Для связи в whatsapp +905441085890

Совершенствование мотивации персонала в малом бизнесе — Основные понятия и сущность управления организацией

В той или иной степени каждая организация существует в изменяющейся среде. Именно динамичный характер внешней среды определяет необходимость постоянного совершенствования управления организацией для обеспечения ее эффективности. Организациям нужны эффективные технологии и практики, чтобы адаптироваться к меняющимся условиям рынка, избытку рабочей силы, ожиданиям общества, нормативным требованиям, новым идеям и т.д.

Основной проблемой, с которой сегодня сталкиваются организации, является эффективное управление изменениями. В условиях динамичного рынка организации должны обладать способностью быстро адаптироваться к изменениям во внешней среде, чтобы выжить. Часто сложность и скорость изменений проверяют адаптивность менеджеров и сотрудников. Если организация не успевает внести необходимые изменения, то ей приходится платить очень высокую цену.

Организационные изменения относятся к решению руководства изменить одну или несколько внутренних переменных в целях, структуре, задачах, технологии и человеческих факторах организации. Принимая эти решения, руководство должно быть проактивным или реактивным, то есть либо само упреждающим, либо реагирующим на требования ситуации. Изменение, внесенное для исправления ошибки, обнаруженной контролем, является типичным реактивным действием. Действие, предпринятое в ответ на возможность, предоставленную окружающей средой, даже если еще не существует фактической проблемы, будет проактивным действием.

Из-за сложности состояния некоторых переменных, вызвавших инновацию и подверженных изменениям, взаимозависимости этих переменных и реакции на инновацию, эффективное управление изменениями является одной из самых сложных, но фундаментальных задач для менеджеров.

Менеджеры (и сотрудники) должны постоянно стимулировать изменения в организации, чтобы она могла эффективно адаптироваться к внешней организационной среде, которую менеджеры не могут контролировать. Требования перемен приходят как изнутри в виде потребностей и ожиданий сотрудников, так и извне в виде растущей конкуренции, технологических инноваций, нового законодательства и социального давления.

В настоящее время существует множество способов повышения эффективности управления, каждый из которых направлен либо на самого менеджера, либо на его личные и профессиональные качества, либо на какой-то элемент управленческой деятельности. Работу по совершенствованию управления можно начать с любого элемента, улучшение которого наиболее актуально для организации. Однако важно не упустить из виду, как эти элементы соотносятся друг с другом.

Тщательная диагностика организационных проблем абсолютно необходима в качестве отправной точки для планируемых организационных изменений. Практически в любой организации можно найти модели поведения или процедуры, которые существуют без изменений в течение длительного времени, и никто не может объяснить, почему или почему нет, или найти смысл в этих действиях.

Диагностика изменений в организации должна показать характерные особенности управления и направления его совершенствования с учетом стадии жизненного цикла, чтобы определить перспективы и ключевые компетенции. Диагностика должна позволить сформулировать цели и ключевые задачи, последовательное достижение которых позволит организации двигаться в желаемом направлении. Эти цели могут включать: Увеличение прибыли; повышение эффективности производства; рост бизнеса и масштабов его деятельности; создание деловой репутации; достижение определенного технологического превосходства; снижение риска банкротства.

Существует несколько основных путей совершенствования системы управления: технократический, рыночный и стратегический. Технократический путь фокусируется на создании «идеальной» модели механизма управления путем постепенных, последовательных и ненавязчивых изменений, позволяющих снизить сопротивление усилиям реформаторов.

Рыночный путь ориентирован на стихийное приспособление механизмов управления к изменяющимся условиям экономических отношений. Однако спонтанность его реализации может привести к поляризации сил, росту сопротивления переменам, к упрочнению позиций бюрократии. Стратегический путь ориентирован на учет реальных условий функционирования предприятия на основе выявления и развития позитивных демократических форм управления, в пику ослаблению влияния бюрократических структур.

Совершенствование мотивации персонала в малом бизнесе - Основные понятия и сущность управления организацией

Основные понятия и сущность управления организацией

В англо-русском словаре есть слова manage (управлять, руководить), manager (лидер, правитель), management (руководство). То есть, термины «управление» и «лидерство» по сути идентичны, когда речь идет о руководстве людьми. Сам термин «управление» имеет несколько значений:

1) Менеджмент понимается как вид трудовой деятельности. Управление — это умственная работа, которая происходит в процессе управления. Одним словом, процесс управления — это непрерывное выполнение последовательных действий от прогнозирования предстоящей деятельности, постановки целей и разработки путей их достижения до анализа фактического результата.

2) Менеджмент — это сам процесс управления со всеми его функциями, методами и средствами. Процесс управления подразумевает выполнение определенных функций. Такие как прогнозирование, планирование, создание организационных структур, командование, координация, стимулирование (мотивация) деятельности, контроль и анализ. Для реализации той или иной функции используются различные методы. Например, прогнозирование может осуществляться с помощью статистических и/или экспертных методов. Соответствующие технические средства — компьютеры, программные продукты, Интернет, средства связи и т.д. — могут быть использованы. Менеджмент объединяет различные компоненты управленческой деятельности в единое целое.

3) Менеджмент — это орган управления, например, совокупность подразделений аппарата управления, объединяющих менеджеров. Другими словами, управление относится к организационной структуре, предназначенной для управления конкретной организацией, регионом или страной.

4) Под менеджментом понимается категория людей, профессионально занимающихся управлением и работающих на должностях в аппарате управления.

5) Менеджмент — это научная дисциплина, которая занимается проблемами, возникающими, когда люди управляют людьми. В России менеджмент обычно считается одной из экономических наук. Проводятся исследования, издаются журналы и книги, защищаются диссертации по менеджменту.

6) Менеджмент как научная дисциплина основывается на практике управления. Соответственно, менеджмент иногда понимается как практика реального управления и его понимание.

7) Менеджмент — это не только наука, но и искусство управления. Теория управления дает общие рекомендации, а не конкретные инструкции для каких-либо конкретных действий руководства. Настоящее управление, особенно оперативное, — это скорее искусство, чем наука. Менеджеру необходимы не только знания, но и интуитивное понимание людей, которыми он управляет.

8) Наконец, менеджмент — это академическая дисциплина, которая занимается управлением. В России менеджмент преподается всем студентам-экономистам. Ее преподают будущим инженерам, геологам, медикам, социологам и т.д. Все чаще с менеджментом знакомят и школьников.

Все рассмотренные взгляды на понятие «менеджмент» (а их число можно значительно увеличить) не противоречат друг другу. Напротив, они тесно связаны и показывают разные стороны обсуждаемой концепции.

Менеджмент, хотя и играет весьма специфическую роль в организации, тем не менее, пронизывает, так сказать, всю организацию, затрагивая и влияя практически на все сферы ее деятельности. Управление организацией представляется как процесс осуществления определенного вида взаимосвязанных действий по постановке целей, а также по формированию и использованию ресурсов организации для решения ее проблем.

Однако при всем многообразии взаимодействия менеджмента и организации можно достаточно четко определить субъектов управленческой деятельности — менеджеров, а также достаточно четко определить границы деятельности, составляющей содержание менеджмента.

Менеджмент не является синонимом всей деятельности организации по достижению конечных целей, а включает только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, обуславливают осуществление производственной и иной деятельности, направление различных видов деятельности и т.д.

Особенности кадровой политики малых предприятий

В последнее десятилетие активно развивается малый бизнес. Это и понятно, небольшие предприятие легче перестраиваются под постоянно меняющиеся потребности рынка, более гибкие и мобильные, и даже финансовый кризис переживают с меньшими трудностями и потерями, чем предприятия – гиганты.

Проходит и то время, когда специалисты и квалифицированные работники стремились устроиться на работу в крупные фирмы, а связано это с особенностями управления персоналом на малых фирмах.

На небольших предприятиях, как правило, наблюдается тесное сотрудничество работников с руководством. Проявляется это благодаря применению демократического стиля управления предприятием: руководитель прислушивается к мнению, советам, просьбам работников, помогает разрешать конфликты, решить проблемы, делиться с планами предприятия на будущее, подготавливает персонал к изменениям.

Почти на всех малых предприятиях отсутствует служба управления персоналом. Её обязанности может выполнять менеджер по персоналу или сам руководитель. Отсутствует и кадровая документация, которая является обязательной для средних и крупных предприятий. Это позволяет значительно сократить расходы предприятия.

Обучение и повышение квалификации работники, как правило, проводят за свой счёт и по своему желанию. Руководство проводит семинары и тренинги в том случае, если запускается новая линия производства, осваивается новый сегмент рынка сбыта, предоставляется клиентам новая услуга, и т.д., требующие дополнительных знаний и навыков. Таким образом, обучение персонала на малых предприятиях носит периодичный характер.

К основным материальным методам мотивации персонала небольших предприятий относятся: заработная плата, конкурентоспособная с другими предприятиями, премии и надбавки, дополнительные выходные или продление отпуска за счёт компании, социальный пакет, помощь в оформлении кредита или ипотеки и т.д.

Кроме того, для того, чтобы повысить желание сотрудников эффективно трудиться, руководитель активно использует нематериальные методы мотивации труда, а именно: улучшает условия труда, создаёт благоприятный климат в коллективе, даёт свободу действий работнику (доверие руководителя располагает к эффективной работе), проявляет интерес к результатам работы каждого сотрудника, с внимательностью относится к личностным особенностям специалистов и умеет их применить на благо компании, организовывает корпоративные праздники и совместный отдых.

Рассмотрим общие специфические особенности управления персоналом предприятия малого бизнеса, не зависящие от форм собственности и сферы деятельности организации:
– комплексный характер деятельности работников и гибкая организация труда. Нет четкого функционального разделения между административным и производственным персоналом, что способствует сокращению дистанции между персоналом, однако не устраняет социальных различий (например, в оплате труда). Работникам предприятия малого бизнеса приходится выполнять функции, не свойственные их должностям, так как здесь необходимы универсальные работники, а не профессионалы узкого профиля. Чаще всего такие «универсалы» появляются в процессе работы предприятия, поскольку им приходится совмещать должности и выполнять различные виды работ.
– отсутствие многоуровневой организационной структуры. В этих условиях персонал приходит к пониманию карьеры как расширению и усложнению функциональных обязанностей, росту профессионализма, увеличению заработной платы, а не повышению в должности.
– относительно более высокая информированность работников. Руководителю предприятия сложно скрыть от своего персонала сведения о методах работы и отношениях с клиентами и государственными структурами. Такая информированность ставит работодателя в некоторую зависимость от работника и тем самым вынуждает вести поиск персонала среди родственников, личных знакомых или по рекомендации проверенных людей.

– меньшая степень бюрократичности в работе. На предприятиях малого бизнеса отсутствуют многие правила и документы по регламентации деятельности, что порождает индивидуальный подход к каждой ситуации и работнику. Однако это приводит к возникновению конфликтов, к выражению личных симпатий и антипатий руководителя к работникам.
– организованное обучение практически отсутствует. Объясняется это рядом причин: недооценкой необходимости обучения руководителя предприятия; нехваткой средств; неопределенностью перспектив предприятия; низкой оценкой существующих курсов обучения.
– предприятие предъявляет повышенные требования к личным качествам работника. Малый коллектив быстрее подвергнет гонению того, чьи качества не соответствуют принятым нормам и ценностям предприятия.

– широкий выбор работников. Существующая безработица предоставляет руководителям возможность нанимать сотрудников за невысокую оплату труда. При этом имеется возможность экономить на социальных льготах, обучении, условиях труда и т.д. Отсутствие высокой квалификации у работников снижает уровень их претензий. Боясь потерять работу, многие добровольно идут на такие ущемления.
– принципы отбора персонала иногда ориентированы не на прямые, а на косвенные доказательства профессиональной пригодности работника. Значимость рекомендаций на предприятиях малого бизнеса в настоящее время рассматривается не только с точки зрения подтверждения профессионализма работника. Рекомендации фактически являются подтверждением наличия у кандидата знакомых и коллег, готовых отвечать своей репутацией за действия работника. Иначе говоря, важны не только содержание рекомендации, но и личность (должность) того, кто ее дает. В этом случае принципы кадрового отбора ориентированы не на прямые, а на косвенные доказательства профессиональной состоятельности кандидата. Предприятие получает работника, обладающего специфическим капиталом в виде личных знакомств, должностных контактов и неформальных связей, которые в дальнейшем принесут предприятию дополнительные заказы и предложения.

– самая важная проблема работников малого предприятия. Благополучие персонала зависит от руководителя. Практически на всех предприятиях малого бизнеса отсутствуют коллективные договоры, профсоюзы, которые смогли бы оказать давление на администрацию в защиту интересов работников. Единственный документ, регулирующий отношения работодателя с работниками — Трудовой кодекс РК.

На всех предприятиях различных сфер деятельности рабочие рассматриваются как наемные работники, а специалисты – как единомышленники.

Существенно различаются стартовые условия предприятий. Бывшие государственные предприятия уже имели помещения, оборудование, сложившуюся систему хозяйственных связей, что дало им возможность развивать и совершенствовать социально– бытовую сферу и вкладывать средства в обучение и развитие своего персонала. Однако ориентация на традиционную организацию труда не позволяет им обеспечивать достаточную для функционирования в рыночной среде гибкость, что и сказывается на более низкой доходности по сравнению с новыми предприятиями.

Организация учета кадров

Как правило, на малом предприятии создавать специально кадровую службу нерационально. Так как объем работы с персоналом в маленьких компаниях обычно небольшой, ведение кадровой документации поручается одному из сотрудников, чаще всего секретарю или бухгалтеру. И это логично, создавать специальную ставку в таком случае просто экономически невыгодно.

Специфические особенности малого бизнеса таковы, что кадровая документация может вестись в минимально допустимом объеме, отвечающем возможностям и потребностям малого предприятия, при этом выполняются только самые необходимые функции. Следует учесть, что кадровая работа в небольших организациях ведется, в основном, по мере надобности, а не постоянно, и сводится к отбору и приему на работу, увольнению персонала, управлению заработной платой и контролю над трудовой дисциплиной, определению очередности отпусков. Тем не менее, кадровая политика не теряет своего ключевого значения в создании профессионального и сплоченного коллектива.

Несмотря на отсутствие специализированного отдела кадров на малом предприятии, пренебрегать организацией кадрового делопроизводства нельзя. Кадровая документация, пусть и в уменьшенном объеме, должна вестись в соответствии с установленными правилами и существующим законодательством, и необходимость этого недооценивать не стоит.

Юридически правильная и рациональная организация делопроизводства обеспечивает оптимизацию документооборота и уменьшение количества документации, повышает эффективность кадровой работы. Кадровое делопроизводство документирует трудовые отношения. Даже минимальный список документов, обязательных для ведения в малом предприятии, довольно велик. Это следующие основные документы:

— распоряжения и приказы о приеме на работу;

— штатное расписание;

— трудовые договора;

— личные карточки;

— приказы о предоставлении отпусков;

— график отпусков;

— приказы о переводе на другую работу, совмещении должностей;

— приказы об увольнении;

— табели учета рабочего времени;

— правила внутреннего распорядка и трудовой дисциплины;

— положение, регламентирующее защиту личных данных;

— трудовые книжки и книга их регистрации;

— документация по охране труда.

Любая кадровая документация из этого списка имеет юридическую, а нередко и коммерческую ценность, что является подтверждением важности ее ведения и необходимости правильного оформления. Эти документы подтверждают права и обязанности как работодателя, так и работника, а в случае необходимости, становятся важными доказательствами в спорных ситуациях.

Документирование трудовых отношений обеспечивает пенсионные, социальные и другие гарантии, предоставляемые работникам российским законодательством. Кадровая документация служит основанием для начисления зарплаты, пособий, премий, для определения страхового и трудового стажа, начисления пенсий, поэтому важен ответственный и безошибочный подход к оформлению этих первоисточников. Небрежное отношение к ведению документов может неблагоприятно отразиться на благополучии и предприятия, и его работников.

К сожалению, отсутствие профессиональных кадровиков на малых предприятиях нередко ведет к низкому качеству кадрового делопроизводства и, как следствие, нарушению трудового законодательства.

Помочь в устранении подобных нарушений до того, как они будут выявлены трудовой или налоговой инспекцией, либо представителями фонда социального страхования, может аудиторская проверка. Аудит кадровой документации обеспечивает комплекс действий по проверке правильности оформления документов и корректности ведения учета. Аудиторами будет дана экспертная оценка рисков в случае выявленных нарушений и рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства с целью их устранения.

Оптимизировав кадровую документацию можно не только избежать штрафных санкций со стороны проверяющих органов, но и повысить управляемость персоналом, обеспечить прозрачность трудовых отношений и защиту прав своих работников.

Организация системы документооборота на малом предприятии

Технологию работы с документами на предприятии регламентирует такой документ как инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является основным локальным актом в сфере работы с документами.

Инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся на конкретном предприятии.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе типовых инструкций и государственных методических документов.

Инструкция состоит из следующих разделов:

Общие положения (на основе каких нормативно-методических документах разработана инструкция, кто отвечает за делопроизводство на предприятии и прочие общие вопросы).

Состав документов организации (какие вопросы подлежат документированию, какие системы и виды документов используются в организации для документирования, на материалах данного раздела разрабатывается ТАБЕЛЬ форм документов).

Подготовка документов (требования к составлению и оформлению документов, порядок придания им юридической силы, кто участвует в согласовании документов, на материалах данного раздела формируется альбом форм документов и типовые трафаретные тексты).

Организация документооборота (характеризуется движение входящих, исходящих и внутренних документов).

Регистрация документов (указываются регистрационные формы, система индексации документов, порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов).

Контроль исполнения документов (система постановки на контроль и снятия документов с контроля).

Организация документов в делопроизводстве (систематизация документов в соответствии с номенклатурой дел, порядок и правила формирования, оформления и хранения дел).

Передача документов на архивное хранение (проведение экспертизы ценности документов, порядок оформления описей дел, отбор документов на уничтожение).

К инструкции по делопроизводству целесообразно прилагать образцы бланков официальных документов организации, регистрационные формы, разработанные в организации классификаторы и перечни, табель форм документов, альбом форм, перечни причин не исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой ДОУ, утверждается руководителем предприятия, может иметь дополнительные разделы.

На малом предприятии инструкция по делопроизводству разрабатывается секретарем с привлечением заинтересованных специалистов, с учетом сложившегося опыта работы с документами на данном предприятии.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Читайте дополнительные лекции:

  1. Закономерности управленческих решений
  2. Аспекты воздействия и цели организационной культуры
  3. Планирование и контроль мотивации в менеджменте
  4. Cистема менеджмента качества
  5. Литература по мотивации
  6. Диаграмма Ганта
  7. Психология менеджмента
  8. Классификация конфликтов
  9. Внедрение организационных изменений
  10. Бизнес-консалтинг в медиаорганизации