Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией - Основы коммуникационного процесса в организации

Оглавление:

Всем известно, что значение информации в сферах человеческой деятельности постоянно возрастает. Это связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новых достижений в области инженерии и технологии, результатов научных исследований.

Важность коммуникации в управлении трудно переоценить. Эффективный обмен информацией значительно облегчает достижение целей организации, и именно это пытаются обеспечить все менеджеры. Если сотрудники не могут обмениваться информацией или общаться в простых выражениях, ясно, что они не будут работать вместе.

Однако общение — это очень сложный процесс, состоящий из зависимых этапов, каждый из которых необходим для формирования и передачи наших мыслей таким образом, чтобы другой человек мог их понять.

Каждый шаг общения — это точка, в которой, если мы не думаем о своих действиях, то смысл теряется.

Коммуникация представляет собой одну из сложных проблем управления, которая очень важна для успеха предприятия. По сути, это «система кровообращения» компании. Менеджеры компаний должны отлично овладеть искусством общения, потому что они делают работу «с чужими руками».

От эффективной коммуникации зависит не только будущее компании, но и будущее людей, которые работают в ней, а на глобальном уровне — благополучие целой страны.

Коммуникация оказывает большое влияние на эффективность управления организациями и их функционирования. Давайте думать логически, потому что если люди не могут обмениваться информацией, не могут общаться, то понятно, что они не могут работать вместе.

Эффективная коммуникация является очень важным фактором успеха в управлении.

Я считаю, что цель данного документа — изучить процесс коммуникации и повлиять на него с точки зрения эффективности управления.

Основы коммуникационного процесса в организации

Общение — это процесс обмена информацией между людьми. Всем понятно, что если люди не могут обмениваться информацией, не могут общаться, они просто не могут работать вместе.

Обмен информацией (коммуникация) необходим в каждой управленческой функции. Она является важнейшей предпосылкой для принятия обоснованных решений, играет важную роль в межличностных отношениях и, конечно же, формирует имидж организации. Короче говоря, обмен информацией является существенной частью почти всей управленческой деятельности. Это неудивительно, так как все менеджеры тратят большую часть своего рабочего времени, 50-90%, на общение.

Эффективность работы менеджера зависит, прежде всего, от эффективности его коммуникативных и деловых навыков, т.е. умения разговаривать лицом к лицу, делать телефонные звонки, писать и читать деловые письма и отчеты, а также посещать встречи.

Коммуникация в организации представляет собой сложную систему, состоящую из многих уровней, которые включают в себя как организацию, так и внешнюю среду.

Сеть связи включает в себя поток сообщений или сигналов между двумя или более людьми. Она определенным образом связывает участников коммуникационного процесса через информационные потоки.

Сеть связи состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных соединений. Вертикальные соединения выполняют движение сверху вниз от начальника к сотрудникам. Горизонтальные соединения выполняют перемещение между равными уровнями сотрудников или частями организации. Диагональные связи — это связи руководителя этой организации с другими руководителями и подчиненными. Взаимосвязанность всех этих сетей формирует коммуникативную структуру любой организации.

Размер бизнес-единиц в организациях очень сильно ограничивает развитие сетей связи. Как построить такую сеть, зависит от влияния на производительность сотрудников.

Знание типов коммуникационных сетей очень важно. Среди существующих в настоящее время сетей связи можно выделить четыре типа: Колесо, цепь, круг, сложный круг

Процесс коммуникации

Коммуникация пронизывает все элементы организации. Его главная цель — обеспечить, чтобы люди понимали друг друга.

Целью процесса коммуникации является обеспечение восприятия информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщения. Однако сам факт такого обмена информацией не дает нам гарантии эффективности коммуникации между людьми. Конечно, каждый человек сталкивался со случаями неэффективного обмена информацией с кем-либо. Мы могли бы привести много примеров, но не будем. Чтобы лучше понять сам процесс обмена информацией, необходимо понять и принять этапы этого процесса обмена информацией, которые представлены ниже.

Основные элементы процесса обмена информацией:

Отправитель, или лицо, собирающее и ᴨtransmitting информацию;
сообщение, другими словами — информация, выраженная символами;
канал или, другими словами, средство информации ᴨtransmitting;
получатель или лицо, которому передается информация.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько этапов. Их задача состоит в том, чтобы составить сообщение и передать его получателю, а также передать информацию таким образом, чтобы получатель понял, о чем оно. Это сложный процесс, поскольку каждый этап обмена сообщениями является также точкой, в которой смысл сообщения может быть искажен или потерян полностью, а получатель может не принять информацию в той форме, в которой она была фактически передана, оригинальную.

Коммуникация оказывает большое влияние на успех организаций. Руководители организаций тратят на них 50-90% своего времени, однако опросы показывают, что они тратят около 70%. Абсолютно все генеральные директора рассматривают коммуникацию как самый большой барьер на пути к эффективности. управленческое управление предприятием

Опросы и тесты доказали, что владение информацией сотрудником, пришедшим из центрального офиса, например, руководителем или прорабом, несет в себе 30% информации, а, скажем, руководителем завода — 40%. Я думаю, что все это можно объяснить недостаточной эффективностью вертикальной коммуникации. Но коммуникация снизу вверх, то есть от сотрудников к руководству, еще менее эффективна, потому что все знают, что менее 10% передаваемой информации доходит до руководства. Это указывает на то, что не все возможности коммуникации используются в организации.

Менеджеры должны думать и анализировать огромные объемы информации, среди которой всегда есть информация, которая никак не влияет на процесс управления. Обмен такой информацией, которая может повлиять на управление организацией, называется эффективной коммуникацией. Очевидно, что именно эффективная коммуникация оказывает положительное влияние на работу сотрудников, что впоследствии приносит пользу этой организации. Эффективный менеджер — это тот, кто способен быстро выбрать из потока коммуникации эффективную, или, скажем так, полезную для процесса управления коммуникацию.

В России почти все менеджеры подчеркивают десять основных правил успешного общения, а именно:

четко определить идеи;
анализировать цель каждого сообщения;
анализировать окружающую среду во всей коммуникации;
консультироваться с другими, желательно с теми, кто имел дело с этим раньше;
обращать внимание на интонацию и содержание передаваемой информации;
использовать любую возможность, чтобы включить в передаваемую информацию что-то полезное и ценное для получателя этой информации;
постоянно следить за тем, как сработала связь;
установить связь как сегодня, так и в будущем;
убедитесь, что все настройки не противоречат словам;
учиться и учить слушать другого человека.

Современные информационные технологии для процессов коммуникации

Информационные технологии представляют собой набор многочисленных методов и средств, начиная со сбора и ᴨtransmission информации, и заканчивая обработкой, хранением и доставкой информации конечным пользователям с использованием компьютеров и средств связи или без них.

Основы информационных технологий:

Обработка текстов, hyᴨertext;
программа для электронных таблиц;
Графический процессор;
Система управления базой данных;
Система exᴨert;
Мультимедиа;
Веб-технология;

Интегрированная информационная система представляет собой открытый комплекс программных и аппаратных средств, поддерживающих все виды бизнес-процессов. В настоящее время ERP-системы считаются самыми мощными, они предназначены для планирования спроса на производственные ресурсы. Их отличительной особенностью является способность строить планы финансовых затрат по всем видам проектов модернизации оборудования и инвестиций в производство, обеспечивая их пользователей высочайшим уровнем управления такой информацией, которая необходима для формирования наших решений.

В практике управления очень распространены программы и системы, интегрированные во всю информационную цепочку.

CRM — данный показатель предназначен для выполнения функций маркетинга и продаж продукции. Данный показатель анализирует всю информацию о движении продукции, товаров и услуг нашей компании на рынке и показывает состояние спроса на такую продукцию, а также согласовывает с покупателями как сроки поставки продукции, так и контролирует все процессы ее гарантийного обслуживания.

SCM — Supply Chain Management, т.е. управление цепочками поставок, контролирует всю информацию об отгрузке сырья и готовой продукции и их состоянии.

SRM — это модуль, который специализируется на реализации закупочных функций и поиске поставщиков, согласовывает с ними все условия закупок сырья, расходных материалов и материалов, включая, конечно же, все компоненты и необходимые дополнения.

Улучшение коммуникации в организациях.

Пути и средства улучшения.

Адаптация информационных потоков.

Руководители на всех уровнях организации должны представлять свои собственные информационные потребности, а также потребности своих руководителей, коллег и подчиненных. Менеджеры должны учиться и учить других оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей. Он должен попытаться определить, что является «слишком много» или «слишком мало» в обмене информацией, так как результат зависит от этих данных.

Разработать, всеми известными и неизвестными способами, систему сбора предложений с конечной целью обеспечения максимально простого потока информации от базы (рабочего класса) к вершине и уменьшения ее фильтрации.

Системы сбора предложений разработаны таким образом, что информация легче доходит до самого верха, т.е. до босса или менеджера. Назначение таких систем до сих пор видится как уменьшение фильтрации информации или игнорирование идей на пути от рабочего класса к руководителю.

Чаще всего эта система реализуется следующим образом: Сотрудники компании могут анонимно размещать свои предложения в специальном ящике для предложений. К сожалению, этот вариант не эффективен, поскольку зачастую отсутствует механизм подтверждения того, что эти предложения были приняты во внимание, а также отсутствуют стимулы для сотрудников, чьи предложения принесли пользу организации. Программы, предусматривающие такие стимулы, позволяют всем сотрудникам понять причины принятия или отклонения предложений. Кроме того, у наших сотрудников даже есть шанс получить денежное вознаграждение.

В качестве альтернативы можно настроить систему ящиков для предложений. В организации может работать такая частная телефонная сеть, по которой любой сотрудник может позвонить анонимно и задать вопросы о своем назначении и продвижении по службе. Иногда на линии появляются менеджеры, которые могут сразу же ответить на вопрос. Если вопрос не задан анонимным лицом, ответы направляются непосредственно сотрудникам или распечатываются в информационном листе.

Другим вариантом системы обратной связи является формирование группы людей, включающей в себя как руководителей, так и сотрудников. Они встречаются на встречах и обсуждают любые интересующие их вопросы, ищут компромиссы, принимают и рассматривают предложения друг друга.

Совершенствование управленческой деятельности, а именно: проведение совещаний и совещаний.

Управление информационными потоками является лишь одним из примеров всех действий, которые может предпринять менеджер для улучшения обмена информацией. Есть и другие. Например, менеджер может провести тренировочную сессию или короткую встречу с одним или группой подчиненных, чтобы обсудить возможные будущие изменения в компании, новые приоритеты, распределение работы и т.д.

Планы, их выполнение и мониторинг могут также предоставить дополнительные возможности для действий руководства и улучшить обмен информацией.

Совершенствование системы обратной связи.

В той же степени, в какой обратная связь может улучшить обмен информацией между людьми, созданные системы обратной связи также могут функционировать внутри организации. Такие системы являются частью системы, которая контролирует контроль и управление информационной системой в этой организации. Например, одним из способов системы обратной связи является перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Например, такая компания, как Ford, отправляет людей из своего головного офиса на заводы, расположенные в разных частях страны, чтобы обсудить всевозможные вопросы, связанные с качеством ее продукции. Аналогичным образом, мэр лично посещает районы для обеспечения реализации различных правительственных программ. Эксперт по циркуляции и обмену информацией пишет: «Эффективный лидер наводит мосты между собой и своими подчиненными, создавая сложную коммуникационную систему, которая обеспечивает получение и понимание сообщений». Опрос в рабочей группе — это еще одна версия системы обратной связи. Опрос такого типа может быть проведен для сбора любой информации как от руководителей, так и от рабочих, по крайней мере, по сотням вопросов, например: 1) ясно ли им сообщены их цели; 2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для выполнения своей работы; 4) открыты ли их руководители для предложений; 5) информированы ли они о предстоящих изменениях, которые повлияют на их работу.

Использование современных информационных технологий (например, сетей, электронной почты, Интернета). Последние достижения в области информационных технологий и могут помочь улучшить обмен информацией в компании. Компьютер уже оказал огромное влияние на посылаемую и получаемую информацию. Электронная почта дает каждому сотруднику, а не только им, возможность отправлять письменные сообщения своим коллегам и «коллегам». Электронная почта должна помочь уменьшить неисчерпаемый поток телефонных звонков. Это также очень эффективное средство коммуникации между людьми, которые находятся на разных этажах, в разных офисах, в разных городах и даже в разных государствах и странах. В видеоконференциях люди, находящиеся в разных местах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг на друга.

Информационные бюллетени.

Известно, что крупные организации каждый 1 месяц публикуют информационный бюллетень, в котором содержится информация для всех, кто работает в этой компании. Они могут даже включать статьи, в которых обсуждаются предложения по управлению, здравоохранению, новому контракту, новому типу продукта, сборник «работник месяца», ответы руководства на вопросы сотрудников.

Технология видеозаписи передала еще один из множества инструментов, формирующих информационные каналы, в руки организаций.

Внутренняя коммуникация компании на примере ООО «Эль-Лес

Рассмотрим поток информации в организации на примере ООО «Эл-лесь».

Давайте начнем с определения основных терминов.

Поток информации — это совокупность информации, которая минимально необходима для выполнения работы компании.

Информационная блок-схема — это своеобразное визуальное представление путей, потоков управленческой информации между отделами любой организации. Он показывает, какие документы и информация поступают в эту подотдел управленческого аппарата, от кого и с какой периодичностью, а также какие документы выходят из подотдела, кому они передаются и с какой периодичностью.

Документооборот — это перемещение бумажных и электронных документов от устройства управления к объекту управления и из внешней среды.

Электронный документ — это бумажный документ, который в соответствии с заранее установленными правилами заносится в память компьютера или принимается из внешней среды по каналам передачи данных.

ООО «Эл-лесь» использует базовые информационные технологии: MS Office, MS Excel, веб-технологии, графические редакторы. Локальная система 1С: Предприятие 7.7 (бухгалтерский учет) используется для автоматизации задач бухгалтерского учета и электронного документооборота.

Техническое обеспечение информационных систем — это комплекс технических средств, осуществляющих взаимодействие этих технических средств для сбора, обработки, передачи, вывода, отображения информации, оргтехники и устройств их управления.

Технические средства связи в ООО «Эль-Лес»: ПК, подключенный к локальной сети с выходом в Интернет, ксерокс, принтер, телефон на каждом рабочем месте, факс.

Итак, подведем итог и рассмотрим, что все-таки общение — это обмен информацией, необходимой людям в организации для комфортной и удобной совместной работы, и является одной из составляющих практически всех видов управленческой деятельности. Она пронизывает все элементы организации. Для того чтобы работа менеджера была эффективной, она зависит, в первую очередь, от эффективности его коммуникативных и деловых навыков.

Основная цель обмена информацией — обеспечить и понять людей, вовлеченных в процесс.

Осуществление коммуникации является объединяющим процессом, необходимым для любой крупной управленческой деятельности.

Процесс коммуникации — это обмен информацией между двумя или более людьми.

Значение информации и коммуникации в современном мире постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктуют свои правила, которые должны быть приняты.

Знания и умение правильно использовать все средства коммуникации помогут любому менеджеру приблизиться к решению главной задачи управления и, конечно же, получить прибыль.

Коммуникационные функции

Влияние коммуникационного процесса на эффективность управления организацией — это влияние, которое обуславливает взаимосвязь между коммуникационной системой организации и ее эффективностью.

Коммуникация, осуществляемая в компаниях, выполняет несколько функций:

Информационная функция, состоящая в передаче истинных или ложных данных,
стимулирующая функция (интерактивная), которая заключается в организации взаимодействия между людьми. Благодаря общению координируются действия, распределяются функции, формируются настроения и убеждения, корректируется поведение собеседника, для чего используются команды, просьбы, внушения и убеждения,
Перспективная функция выражается во взаимном восприятии партнеров в процессе коммуникации и построении на этой основе взаимопонимания,
Выразительная функция, которая заключается в том, чтобы пробуждать или изменять характер эмоций, испытываемых коммуникаторами.

Все функции взаимосвязаны, но в разных коммуникациях преобладают разные функции. Для установления приоритетов важно четко понимать, какие виды связи существуют и по каким причинам они классифицируются.

Коммуникация в организациях — это сложная многоуровневая система, включающая в себя как саму организацию с ее элементами, так и внешнее окружение — окружение организации.

Общение можно разделить на две широкие группы:

Внешняя связь,
Внутренняя связь.

Внешняя связь — это процесс обмена данными между организацией и ее внешней средой.

Организации не функционируют изолированно, они обмениваются информацией и потоками ресурсов с внешней средой. Связь компании определяется самыми важными экологическими факторами — они могут включать в себя:

Конкурент,
Поставщики,
Потребители,
Общественное мнение,
государственные органы контроля и надзора и т.д.

Организации имеют широкий спектр средств и инструментов для обмена информацией с важными элементами внешней среды. Примеры включают в себя инструменты рекламы и продвижения на рынке, а также социальные опросы.

Под внутренней коммуникацией понимается обмен информацией, который происходит между компонентами компании.

Обмен информацией внутри организации может происходить как между иерархическими уровнями управления, так и между отделами. На этой основе внутренняя коммуникация разделена:

Вертикальная связь, при которой информация передается в направлении вниз или вверх. Направление «сверху вниз» подразумевает, что информация поступает от руководителей самого высокого уровня — например, сотрудники информируются о новых тактических или стратегических целях, изменениях в приоритетах, поставленных задачах на данный период, корректировках правил, стандартах эффективности, инструкциях и т.д… Восходящие потоки идут в обратном направлении — с нижних уровней иерархии на верхние. Благодаря таким коммуникациям руководство получает информацию о реальной ситуации в компании, о результатах выполнения принятых решений, о проблемах и трудностях, а также о предложениях по их преодолению,
Горизонтальная связь. Поскольку организации состоят из нескольких (иногда большого числа) подразделений, которые должны сотрудничать в выполнении своих задач. Соответственно, им нужно обмениваться информацией. Поэтому вертикальная связь дополняется горизонтальной. В то время как вертикальная коммуникация основывается на взаимоотношении подчиненности и лидерства, горизонтальная коммуникация соединяет равные организационные элементы, создавая отношения координации и сотрудничества между ними.

Наиболее распространенной формой обмена информацией в компании является общение между руководителем и подчиненным. Формально это вертикальная коммуникация, но в силу ее значимости и особенностей влияния личностных характеристик, некоторые исследователи относят коммуникацию вышестоящего-подчиненного к своему типу.

Помимо формального, официального общения, неформальное общение происходит и в каждой организации. Неофициальная коммуникация намного быстрее и менее точна, чем официальная. Если в неформальном общении циркулирует много слухов и спекуляций, это должно предупредить менеджера о проблемах в формальной системе общения.

Коммуникация как фактор эффективности бизнеса

Коммуникация является объединяющим процессом, без которого не может быть осуществлено никаких важных управленческих действий. Коммуникация обеспечивает обмен информацией между организацией и ее внешней средой, между уровнями компании, подразделениями.

Любой сбой в системе связи снижает эффективность работы организации. Лидеры имеют возможность повысить эффективность коммуникации путем проактивного разъяснения идей.

Коммуникация сталкивается с рядом препятствий, некоторые из которых являются одними из наиболее распространенных: Фильтрация, плохая структура связи и перегруженность сети обмена информацией. Для совершенствования системы связи служит создание обратных связей, регулирование информационных потоков — в частности, формирование восходящего и бокового информационного обмена. Будет полезно внедрение современных информационно-коммуникационных технологий — это позволит увеличить скорость обмена информацией, сделать ее более доступной и снизить возможность искажений на пути от источника к получателю. Последние разработки могут также улучшить контроль над потоком информации и обеспечить информационную безопасность.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: