Связи в организации и координация

Оглавление:

Коммуникация — одна из самых сложных и неоднозначных проблем организационного поведения.

«Коммуникация» — это собирательный термин, обозначающий взаимодействие субъектов на основе информации. Естественно думать, что в основе коммуникации лежат информационные процессы. Однако было бы слишком упрощенно сводить коммуникацию только к процессам получения и передачи информации, поскольку при этом упускаются из виду многие важные вопросы. К ним относятся: поведенческая активность субъектов, которая сложным образом зависит от характера передаваемой информации; способности индивидов и их возможности участвовать в информационных процессах; мотивация; самоконтроль; внешние факторы, влияющие на эти процессы, и многое другое.

Классификация управленческих ролей, предложенная Минцбергом, показывает, что межличностное общение является основой работы менеджера. Согласно исследованиям, менеджеры тратят от 50% до 90% своего рабочего времени на общение с другими людьми. Для менеджеров высшего звена процент общения в рабочее время достигает 90%. Понятно, что в таких условиях отсутствие навыков межличностного общения значительно снижает эффективность профессиональной деятельности менеджера и организации в целом.

Каждый сотрудник ежедневно вовлечен в процесс обмена информацией в компании, и от эффективности процесса коммуникации зависит успех компании в целом. Если процесс обмена информацией в организации нарушается, то происходит немедленный срыв коллективных действий.

В современном мире коммуникация является фактором, создающим ценность. Ценность, созданная в процессе коммуникации, проявляется в виде репутации, деловых отношений, торговых марок, бренда, патентов, авторских прав, потенциала сотрудников, ключевых компетенций. Так что же делает коммуникацию эффективной и что мешает передаче информации в организации? Каковы особенности процесса коммуникации в современных условиях?

Концепция коммуникации

Информация играет важную роль в управленческих функциях и принятии решений. Она принимается и передается в процессе, называемом коммуникацией. Важность коммуникации в функционировании системы управления невозможно переоценить.

Слово коммуникация происходит от латинского communico «делать общим, соединять, сообщать». Наиболее близким по значению является русское слово общение.

Коммуникация — это связь между функциями, отделами системы управления, между людьми. Коммуникация — это взаимодействие, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования любой организации.

Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к объекту управления и наоборот, без правильного понимания отправленной и полученной информации работа по управлению невозможна.

На обычном уровне коммуникация определяется как передача информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация — это обмен информацией между людьми, на основе которого менеджер получает информацию, необходимую для принятия решения, и доносит это решение до сотрудников организации.

Общение может происходить, когда общающиеся понимают друг друга, т.е. имеют общий социальный опыт или говорят на одном языке. Коммуникация невозможна без информации, то есть того, что передается в процессе коммуникации, чем люди обмениваются при общении.

Важность общения

Организационные структуры, с их различными размерами, технологическими тонкостями, степенью сложности и формализации, предназначены для размещения в системе обработки информации или интеграции с ней. Само создание организационной структуры является признаком того, что для коммуникации предусмотрен определенный путь. Власть, лидерство и принятие решений явно или неявно основаны на процессе коммуникации, поскольку без информации они бессмысленны.

Организационные аналитики отмечают разную степень важности процесса коммуникации. Барнард, например, утверждает: «Во всеобъемлющей теории организаций коммуникация занимала бы центральное место, потому что структура, масштаб и охват организации почти полностью определяются тем, как она общается». При таком подходе коммуникация занимает почти центральное место в организации. Однако другие теоретики — например, Олдрич, Клегг и Данкерли — уделяют этому вопросу недостаточное внимание. Вместо того чтобы рассуждать о том, находится ли коммуникация в центре или на периферии организационного анализа, полезнее рассматривать ее с той точки зрения, что важность коммуникации меняется в зависимости от того, где она рассматривается в организации и какой тип организации изучается.

Общение имеет решающее значение для менеджеров и их работы. Менеджеры, которых изучал Кантер, уделяли огромное количество времени общению. Обычно это были личные встречи с подчиненными, начальниками, коллегами и клиентами. Также проводились всевозможные встречи. Нам приходилось отвечать на электронные письма и телефонные звонки. Короче говоря, работа менеджера заключалась в общении. По оценкам Клаусса и Басса, 80% времени менеджера уходит на межличностное общение. Чем дальше от вершины организации, тем меньше становится процент времени, затрачиваемого на общение. Безусловно, и это следует отметить, работа клерков преимущественно связана с обработкой информации. Изменения в информационных технологиях оказывают огромное и непрекращающееся влияние на управленческую и канцелярскую работу, а значит, и на организации.

Эти внутриорганизационные различия очень важны. Межорганизационные различия не менее важны. Коммуникация особенно важна в организациях и частях организаций, которые имеют дело с неопределенностью, являются сложными, и технология которых не позволяет легко рутинизировать. На центральность коммуникации влияют как внешние, так и внутренние характеристики. Чем больше организация ориентирована на людей и идеи, тем важнее для нее коммуникация. Несомненно, даже в высокомеханизированной системе общение лежит в основе освоения и использования машин. Сотрудники информируются об использовании, подаче заказов и т.д. В то же время, рутинный характер таких операций приводит к меньшей вариативности в процессе коммуникации. Четко установленные процедуры не требуют дополнительных коммуникаций. Хотя общение в такой среде происходит практически постоянно, его организационная ценность ограничена. Так может быть до тех пор, пока они не приводят к серьезным нарушениям.

Процесс коммуникации по определению является двунаправленным: в любой момент времени одна сторона является отправителем, а другая — получателем. Очевидно, что этот аспект общения влияет на весь процесс. Социальные отношения, проявляющиеся в процессе коммуникации, влияют на отправителя и получателя в процессе их взаимодействия. Если отправитель боится получателя во время отправки сообщения, это скажется как на самом сообщении, так и на его интерпретации. Страх — один из многих факторов, которые могут нарушить простые отношения между отправителем и получателем. Различные позиции, различные модели восприятия, сексуальное влечение и тому подобное могут искажать передаваемое и принимаемое.

Игнорирование возможности искажения стало причиной провала многих попыток улучшить организационные показатели за счет повышения уровня коммуникации. После осознания важности коммуникации многие организации стали чрезмерно озабочены этим вопросом, полагая, что если между всеми членами организации будет достаточная коммуникация, то все будут знать и понимать, что происходит, и большинство организационных проблем исчезнет. В 1980-х годах это увлечение коммуникацией лежало в основе растущего интереса к организационной «культуре» как панацее от всех возникающих проблем. К сожалению, организационная жизнь не так проста, и полагаясь только на большее и лучшее общение, вы не добьетесь больших и положительных изменений.

Коммуникация в организациях должна предоставлять точную информацию с правильным эмоциональным подтекстом всем членам организации, которые в ней нуждаются. Это предполагает, что в системе нет ни слишком много, ни слишком мало информации, и что всем, кто ее использует, с самого начала ясно, что эта информация доступна. Но очевидно, что это условие не может быть достигнуто в сложной организации. Конечно, организации собирают больше информации, чем используют, но они все равно требуют большего. Это связано с необходимостью принимать решения в рамках законности.

Менеджеры тратят от 50% до 90% своего времени на общение. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что менеджер делает это для выполнения своей роли в межличностных отношениях, обмене информацией и принятии решений, не говоря уже об управленческих задачах планирования, организации, мотивации и контроля. Поскольку обмен информацией заложен во всех основных видах управленческой деятельности, мы называем коммуникацию объединяющим процессом.

Хотя широко признано, что коммуникация необходима для организационного успеха, опросы показывают, что 73% американских менеджеров, 63% британских менеджеров и 85% японских менеджеров считают коммуникацию основным препятствием для эффективности их организаций. Эти опросы показывают, что неэффективная коммуникация является одной из основных областей, где возникают проблемы. Менеджерам приходится осмысливать большие объемы информации, включая ту, которая не влияет на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, называется эффективной коммуникацией. Эффективный менеджер — это тот, кто может быстро выбрать из общего потока общения те, которые эффективны, то есть полезны для процесса управления.

Процесс коммуникации и эффективность управления.

Организации общаются с существующими и потенциальными потребителями с помощью рекламы и других программ продвижения на рынке. Связи с общественностью в первую очередь занимаются созданием определенного образа, «имиджа» организации на местном, национальном или международном уровне. Организации должны подчиняться государственному регулированию и заполнять длинные письменные отчеты по этому поводу. Каждая компания отчитывается о финансах и маркетинге в своих годовых отчетах и предоставляет информацию о местоположении, возможностях карьерного роста, льготах и т.д. Это лишь несколько примеров того, как организация реагирует на события и факторы внешней среды. Обсуждения, встречи, телефонные звонки, служебные записки, видеозаписи, отчеты и т.д., которые циркулируют в организации, часто являются ответом на возможности или проблемы, созданные внешней средой.

Информация перемещается с уровня на уровень в организации посредством вертикальной коммуникации. Она может передаваться сверху вниз, то есть с более высоких уровней на более низкие. Таким образом, текущие задачи, изменения в приоритетах, конкретные задачи, рекомендуемые курсы действий и т.д. доводятся до нижних уровней управления. В дополнение к обмену информацией сверху вниз, организации необходимы коммуникации снизу вверх, которые служат для информирования верхушки о том, что делается на более низких уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих или возникающих проблемах и предлагает предложения по их улучшению. Коммуникация «снизу вверх» обычно принимает форму отчетов, предложений и служебных записок. Передача информации с более низких уровней на более высокие может оказать заметное влияние на производительность.

Координация задач и действий между многочисленными подразделениями организации требует обмена информацией между ними. Поэтому информация между подразделениями циркулирует горизонтально. Таким образом, рабочие группы координируют свои усилия по контролю затрат, распределению ресурсов, новым методам производства и маркетингу продукции. Руководители различных отделов информируют друг друга о внедрении новых технологий. Помимо координации действий, горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между отделами, что положительно сказывается на работе всей организации.

Общение между руководителем и подчиненным

Возможно, самым очевидным компонентом коммуникации в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности осуществляется между руководителями и подчиненными.

Некоторые из многочисленных вариантов обмена информацией между руководителем и подчиненным включают уточнение целей, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечение приверженности выполнению задач отдела; обсуждение проблем, связанных с работой; получение признания и поощрений для мотивации; улучшение и развитие навыков подчиненного; сбор информации о возникающей или реальной проблеме; предупреждение подчиненного о предстоящих изменениях; изучение идей, улучшений и

Поскольку подчиненные разделены на рабочие группы, общение с ними руководителя является важной частью достижения эффективности руководства. Вовлечение каждого члена рабочей группы в обмен информацией позволяет группе установить более адекватные отношения с руководителем и дает возможность руководителю более активно вовлекать подчиненных в работу организации.

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформального общения можно назвать каналом распространения слухов. Слухи «ходят в кулерах, в коридорах, в столовых и везде, где люди собираются группами». Поскольку сарафанное радио распространяется гораздо быстрее, чем формальная коммуникация, менеджеры используют сарафанное радио для планирования утечек и распространения определенной информации или информации «только между нами». Информация, передаваемая по неформальным каналам коммуникации, т.е. слухи, с большей вероятностью будет точной и не предвзятой. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов являются точными с точки зрения соответствия информации о самой компании. Однако он считает, что уровень точности может быть не таким высоким, когда речь идет о личной или высокоэмоциональной информации. Более того, независимо от точности, «все свидетельства указывают на влияние слухов, независимо от того, является ли их воздействие положительным или отрицательным».

Типичная информация, передаваемая по каналам слухов, включает:

угрожали увольнениями производственных рабочих;
новые штрафы за опоздания;
изменения в структуре организации;
ожидающие перевода и повышения;
подробный отчет о споре между двумя руководителями на недавнем совещании;
кто с кем назначает встречи после работы.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: