включают такие вопросы, как формирование делегации, назначение времени и места встречи, повестка дня каждой встречи, консультации с заинтересованными лицами и организациями по затрагивающим их вопросам.

Дата проведения переговоров устанавливается заранее, с учетом их продолжительности. Следует учитывать деловые поездки и праздники, семейные события партнеров, а также будние дни (наиболее удобные — вторник, среда, четверг). Место проведения встречи должно быть определено заранее. Если вы посещаете дома своего партнера и ведете переговоры на его территории, вы должны проявлять к нему уважение. Однако выгоднее вести переговоры на своей территории. Договоритесь о встрече (по телефону или письменно), пройдите не более 7 шагов за один раз: Приветствие, представление, благодарность, цель, дата и место, благодарность.

Также важно определить состав делегации. Лицо, ответственное за подписание соглашения, должно присутствовать на переговорах. В команде обязательно должны быть специалисты и эксперты по вопросам переговоров. Каждый член делегации играет свою роль в переговорном процессе.

Одни из них ведут переговоры, другие готовят информационные записки по теме переговоров, третьи анализируют полученную в ходе переговоров информацию, дают экспертные оценки, ищут выходы из сложных ситуаций, направляют дальнейший ход беседы. Залогом успеха переговоров является последовательность и согласованность в работе группы, а неясности или сбои в организации немедленно используются партнерами.

Содержательная сторона подготовки к переговорам начинается с этапа предвидения, который включает в себя следующее:

(a) Анализ проблемы и формирование общего подхода к переговорам;

б) Определение возможных решений и подготовка предложений, соответствующих своей позиции.

При подготовке к переговорам первым шагом является анализ основной проблемы, которая является основой для переговоров. В чем его суть? Существуют ли другие способы решения проблемы, требующие меньших затрат и усилий? К какой цели стремятся обе стороны? В то же время, важнейшим элементом подготовки к переговорам является определение возможных решений. Необходимо определить и оценить их до начала переговоров. Для этого необходимо «перебрать» максимально возможное количество вариантов: некоторые из них будут приемлемы для одной стороны, некоторые — для другой. Подготовительный этап включает в себя оценку этих вариантов в соответствии со степенью их приемлемости.

В ходе подготовки необходимо продумать обоснование возможных предложений, которые соответствуют тому или иному из возможных решений. Даже очень хорошая идея без четкой, конструктивной формы может оказаться мертвой. Поэтому формулировка предложений должна быть достаточно простой и не допускать двусмысленности.

Этапы деловой беседы.

Деловой разговор состоит из нескольких фаз:

Начало;
передача информации (изложение собственной позиции) и аргументация;
выслушивать аргументы другого человека и отвечать на них;
Принятие решений.

Начало беседы влияет на дальнейший ход; цели первого этапа — установить контакт с партнером, создать благоприятную атмосферу взаимного доверия и уважения, привлечь внимание и пробудить интерес к проблеме.

Будет ли встреча дружеской и деловой, зависит от вашей пунктуальности, потому что посетитель, который ждет вас в приемной уже полчаса, вряд ли будет приветлив.

Желательно встать навстречу гостю, а еще лучше встретить его у дверей офиса, пожать руку и сказать, куда повесить верхнюю одежду (если вы не сделали этого в приемной секретаря). Чтобы разговор проходил в «равных условиях», лучше не вести его за своим столом. Лучше сидеть друг напротив друга. Хороший хозяин всегда предложит гостю чай или кофе, а также прохладительные напитки, если в доме жарко. Рекомендуется поставить рядом часы, чтобы все могли видеть, сколько времени продлится разговор, так как смотреть на часы во время разговора считается неприличным и может быть воспринято как сигнал к окончанию беседы.

Лучше обращаться к собеседникам по имени и отчеству и повторять их несколько раз по ходу разговора. Дейл Карнеги (1888-1955), американский эксперт по человеческим отношениям, говорил, что имя человека — это самый приятный и важный звук в любом языке.

Мы должны попытаться ободрить собеседника и завоевать его расположение начальными фразами и вопросами, которые могут не иметь прямого отношения к теме разговора.

Важным сигналом установления контакта в начале разговора является встреча глаз, поскольку взгляд является мощным средством невербальной коммуникации. В целом, умение «читать» невербальные сигналы в поведении собеседника может значительно облегчить понимание партнера. С самого начала беседа должна принять форму диалога. Очень важно научиться слушать собеседника, не перебивая его, при этом нужно вести себя естественно, быть честным, не играть с партнером и не заискивать. Кроме того, недопустимо навязывать собеседникам свое плохое настроение. Помните, что ваша доброжелательность и внимание помогут человеку раскрыться, особенно если его переполняют негативные эмоции или он застенчив и неуверен в себе.

Во время беседы рекомендуется использовать короткие, нейтральные замечания: «Продолжайте, очень интересно!», «Я вас понимаю», которые снимут напряжение и помогут продолжить разговор, а также уточняющие замечания: «Что вы имеете в виду?», «Что вы думаете?», которые помогут направить разговор в нужное русло.

Разговор с деловым партнером, коллегой или подчиненным исключает любую бестактность: снисходительный тон, обрывание собеседника на полуслове, демонстрацию своего превосходства.

Завершающим этапом деловой беседы является принятие окончательного решения, которое должно быть сформулировано четко, кратко и убедительно. Заключительный этап беседы должен стимулировать реализацию принятых решений и заложить основу для дальнейших встреч. Необходимо поблагодарить партнера за беседу и выразить уверенность в успехе будущего сотрудничества. Психологи подчеркивают важность прощального взгляда, когда хозяин кабинета смотрит на своего собеседника и показывает заинтересованность в дальнейшем сотрудничестве с партнером.

Деловой разговор реализуется усилием человека или группы людей предпринять действие, которое изменяет хотя бы одну из сторон ситуации или устанавливает новые отношения между участниками разговора. В мире бизнеса или политики деловой разговор — это устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций или стран для его проведения и выяснения определенных вопросов.

Правила приветствия в деловом этикете.

Согласно общим правилам вежливости, первый человек, который приветствует
мужчина — женщина
младший мужчина — старшему;
один проходит мимо, другой стоит;
тот, кто опаздывает, тот, кто ждет;
входящий — человек, находящийся в помещении.
Эти нормы, конечно, сохраняются и в деловом этикете, но сфера бизнеса вносит свои коррективы: здесь пол и возраст отходят на второй план как критерии того, кого следует приветствовать первым, а на первый план выходит должность.

Например, секретарь (женщина) приветствует сначала своего начальника (мужчину), студенты, стоящие и разговаривающие у дверей высшего учебного заведения, приветствуют сначала проходящего декана и так далее, то есть на первом месте стоит должность: нижестоящий приветствует вышестоящего. Но даже здесь возможны отклонения от правил: Например, молодой генеральный менеджер (мужчина), если он хорошо себя ведет, не будет ждать, пока его поприветствует его заместитель в финансовом отделе (женщина), и поприветствует ее первой, даже если она ниже его по должности.

В целом, следует отметить, что не существует строгих правил относительно того, кто должен здороваться первым; в повседневной деловой практике обычно первым здоровается тот, кто первым увидел другого — если только нет слишком большой разницы как в профессиональном ранге, так и в возрасте.

При приветствии женщины или мужчины более высокого ранга или возраста мужчина обычно встает — так предписывает светский этикет. Деловой этикет также претерпевает изменения: Женщина в деловой обстановке также приветствует прибывшего сотрудника (сотрудниц) стоя, если прибывший сотрудник значительно выше по должности. То есть, в данном случае неважно, кто приветствует — мужчина или женщина, и неважно, кого приветствуют — мужчину или женщину; важно другое — человек внизу приветствует человека вверху, вставая.

В устном приветствии лучше всего использовать традиционное формальное «здравствуйте».
Если обстоятельства таковы, что приветствие голосом неуместно (слишком далеко или другие сотрудники стоят или идут по коридору), уместно просто поклониться. Поклон не является кивком головы — поклон фиксирует голову в наклонном положении на 1-2 секунды. Поклон может быть формальным, вежливым, вкрадчивым, пренебрежительным, холодным, теплым, полным уважения, изящным, глубоким.

На улице служащие приветствуют друг друга по тем же правилам, но мужчина должен приподнять шляпу или хотя бы коснуться ее рукой. Это правило не распространяется на другие головные уборы.

Приветствие может сопровождаться рукопожатием, но не принято пожимать руки каждый день, и обычно это происходит, когда сотрудники не виделись некоторое время (например, пожатие рук после возвращения из отпуска).

При рукопожатии мужчина снимает перчатку, а женщина — нет.

Первым пожимает руку первый человек:
женщина — мужчине;
от самого старшего до самого младшего.
Но даже эти общепринятые правила этикета уступают первенство другим в сфере деловых отношений, где главным критерием является официальный статус, то есть первым протягивает руку тот, кто занимает более высокое положение. Здесь тоже есть свои вариации: Президент компании (мужчина) должен первым пожать руку скромной сотруднице рекламного отдела (женщине) на деловой встрече, но он, как человек мира, может не воспользоваться своим правом власти и отложить протягивание руки и дать возможность женщине сначала и только потом пожать ей руку.

Для тех, кому трудно запомнить, кто кому первым пожимает руку, вот небольшая подсказка: тот, кто первым пожимает руку партнеру — «снисходительный», а тот, кто имеет более привилегированное положение в обществе — «прекрасный пол», тот, кто старше или занимает более высокое положение — «снисходительный».

Рукопожатие не должно быть ни слишком сильным, ни слишком слабым. Не следует пожимать или трясти руку другого, сжимать ее двумя своими руками, только раздвигать пальцы руки.

Виды дискуссий

Согласно определению Пола Л. Сопера, дискуссия — это обмен мнениями по какому-либо вопросу в соответствии с более или менее установленными правилами процедуры, в котором участвуют все или только некоторые из присутствующих.

Эксперты выделяют несколько типов дискуссий. Тип обсуждения зависит от цели, которая определяет способы ее достижения. Если целью собеседника является поиск истины, то он ведет аподиктический (аутентичный, основанный на формальных законах мышления и правилах умозаключения) разговор. Если цель оппонента — убедить, склонить собеседника к своему мнению, то он ведет эристическую дискуссию. Если цель — победить оппонента любыми средствами, то такая дискуссия называется софистической (основанной на словесных уловках, вводящих собеседника в заблуждение).

С этической точки зрения софистическая дискуссия вряд ли допустима, поскольку манипулирование мнением собеседника в подавляющем большинстве случаев недостойно культурного, интеллигентного человека.

В деловом общении дискуссия организуется именно на совещаниях, а также используется как метод исследования рынка. В этом случае группа потребителей под руководством модератора обсуждает темы, представляющие интерес для компании. Например, в ходе такого обсуждения можно узнать о реакции покупателей (клиентов) на произведенные товары (услуги).

Дискуссия в сервисном взаимодействии обычно представляет собой организованное обсуждение: она планируется, готовится и затем оценивается. Охарактеризуем следующие основные структурные элементы дискуссии:

Предкоммуникативная стадия; Коммуникативная стадия; Посткоммуникативная стадия.

Этика делового общения возлагает на участников беседы следующую основную задачу — не допустить перехода разговора в стадию спора. Можно дать следующее определение спора — этап негативного развития дискуссии, характеризующийся непримиримостью сторон, доминированием софистического типа дискуссии, переходом на эмоциональный уровень дискуссии в ущерб логическому.

Прежде всего, необходимо приложить усилия, чтобы вести групповые дискуссии в цивилизованной манере. Она предполагает наличие деликатности в отношениях спорящих и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, перебивание оппонентов и резкие выпады в их адрес. Необходимо позаботиться о том, чтобы деловой спор между сторонами был определен и ограничен во времени и чтобы избежать личных споров. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину и подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифры, которые невозможно опровергнуть.

Процесс принятия решений состоит из пяти этапов:

(a) установление контакта

б) Определение проблемы

в) Определение целей

г) Выражение идей

д) Готовность к действиям.

Прежде всего, перед встречей каждый руководитель должен определить основные цели, которых он хочет достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных проблем, для обучения и воспитания подчиненных, для создания видимости напряженной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), для проявления собственных качеств руководителя (организованность, коммуникабельность, решительность и т.д.). Постановка четкой цели — это половина гарантии успешной встречи.

Во-вторых, лидер должен определить тип собрания, которое он хочет провести.

Следующим шагом в проведении встречи является выбор времени.

Психологи обнаружили, что встречи, проводимые строго по расписанию с установленной датой и временем, более продуктивны. В этом случае рекомендуется назначать встречи на первую половину рабочего дня.

Организация проведений деловых совещаний

Деловые встречи (совещания) являются одной из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Опыт показывает, что деловые встречи не всегда приносят нужный эффект, потому что многие руководители не знают техники своей организации и поведения. В ряде случаев деловая встреча созывается слишком часто и плохо подготовлена; в ней участвует слишком много участников и обязательно «первых лиц»; продолжительность встречи снижает ее эффективность; наконец, решения, принятые на деловых встречах, часто плохо оформлены и плохо контролируются в ходе выполнения, что значительно снижает их эффективность и приводит к необходимости повторной встречи по тем же вопросам.

Деловое совещание — это способ использования коллективного разума для выработки оптимальных решений наиболее актуальных и сложных проблем в бизнесе.

Процесс управления можно свести к трем основным этапам:

Сбор и обработка информации;
Координация деятельности всех служб компании и всех сотрудников;
Принятие решений.

Помимо прямой цели, любая хорошо организованная встреча также служит важной образовательной цели. На собрании сотрудники учатся работать в команде, подходить к общим проблемам комплексно, идти на компромисс, приобретать культуру общения и т.д. Для некоторых сотрудников участие в деловой встрече — это единственная возможность увидеть и услышать высшее руководство. Более того, на деловой встрече руководитель получает возможность продемонстрировать свой талант лидера.

Таким образом, руководящие действия менеджера дополняются коллективными обсуждениями (собраниями), в ходе которых решаются вопросы и проблемы повседневной деятельности.

В этом контексте можно сформулировать основные задачи, которые решаются с помощью деловых встреч:

Разработка и укрепление политики компании и ее реализация;

Интегрировать деятельность всех отделов и служб в соответствии с общими целями компании;

Определение и подсчет коллективных результатов;

Коллективное решение проблем с эффектом обучения.

Для достижения поставленных целей необходимо правильно подготовить и провести собрание. Существует несколько обязательных элементов, без которых цели встречи не могут быть достигнуты (рис. 1).

Подготовка к встрече начинается с определения целесообразности ее проведения. Принимая решение о необходимости проведения совещания, руководитель должен подумать о задачах, которые необходимо решить на совещании (одна форма работы, например, совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание следует проводить, когда есть необходимость обмена информацией, выявления мнений и альтернатив, анализа сложных (нестандартных) ситуаций, принятия решения по сложным вопросам.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: