Закономерности управленческих решений - Принцип системности и комплексности

Оглавление:

В основе науки управления лежит система основных правил, уникальных для нее принципов, и в то же время она опирается на законы, изучаемые другими науками, связанными с управлением. Прежде чем углубиться в социально-психологические аспекты менеджмента и искусство воздействия на человека и команду, конечно же, необходимо взглянуть на фундаментальные основы менеджмента — его принципы. Дом строится не с крыши, а с фундамента.

Основными задачами науки управления являются изучение и практическое применение принципов разработки всего комплекса управленческих задач, разработка планов, создание экономических и организационных условий для эффективной деятельности трудовых коллективов. Изучение и освоение этих законов является необходимым условием для совершенствования управления государственным и частным производством, улучшения экономической инфраструктуры и подъема национальной экономики страны.

Поведение одного из самых важных и сложных субъектов управления, человека, также основывается на определенных принципах, внутренних убеждениях, которые определяют его отношение к реальности, нормам морали и этики. Принципы управления объективны, т.е. они не зависят от воли и желаний индивидов, хотя любая истина познается через сложную систему субъектно-объектных отношений, и в этом состоит главная трудность управления обществом и индивидами. Эти принципы нельзя рассматривать как абсолютную истину, а только как инструмент для того, чтобы хоть немного приподнять завесу над сверхсложным миром индивидуального и коллективного, и предложить менеджеру, как оказать значимое влияние на контролируемую систему и какую реакцию на контролирующее воздействие можно ожидать.

Принципы управления производством, обществом и индивидом основаны на диалектическом законе развития, обобщающем опыт человеческой цивилизации. С изменением социально-политических формирований, с непрерывным развитием всех явлений в мире, методы, формы, методы и сами принципы управления меняются и совершенствуются. Изменение политической и экономической ситуации в стране, переход на новый уровень знаний наполняет теорию и практику новым содержанием, невозможно вечно использовать принятую систему категорий. Время также меняет язык науки и терминологию, и неудивительно, что принцип управления, хотя его суть остается неизменной, называется в разных странах, в разных национальных школах управления по-своему.

Принципы управления универсальны, то есть они применимы к влиянию на человека и к оптимальному управлению любым обществом — официальным (промышленность, служба, гражданское общество, общественность) или неофициальным (семья, круг друзей, домашнее хозяйство). Трудно сказать, где роль этих принципов особенно актуальна и важна, нет никаких сомнений в том, что объекты социального управления являются наиболее сложными и ответственными. Хотя естественной основой личности являются ее генетические, биологические характеристики (человек формируется примерно на 15% в зависимости от факторов наследственности и на 85% — из окружающей среды), но определяющими факторами являются ее социальные характеристики: Мнения, потребности, способности, интересы, моральные и этические убеждения и т.д. Социальная структура личности формируется в производстве, общественной деятельности, а также в семье и повседневной жизни.

Особенно сложным объектом управления является коллектив, то есть группа людей, объединенных на основе общих задач, общих действий, постоянных контактов. Интеллектуальный, культурный и моральный потенциал членов коллектива настолько разнообразен, что трудно предсказать реакцию каждого человека на управляющее влияние. Как культивировать доброжелательные отношения, как строить и поддерживать отношения с коллегой, как влиять на команду, чтобы достичь целей без конфликта и стресса? Принципы управления как основа сложнейшего вида искусства — искусство управления не претендует на панацею на все случаи жизни, но во всех случаях не оставляет человека без разумных, продуманных рекомендаций специалистов-профессионалов.

Принцип системности и комплексности

Система, в которой части объединяются в единое целое, свойства которого могут отличаться от свойств отдельных частей. Любая организация — это система. Теперь рассмотрим, каковы основные свойства принципа системности.

Неаддитивность: эффективность системы изменяется с течением времени и не всегда равна алгебраической сумме эффектов отдельных компонентов.

Например, прибыль промышленной фирмы, при прочих равных условиях, изменяется как функция эффективности отдельных подразделений, которая (при той же формальной организационной структуре и принципах стимулирования труда) определяется качеством персонала, стилями управления, личностными отношениями и так далее.

В большинстве случаев эффективность группы из 7 человек выше эффективности группы из 17 сотрудников. Считается, что с точки зрения эффективности и оперативности управления, взаимодействия членов и экономии средств рабочая группа (руководители плюс взаимодействующие руководители) должна состоять не менее чем из 5 и не более чем из 9 человек (так называемый закон «7 плюс или минус 2»).

Возникновение означает, что цель организации не совпадает с целью ее составных частей. Например, целью бизнеса является получение максимальной прибыли при минимальных затратах на рабочую силу. В основе подсистемы «Человеческие ресурсы» лежит цель максимизации заработной платы при минимизации энергозатрат. Способность преодолевать такие противоречия — это искусство менеджеров.

Система «государства», целью которой является получение максимального объема налоговых поступлений. Целью подсистемы «люди» является максимизация доходов ее частей и, соответственно, минимизация налоговых вычетов. Очевидно, что цели системы и подсистемы не совпадают — в случае необоснованно высокого повышения налоговых ставок люди будут скрывать доходы, что приведет к сокращению налоговой базы государства.

Синергия — однонаправленные действия, интеграция усилий в систему, приводящая к увеличению (умножению) конечного результата. В управлении организацией синергия означает сознательную однонаправленную деятельность всех членов коллектива (департаментов) по достижению общей цели. Многие компании тратят много денег на поиск источников увеличения синергетического эффекта.

Синергетика изучает законы порядка и самоорганизации частей системы из состояния хаоса. Повышение синергетического эффекта в организации достигается в первую очередь за счет компетентной работы с персоналом. Руководству необходима информация о психологии и социальном строе сотрудников (образование, возраст, пол, национальность, семейное положение и т.д.), их этике, отношении, обычаях, традициях и культуре, на основе которой оно может построить эффективную систему организационного управления.

Под умножением понимаются контрольные действия или спонтанные процессы, направленные на умножение эффективности системы. Например, реконструкция производства позволила предприятию добиться резкого увеличения прибыли, дала возможность увеличить долю средств на инвестиции, увеличить объемы и номенклатуру выпускаемой продукции. В результате организационная структура усложняется, растет бюрократия компании, замедляется реагирование на новые требования рынка и внешние условия, стремительно ухудшается (мультипликативно) положение на рынке. Таким образом, множественность может быть как положительной, так и отрицательной. Отрицательное многообразие означает стремительное развитие разрушительных организационных процессов, система стремится к состоянию хаоса и постепенно разрушает себя. Положительной множественности системы способствуют следующие факторы: относительная простота организации (и ее систем управления), согласованность коммуникативной структуры организации с ее целями, качество персонала. Когда в организации начинают нарастать разрушительные процессы, очень важно не расстраиваться, избегать быстрых и зачастую необдуманных решений, а попытаться приспособиться к ходу разрушительного процесса, понять его драматичность и значимость. Очень важно четко определить время, когда необходимо принимать ответственные решения. Опытные лидеры имеют это качество.

Устойчивость

Стабильность системы может быть нарушена путем разумного усложнения или упрощения организационной структуры. Опыт управления показывает, что повышение устойчивости операций обычно требует устранения избыточных звеньев или подсистем управления и гораздо реже — добавления новых. Внешние факторы (например, инфляция, спрос, отношения с партнерами и правительством) влияют на устойчивость деятельности организации. Для повышения устойчивости коммуникации организации должны быть быстро перестроены для достижения новых целей.

Адаптируемость — способность организации адаптироваться к новым внешним условиям, саморегулироваться и восстанавливать устойчивую работу. Адаптивные организации часто имеют органическую структуру, когда каждый субъект управления (подотдел, рабочая группа, сотрудник) имеет возможность взаимодействовать со всеми.

Централизованность — это характеристика системы, которая должна быть направлена из одного центра, когда все части организации направляются командами из центра и пользуются определенными правами. В коллективе централизация осуществляется руководителем, руководителем, менеджером; на предприятиях — администрация, аппарат управления; в стране — государственный аппарат. В случае высокой сложности системы или невозможности единого управления из центра, последний передает часть полномочий автономиям, а управление децентрализовано. Более подробно это объясняется ниже.

Совместимость — взаимная приспосабливаемость и взаимная приспосабливаемость частей системы. На уровне государства как крупной системы существуют проблемы совместимости национальной экономики с экономиками регионов, отраслей. Например, в России регионы-доноры, имеющие больше природных ресурсов или высокоэффективную добычу, вынуждены давать центру большую часть прибыли (в виде налоговых отчислений), которая затем направляется на нужды дотируемых регионов Севера, Сибири, Дальнего Востока, что приводит к центробежным тенденциям, распаду, различным противоречиям и конфликтам. На уровне предприятия часто возникают противоречия между интересами организации и потребностями ее подразделений. Например, руководство может принять решение использовать большую часть прибыли, получаемой одним подразделением, для развития другого подразделения, которое на данный момент является убыточным.

Если в долгосрочной перспективе конфликтов нет, можно говорить о хорошей совместимости труда.

В противном случае необходимо реструктурировать организацию, изменить «правила игры», систему распределения ресурсов. Проблемы совместимости в крупных системах должны решаться с помощью централизованных механизмов, преодолевающих силы отталкивания, или адаптационных механизмов, преобразующих центробежные силы в центростремительные. Проблема психологической совместимости членов коллектива в группах также является предметом большой научной работы.

Свойство «обратная связь» . Фундаментальным свойством крупных систем является установление обратной связи, суть которой заключается в том, что информация (ресурсы, энергия) поступает с выхода системы (или входящих в нее подсистем) на вход этой системы (или входящих в нее подсистем). Для производственной системы принцип обратной связи работает следующим образом. Выходная информация, например, показатели экономической деятельности, под влиянием различных обстоятельств постоянно меняется с течением времени, руководство постоянно анализирует и сравнивает их с поставленными целями (системный ввод). По результатам сравнения принимаются управленческие решения по корректировке работы системы (при необходимости), что обеспечивает адаптируемость системы (ее адаптацию к новым условиям работы) и эффективность (гибкость) ее управления. Обратная связь часто играет и негативную системную роль. Например, в подсистеме «персонал» уровень оплаты труда влияет на усилия и результаты сотрудников. Если оплата труда несоразмерна усилиям, система начинает самоуничтожаться, уменьшаются стимулы к выполнению заказов на выполнение работ, а также снижаются результаты работы (производительность, качество).

Принцип оптимизации управления

Каждая контролируемая система развивается, совершенствуется, становится более упорядоченной, а ее структурная организация оптимизируется. Источником и причиной развития являются внутренние противоречия системы. Противоречия как диалектическая категория являются необходимым и существенным фактором развития, любого прогрессивного движения. Но накопление противоречий может привести к хаосу, потере контроля и регрессу. Своевременная обработка информации о внутренних процессах в системе и их понимание позволяет принимать обоснованные управленческие решения, улучшать связи внутри системы и повышать эффективность взаимодействия с внешней средой. Оптимизация управления позволяет улучшить структуру контролируемого объекта и повысить его функциональность, что в конечном итоге приводит к смягчению или полному устранению внутрисистемных негативных процессов. Этот важный принцип управления можно сформулировать следующим образом: Оптимизация управления повышает эффективность управляемой системы.

Эффективность управляемой системы зависит также от степени ее открытости, восприимчивости к внешней информации (известный принцип парашюта — он работает только в открытом состоянии). Очевидно, что организации не могут существовать автономно — для осуществления своей деятельности необходимы поставки, дистрибуция, работа с потенциальными заказчиками и т.д. Внешняя среда определяет смысл существования организации, предъявляет требования к ее деятельности. В годы стагнации многие сферы нашей промышленности и предприятия находились в положении закрытых систем, их развитие значительно замедлилось.

Оптимизация не является усложнением, а всегда характеризуется поиском качественно новых путей и структурной рационализацией. «Все гениальное просто», хотя основа этого «простого» в процессе эволюции всегда более совершенна, чем его прототип. Оптимизация и упрощение сложных производственных систем является предпосылкой для более эффективного использования постоянно растущего объема информации, определяющего развитие этих систем. В экономике принцип оптимизации управления диктует необходимость сокращения иерархических уровней управления, снижения регуляторной роли государственного аппарата, ограничения самостоятельности и инициативности, совершенствования структуры управления предприятием и мотивации труда. Все это, в конечном счете, повысит эффективность работы трудовых коллективов и всей национальной экономики.

Этот принцип управления дает ответы на самые важные, фундаментальные и практически значимые вопросы — какое решение должен принять менеджер: сконцентрировать в своих руках всю полноту власти или распределить большую ее часть среди своих сотрудников. Централизация или децентрализация? Возникает вопрос о балансе прав и обязанностей между руководством и сотрудниками. И очень важно найти золотую середину, иначе нарушение этого баланса приведет либо к самодержавию в управлении, либо к охлократии (власти масс).

Централизация управления.

Под централизацией понимается концентрация власти на уровне высшего руководства организации. Цель централизации — повысить синергетический эффект, улучшить координацию и избежать ошибок на более низких уровнях управления.

Негативными аспектами централизации являются снижение эффективности управления и способности адаптироваться к новым условиям труда.

Он обладает несомненными преимуществами в решении глобальных, стратегических задач, позволяет широко распределять всевозможные резервы и ресурсы, но неизбежно подавляет творческую инициативу руководителей и не всегда является лучшим способом решения тактических задач. Но в некоторых ситуациях, как правило, экстремальных, принцип неразделенной власти абсолютно незаменим. Трудно представить себе руководство армией без реализации этого принципа, или семьей без главы — отца или матери. Принцип правила одного человека имеет одно важное следствие: сотрудник должен получать приказы только от непосредственного начальника. Это ясное правило, понятное всем, постоянно нарушается, боссу трудно устоять перед соблазном вмешиваться в производственный процесс самому, а его указания кажутся самыми мудрыми. Должно быть четкое распределение обязанностей и участие в функциях, рациональное участие всех участников во взаимодействии (один — руководит, другие — координирует, реагирует, осуществляет…).

Децентрализация управления

Речь идет о передаче или делегировании прав и обязанностей в отношении ряда важных решений на более низкие уровни управления в организации. Цель децентрализации заключается в содействии процессам принятия решений и инициативам на более низких уровнях управления. Оперативность руководства, высокая адаптивность организации к новым условиям. Негативные стороны децентрализации — появление, изоляция частей, что часто приводит к конфликтам, ослаблению контроля и единства действий.

Освобождает членов команды от постоянного раздражающего патернализма, эффективно стимулирует инициативу, лучше развивает потенциал личности. Частный работник выполняет задачу с удвоенной энергией, когда ему дается хотя бы минимальный фактический контроль над ситуацией.

Децентрализация эффективна тогда, когда значимые и важные решения принимаются на более низких уровнях управленческой иерархии, и эти решения не требуют одобрения руководства. Децентрализация многих управленческих функций неизбежна в случае территориального разделения структурных подразделений предприятия (филиалов, отделений структурных подразделений) или при необходимости специализации (научно-исследовательский институт, конструкторское бюро, центральный склад с большим объемом товарооборота и т.д.), но децентрализация управления имеет опасную тенденцию к втягиванию управляемого процесса в анархию и хаос. Зачастую даже опытные менеджеры обоснованно боятся потерять контроль над управляемой системой, в то время как слабые менеджеры обоснованно боятся, что компетентный неформальный лидер появится, чтобы заменить своего начальника и подорвать его авторитет. Руководитель, делегирующий полномочия своим руководителям в рамках децентрализации, часто не отвечает на конкретные вопросы своих непосредственных руководителей или при выступлении на общем собрании. Например, какова текучесть кадров по специальностям в течение отчетного периода, как производственный процесс оснащен операторами станков различного профиля, какие запасные части необходимы, какое дополнительное оборудование и контрольно-измерительные приборы необходимы. Ответы на эти вопросы хорошо известны ответственному заместителю руководителя, но сам руководитель чувствует себя в этой ситуации, мягко говоря, неловко. Нужно ли ему знать ответы на эти и сотни других мелких производственных вопросов?

Проблема выбора между централизацией и децентрализацией очень сложна, поскольку решение определяет все структуры организации. Следующие факторы влияют на решение руководства:

Размер организации;
Тип бизнеса (предпринимательство);;
Качество продукции;
степень разделения труда;
Усилия частей организации по обеспечению независимости;
Собственный капитал и финансовые активы;
Организационная культура;
Государственная политика в области демонополизации, налогообложения и т.д.

Теория управления дает четкие, однозначные рекомендации: менеджер должен взять в свои руки всю организационную и административную власть и делегировать значительную часть своих полномочий опытным депутатам, специалистам по своему делу. И в то же время не вмешиваться в их работу мелочным патернализмом, постоянным контролем, когда чаще всего успешно выполняют свои обязанности. «Если он не сломался, не чини его!». И только в случае явной угрозы срыва запланированной работы или явного несоответствия исполнителя занимаемой должности, руководитель должен активно вмешиваться в работу отсталого структурного подразделения, используя всю полноту власти до момента замены исполнителя самостоятельно.

Очень редко бывает так, что все структурные подразделения работают без сбоев, планы выполняются, четкая логистическая система, рабочая бригада достаточно мотивирована и руководитель остается без работы (насколько хорошо оркестр после многих репетиций может играть без дирижера). В этом случае лидер — настоящий талант, великий организатор! И все же он не останется без работы, необходимо решать перспективные, стратегические задачи, создавать новые производственные отношения, работать над дальнейшим улучшением производственного организма, вопросами развития предприятия. «Хорошее управление основано на примирении централизации и децентрализации», — говорит А. Слоан, глава «Дженерал Моторс».

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: