Управленческие решения в системе управления организации - Функциональное содержание управленческих решений

Оглавление:

В процессе любой деятельности человек или группа людей сталкиваются с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов исходов и (или) действий для их получения. Выбранный вариант называется решением. Если нет выбора вариантов, то нет и решения. Решения, принимаемые в процессе управленческой деятельности, называются управленческими решениями.

Управленческая деятельность — это процесс преобразования информации о текущем и прошлом состоянии и поведении управляемой системы (объекта или процесса, или их внешней среды) — информативной информации — в информацию о ее необходимом состоянии и (или) поведении — управляющую информацию. Информационно-управляющая информация обеспечивает взаимосвязь и единство субъекта и объекта управления, процессов управления и управляемых процессов организации, их взаимосвязь с внешней средой.

Здесь, во взаимодействии с внешней средой, осуществляется как воздействие организации на внешнюю среду, так и воздействие внешней среды на данную организацию (А). Например, при заключении договоров на поставку ресурса организация определяет параметры поставки по согласованию с поставщиком. В то же время организация обязана соблюдать постановления, распоряжения и другие распорядительные документы органов власти. Аналогичная ситуация и с информацией (B). Организация публикует информацию о своем состоянии и деятельности для внешнего мира (консолидированные финансовые отчеты, статистические отчеты, справки и т.д.) и получает различную информацию от других организаций о состоянии и поведении внешней среды (статистические материалы, отчеты других организаций, рейтинги, информационные бюллетени и т.д.).

Из вышесказанного следует, что управленческое решение (далее — решение):

Делается человеком и во многом зависит от проявления в данный момент многих его качеств как специалиста и личности;
имеет информационный характер и передается в системе управления по каналам связи (коммуникации) в виде документированного или недокументированного сообщения от одного лица (или группы лиц) к другому лицу (или группе лиц);
по мере продвижения по уровням управленческой иерархии (сверху вниз) он трансформируется в другие решения, которые конкретизируют, детализируют и, возможно, искажают его.

Согласно теории информации, ее искажение при передаче по каналам связи, особенно при преобразовании, может исказить содержание. Это особенно характерно для каналов связи между людьми, где каждый человек может понимать и интерпретировать информацию, содержащуюся в сообщении (в нашем случае в управленческом решении), по-своему. Приведенные характеристики управленческого решения определяют его субъективность и вероятность его правильной реализации (достижения его эффективности). На основании решения директора определяются подчиненные менеджеры, ответственные за отдельные части решения, они принимают собственные решения с учетом задач, функций и загруженности своих подчиненных, уточняя, детализируя и разъясняя содержание указаний директора. Каждый из них основывает свое решение на собственном понимании содержания решения директора и собственных интересах в его реализации;

обращается к внутренним и внешним объектам и процессам.
Управленческое решение — это информационный вариант будущего состояния или поведения управляемой системы и ее внешней среды (далее ЛПР), желаемый лицом, принимающим решение, который еще необходимо реализовать на практике, материализовать. Поскольку исполнение осуществляется людьми, это также определяет высокую субъективность и вероятность реализации решения. Человек принимает тот вариант, который, по его мнению, является лучшим или наиболее желательным (целесообразным) для него в момент выбора. Таким образом, принятие решений — это сознательный процесс, выбор из имеющихся вариантов (альтернатив) одного, который сокращает расстояние между настоящим и будущим желаемым состоянием (или поведением, действием).

Функциональное содержание управленческих решений

Решения разрабатываются и исполняются в процессах реализации функций управления. Содержание этих функций раскрывает функциональное содержание управленческих решений. В научной и учебной литературе существует множество вариантов состава функций управления. Это определяется сутью системного подхода к анализу, где каждая система рассматривается как совокупность элементов, образующих единое целое, которое обладает иными свойствами, чем каждый элемент в отдельности, а элемент системы является относительным пределом ее разбиения исследователем в зависимости от целей наблюдения. В зависимости от целей изучения менеджмента как функции социально-экономической системы (организации), авторы публикаций выделяют различный состав элементов — функций менеджмента. Наиболее полный сборник функций был предложен американским исследователем Дж. Риггсом. Он назвал три функции, всеобъемлющие процессы управления организацией — планирование, организация и контроль. Наиболее распространенными в современной отечественной литературе являются модификации состава функций, которые были представлены в первом советском учебнике по менеджменту авторов О. В. Козловой и И . Н. Кузнецов. Выделяют общие и специфические функции управления.

Выделение общих функций управления в составе одной из функций социально-экономической системы — функции управления — основано на разделении труда в управлении, которое базируется на специализации работников по этапам процесса управления. К ним относятся: Планирование, организация, стимулирование, регулирование, контроль, учет, анализ.

Любой процесс управления начинается с планирования, которое осуществляется на основе анализа данных о текущем и прошлом состоянии и поведении управляемого объекта и его внешней среды. Состав этих данных формирует информационную базу управления и формируется при выполнении контрольных и учетных функций. Планирование использует решения, принятые в процессах реализации организационно-стимулирующих функций, и, наоборот, эти функции обеспечивают реализацию решений, принятых в процессах планирования. В процессах реализации организационной функции обеспечивается выполнение решений, принятых при реализации функций планирования и стимулирования. В процессах реализации функции стимулирования выполняются решения, принятые в функции планирования и организационной функции. Функции планирования, стимулирования и организации взаимодействуют друг с другом и обеспечивают выполнение решений, принятых в процессах отдельных функций. Функция планирования, а значит и решения по планированию, определяют процесс управления и работу организации в целом.

В зависимости от характера и роли реализующих их процессов в технологическом цикле управления функции управления делятся на оптимизационные и информационные. Результатом реализации функций оптимизации являются управленческие решения, поэтому их часто называют функциями разработки и принятия решений. К ним относятся: Планирование, организация, стимулирование и регулирование. Выходом информационных функций являются различные документированные и недокументированные информационные сообщения: Отчеты, справки, досье, письма и др. К ним относятся: Контроллинг, учет и анализ. Основной задачей информационных функций является обеспечение функций оптимизации необходимой, достаточной, достоверной и своевременной информацией. Операции по реализации информационных функций замыкают технологический цикл управления и обеспечивают обратную связь управленческих решений, выработанных в процессах реализации оптимизационных функций управления. В литературе при перечислении типов часто встречаются контрольные, учетные и аналитические управленческие решения, но это еще один срез исследования систем управления. Здесь имеются в виду результаты выполнения функций оптимизации в управлении контрольными, учетными и аналитическими процессами.

Цикличность и иерархичность процессов разработки, принятия и реализации управленческих решений

Обратная связь на любое реализованное или исполненное решение в социально-экономической системе (организации или ее подразделении) замыкает технологический цикл процесса управления, который состоит из четырех относительно независимых блоков (рис. 1.8). Отсутствие обратной связи по решению обычно приводит к его неисполнению или неправильному (неэффективному или нерезультативному) исполнению, убыткам или дополнительным затратам. Поэтому количество технологических циклов в организации должно быть равно количеству решений, которые в ней принимаются и реализуются.

В крупных организациях каждый блок технологического цикла управления представлен рядом подразделений с технологической специализацией на процессах управления. Так, информационный блок организации состоит из информационно-вычислительного центра (отдел автоматизированных систем управления), канцелярии (отдел делопроизводства), научно-технической библиотеки, архива, отдела научно-технической информации и т.д.; оптимизационный блок — отделы планирования и экономики, производства и техники, технологии и т.д.; организационный блок — подразделения оперативно-транспортной системы; контрольный блок — отделы контроля принятия решений и оформления документов, качества продукции и труда, бухгалтерия и т.д.

Следует отметить, что здесь показаны только те блоки, для которых процессы данного блока являются основополагающими. В реальности все менеджеры и подразделения организации выполняют операции всех блоков технологического цикла управления. Решения, которые они принимают в соответствии с иерархией этой организации, образуют иерархию управленческих решений и их технологических циклов .

Каждый протекающий в организации процесс, обособленный под влиянием развития разделения (технологического, функционального, предметного) и кооперации труда, формирует собственную систему управления как часть системы управления организации в целом, то есть образует относительно обособленный структурный элемент, обладающий собственной системой управления. Система управления этим элементом осуществляет все функции управления его деятельностью, обеспечивает эффективное достижение целей и саморазвитие, а как подсистема системы управления организацией она обеспечивает функции управления организацией по отношению к этому элементу, формирует и обеспечивает связь с другими ее подразделениями. Например, система управления цехом в организации выступает и как элемент цеха, то есть как его неотъемлемая часть, и как элемент системы управления этой организации. В первом случае он обеспечивает эффективную работу цеха, достижение его целей и представляет интересы цеха по отношению к другим цехам и компании в целом.

В другом случае он обеспечивает связь данного цеха с другими цехами и подразделениями системы управления организации и выполнение цехом задач организации. Двойственное положение систем управления организационных подразделений, отражающее единство и противоречия управления, в их структурной части, в структурной взаимосвязи управляемых процессов и управления, обычно не учитывается при анализе и совершенствовании систем управления организаций, и они, как правило, относятся только к определенному элементу (участку, цеху, предприятию и т.д.). Интеграция объектов управления связывает технологические циклы управления и формирует новый технологический цикл, который является общим для всей совокупности интегрированных объектов и выступает в качестве второго контура управления.

Классификация управленческих решений

В процессе управления компанией принимается большое количество самых разнообразных решений с различными характеристиками. Тем не менее, существуют общие признаки, которые позволяют классифицировать это множество определенным образом, сгруппировать их по определенным характеристикам (признакам, критериям классификации). Решение принадлежит к этой группе, если оно обладает некоторыми общими свойствами. В литературе существует множество классификаций, основанных на различных признаках. В таблице 1.5 приведена классификация управленческих решений по признакам, перечисленным большинством исследователей.

Классификация управленческих решений необходима для выявления общих и специфических подходов к их разработке, реализации и оценке, что способствует повышению их качества, эффективности и непрерывности. Признаки классификации решений выбираются в зависимости от целей. Для изучения, анализа и совершенствования процесса управления и его организации достаточно классификации решений по первым шести признакам, которые отражают функциональное содержание управленческих решений и процесса управления организацией в целом. Классификация управленческих решений по этим признакам может быть представлена в виде матриц, построенных на основе. В качестве примера в таблице 1.6 приведена матрица классификации решений, отражающая совокупность управленческих решений, вырабатываемых, принимаемых и реализуемых в фирме через процессы деятельности фирмы.

Каждое поле матрицы соответствует набору решений, определенных атрибутами, отраженными в строке и столбце, которые составляют это поле. Например, поле «А» матрицы соответствует набору тактических плановых решений по управлению предложением и использованием рабочей силы.

Матрицы используются для определения необходимого и достаточного набора управленческих решений для эффективного ведения бизнеса компании. При этом каждое поле матрицы определяет набор задач, необходимых для реализации конкретной функции управления, и соответствующие решения. Наличие пустых («белых») граф свидетельствует об отсутствии соответствующих функций в системе управления компании и необходимости их формирования. Наличие задач, по результатам которых не принимается управленческое решение, свидетельствует об их избыточности для управления. Избыточность и недостаточность задач определяют избыточность и недостаточность информации для эффективного управления. Задачи управления, не имеющие потребителя результата их выполнения, называются «тупиковыми» и должны быть либо исключены из процесса управления, либо включены в соответствующий технологический цикл управления.

Разделение решений по уровням иерархии управления деятельностью предприятия важно для правильного построения иерархии системы управления и распределения в ней полномочий по разработке и принятию управленческих решений.

Политические решения, разрабатываемые и реализуемые на предприятии, определяют параметры социально-политического развития коллективов и отдельных людей, работающих в этой организации, и в основном связаны с деятельностью общественных организаций и органов. Они могут быть направлены на внешнюю среду и определять имидж компании, ее место в политической жизни общества и региона. Социальные решения определяют параметры состояния, использования и развития сотрудников компании, условия их труда, отдыха и жизни.

Качество и эффективность управленческих решений

Эффективность в общем смысле — это эффективность чего-либо (производства, труда, управления и т.д.). В экономической теории эффективность делится на два типа: экономическую и социальную. Экономическая эффективность характеризует отношение достигнутого результата к затратам, социальная — степень удовлетворения спроса населения (потребителей, покупателей) на товары и услуги. Их часто объединяют под одним термином — социально-экономическая эффективность, который является наиболее актуальным для оценки управленческих решений, так как они направлены на состояние и поведение людей и имеют высокую социальную ценность, а их оценка не совсем корректна только с точки зрения экономического эффекта. В последние десятилетия во многих управленческих решениях выросла необходимость оценки экологической эффективности, которая отражает как положительное, так и отрицательное влияние их реализации на экологическую ситуацию. Здесь, как правило, учитываются возможные затраты организации на устранение негативного воздействия на окружающую среду, штрафы и другие сопутствующие платежи или их экономия при положительном воздействии на окружающую среду.

Качество — с точки зрения философии выражает совокупность существенных характеристик, особенностей и свойств, которые отличают предмет или явление от других и придают ему определенность. Качество продукта, услуги, инвестиционного проекта, управленческого решения и т.д. связано с понятиями «свойство» и «выгода». Свойство продукта труда определяет объективные аспекты без оценки его значимости для потребителя (например, технический уровень продукта, проекта), полезность — способность данного продукта труда приносить пользу и удовлетворять конкретного потребителя. Итак, качество управленческого решения — это совокупность характеристик, определяющих его способность удовлетворять определенные требования в соответствии с поставленной целью. В практике организаций эффективность и качество неразделимы и взаимозависимы. Решение не может быть эффективным, если оно низкого качества, и, наоборот, оно не может быть качественным, если оно неэффективно, т.е. эффективность является одной из характеристик качества, а качество — существенным фактором эффективности.

Эффективность и качество управленческого решения определяется совокупностью управленческих процессов, образующих его относительно самостоятельные и взаимосвязанные этапы технологического цикла: Разработка, принятие и реализация решений. Соответственно, необходимо рассмотреть модификации управленческого решения — эффективность и качество теоретически найденного, принятого ЛПР и практически реализованного решения.

На этапах разработки и принятия качество управленческого решения — это степень соответствия параметров выбранного альтернативного решения определенной системе свойств, удовлетворяющих его разработчиков и потребителей и обеспечивающих возможность эффективной реализации. На этапе реализации — качество управленческого решения выражается в его фактической эффективности, результативности реализации.

Основные характеристики, определяющие качество решений, включают: Валидность, своевременность, последовательность (согласованность), реальность, полнота содержания, авторитет (власть), баланс обязанностей и прав, эффективность.

Обоснованность решения определяется: степенью учета закономерностей функционирования и развития объекта управления, тенденций развития экономики и общества в целом, компетентностью разрабатывающих специалистов и ЛПР. Она должна охватывать весь спектр проблем, весь спектр потребностей контролируемого объекта. Это требует знания особенностей, путей развития управляемой системы и внешней среды. Необходим тщательный анализ ресурсного обеспечения, научно-технических возможностей, целевых функций развития, экономических и социальных перспектив предприятия, региона, отрасли, национальной и мировой экономики.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: