Для связи в whatsapp +905441085890

Проблемное деловое совещание — Принципы организации и проведения проблемных совещаний.

Термин «встреча» очень широкий и довольно расплывчатый: это и деловой разговор между участниками, и вербальный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями. Однако деловое совещание — это один из самых эффективных способов вовлечения сотрудников в процесс принятия решений, один из инструментов управления участием сотрудников в делах своего отдела или организации в целом. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободное обсуждение и прийти к совместному решению путем рассмотрения различных мнений.

Собрание команды можно рассматривать как способ управления мотивацией. Однако при организации деловых встреч следует остерегаться крайностей «слишком много» или «слишком долго».

Подготовка к встрече начинается с определения необходимости и целесообразности проведения деловой встречи. Необходимо четко определить направленность и тему встречи; выбрать оптимальные правила проведения встречи (причем в данном случае термин «правила» можно трактовать достаточно широко, включая темы, время, участников встречи и людей, ответственных за проведение встречи); и не сводить встречу к решению частных проблем, которые можно решить «на работе». Однако следует помнить, что собрание персонала — это, как правило, коллективный сбор информации. Поэтому она должна заниматься вопросами, требующими коллективных интеллектуальных усилий всех, кто вовлечен в решение проблемы.

Важное общее правило деловой этики — не проводить неподготовленную встречу, поскольку это приведет к потере времени и доверия к организатору встречи.

При определении цели встречи следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это снижает интерес к предлагаемой проблеме и бессознательно приводит к восприятию того, что предметное решение не является необходимым. Формулировка цели должна отражать характеристики предполагаемого результата обсуждения вопросов.

В зависимости от основной цели, собрания могут быть обучающими, оперативными и направленными на решение проблем.

Цель встречи — предоставить участникам информацию, определить и совместно прояснить предстоящие задачи, такие как определение терминов и рамок для разработки программы деятельности.

Цель оперативного совещания — выяснение текущего состояния дел в организации, краткий предметный обмен мнениями по проблемам, возникающим в производственном процессе. Кроме того, целью может быть разработка общей тактики для различных частей организационной структуры в отношении текущих производственных задач.

Проблемное совещание — это самый сложный тип совещания. На таком собрании вырабатывается коллективное решение по сложным вопросам, касающимся изменения функциональных задач членов структуры или их адаптации к новым направлениям деятельности организации. Как правило, на проблемной встрече создается совместная программа, включающая элементы стратегии и долгосрочной реализации.

Ключом к успешному проведению собрания является разработка подробной повестки дня и правил процедуры. Хорошей деловой этикой и практикой управления является заблаговременное распространение повестки дня среди всех участников собрания с указанием вопросов для обсуждения, лиц, ответственных за подготовку повестки дня, и примерного порядка работы. Кроме того, частью этичных деловых отношений должно стать заблаговременное направление краткого письменного изложения темы встречи.

Недопустимо, чтобы такую рассылку делал человек, не компетентный в вопросах, которые будут обсуждаться на встрече — это неизбежно снизит восприятие ее актуальности.

Проблемное деловое совещание - Принципы организации и проведения проблемных совещаний.

Преимущества и недостатки проблемного совещания

Проблемные совещания — это форма консультирования в виде деловой встречи под руководством консультанта для выработки коллегиальных решений совместно возникших острых и сложных проблем.

Преимущества:

высокое качество и обоснованность решений в результате одновременной концентрации усилий сотрудников компании, обладающих информацией по рассматриваемому вопросу.

относительно быстрая (от 2-3 часов за раз до 6-10 часов в случае необходимости 2-3 проработок) проработка и принятие решений по сложным вопросам.

последовательность в выполнении решений всеми участниками заседания.

высокий уровень культуры подготовки и принятия решений.

Недостатки:

трудоемкая и длительная подготовка и/или разработка материалов техническим и управленческим персоналом.

Проблемные занятия — одна из самых распространенных, мобильных и эффективных форм консультирования. Обычно в нем сочетаются такие методы и приемы, как «атака», категоризация и оценка факторов и событий, методы сближения и переговоров.

Эффективность этой формы определяется двумя основными факторами: правильным подбором предварительно подготовленных участников и мастерством консультанта, ведущего встречу.

Рекомендации по проведению проблемных встреч (встреч по поводу новых решений):

создайте спокойную и дружелюбную атмосферу для встречи. Определите участников встречи. Подумайте и решите, какое время, место лучше выбрать, подготовьте помещение. 2.

Заранее разошлите (распространите) приглашения всем участникам. Укажите проблему, которую необходимо решить, и что нужно подготовить. 3.

председательствующий на совещании определяет проблему, которую необходимо решить, формулирует критерии оценки предлагаемых решений.

формулировка проблемы и критерии оценки должны быть в письменном виде и постоянно находиться перед глазами участников встречи (на большом листе бумаги или экране).

необходимо дать возможность свободного выражения идей и предложений всеми участниками встречи (желательно от младших к старшим или «по кругу»). Критика в контексте высказываний запрещена. 6.

Идеи должны быть изложены сжато, кратко и по существу.

все идеи должны быть записаны на доске или большом листе бумаги для всеобщего обозрения. (Возможно использование дисплея).

после того, как все высказывания сделаны, делается первоначальная рабочая пауза на 5-7 минут, в течение которой каждый участник формулирует вопросы для уточнения понимания высказанных идей.

ответы на вопросы даются в быстром темпе. Критика не допускается.

второй перерыв 15-20 минут, во время которого каждый участник отвечает на два вопроса для себя: Какие предложения являются лучшими? Как можно довести их до совершенства? В сложных случаях перерыв может быть продлен до возобновления сессии на следующий день. 11.

Каждый участник излагает то, что он или она считает лучшим решением.

происходит обсуждение — решения сравниваются с точки зрения степени, в которой они решают проблему.

При необходимости вводятся критерии оценки и проводится алгоритмическое (формализованное) сравнение всех решений всеми участниками.

Принимается окончательное решение и даются инструкции по его реализации.

подводятся итоги, заполняется форма анализа и контроля решений совещания.

Проблемное совещание

Эта форма считается более сложной, поскольку для поиска наилучшего управленческого решения требуется гораздо больше усилий и ресурсов, чем при других формах совещаний. И риск принять неправильное решение гораздо выше. Более того, такие встречи требуют от руководителя не только умения вести дискуссию, создавать творческую атмосферу, регулировать эмоциональный накал обсуждения и так далее. И, конечно, проблемные встречи требуют гораздо большей активности от всех без исключения участников.

Понятно, что цель проблемного совещания — выработка управленческого воздействия для решения сложной проблемы или трудной ситуации, выход из которой не очевиден. Не менее понятно и то, что в деятельности любой организации существует большое разнообразие проблем. Но не каждая проблема требует встречи. Привычка исполнителей бежать к руководителю со всеми сложными вопросами, проблемами и жалобами свидетельствует лишь о недостатке их самостоятельности. Для решения большинства текущих проблем руководству достаточно назначить компетентных сотрудников или даже сформировать небольшие рабочие группы для работы с ситуацией. Если такие шаги не приносят успеха, а кроме того, у самого руководителя нет готового решения проблемы, представляющей реальную угрозу для нижней планки компании, — только тогда и следует заняться подготовкой совещаний. В большинстве случаев инициатором является сам руководитель, поскольку он обладает всей информацией и, что немаловажно, несет ответственность за происходящее.

Задачи менеджера на этапе подготовки следующие:

определить проблемную ситуацию;

профессионально и всесторонне формулировать проблемную ситуацию

оценить степень его важности для конечного результата работы команды

определить участников, чья компетентность позволит найти нетривиальное решение;

При необходимости определите внешних экспертов, с которыми можно проконсультироваться;

Назначьте дату встречи и дайте участникам достаточно времени, чтобы подумать над формулированием предложений по обсуждаемой проблеме;

Выберите подходящий формат (свободное обсуждение, мозговой штурм и т.д.).
Но как бы тщательно ни была подготовлена проблемная дискуссия, очень трудно предсказать ее ход и эффективность. Многое зависит от способности менеджера побуждать и направлять дискуссионную активность участников, не подавляя при этом возможные штрихи их творчества. Российский специалист по психологии управления М.И. Жукова выделяет «чертову дюжину» типичных ошибок организаторов и руководителей проблемных совещаний .

Типы совещаний

Эксперты в области менеджмента определяют деловую встречу (совещание) как форму организованного, целенаправленного взаимодействия между руководителем и коллективом посредством обмена мнениями. Этот вид коммуникации сочетает в себе несколько жанров: ораторский монолог (вступительные и заключительные слова ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, называние и обсуждение идей во время «мозгового штурма»), дискуссия.

Эффективность встречи во многом зависит от таланта организатора — его ораторских и управленческих способностей. Нередко встречи проводит сам лидер.

В литературе по деловому общению существуют различные классификации собраний по разным причинам.

Таким образом, по характеру поведения они делятся на следующие типы:

Диктаторский — главную роль играет лидер; участники имеют право только задавать вопросы, но не высказывать собственное мнение, дискуссия отсутствует.

автократический — разновидность диктаторских собраний; руководитель задает вопросы участникам и выслушивает их ответы; мнения приглашенных не обсуждаются;

сегрегативный (от лат. — разделение) — в обсуждении доклада участвуют только те, кого назначил руководитель; те, кому отказано в слове, иногда недружелюбно относятся к председателю и тем, кому предоставлено слово

Обсуждение — происходит свободный обмен мнениями и выработка общего решения, которое может быть достигнуто путем голосования с последующим утверждением руководителем; после такого обсуждения руководитель часто принимает решение без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений;

Свободный — проводится без четко сформулированной повестки дня; это свободный обмен мнениями; решение не обязательно принимается.

В зависимости от административных функций совещания различаются:

по планированию (обсуждаются вопросы постановки целей, стратегии и тактики организации);

мотивация труда (обсуждаются вопросы качества работы сотрудников, удовлетворенности сотрудников, морального и материального стимулирования, дисциплины и т.д.);

внутриструктурная организация (обсуждаются вопросы организационного структурирования, координации действий структурных подразделений, проблемы делегирования полномочий, ответственности и т.д.);

контроль за деятельностью сотрудников (обсуждение результатов деятельности, достижение поставленных целей, проблемы невыполнения заданий и т.д.).

В зависимости от темы совещания делятся на административные, технические, кадровые, финансовые, технологические и другие.

Основанием для классификации являются цели и задачи собрания. По этому признаку совещания делятся на проблемные, инструктивные и оперативные (диспетчерские).

Проводится проблемная встреча для поиска наилучшего решения обсуждаемых проблем. На собрании обычно заслушивают доклад, задают вопросы по докладу, обсуждают его и путем голосования принимают общее решение. Отчет может быть представлен участникам заседания заранее в письменном виде. В этом случае докладчик сразу же отвечает на поставленные вопросы.

Брифинги созываются с целью доведения приказов вышестоящих органов до подчиненных для немедленного исполнения. На этих встречах уточняются отдельные положения документа, проясняются возникающие вопросы, назначаются сроки выполнения заданий, обсуждаются пути и способы их реализации, определяются исполнители.

Оперативный (Диспетчерский) позволяет получать информацию о ситуации в организации снизу вверх. Участники встречи докладывают руководству, как обстоят дела на местах, какие есть проблемы, что необходимо для их решения и так далее.

Организация проведений деловых совещаний

Деловые встречи (совещания) являются одной из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Опыт показывает, что деловые встречи не всегда приносят нужный эффект, потому что многие руководители не знают техники своей организации и поведения. В ряде случаев деловая встреча созывается слишком часто и плохо подготовлена; в ней участвует слишком много участников и обязательно «первых лиц»; продолжительность встречи снижает ее эффективность; наконец, решения, принятые на деловых встречах, часто плохо оформлены и плохо контролируются в ходе выполнения, что значительно снижает их эффективность и приводит к необходимости повторной встречи по тем же вопросам.

Деловое совещание — это способ использования коллективного разума для выработки оптимальных решений наиболее актуальных и сложных проблем в бизнесе.

Процесс управления можно свести к трем основным этапам:

Сбор и обработка информации;

Координация деятельности всех служб компании и всех сотрудников;

принятие решений.

Помимо прямой цели, любая хорошо организованная встреча также служит важной образовательной цели. На собрании сотрудники учатся работать в команде, подходить к общим проблемам комплексно, идти на компромисс, приобретать культуру общения и т.д. Для некоторых сотрудников участие в деловой встрече — это единственная возможность увидеть и услышать высшее руководство. Более того, на деловой встрече руководитель получает возможность продемонстрировать свой талант лидера.

Таким образом, руководящие действия менеджера дополняются коллективными обсуждениями (собраниями), в ходе которых решаются вопросы и проблемы повседневной деятельности.

В этом контексте можно сформулировать основные задачи, которые решаются с помощью деловых встреч:

Разработка и укрепление политики компании и ее реализация;

Интеграция деятельности всех отделов и служб в соответствии с общими целями компании.

Определите и подсчитайте коллективные результаты;

Совместное решение проблем с эффектом обучения.

Чтобы достичь поставленных целей, необходимо правильно подготовить и провести собрание. Существует несколько обязательных элементов, без которых цели встречи не могут быть достигнуты (рис. 1).

Подготовка к встрече начинается с определения целесообразности ее проведения. Принимая решение о необходимости проведения совещания, руководитель должен подумать о задачах, которые необходимо решить на совещании (одна форма работы, например, совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание следует проводить, когда есть необходимость обмена информацией, выявления мнений и альтернатив, анализа сложных (нестандартных) ситуаций, принятия решения по сложным вопросам.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Читайте дополнительные лекции:

  1. Управленческое решение
  2. Функции коммуникационного менеджмента
  3. Области выработки и выполнения стратегии
  4. Механизмы менеджмента: средства и методы управления
  5. Проблемы материального стимулирования в системе управления
  6. Информация как основа коммуникации и ключевой ресурс менеджмента
  7. Стратегия фокусирования
  8. Групповая мотивация
  9. Виды деятельности по управлению рисками
  10. Управленческое взаимодействие и коммуникационные каналы