Значение функций менеджмента - Основные управленческие функции и их взаимосвязи

Оглавление:

Наше общество сегодня переживает чрезвычайно сложные, во многом противоречивые изменения. В общественно-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике — от административно-командной системы к рыночной. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем образе жизни трудны, потому что они требуют изменений в себе.

Важной частью этих изменений, как показывает мировой опыт, является понимание науки и искусства управления.

Менеджмент — это современная система управления бизнесом, работающая в условиях свободного рынка. Термин «управление» по сути является аналогом термина «управление», его синонимом. Однако, есть разница. Управление относится к живой и неживой сферам. Например, управление технологиями, биологическими процессами, государством. То есть, управление — это более широкое понятие. Управление применяется только в управлении социально-экономическими системами.

Управление в организации — это процесс, состоящий из последовательных действий по реализации управленческих функций для формулирования и достижения цели (целей).

Функции управления — это управленческие действия, направленные на решение конкретных производственных и социальных задач для достижения целей организации.

Функции управления можно также определить как виды управленческой деятельности, необходимые для организации и управления конкретным объектом (организацией, предприятием, отделом, группой) для осуществления целенаправленной деятельности по достижению желаемого результата. Содержание управленческой функции отражает две стороны управленческой деятельности. Во-первых, функция определяет необходимые действия (что делать), а во-вторых, она показывает конкретное содержание этих действий (как это сделать).

Концепция разделения управленческой работы менеджеров сформулирована школой административного менеджмента. Основатель этой школы, А. Файол, разработал ряд функций в качестве видов управленческой деятельности, выполняемых менеджерами, в том числе: Прогнозирование, организация, административная деятельность, координация и контроль. В то же время, он разделил всю работу, которую выполняет менеджер во время своей деятельности на определенные группы: Административно-производственная деятельность, финансы, охрана труда, бухгалтерский учет и контроль, коммерческая деятельность. Существуют и другие подходы к функциональному разделению управленческой деятельности и специализации работы менеджеров. Кроме того, поскольку А. Файоль в области видения управления исследователями является проблема определения (оптимизации) соотношения организационных, технических (специальных) и социальных навыков и знаний, необходимых для менеджеров разных уровней управленческой иерархии.

Существует два подхода к классификации управленческих функций в современном управлении.

Первый подход предусматривает определение общих, универсальных управленческих функций. Он отражает содержание процесса управления в любой организации и не зависит от специфики объекта управления. Функции можно классифицировать следующим образом: Планирование, организация, мотивация и контроль.

Некоторые авторы дополнительно выделяют координацию и регулирование как самостоятельные универсальные функции менеджмента. Функция координации фактически осуществляется в процессе реализации функций планирования и организации, а функция регулирования дублируется функциями контроля и планирования.

Второй подход основан на примате критериев, определяющих характеристики объекта управления. В рамках этого подхода разрабатывается система частных функций управления конкретным объектом (производство, наука, другие специфические объекты управления), которые реализуют вышеперечисленные универсальные функции управления (полностью или частично) с учетом специфики рассматриваемого объекта и содержания процесса его управления. Такие функции выполняются соответствующими специализированными подразделениями организации (предприятия).

В контексте управления общие универсальные функции рассматриваются в соответствии с первой классификацией. Конкретные управленческие функции по второй классификации рассматриваются в рамках специальных дисциплин (организация производства, инновационный менеджмент и т.д.).

Основные управленческие функции и их взаимосвязи

Наиболее важными управленческими функциями являются планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции реализуются на всех уровнях управления (верхнем, среднем и нижнем) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.

Функцию планирования можно определить как способ, с помощью которого руководство может обеспечить единое скоординированное направление усилий всех сотрудников для достижения общих целей организации (включая формулирование самих целей).

Организационная функция — это вид управленческой деятельности, призванный обеспечить бесперебойную работу организации в соответствии с заранее установленным планом для достижения желаемого результата. Она обеспечивает координацию деятельности всех департаментов и сотрудников организации для достижения поставленных целей.

Контрольная функция в управлении реализуется как процесс, с помощью которого руководство организации удерживает ее на плановом пути достижения своих целей путем получения информации о текущей деятельности и устранения выявленных отклонений от установленных показателей.

Функция мотивации включает в себя действия, направленные на мотивацию всех сотрудников организации к эффективной работе для достижения целей организации.

Эти управленческие функции тесно взаимосвязаны: Функция планирования взаимодействует с функцией организации и контроля, организационная функция, в свою очередь, тесно связана с функцией планирования и контроля, а последняя (т.е. функция контроля) переплетается с организационной функцией и функцией планирования. Функции планирования, организации и контроля тесно связаны с мотивационной функцией.

Данную взаимосвязь функций управления обычно называют внешней. В то же время существует тесная внутренняя взаимозависимость соответствующих функций, которая проявляется в том, что элементы всех этих функций являются неотъемлемыми частями соответствующей функции. Действительно: функция планирования содержит элементы организации, контроля и мотивации; функция организации содержит элементы планирования, контроля и мотивации; функция контроля содержит элементы планирования, организации и мотивации; функция мотивации содержит элементы планирования, организации и контроля.

Рассмотрим более подробно вышеперечисленные универсальные функции управления.

Прогнозирование и планирование

Экономическое прогнозирование — это прогнозирование хода развития экономики на предстоящий период для конкретной организации.

Планирование — это разработка плана, определяющего, что должно быть выполнено и какими рычагами, в соответствии со временем и пространством.

Грубо говоря, планирование — это деятельность по формулированию и принятию управленческих решений. План, как система взаимосвязанных решений, направленных на достижение желаемого результата, включает в себя следующее:

Цели и задачи. На современном этапе развития экономики реализуется стратегия рыночной экономики, конечной целью которой является постоянное повышение материального и культурного уровня жизни людей, создание лучших условий для всестороннего развития личности на основе дальнейшего повышения эффективности всего социального производства.

Пути и средства. Для достижения поставленных целей выбираются методы набора взаимосвязанных действий.

Ресурсы, необходимые для достижения поставленных целей. Цели, поставленные в плане, должны быть связаны с материальными, финансовыми и людскими ресурсами.

Пропорции. Сохранение пропорциональности между различными элементами производства является основным условием его эффективности.

Организация осуществления плана и контроль за его выполнением. Связь устанавливается между планируемой работой и конечной целью производства, удовлетворением потребностей общества.

Существует три основных типа планирования.

Стратегическое планирование (высший уровень) — это попытка взглянуть на основные компоненты организации в долгосрочной перспективе; оценить, какие тенденции происходят в ее окружении; и определить, как, скорее всего, будут вести себя конкуренты. Основная цель планирования на этом уровне — определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.

Тактическое планирование (средний уровень) — это определение промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. Стратегическое планирование основано на идеях, родившихся в стратегическом планировании.

Основой принципов планирования является оперативное планирование (самый низкий уровень). Оперативные планы включают стандарты деятельности, должностные инструкции и т.д. в систему, в которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и основных целей организации.

Эффективность планирования зависит от принципов, которыми следует руководствоваться при подготовке планов.

Полнота планирования — учитываются все события и ситуации, которые могут быть значимыми для развития организации.

Точность планирования — использование современных методов и инструментов для обеспечения точности прогнозов.

Ясность планирования — формулировки планов должны быть доступны всем членам организации.

Непрерывность планирования — планирование — это не разовый акт, а непрерывный процесс.

Эффективность планирования с точки зрения затрат — затраты на планирование должны быть соразмерны выгодам от планирования.

Функция организации

Реализация планов требует организации, которая является следующим уровнем управления.

Организация имеет в виду процесс:

Определение рациональных форм разделения труда;
Распределение работы между работниками, группами работников и отделами;
Развитие структуры органов управления;
Регулирование функций, подфункций, работ, операций;
Определение прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;
Отбор и расстановка персонала.

Организационную функцию можно рассматривать с двух аспектов: во-первых, как процесс создания системы, и, во-вторых, как процесс ее совершенствования и рационализации.

Организация работы — это функция, которую должны выполнять все руководители, независимо от их ранга. Однако, несмотря на то, что смысл концепции заключается в делегировании прав и обязанностей по горизонтальному и вертикальному разделению труда, решение о структуре общей организации почти всегда принимается высшим руководством. В то же время, задача менеджеров — выбрать такую организационную структуру, которая наилучшим образом отвечает целям организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределяет и направляет усилия сотрудников.

Структура не может оставаться неизменной по мере изменения как внешней, так и внутренней среды.

Тем не менее, организация управления основана на ряде базовых принципов.

Принцип разделения труда. Основной смысл заключается в том, что все виды деятельности компании должны быть определены и сгруппированы таким образом, чтобы они вносили максимально возможный вклад в достижение целей компании. Важно, чтобы сгруппированные мероприятия соответствовали навыкам и мотивации сотрудников, которые будут их выполнять.

Для преодоления негативных последствий узкой специализации работы целесообразно расширять сферу деятельности, ротировать работу (альтернатива) и вовлекать сотрудников в принятие решений, которые их затрагивают (стратегия участия).

Принцип Скаляра. Относится к цепочке прямых рабочих отношений между менеджерами и подчиненными в рамках всей организации. Всегда должен быть один человек, который имеет высшие полномочия в организации. Чем более развита линия контактов топ-менеджера с каждым подчиненным, тем эффективнее принятие решений и коммуникация.

Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности имеется максимальное количество сотрудников, которое может эффективно управляться одним человеком.

Другой важной особенностью организации управления является степень централизации (децентрализации) полномочий (полномочий).

Централизация — концентрация прав на принятие решений на самом высоком уровне управления в организации. Децентрализация — передача прав на более низкие уровни управления.

Мотивация — это процесс побуждения себя и других действовать для достижения личных и организационных целей.

Теории мотивации основаны на определении человеческих потребностей и их структуры. Потребность заключается в осознании того, что не хватает чего-то, что побуждает к действию.

Эти теории включают теории Маслоу, МакКлелланда и Герцберга.

Потребности делятся на первичные (физиологические, безопасность и защищенность) и вторичные (социальные, уважение, самовыражение).

Поведение человека определяется самой низкой неудовлетворенной потребностью.

Как только потребность удовлетворена, ее мотивационный эффект прекращается.

Три потребности, которые мотивируют человека, — это потребность во власти, успехе и принадлежности.

В настоящее время эти потребности более высокого порядка важны, поскольку потребности более низкого порядка, как правило, уже удовлетворены.

Потребности делятся на гигиенические факторы и мотивации.

Наличие гигиенических факторов просто предотвращает неудовлетворенность работой.

Мотивации, которые примерно соответствуют более высоким потребностям Маслоу и МакКлелленда, активно влияют на поведение человека.

Чтобы эффективно мотивировать подчиненных, руководитель сам должен докопаться до сути проблемы.

В связи с тем, что существуют различные типы мотивации, менеджер должен:

Во-первых, установить набор критериев (принципов), которые в наибольшей степени влияют на поведение сотрудника;
Во-вторых, создать атмосферу, которая мотивирует сотрудников;
В-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, потому что для того, чтобы они были полностью мотивированы и работали с полной отдачей, он должен четко понимать, что от него ожидается.

Система стимулов — это совокупность взаимосвязанных и взаимодополняющих стимулов, воздействие которых активизирует деятельность человека по достижению его целей.

Стимулы делятся на материальные и нематериальные.

Материальные, в свою очередь, делятся на денежные (заработная плата, доплаты, пособия, займы и льготные кредиты) и неденежные, состоящие из социальных (медицинское обслуживание, страхование, поездки, питание, подарки и т.д.) и функциональных (улучшение организации труда, улучшение условий труда).

Немонетарные стимулы состоят из социально-психологических (общественное признание, похвала, поддержка и одобрение), творческих (обучение, стажировки и командировки) и временных стимулов (гибкий рабочий график, дополнительные отпуска).

Таким образом, мотивация зависит от потребностей сотрудников, их ожиданий и представлений о справедливом вознаграждении за выполненную работу.

Контроль. Координация и регулирование

Контроль обычно ассоциируется с властью, «командой», «ловлей», «обременением», «захватом». Такой взгляд на управление отвлекает от основного содержания функции управления.

В более общем плане, контроль может быть представлен как процесс адекватности (сравнения) фактически достигнутых результатов с запланированными результатами.

Контроль является одной из ведущих функций управления. Существует множество формулировок определений функций управления. Один из них заключается в том, что контроль — это процесс обеспечения того, чтобы организация достигала своих целей.

Контроль способствует успешному функционированию организации. Без контроля над общей деятельностью в организации создается хаос.

С помощью функции контроля выявляются проблемы, что позволяет корректировать деятельность организации для предотвращения кризисной ситуации. Средства управления позволяют выявлять и исправлять ошибки, сознательные и бессознательные сбои, прежде чем они встанут на пути достижения целей. В то же время, средства контроля позволяют определить, какие виды деятельности были наиболее эффективными для достижения цели.

Эффективное сочетание различных видов контроля с учетом внешних и внутренних параметров окружающей среды является ключом к успешному функционированию организации.

Суть этой функции заключается в обеспечении согласованности всех звеньев системы управления, сохранении, поддержании и улучшении налаженной работы производственного механизма. Данная функция позволяет решать задачи, связанные с разделением труда в рамках управления и регулирования производственной системы в случае отклонений от заданных параметров.

Целями координации и регулирования являются налаживание взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов, устранение неисправностей и отклонений от установленного режима работы.

Регулирование — это деятельность по поддержанию заданных параметров в динамической системе управления производством. Она определяется задачей поддержания состояния регулярности, как в производственной подсистеме, так и в подсистеме управления. Именно эта функция соединяет систему управления с внешней средой.

Координация — это функция процесса управления, которая обеспечивает его непрерывность и последовательность, с одной стороны, и взаимосвязь всех функций — с другой. Главной задачей координации является достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей и обмена информацией между ними.

Таким образом, цель работы была достигнута, как следствие, можно сделать ряд выводов.

Наиболее полное содержание управления как процесса отражает основные функции. Они являются общей предпосылкой для управления социальными и социально-экономическими процессами.

Функция управления называется специальным видом управленческой деятельности, с помощью которого субъект управления воздействует на контролируемый объект.

Основные функции управления: Планирование, организация, мотивация и контроль.

Процесс управления представляет собой фиксированную и непрерывную последовательность взаимосвязанных действий менеджеров при реализации управленческих функций, реализуемых по определенной технологии и направленных на достижение целей социально-экономической системы.

Функция управления отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязательств управляющей подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является разработка управленческого эффекта, команды, инструкции по достижению поставленной цели. Один сотрудник может выполнять несколько функций, а несколько сотрудников — одну. Каждая функция управления представляет собой объем конкретного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности представляет собой набор функций, связанных единым циклом управления.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: