Процесс управленческого контроля

Оглавление:

Существует три основных вида контроля: подготовительный, текущий и заключительный. Все эти средства контроля схожи в осуществлении, поскольку преследуют одну и ту же цель: обеспечить, чтобы фактические результаты были максимально приближены к требуемым. Они отличаются только временем их реализации.

Предварительный контроль

Этот вид контроля называется «предварительным контролем», поскольку он осуществляется до начала фактической работы.

Цель предварительного контроля — проверить готовность организации к началу работы.

Она предполагает введение определенных правил, процедур и моделей поведения. Они разрабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение гарантирует, что работа развивается в заданном направлении. Поэтому необходимо писать четкие должностные инструкции, эффективно доносить формулировку целей до подчиненных, набирать персонал с необходимой квалификацией.

В первую очередь, он применяется с точки зрения трудовых, материальных и финансовых ресурсов.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях путем тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения рабочих задач, или путем отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. В процессе отбора необходимо определить приемлемый уровень образования или опыта работы, проверить рекомендации, провести психологические тесты и многочисленные собеседования с сотрудниками. Во многих компаниях предварительный отбор сотрудников продолжается и после приема на работу во время обучения.

Контроль материальных ресурсов осуществляется путем разработки стандартов минимально приемлемых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Методы предварительного контроля материальных ресурсов включают обеспечение достаточных запасов во избежание дефицита.

Наиболее важным предварительным контролем финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план). Бюджет дает гарантию того, что деньги всегда будут доступны организации, когда они понадобятся. Бюджеты устанавливают лимиты расходов и гарантируют, что средства не будут исчерпаны до достижения целей.

Текущий контроль

Как следует из названия, контроль тока осуществляется во время самой работы. Текущий контроль обычно осуществляется в форме проверки работы подчиненного его непосредственным начальником. Регулярный контроль работы подчиненного, обсуждение возникающих проблем и предложений по улучшению работы позволяют не отклоняться от установленных планов и инструкций. Текущий контроль основан на измерении фактических результатов работы, направленных на достижение поставленной цели. Задача текущего контроля — своевременное обнаружение и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе работы.

Итоговый контроль

Окончательный контроль осуществляется после завершения работы или по истечении отведенного на нее времени. Несмотря на то, что окончательная инспекция приходит слишком поздно, чтобы реагировать на проблемы по мере их возникновения, она выполняет две важные функции. Во-первых, заключительная проверка дает необходимую информацию для планирования, если подобные работы будут проводиться в будущем. Вторая функция заключительного контроля заключается в стимулировании мотивации. Руководство связывает мотивационное вознаграждение с достижением определенного уровня производительности.

Процесс управленческого контроля - Виды контроля

Контроль реализации управленческих решений

Контроль как функция управления — это процесс обеспечения достижения поставленных целей, реализации управленческих решений. Процесс контроля — это, с одной стороны, процесс установления стандартов, определения фактически достигнутых результатов и их отклонений от нормы; с другой стороны, процесс наблюдения за выполнением управленческих решений и оценки достигнутых результатов. Результаты контроля являются основой для корректировки ранее принятых решений в случае обнаружения существенных отклонений от запланированного хода реализации решения. Другими словами, контроль — это процесс сравнения достигнутых результатов с запланированными и, при необходимости, принятие соответствующих корректирующих действий.

Неопределенность как неотъемлемое свойство будущего является основным обоснованием контроля в процессе реализации управленческого решения.

Контроль сопровождает все этапы процесса. В соответствии с этим свойством различают следующие основные виды контроля:

Предварительно;

Продолжается; Контроль;

Коррекция;;

Финал.

Предварительный контроль осуществляется до начала разработки решения. Его цель — предотвратить нежелательные результаты до их возникновения путем разработки критериев оценки, корректировки методологии и регулирования мер контроля. Предварительный контроль используется для выявления признаков и причин проблемы, анализа неопределенностей, формулирования ограничений и оценки альтернатив. Примерами предварительного контроля являются действия комиссий по оценке бюджетных статей проекта бюджета Министерства обороны при принятии бюджета на следующий год.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе реализации решения. Она осуществляется руководителем и основана на измерении и изучении фактических промежуточных результатов выполненной работы под влиянием внутренних и внешних факторов. Регулярный контроль работы исполнителей и обсуждение возникающих проблем позволяют оперативно устранять текущие отклонения от планов и заранее корректировать процесс решения проблем.

Корректирующий контроль направлен на уже выполненные действия и возникшую ситуацию. Предназначен для исправления ситуации, когда известны результаты реализации управленческого решения и они противоречат запланированным значениям. Основная цель — предотвратить повторение подобных ситуаций в будущем. Многие бухгалтерские и финансовые документы составляются с целью корректирующего контроля, поскольку, например, в финансовом отделе города фактические расходы годового бюджета сравниваются с запланированными и может быть предложен иной проект использования финансовых ресурсов на следующий год.

Окончательный контроль осуществляется после выполнения решения. Его цель — зафиксировать, измерить и сравнить конечные результаты с запланированными, на основании чего можно сделать вывод о степени достижения поставленных целей. Следует помнить, что окончательный контроль осуществляется тогда, когда решение не может быть изменено, если оно не было успешным. Он выполняет следующие важные функции.

Процесс управления

Процесс управления — это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на рационализацию и координацию функционирования и развития организации и ее элементов для достижения ее целей. Она решает две задачи: тактическая заключается в поддержании устойчивости, гармонии взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, переход в качественно и количественно иное состояние.

Этот процесс характеризуется непрерывностью, циклическим повторением отдельных этапов (сбор, обработка, анализ, хранение, контроль информации; разработка и принятие решений; организация их реализации), нерегулярностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Она развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.

Процесс управления объединяет такие моменты, как управленческий труд, его предмет и средства, и реализуется в определенном продукте.

Информация — это предмет и продукт управленческого труда.

Трансформированная информация обретает собственную жизнь и может накапливаться, усложняя процесс управления и усиливая преобладание прошлых решений над текущими.

Средствами управленческого труда является все, что облегчает проведение операций с информацией — от компьютеров и телефонов до ручки и бумаги. В этом случае они есть: Инструменты для создания документов (принтеры, регистраторы и т.д.); Инструменты для редактирования и компоновки документов (штампы, резаки, дыроколы); Инструменты для группировки и хранения документов (скоросшиватели, папки, картотеки); Инструменты для вычислительных операций; Инструменты для оперативной связи; Мебель.

Работа менеджеров, а также инженеров, конструкторов, исследователей и т.д. относится к категории умственного труда, выполняемого человеком в форме нервно-психологических усилий. Он существует в трех основных формах: эвристической, административной и управленческой.

Эвристическая работа — это комплекс действий по анализу и изучению различных проблем, стоящих перед организацией, и на их основе разработке различных вариантов их решений — административных, экономических, технических. В зависимости от сложности и характера проблем эту работу выполняют менеджеры и специалисты.

Административная работа — это в основном удел менеджеров. Она связана с выполнением таких видов работ, как текущая координация деятельности подчиненных, их контроль, оценка, мотивация, приказывание (доведение устных и письменных решений до исполнителей), инструктирование, обмен информацией (осуществляется в рамках совещаний и встреч, приема посетителей, ведения деловых переговоров, ответов на письма и телефонные звонки, обхода рабочего места).
Оперативная работа направлена на техническое обеспечение процессов производства и управления необходимой информацией. В него входят такие работы, как документация (оформление, размножение, сортировка и хранение различных документов); первичный учет и бухгалтерский учет (сбор статистической, бухгалтерской и иной информации о производственных, экономических, социальных и других процессах, происходящих в организации); коммуникационно-техническая, компьютерная и формально-логическая (последовательная обработка собранной информации и осуществление на ее основе и по определенному алгоритму расчетов, необходимых для принятия решений).

Процесс управленческого труда состоит из элементарных действий или операций, то есть однородных, логически неделимых частей управленческой деятельности, с одним или группой носителей информации (документов) с момента их получения до передачи в преобразованном виде другим лицам или на хранение.

Контроль и его виды

Одной из основных функций менеджмента является контроль.

Контроль — это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результатов деятельности организации.

Контроль является последней из основных функций менеджмента, после планирования, организации и мотивации.

Существует три этапа контроля: разработка стандартов и критериев, сравнение фактических результатов с ними, корректировка.

Контроль в компании должен быть направлен на выявление, предотвращение отклонений и недостатков, а также их своевременное устранение.

Основными инструментами этой функции являются наблюдение, контроль всех сторон деятельности предприятия, учет и анализ. В целом, процесс управления, контроля выступает как элемент обратной связи, поскольку его данные корректируются ранее принятыми решениями, планами и даже стандартами и нормативами.

Каждое управленческое решение сначала разбивается на отдельные фрагменты, которые определяют содержание задач для определенных подчиненных и структурных подразделений предприятия. После этого наступает очень ответственный этап в деятельности руководителя — передача задания подчиненным, то есть поручение. На этом этапе менеджер должен ответить на ряд вопросов: Кто? Что? Почему? Когда? Как и каким образом? Где.

Исполнение лидерского решения определяется успешностью деятельности руководителя по передаче задач своим подчиненным. Сотрудник должен сформировать представление о будущей лидерской деятельности (OID). Эта картина обладает такими свойствами, как полнота, точность, долговечность, гибкость и индивидуальность по отношению к конкретным действиям конкретного сотрудника.

Деятельность менеджера сосредоточена на:

В анализе процесса работы подчиненных при выполнении поручений и заданий (контроль процесса деятельности).

Контролировать полученные результаты деятельности подчиненных.

Контроль имеет следующие цели:

Своевременное и полное выявление ошибок, погрешностей и недостатков в работе подчиненных и структурных подразделений;

Определите пути устранения недостатков и через наставничество, демонстрацию, личный пример и обучение сотрудников окажите им реальную практическую помощь;

Обобщать и распространять передовой опыт, чтобы показать возможность применения прогрессивных методов для улучшения деятельности и системы управления.

В контексте управленческой деятельности контроль выполняет ряд задач:

Диагностика текущего состояния в компании;

Обеспечьте обратную связь с сотрудниками;

Проинформируйте сотрудников;

Направление деятельности;

Поощрять или мотивировать;

Организация деятельности подчиненных;

Изучение и распространение передового опыта.

Каждая процедура контроля состоит из трех этапов: Разработка стандартов и критериев; сравнение фактических результатов с ними; принятие необходимых корректирующих действий.

Процессный подход

Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других людей — это не одноразовое действие, а серия непрерывных, взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Они называются функциями управления. Каждая функция управления также является процессом, поскольку состоит из ряда взаимосвязанных действий. Процесс управления — это совокупность всех функций. Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: Планирование, организация, мотивация и контроль.

ПЛАНИРОВАНИЕ. Функция планирования включает в себя принятие решения о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации для достижения этих целей. По сути, функция планирования отвечает на следующие три основных вопроса:

где мы сейчас находимся? Руководителям необходимо оценить сильные и слабые стороны организации.

куда мы хотим попасть? Оценивая возможности и угрозы в окружении организации, руководство определяет, какими должны быть цели организации и что может помешать организации достичь этих целей.

как мы хотим это сделать? Руководители должны решать, как в целом, так и конкретно, что члены организации должны делать для достижения целей организации.

ОРГАНИЗАЦИЯ. Организовать — значит создать некую структуру. Существует множество элементов, которые должны быть структурированы для того, чтобы организация могла реализовать свои планы и тем самым достичь своей цели.

Менеджер подбирает людей для выполнения конкретной задачи, делегируя им задачи и полномочия или права на использование ресурсов организации. Эти делегаты берут на себя ответственность за успешное выполнение своих задач. Тем самым они соглашаются быть подчиненными руководителю. Делегирование — это средство, с помощью которого менеджеры позволяют другим выполнять работу.

МОТИВАЦИЯ. Менеджер должен всегда помнить, что даже самые идеально разработанные планы и самая совершенная структура организации бесполезны, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. А задача мотивационной функции — следить за тем, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с возложенными на них обязанностями и в соответствии с планом.

Руководители всегда выполняли функцию мотивации своих сотрудников, независимо от того, осознают они это или нет. Мотивация, то есть создание внутреннего импульса к действию, является результатом сложного набора потребностей, которые постоянно меняются. Сегодня мы понимаем, что для того, чтобы эффективно мотивировать своих сотрудников, менеджер должен выяснить, каковы эти потребности на самом деле, и предоставить сотрудникам возможность удовлетворить эти потребности посредством хорошей работы.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: