Управление по целям (упц) - Свойства и требования к целям

Оглавление:

Управление по целям (аббревиатура — MBO) — это систематический и организованный подход, который позволяет менеджерам сосредоточиться на целях и достичь наилучших результатов в бизнесе.

Цель — это мысленное предсказание результата деятельности. Постоянные цели сотрудников отвечают на вопрос: что необходимо улучшить в существующих бизнес-процессах? Временные цели сотрудников отвечают на вопрос: как достичь постоянных целей?
Управление по целям — это метод управления, позволяющий предвидеть результаты деятельности (KPI) и планировать их достижение (цели, проекты).

Концепция управления по целям была впервые упомянута в 1954 году ее автором Питером Друкером в его книге «Практика управления». В нем описаны общие принципы управления по целям и рекомендации по их установлению и контролю.
Цель, по определению, находится «за пределами действий» работника. Сотрудники могут выполнять задачи, которые ведут к достижению цели или результата, но никто не может на 100% гарантировать, что результат будет достигнут.

Согласно прозрениям Питера Друкера, менеджеры должны избегать «ловушек времени»: быть захваченными действиями дня, забывая о задачах, которые ведут к результатам — целям.
Пятью основными принципами MBO являются:

цели разрабатываются не только для организации, но и для каждого отдельного сотрудника. А цели сотрудников должны напрямую вытекать из целей организации.
цели разрабатываются «сверху вниз» для связи со стратегией и «снизу вверх» для достижения значимости для сотрудника.
участие в принятии решений. Процесс разработки целей для сотрудника — это процесс совместного творчества с его непосредственным руководителем. В системе MBO цели не просто ставятся «сверху вниз», а разрабатываются совместно руководителем и подчиненным. И руководитель, и подчиненный в ходе беседы начинают лучше понимать, что именно нужно сделать и как достичь максимального KPI.
оценка проделанной работы и постоянная обратная связь.
все цели должны соответствовать правилу «SMART», тогда они могут быть использованы для построения эффективной системы мотивации персонала.

Питер Друкер заложил фундаментальную основу для рождения современной концепции «Управления по целям», системы KPI, целью которой является определение моделей ключевых показателей эффективности (достижения целей), необходимых для бизнеса.

Существует несколько определений понятия «Управление по целям», вот некоторые из них:
Первый — это систематический и организованный подход, который позволяет руководству сосредоточиться на достижении целей и добиться наилучших результатов при имеющихся ресурсах.
Вторая — это работа руководства по формулированию целей организации, донесению этих целей до сотрудников, предоставлению необходимых ресурсов, распределению ролей и обязанностей для достижения поставленных целей.

Применение MBO систематизирует процесс управления, улучшает результаты деятельности компании, является эффективным инструментом для внедрения и поддержания системы менеджмента качества в компании, которая поддерживает качество на всех уровнях компании.

Свойства и требования к целям

Процесс постановки целей является очень важным фактором для организации на пути к успеху. Не только потому, что организации нужна точка отсчета, чтобы не потеряться в меняющейся среде. Целенаправленность проистекает, прежде всего, из того, что организация — это объединение людей, преследующих конкретные цели. Когда речь идет о целевом подходе в поведении организации и, соответственно, о целевом подходе в управлении организацией, мы обычно говорим о двух компонентах: Миссия и цели. Определение и разработка стратегии поведения, которая гарантирует, что организация выполнит свою миссию и достигнет своих целей, является одной из основных задач высшего руководства и, соответственно, составляет очень важную часть стратегического менеджмента. Определение назначения системы — один из самых важных, сложных и трудноразрешимых вопросов. Его важность не вызывает сомнений — неправильное или нечеткое определение цели приводит к очень серьезным последствиям для всей системы и обрекает ее на «слепое» блуждание в динамично меняющихся условиях окружающей среды.

Любая система менеджмента по определению является целенаправленной системой, организованной иерархически для достижения целей, которые называются операционными целями системы менеджмента. Важность целей очень велика. Во-первых, потому что организации должны принимать только те решения, которые реализуют цели их функционирования. Во-вторых, чтобы избежать «паразитической» деятельности организации, то есть деятельности, препятствующей достижению цели функционирования организации, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и каждого исполнителя. Это требует постоянного мониторинга реального состояния системы и сравнения с поставленными целями. Поэтому любая организационная деятельность в системе оправдана только в том случае, если она способствует достижению конечной цели. Другими словами, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся организационная деятельность в системе реализовывала только те цели, ради которых она была создана.

Цели — это конкретизация миссии организации в форме, которую можно контролировать с помощью процессов реализации. Они характеризуются следующими особенностями и свойствами:

очистить ориентацию на определенный временной интервал;
конкретные и измеримые;
последовательность и согласованность с другими целями и ресурсами;
Точность назначения и управляемость.

Цель организации формирует основу для постановки целей всей организации, ее подразделений и функциональных систем (маркетинг, инновации, производство, человеческие ресурсы, финансы, управление), каждая из которых ставит и реализует свои собственные цели, логически вытекающие из общей цели компании.

Постановка целей является одним из важнейших этапов разработки системы менеджмента. Весь успех организационно-управленческой деятельности зависит от того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована. Неправильная или нечеткая формулировка цели функционирования приведет к тому, что система управления, даже будучи правильно организованной, будет работать не с полной отдачей, не эффективно, так как усилия аппарата управления не будут расходоваться целенаправленно. В реальных организациях обычно приходится иметь дело с целым набором целей. Задача руководителя организации любого уровня — уметь учитывать все многообразие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценивать ситуацию и приходить к оптимальным решениям. Как правило, организации ставят и реализуют не одну, а несколько целей, важных для их функционирования и развития. Помимо стратегических целей и задач, существует целый ряд текущих и оперативных. Помимо экономических, существуют также социальные, организационные, научные и технические задачи. Помимо регулярно повторяющихся традиционных проблем, менеджерам также приходится иметь дело с непредвиденными событиями.

Анализ целей и организационных систем

Существует два типа целей с точки зрения периода времени, в течение которого они должны быть достигнуты: долгосрочные и краткосрочные. Классификация целей на эти два типа основана на временном интервале, связанном с длительностью производственного цикла. Цели, которые предполагается достичь к концу производственного цикла, можно классифицировать как долгосрочные цели. Из этого следует, что: В разных отраслях должны быть разные временные горизонты для краткосрочных и долгосрочных целей. Однако на практике предполагается, что краткосрочные цели обычно достигаются в течение одного года, а долгосрочные — в течение двух-трех лет.

Разделение на долгосрочные и краткосрочные цели имеет принципиальное значение, поскольку эти цели сильно различаются по содержанию. Краткосрочные цели характеризуются гораздо большей конкретностью и детализацией, чем долгосрочные, например, в плане того, кто, что и когда должен достичь. Между долгосрочными и краткосрочными целями при необходимости устанавливаются промежуточные цели, известные как среднесрочные. В зависимости от специфики отрасли, особенностей внешней среды, характера и содержания миссии каждая организация ставит собственные цели, которые специфичны как с точки зрения набора организационных параметров (желаемое состояние которых выступает в качестве общих целей организации), так и с точки зрения количественного выражения этих параметров. Однако, несмотря на ситуативный выбор целей, есть четыре области, в которых организации ставят цели, исходя из своих интересов.

К этим областям относятся:

Доходы организации;
Отношения с клиентами;
Потребности и благополучие сотрудников;
Социальная ответственность.

В любой крупной организации с несколькими различными структурными подразделениями и несколькими уровнями управления формируется иерархия целей, которая представляет собой композицию целей верхнего и нижнего уровней. Особенностью иерархической структуры целей в организации является то, что, во-первых, цели более высокого уровня всегда шире и имеют больший временной интервал достижения. Во-вторых, цели более низкого уровня служат своего рода средством для достижения целей более высокого уровня. Иерархия целей в организации играет очень важную роль, поскольку она устанавливает структуру организации и гарантирует, что все подразделения организации направлены на достижение целей более высокого уровня. Если иерархия целей выстроена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации для достижения целей организации в целом.

Однако цель быстрого роста является очень привлекательной и очень труднодостижимой. Чтобы управлять быстрым ростом, руководство организации должно обладать такими качествами, как глубокое понимание рынка, способность выбирать и фокусироваться на наиболее подходящей части рынка, умение хорошо использовать имеющиеся ресурсы, острое чувство времени и хороший контроль над организационными процессами. В случае быстрого роста организации необходимо иметь опытных менеджеров, которые умеют рисковать. Стратегия организации должна быть изложена очень четко.

Цель стабильного роста подразумевает, что компания, когда она будет достигнута, будет расти примерно теми же темпами, что и отрасль в целом. Эта цель не подразумевает расширения организации, а означает, что организация будет стараться сохранить свою долю рынка неизменной.

Цель сокращения ставится компанией, когда она по разным причинам вынуждена расти медленнее, чем отрасль в целом, или даже сокращать свое присутствие на рынке в абсолютном выражении. Постановка такой цели не означает, что организация автоматически находится в кризисе. Например, после периода быстрого роста может возникнуть необходимость в снижении стоимости. Именно здесь проявляется одна из интересных особенностей этих трех целей роста.

Требования и свойства к целям

Цели должны быть достижимыми. Конечно, цели должны быть сложными для сотрудников организации. Они не должны быть слишком легко достижимыми. Однако они также не должны быть нереальными и превышать предел возможностей исполнителей. Нереалистичная цель приводит к демотивации сотрудников и их дезориентации, что очень негативно сказывается на результатах деятельности организации;
Цели должны быть гибкими. Цели должны быть поставлены таким образом, чтобы они оставляли возможность для корректировки с учетом возможных изменений в окружающей среде. Менеджеры должны помнить об этом и быть готовыми изменить цели в соответствии с новыми требованиями среды или новыми возможностями для организации;
Цели должны быть измеримыми. Это означает, что цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было измерить или каким-либо другим объективным способом, чтобы можно было объективно судить о том, достигнуты они или нет. Когда цели не поддаются измерению, они создают несоответствия, затрудняют оценку работы и приводят к конфликтам;
Цели должны быть конкретными и иметь определенность, необходимую для четкого определения направления, в котором будет действовать организация. Цель должна четко указывать, что должно быть достигнуто в результате деятельности, в какие сроки она должна быть достигнута и кто должен достичь цели. Чем более конкретной является цель, тем легче сформулировать стратегию ее достижения. Когда цель конкретна, это гарантирует, что все или подавляющее большинство сотрудников организации легко поймут ее и, следовательно, будут знать, что их ожидает;
Цели должны быть приемлемы для ключевых влиятельных лиц организации и, самое главное, для тех, кто должен их достигать. При формулировании целей очень важно учитывать желания и потребности сотрудников. Менеджер должен стремиться ставить цели, которые принесут большую прибыль, но желательно в долгосрочной перспективе. Поскольку клиенты (еще один субъект, влияющий на организацию) играют ключевую роль в выживании организации в настоящее время, менеджеры должны учитывать их интересы при постановке целей, даже если они ведут к снижению прибыли за счет снижения цен или увеличения затрат для повышения качества продукции. Общественные интересы, такие как ценовая политика, также должны учитываться при определении целей.

Роль целей в управлении организациями

Наличие целей очень важно для успеха организации. Они задают направление, объединяют людей и позволяют организации работать эффективно. Цели выполняют ряд полезных и практических функций, которые помогают направлять организацию и понять, почему организация существует и почему люди поступают так, как они поступают.

Цели оправдывают существование, легитимность организации как для людей, которые в ней работают, так и для общества. С помощью целей люди определяют, подходит ли им организация или нет. Задачи часто помогают компании избежать закрытия или ликвидации в условиях быстро меняющегося общественного мнения (например, компании, загрязняющие окружающую среду).

Глобальная цель организации и цель деятельности определенных организаций

Основная цель организации — явная причина ее существования — называется ее миссией. Для реализации этой миссии разрабатываются цели. Миссия — это фундаментальная, уникальная, качественная цель, которая подчеркивает особенности фирмы. Она раскрывает причину, назначение, существование и цель организации. Важность соответствующей миссии, формально выраженной и эффективно представленной сотрудникам организации, невозможно переоценить. Полученные таким образом цели служат критериями для всех последующих бизнес-решений. Если менеджеры не знают, в чем заключается основная цель их организации, у них нет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы.

Заявление о миссии описывает статус организации и обеспечивает направление и руководство для постановки целей и стратегий на различных организационных уровнях. В прежних условиях хозяйствования наши компании не определяли свою миссию, поскольку при централизованном управлении цели и задачи каждого управляемого объекта были фиксированы и жестко диктовались сверху. Как правило, они раскрывались системой плановых заданий и показателей использования ресурсов, выделяемых центральными органами власти. Действующие законы рыночной экономики требуют определенных правил поведения для хозяйствующих субъектов. К ним относится раскрытие миссии организации, которая дает представление о ее цели, необходимости и пользе для окружающей среды, сотрудников и общества в целом.

Теория менеджмента не выработала универсальных правил для формулировки миссии. Поэтому существует множество различных подходов к определению миссии и ее содержанию, которые отражают оценку роли и важности организации, особенно со стороны лиц, принимающих решения. Центральное место в миссии занимает ответ на вопрос: какова основная цель организации? На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности клиентов (покупателей ее продукции), причем не только в настоящем, но и в будущем.

Этапы постановки целей

Процесс постановки целей можно кратко описать в виде трех этапов:

анализ исходной информации. Предметом анализа являются нормативные документы, различные государственные программы и т.д;
Написание сценария. Сценарий представлен как средство упорядочивания нашего представления о будущем. Систематизация характеристик будущего в одном документе. Сценарий как модель содержит два важных аспекта:

(a) описание существующих положительных и отрицательных тенденций, т.е. разрабатывается модель текущего состояния;

б) разрабатывается модель будущего состояния. Это анализ будущих тенденций в отношении ситуаций, которые могут возникнуть и

Последствия для развития системы. Общесистемные цели устанавливаются в качественной форме и определяют, какую деятельность будет осуществлять организация. Рассматриваются два варианта будущего вида:

Эталонный вид;
Целевой взгляд. То есть, чего организация хочет достичь в будущем.

Представление о целях рассматривается в трех аспектах: пессимистическом, реалистическом и оптимистическом.

Задача сценария — проанализировать все возможные ситуации, выбрать наиболее вероятное состояние и найти пути его достижения.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: