Для связи в whatsapp +905441085890

Принципы тайм-менеджмента — Рабочее время руководителя и специалиста: классификация и содержание

Согласно Трудовому кодексу РФ рабочее время — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени Трудовой кодекс Российской Федерации: по состоянию на 10 января 2016 года с комментариями последних изменений. Москва: Эксмо, 2010. С. 70..

Тихомирова Т.П. и Чучкалова Е.И. пишут, что «рабочее время — это время, в течение которого осуществляется процесс труда» Тихомирова Т.П., Организация, нормирование и оплата труда на предприятии: учебное пособие. Екатерибург: ГОУ ВПО «Рос.гос.проф. С. 82..

Егоршин А.П., Зайцев А.К. считают, что «рабочее время — это законодательно установленная продолжительность рабочего дня, в течение которого персонал обязан выполнять порученную работу» Егоршин А.П., Зайцев А.К. Организация труда персонала. Учебник. ЕГОРШИН А.П., ЗАЙЦЕВ А.К. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА ПЕРСОНАЛА УЧЕБНИК. М.: ИНФРА-М, 2011. С. 155..

Леженкина Т.И. пишет, что «рабочее время — это время участия в трудовой деятельности, которое измеряется законодательно установленной продолжительностью дня, недели, месяца или года». Учебник. Москва: Маркет ДС, 2010. С. 77..

Жулина Е.Г. рассматривает рабочее время как «законодательно установленную продолжительность рабочего дня, недели» Жулина Е.Г. Экономика труда. Учебник. Москва: Эксмо, 2010. С. 178..

Македошин А.А. Македошин считает, что «рабочее время — это установленная законом продолжительность рабочего дня, рабочей недели. При этом под рабочим временем понимается период, в течение которого работник находится на предприятии в связи с выполняемой им работой «Македошин А.А., Молодкова Е.Б., Перешивкин С.А., Попазова О.А. — СПб. Издательство Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов, 2011. С. 155..

Рабочее время делится на рабочее время и время перерыва. Рассмотрим эту классификацию более подробно.

Рабочее время — это период времени, в течение которого менеджер выполняет работу, предусмотренную или не предусмотренную должностными обязанностями. То есть во время работы менеджер занимается обработкой, интерпретацией, передачей информации.

В зависимости от содержания выполняемых задач рабочее время делится на время выполнения должностных обязанностей и время выполнения не должностных обязанностей.

Дежурное время — это время, в течение которого руководитель выполняет работу, предусмотренную его должностными обязанностями. Например, к такой работе менеджера по персоналу относится разработка и внедрение системы мотивации на предприятии, так как эта работа входит в его должностные обязанности.

Работа, выполняемая вне рамок должностных обязанностей (непроизводственная и необязательная работа) — это время, в течение которого менеджер выполняет работу, не входящую в круг его должностных обязанностей. Например, менеджер по персоналу выполняет задание генерального директора подготовить презентацию о компании.

В свою очередь, время на выполнение должностных обязанностей включает в себя основное и вспомогательное время.

Вспомогательное время — это время, которое обеспечивает выполнение основной работы. Вспомогательное время включает в себя время на подготовку к работе и время на обслуживание рабочего места.

Подготовительно-заключительное время — это время, которое руководитель тратит на подготовку или завершение какой-либо работы. Например, подготовительное время включает в себя включение/выключение компьютера.

Обслуживание рабочего места — это время, затрачиваемое на поддержание рабочего места в нормальном состоянии. Например, уборка рабочего места относится к этим видам затрат.

Основное время — это время, затраченное на непосредственное изменение, поиск, преобразование, интерпретацию, передачу информации. Основное время включает в себя затраты на выполнение следующей работы.

Принципы тайм-менеджмента - Рабочее время руководителя и специалиста: классификация и содержание
Принципы тайм-менеджмента — Рабочее время руководителя и специалиста: классификация и содержание

Рабочее время руководителя и специалиста: классификация и содержание

Техническая работа — это работа, связанная со сбором и передачей информации и использованием различного офисного оборудования (компьютеры, калькуляторы, факсы и т.д.). Эта работа достаточно проста и предназначена для выполнения специалистами невысокой квалификации.

Техническая работа может включать в себя:

  • Ксерокопирование документов;
  • Выполнение расчетов и математических операций;
  • Поиск информации в Интернете;
  • Передача факсов;
  • Подшивка документов.

Принятие решений — это работа по поиску оптимальных управленческих решений, направленных на достижение целей организации. Результатом выполнения этой работы является окончательное управленческое решение. Например, принятие решения о найме сотрудника.

Планирование — это работа, связанная с прогнозированием будущего. Например, планирование продаж на следующий месяц.

Формально-логическая работа связана с преобразованием информации согласно установленным методам, правилам, алгоритмам. Например, анализ уровня продаж.

Телефонные переговоры подразумевают проведение времени за обсуждением рабочих вопросов с помощью средств телефонной связи. Например, делегирование генеральным директором задачи непосредственному руководителю.

Итак, мы рассмотрели рабочее время, а точнее одну из его составляющих — рабочее время. Теперь давайте разберемся, что такое время перерыва и его составляющие.

Время перерыва — это часть рабочего времени, в течение которого руководитель не выполняет свои должностные обязанности. Это перерывы, которые происходят непосредственно во время рабочего процесса. Поэтому обеденный перерыв на эти перерывы не распространяется. В свою очередь, время перерыва включает регламентированные и нерегламентированные перерывы.

Регламентированные перерывы — это перерывы, которые предусмотрены организацией труда на производстве. Разновидностью регламентированных перерывов являются перерывы для отдыха и личных нужд. Эти перерывы предоставляются работникам для восстановления личной продуктивности, личной гигиены и удовлетворения личных потребностей.

Нерегламентированные перерывы — это перерывы, которые не предусмотрены в рабочем процессе. Нерегламентированные перерывы делятся на перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины, и перерывы, вызванные нарушением режима работы.

Перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины — эти перерывы вызваны опозданием на рабочее место, преждевременным уходом с рабочего места, частыми перекурами и т.д.

Перерывы, вызванные нарушением режима работы — это перерывы, вызванные плохой организацией труда. К таким перерывам можно отнести: поломку оргтехники, без которой невозможно в дальнейшем выполнять работу; ожидание руководителя в приемной и т.д.

Затраты рабочего времени делятся на нормированные и ненормированныеРофе А.И., Экономика труда: учебник. М.: КНОРКУС, 2010. С. 280..

К нормируемым относятся затраты, которые необходимы для выполнения своих трудовых обязанностей.

К ненормируемым затратам рабочего времени относятся перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины.

В целях детализации классификации дадим характеристику рабочего времени по элементам затрат на содержание управленческого персонала.

Оперативное (производительное время) — время основной и вспомогательной работы, в течение которого происходит процесс управления производством;

Основное время — качественное или количественное изменение состава или содержания информации;

Вспомогательное время — время на сбор и регистрацию основной информации;

Разовая (случайная) работа — работа, не свойственная квалификации или должности работника;

Время на подготовку к заданию — время на постановку цели, подготовку к работе и выполнение задания;

Получение задания — время на получение задания от руководителя;

Подготовка к работе — время на анализ информации, инструкций и документации;

Методы наблюдения использования затрат рабочего времени руководителей и специалистов на предприятии

Чтобы построить эффективную систему управления временем, менеджеру необходимо определить структуру своих временных затрат. Определив, какие затраты занимают какую долю рабочего времени, менеджер должен их рационализировать, то есть устранить нежелательные затраты, не позволяющие достичь поставленных целей.

Исследование затрат рабочего времени проводится с целью:

  • Выявления структуры затрат рабочего времени, устранения потерь и затрат рабочего времени путем более полного использования возможностей использования техники, технологии, организации труда и производства;
  • Выявление и оценка применяемых методов и приемов труда;
  • Определение оптимального варианта содержания и последовательности выполнения отдельных элементов операций;
  • Расчет норм и нормативов;
  • Выявление причин невыполнения или значительного выполнения нормПашуто В.П. Организация, оценка и оплата труда на предприятии: учебный курс. М.: КНОРУС, 2009. С. 129..

Изучение затрат рабочего времени руководителей возможно с помощью различных методов:

  1. Фотографирование рабочего дня;
  2. Самофотография рабочего дня;
  3. метод моментного наблюдения;
  4. хронометраж.

Ниже мы рассмотрим каждый из методов изучения затрат рабочего времени более подробно.

  1. Фотографирование рабочего дня — вид наблюдения, при котором измеряются абсолютно все затраты рабочего времени.

Основной целью фотографии рабочего времени является выявление потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по их устранению, разработка стандартов и норм наиболее повторяющихся затрат времени, а также причин недостижения поставленных целей.

Независимо от вида наблюдения, каждое наблюдение состоит из следующих этапов:

  • Подготовка к наблюдению: постановка цели наблюдения, выбор объекта наблюдения, выбор субъекта исходя из цели наблюдения, ознакомление с организационно-техническими условиями труда и условиями труда на выбранных объектах, заполнение листов наблюдения и проверка технических средств измерения времени или регистрации процессов, а также разъяснение целей и задач наблюдения исполнителям изучаемой работы;
  • Проведение наблюдения: запись последовательности выполнения элементов работы, выявление соответствия фактических режимов работы оборудования рекомендуемым технологиям, определение продолжительности перерывов и их причин, заполнение документации наблюдения;
  • Обработка данных наблюдения: расшифровка и проверка правильности фиксации, при съемке — демонстрация материалов, подсчет продолжительности каждого элемента выполняемой работы и длительности каждого из них, определение длительности перерывов и их причин, заполнение документации наблюдения;
  • Заключительный этап: анализ материалов, выявление возможностей рационализации процессов, разработка мероприятий по устранению сбоев в работе, предложений по улучшению рабочих мест Лебедева С.Н., Мисникова Л.В. Экономика и организация труда: У-к для студентов вузов по специальности «Экономика и управление на предприятии». Минск: Мисанта, 2009. С. 124..

Методология данного метода: с начала рабочего дня и до конца дня исследователь наблюдает за испытуемым, отмечая продолжительность абсолютно всех затрат рабочего времени. Затем все затраты рабочего времени заносятся в наблюдательный лист рабочего дня

Самофотография рабочего дня

Цель использования этого метода та же, что и у фотографии рабочего дня — выявить потери рабочего времени и рационально его использовать.

Однако этот метод имеет принципиальное отличие от фотографии рабочего дня — работник фиксирует только потери рабочего времени. Затем менеджер выявляет причины нерационального использования рабочего времени и разрабатывает способы их устранения.

Эффективность данного метода достигается при его систематическом применении, так как необходимо выявить потери, которые наблюдаются в динамике, отнимают у менеджера много времени и устранить их для повышения использования рабочего времени.

В ходе самофотографирования рабочего дня менеджер фиксирует все свои перерывы в фотокарточке, затем анализирует их и разрабатывает мероприятия по их устранению.

Метод моментного наблюдения — это процесс фиксации одних и тех же затрат рабочего времени через случайно выбранные промежутки времени.

Техника метода моментного наблюдения: наблюдатель перемещается по определенному заранее установленному маршруту и фиксирует все процессы, которые выполняют рабочие в данный момент.

Преимущества метода моментного наблюдения:

  • Один исследователь может наблюдать практически неограниченное количество объектов;
  • Возможность прерывать наблюдение;
  • Низкая трудоемкость наблюдения;
  • Психологическое воздействие на объект (работника) сведено к минимуму.

Недостатки метода моментного наблюдения:

  • Результатом являются усредненные данные;
  • Невозможно раскрыть структуру затрат рабочего времени;
  • Нет данных о последовательности выполнения операций, невозможно непосредственно зафиксировать причины простоев, нерациональных затрат рабочего времени и т.д. Белокрылова О.С., Михалкина Е.В. Экономика труда: Конспект лекций. Ростов-на-Дону: Феникс, 2011. С. 53..

Хронометраж — это метод наблюдения, при котором происходит фиксация циклически повторяющихся элементов работы.

Основной целью данного метода является определение продолжительности повторяющихся операций для разработки норм и нормативов, а также выявление систематических «поглотителей» рабочего времени и разработка мероприятий по их устранению.

Для обеспечения сопоставимости измерений при подготовке к хронометражу наблюдатель устанавливает точки фиксации — моменты включения и выключения секундомера, связанные с началом и окончанием наблюдаемого элемента операцииТрунин С.Н. Экономика труда: учебник. Москва: ЗАО «Издательство «Экономика», 2009. С. 164..

Наблюдения должны проводиться дважды в течение рабочего дня — через час после начала работы и за два часа до ее окончания. Полученные результаты необходимо занести в хронокарту для дальнейшего анализа результатов.

Таким образом, мы рассмотрели основные методы изучения затрат рабочего времени. После непосредственного наблюдения следует этап обработки полученных данных. Однако наиболее значимым является этап анализа полученных результатов, так как фиксация данных без дальнейшего анализа не даст никаких результатов. В ходе анализа можно выявить основные потери рабочего времени и разработать рекомендации по их устранению для повышения личной эффективности менеджера.

Для анализа рабочего времени используем методику, разработанную Ситниковой Т.В., которая является синтезом ранее разработанных методик.

Данная методика включает в себя 6 последовательных этапов.

Пути повышения эффективности использования рабочего времени руководителя и специалиста на предприятии

Принцип Парето. Этот принцип можно назвать универсальным, то есть применимым ко многим сферам общественной жизни. В целом, принцип Парето гласит: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают только 20% результата. Это касается и клиентов компании, и продаваемых предприятием товаров, и времени, затрачиваемого на выполнение поставленных задач.

Вывод напрашивается один: сначала подумать, принять взвешенное, разумное решение, а затем приступать к делу, не метаясь из стороны в сторону и не хватаясь за все сразу. Срочные дела нужно либо делать, либо делегировать другим, но тоже немедленно, не откладывая их решение. Дела, которые могут подождать, нужно не просто отложить, а назначить конкретное и точное время, когда они будут сделаны, и записать соответствующий пункт в свой планРезник С.Д., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент. М.: ИНФРА — М, 2011. С. 212..

АББ-анализ. Суть этого метода заключается в том, что все задачи подразделяются с помощью букв по степени их важности (рис. 1.2) Рощин С.Ю., Разумова Т.О. Экономика труда (экономическая теория труда): учебник. Москва: ИНФРА-М, 2010. С. 156..

Рисунок 1.2. Приоритеты анализа АББ.

Согласно этому рисунку, можно проследить следующую закономерность:

  • А — наиболее важная категория, составляют 15% от общего количества заданий, имеют значимость на уровне 65%;
  • B — не особо важная категория, составляют 20% от общего количества дел, значимость на уровне 20%;
  • С — несущественные дела, составляют 65% от всех задач, значимость всего 15%.

Техника использования АББ-анализа состоит из следующих шагов;

1) Составить список задач;

2) Расставить приоритеты дел в соответствии с их важностью;

3) Пронумеровать задачи;

4) Провести оценку в соответствии с категориями А, В и С;

5) Принять решение о возможности переназначения задач, относящихся к категориям В и С.

Принцип Эйзенхауэра. Принцип Эйзенхауэра — это достаточно эффективный метод получения навыков расстановки приоритетов. Метод довольно прост. Все приоритеты расставляются в соответствии с критериями важности и срочности. Исходя из этого, все задачи можно разделить на 4 группы:

  • Срочные и важные задачи. Эти задачи должны быть выполнены немедленно.
  • Срочные и неважные задачи. Поскольку они срочные, менеджер может остановить на них все свое внимание. Но поскольку они неважные, их следует делегировать подчиненному.
  • Несрочные и важные дела. Эти виды задач также следует делегировать подчиненным.
  • Несрочные и неважные. Задачи этой категории следует «выбросить в мусор», поскольку их выполнение не принесет никакого результата, а наоборот, отнимет много времени.

Техника использования метода Эйзенхауэра:

1) Составьте список задач на день, то есть все дела, которые необходимо сделать в течение рабочего дня, должны быть выписаны либо на бумаге, либо в электронном виде;

2) Расставьте приоритеты, то есть проранжируйте каждую задачу по критерию важности и срочности;

3) Записать все задачи в квадрант матрицы в соответствии с группой, т.е. построить матрицу Эйзенхауэра и, согласно приоритетам, поместить их в соответствующий квадрант матрицы.

Для наглядности можно построить матрицу Эйзенхауэра (рис. 1.3)Резник С.Д., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е., Бондаренко В.В. Персональный менеджмент. М.: ИНФРА — М, 2011. С. 216.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Читайте дополнительные лекции:

  1. Оценка конкурентоспособности организации
  2. Система коучинга
  3. Анализ и проектирование производственных процессов
  4. Понятие и структура организационной культуры
  5. Власть и лидерство
  6. Измерение производительности в операционном менеджменте
  7. Подходы к проектированию и перепроектированию роли
  8. Конфликты в организации и методы управления ими
  9. Проблемы проведения стратегических изменений
  10. Концепции ситуационного лидерства