Реализация функции организации в управлении

Оглавление:

Предмет: Менеджмент

Тип работы: Курсовая работа

У вас нет времени или вам не удаётся понять эту тему? Напишите мне в whatsapp, согласуем сроки и я вам помогу!

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Дополнительные готовые курсовые на темы:

Введение

Процесс управления — это своего рода безграничный процесс. Намерения не всегда выполняются, люди не принимают возложенные на них полномочия, права и обязанности, руководство не всегда способно и умеет правильно мотивировать сотрудников для достижения целей организации, условия окружающей среды меняются и т.д.

Но как руководство может понять, достигла ли организация своих целей, как у него есть возможность выявить ошибки и успехи. Все это достигается благодаря управленческому контролю. Самые лучшие намерения руководителя имеют все шансы повиснуть в воздухе, если нет эффективного контроля эффективности результатов работы. Руководитель определяет объекты контроля, временные интервалы и даты контроля планов по мере их появления.

Контроль — это процесс, с помощью которого менеджер определяет, правильны ли его решения и нужно ли их корректировать. Контроль — это процесс обеспечения того, чтобы организация достигла своих целей.

Цель данной работы — изучить реализацию функции контроля в процессе управления организацией.

Для достижения поставленной цели мы решим следующие задачи:

Изучить концепцию и цели внедрения контроля в управление организацией.
Рассмотреть особенности реализации функции контроля в процессе управления организацией.

Контроль в управлении как система

Все согласятся, что контроль является важной функцией управления в бизнесе. Проблема, однако, заключается в том, чтобы определить, что такое контроль, его важность и как его применять. На практике часто допускаются ошибки, потому что роль контроля не до конца понятна.

Контроль — это сравнение плановых показателей с фактическими. Положили на склад десять мешков, продали три, осталось пять. Провели аудит и уволили начальника склада. Если мы рассмотрим функцию и роль контроля более широко, то получим еще одно общее определение.

Контроль — это действие, которое помогает организации достичь своих целей путем сравнения фактических показателей с запланированными, анализа отклонений и принятия решений (постановки новых планов и целей) на основе результатов анализа. Все процессы и результаты работы компании подлежат контролю.

Отметим основные компоненты контроля: плановые показатели (стандарты, инструкции, ценности), сравнение, анализ отклонений, решения по отклонениям.

Давайте сосредоточимся на тех видах контроля, которые действительно имеют смысл и практическую ценность.

Предварительный контроль. Вы собираетесь что-то сделать: вложить деньги в новое направление, изменить платежную систему, купить новые товары и т.д. План разработан, но прежде чем приступить к действиям, его лучше проконтролировать. Например, пересчитайте вложение денег. Что делать, если что-то не учли или в расчете допущена элементарная ошибка. Если при рассмотрении плана возникли расхождения, полезно проанализировать эти расхождения. Мнения экспертов и специалистов или сотрудников о планах также могут быть уместны.

Текущий контроль. Это контроль, который осуществляется при выполнении задания. Например, контроль над условиями выполнения работы, над бюджетом в период выполнения задания. Позволяет регулировать выполнение задачи или процесса во времени. Например, вы можете сократить рекламный бюджет или изменить действия сотрудников.

Окончательная проверка. Выполняется после завершения задачи или процесса, достижения определенной цели, которая принимается как окончательная. В дальнейшем вы сможете учесть отклонения при планировании аналогичной задачи.

Необходимо контролировать следующие вещи: Процессы, люди, ресурсы и средства.

Контроль процессов полезен, когда процессы стандартизированы или существует четкая инструкция по выполнению определенного вида работ. Например, порядок разбора ноутбука для чистки, формат файлов от веб-дизайнера к верстальщику и т.д. Процессы также могут включать стандарты обслуживания, порядок звонков офис-менеджера и т.д.

Контроль над людьми неразрывно связан с действиями, которые они совершают. Однако этого недостаточно. Также следует контролировать такие показатели, как степень заинтересованности в работе, лояльность к компании, соблюдение правил работы, рабочую одежду, личную гигиену и т.д.

Средства и ресурсы — это оргтехника, финансы и, конечно, время. Последнему, пожалуй, всегда уделяется слишком мало внимания, хотя зачастую он является решающим фактором. Например, задумывались ли вы когда-нибудь, сколько времени тратят ваши клиенты на получение товара или ответа технической поддержки?

Без индикаторов, то есть без конкретного значения, эталона, по которому можно осуществлять контроль, контроль невозможен.

Вы не можете контролировать, будет ли работа выполнена хорошо или нет. Необходимо установить четкие критерии, по которым сотрудник и руководитель смогут определить, насколько хорошо сотрудник выполнил свою работу.

Проверки должны быть систематическими. Проверки время от времени не способствуют порядку, а нарушают его.

Отклонения обязательно должны быть проанализированы и по ним должны быть приняты решения. В противном случае контроль не имеет смысла.

Контроль не ограничивается наказанием. Наказание — это последнее средство в управлении. Задача контроля — способствовать достижению целей компании, поэтому необходимо разобраться с каждым фактом, что к нему привело и почему он произошел именно так, как произошел.

Необходимо установить объективные, реальные показатели. В противном случае контроль, работающий с отклонениями, теряет свой смысл.

Стоит использовать контроль в самом широком смысле, когда вы действительно можете влиять на эффективность предприятия.

Структурные уровни и элементы реализации функции контроля в управлении

Процесс контроля состоит из трех этапов:

Установление стандартов и критериев;

Измерение и сравнение достигнутых с их помощью результатов;

Принятие необходимых корректирующих действий (при отклонении результатов от стандартов).

Первый этап контроля показывает, в какой степени совмещены функции контроля и планирования. Стандарты — это конкретные цели. Цели устанавливаются в процессе планирования. Все стандарты и критерии должны вытекать из многочисленных целей организации, стратегий каждой организации.

Цели, используемые в качестве стандартов, должны обладать двумя очень важными характеристиками:

Установите временные рамки;

Измеряться по критериям, которые могут быть использованы для определения объема выполненной работы.

Например, поставлена задача снизить уровень младенческой смертности до 10,0 на 1000 рождений. Менеджер должен найти ответ на эти вопросы:

Что нам нужно сделать, чтобы достичь запланированной цели?

Что не было сделано на предыдущем этапе планирования?

Достаточно легко установить показатели эффективности для величин, которые поддаются количественной оценке. Но некоторые важные цели трудно выразить в цифрах. Например, повышение морального духа сотрудников. Для этого можно использовать косвенные показатели, такие как низкое количество увольнений, снижение штрафов, повышение по службе и т.д. Неспособность выразить показатели эффективности в количественной форме не является оправданием для руководителя. Даже субъективный показатель лучше, чем ничего. Лозунги типа «достижение лучших показателей здоровья» и т.д. несостоятельны. Отсутствие какого-либо индикатора — это управление по собственному желанию; это уже не управление, а просто реакция на ситуацию, вышедшую из-под контроля.

На втором этапе контроля руководитель, сравнивая полученные результаты с установленными стандартами, определяет, соответствуют ли полученные результаты его ожиданиям. На этом этапе контроля он должен определить масштаб допустимого отклонения, в пределах которого отклонение не вызывает тревоги. Это важный вопрос. Если отклонение велико, возникающие проблемы могут стать критическими; если оно мало, учреждение должно постоянно реагировать на небольшие отклонения, что очень дорого и требует много времени. Система управления должна срабатывать только тогда, когда отклонения становятся заметными и угрожающими. Измерение результатов — самый дорогостоящий элемент контроля. Во-первых, необходимо выбрать единицу измерения (числовые значения, проценты, денежная форма и т.д.). Для обеспечения эффективности системы контроля показатели и полученные результаты должны быть доведены до исполнителей. Для обработки информации используются компьютеры. В последней части контроля менеджер должен определить важность, ценность полученной информации для принятия решений. Цель оценки — решить, что делать, как действовать.

После проведения оценки процесс мониторинга переходит к третьему этапу — действиям. Менеджер должен выбрать один из трех вариантов поведения. Первый — ничего не делать, если результаты соответствуют стандартам. В этой ситуации процесс управления продолжается. Второй — устранить отклонения. Система контроля, которая не дает возможности исправить отклонение до того, как оно станет серьезной проблемой, бесполезна. Отклонения исправляются путем совершенствования функций управления и даже технологических процессов, в некоторых случаях может быть изменена структура организации. Менеджеры должны избегать решений, которые обещают краткосрочные выгоды и высокие долгосрочные затраты. Третье — пересмотр стандартов. Когда стандарты оказываются нереалистичными, их необходимо пересмотреть. В жизни часто случается так, что система управления указывает на необходимость пересмотра планов, если они были составлены слишком оптимистично.

Почему необходим контроль. Контроль работает с того момента, когда сформулированы цели организации. Без контроля царит хаос и невозможно объединить деятельность всех групп в учреждении.

Особенности реализации функции контроля в процессе управления организацией

Контроль — это система наблюдения и проверки функционального процесса и фактического состояния управляемого объекта, которая осуществляется со следующими целями:

Оценка обоснованности и эффективности принятых управленческих решений.
Оценка результатов выполнения этих решений.
Обнаружение отклонений в функционировании объекта:
От принятых решений,
от установленных правил и норм.
Разработка мер по устранению выявленных отклонений.
Разработка мер по корректировке процессов управления для предотвращения деструктивных отклонений.
Устранение препятствий для оптимального функционирования объекта.

Таким образом, управление — это процесс, который обеспечивает достижение системой своих целей путем сравнения фактического состояния системы с целевым состоянием.

Элементы контроля

Контроль (как и любой этап управления) характеризуется следующими элементами: Малолетко А.Н. Контроль и ревизия: учеб. пособие. — М.: КНОРУС, 2008. — С. 9 — 26. — 312 с.

Субъект контроля — тот, кто осуществляет контроль,
субъект принятия решений по результатам контроля,
объект контроля — то, что подлежит контролю,
предмет контроля — набор вопросов и критериев, в соответствии с которыми организуется контроль
цель контроля,
цели контроля,
принципы управления,
методы контроля,
техника управления,
процесс управления.

Чтобы понять суть контроля, необходимо выделить ряд аспектов:

Контроль — это один из процессов, который обеспечивает достижение системой своих целей. Для реализации процессов управления необходимо наличие следующих процессов управления (элементов управления) [1]: Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль : учебник. — М.: КНОРУС, 2009. — С. 13 — 16. — 640 с.

Определение стандартов работы системы, которые подлежат аудиту;

Корректировка процессов управления, если достигнутые результаты значительно отличаются от установленных стандартов.

Управление направлено на предотвращение роста проблемы (отклонение фактического состояния системы (объекта) от целевого состояния).

Самым важным компонентом контроля является обратная связь.

Управление не должно быть чрезмерным, поскольку незначительные отклонения фактического состояния объекта (управляемой системы) от целевого состояния, вызывающие срабатывание механизмов управления, делают систему неэффективной. Также важно помнить, что чрезмерное управление может переориентировать элементы управляемой системы с достижения поставленных целей на выполнение требований управления.

Необходимость контроля

неопределенность. Стратегические комплексные планы организации — это картины функционирования организации с точки зрения менеджера. В одних случаях они соответствуют надеждам менеджеров, в других — не оправдывают их. В их формировании всегда присутствует неопределенность. Еще одним фактором неопределенности являются люди, их поведение невозможно запрограммировать на изменение и введение новых инструкций, дополнительных прав и обязанностей.
предотвращение возникающих кризисных ситуаций. Функция контроля — это функция управления, которая позволяет выявлять проблемы и корректировать деятельность агентства до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Лидер организации должен обладать способностью своевременно выявлять ошибки и угрожающие ситуации и исправлять их до того, как они нанесут непоправимый ущерб организации.
поддержание успеха. Важным аспектом надзора является поддержание общего успеха в работе учреждения. Руководитель определяет, где были достигнуты успехи, а где неудачи, сравнивая достигнутые результаты с запланированными. Одним из наиболее важных аспектов контроля является определение наиболее эффективного способа достижения организацией своих целей.
сфера контроля. Одной из важнейших характеристик контроля является комплексность. Каждый руководитель, независимо от ранга, должен осуществлять контроль, даже если ему никто не поручал этого делать. Контроль — это самый основной элемент управления.

Контроль необходим везде, где есть система для достижения определенных задач и целей. Управленческий контроль (т.е. контроль в деятельности организаций) может осуществляться различными способами:

технический контроль,
контроль энергии,
экологический контроль
контроль гигиены,
финансовый контроль и т.д.
Потребность в контроле

Обоснование необходимости контроля в управленческой деятельности:

Исчезает неопределенность: Никакое тщательное планирование не может учесть все возможные осложнения и обстоятельства. Средства контроля идентифицируют их и позволяют корректировать программу действий.

Появляется возможность предотвращать кризисы: никакая организация функционирования объекта не страхует от серии мелких ошибок и упущений. Если их вовремя не исправить, их количество может превысить определенную «критическую массу». Меры контроля позволяют выявить и исправить их, не дожидаясь кризиса.

Выявляются не только деструктивные, но и конструктивные явления: контроль позволяет найти эффективные решения и определить перспективные направления деятельности.

Функции управления:

Выявление отклонений от требований нормативных документов различного уровня.
Анализ причин отклонений (включая персонал).
Коррекция, т.е. разработка предложений по устранению выявленных нарушений.
Профилактика, т.е. разработка мер по предотвращению подобных нарушений в будущем.
Судебное преследование, т.е. привлечение к ответственности лиц, допустивших нарушения.

Заключение

Для того чтобы контроль мог достичь целей организации, он должен обладать следующими характеристиками:

Стратегическая направленность контроля. Контроль должен отражать приоритет конкретной организации или руководящего органа организации. Если некоторые виды деятельности имеют стратегическое значение, необходимо установить эффективный контроль;

Ориентация на результат. Конечной целью контроля является не просто сбор информации, установление стандартов и выявление проблем, а достижение целей организации. Средства контроля не должны превалировать над реальными целями конкретной организации. Если механизм контроля не работает, необходимо улучшить структуру прав и обязанностей, а не процесс измерения. Контроль эффективен, когда организация достигает желаемых целей и способна сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем;

Актуальность. Чтобы быть эффективным, контроль должен иметь отношение к контролируемой деятельности. Она должна объективно измерять и оценивать то, что действительно важно;

Своевременность контроля. Эффективная система контроля позволяет довести нужную информацию до нужных людей еще до наступления кризиса;

Гибкость управления. Если на объекте можно предсказать что-то непредвиденное, контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким, чтобы адаптироваться к изменениям;

Простота управления. Чрезмерная сложность контроля равносильна потере контроля над ситуацией. Чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей;

Экономическая эффективность контроля. Если общая стоимость контроля перевешивает выгоды, контроля следует избегать. Любой контроль, который стоит больше, чем способствует достижению целей, не улучшает контроль над ситуацией, а направляет работу в неправильном направлении, что является еще одним синонимом потери контроля;

Контроль на международном уровне. В международной системе управления жесткий контроль неприемлем с точки зрения национальных культур, функции управления приобретают дополнительную степень сложности.

На основании результатов контроля руководитель определяет собственные действия, исходя из их срочности и актуальности, разрабатывает действия, которые должны быть реализованы немедленно, затем действия, которые должны быть предприняты только после некоторой подготовки, и, наконец, обдумывает действия, которые должны быть реализованы в следующем отчетном периоде.

Список литературы

Абчук В.А. Азбука менеджмента. — СПб.: Союз, 2012 г. — 272 с.
Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия: учебник. — М.: ИНФРА-М, 2009. — 346 с.
Малолетко А.Н. Контроль и ревизия: учебник. — М.: КНОРУС, 2008. — 312 с.
Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Аудит и контроль: учебник. — М.: КНОРУС, 2009. — 640 с.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента Москва: Дело, 2011 г. — 702 с.
Уткин Э.А. Профессия менеджера. — М.: Экономика, 2010. — 176 с.