Использование информации в основных функциях менеджмента - Поддержка в области управленческой информации

Оглавление:

Информация является внешним проявлением коммуникации, ее результатом. Информация играет центральную роль в жизни человека и служит средством коммуникации.

Если рассматривать организацию как систему, то для нее можно выделить следующие виды информации:

Входящая информация (из внешней среды) является системным ресурсом;
Исходящая информация является продуктом системы.

Более того, в любой организации существует масса информации, которая превращается из ресурса в продукт.

В рамках вертикальной коммуникации информация перемещается с уровня на уровень внутри организации. Она может передаваться сверху вниз, т.е. с более высоких уровней на более низкие. Таким образом, руководители более низких уровней информируются о текущих задачах, изменениях в приоритетах, конкретных задачах, рекомендуемых направлениях действий и т.д.

Помимо обменов по принципу «сверху вниз», организация также нуждается в коммуникации по принципу «снизу вверх». Например, сотрудник банка может заметить, что новый компьютер иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем раньше, потому что машина периодически «занята» или выключена.

Таким образом, наиболее ярким примером вертикального движения информации являются отношения между руководителем и подчиненным.

В дополнение к отношениям начальник-подчиненный, в организации также существуют отношения начальник-рабочая группа. Так как все члены команды участвуют в обмене, у каждого есть возможность задуматься о новых задачах и приоритетах отдела, способе сотрудничества, предстоящих изменениях и их возможных последствиях для этого и других отделов, текущих проблемах и успехах, предложениях рационализаторского характера.

Организации состоят из формального и неформального компонентов. Канал неформального общения можно назвать каналом слухов. Поскольку каналы слухов передают информацию намного быстрее, чем официальные каналы связи, менеджеры используют первые для планирования утечки и распространения определенной информации или информации типа «только между нами».

Обмен информацией между двумя или более людьми — это процесс коммуникации.

Основной целью процесса коммуникации является обеспечение понимания обмена информацией, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре основных элемента:

отправитель, человек, который генерирует идеи или собирает информацию и передает ее.
сообщение, фактическая информация, которая кодируется с помощью символов.
канал, средство передачи информации.
получатель, лицо, для которого предназначена информация и которое ее интерпретирует.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Ваша задача состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны понимали и делились оригинальной идеей. Это трудно, потому что каждый этап является также точкой, где смысл может быть искажен или потерян совсем. Указанные связанные с этим этапы являются следующими:

Происхождение идеи.
кодирование и выбор канала.
передача.
Дешифровка.

С точки зрения руководства, как процесс трансформации информации, информация важна прежде всего для принятия управленческих решений. Для этого он должен обладать определенными характеристиками (свойствами). Такие характеристики:

связь между информацией и смыслом.
ценность конкретной информации для конкретного решения.
цель информации.
необходимость и достаточность информации для принятия решений.

В системах управления ценность информации определяется ее значением для принятия правильных решений. Информация, которая никоим образом не влияет на выбор решения, бесполезна, не имеет никакой ценности. Кроме того, отвлечение внимания и мощности системы управления хотя бы для того, чтобы понять ее содержание, простейший анализ для определения возможности ее использования в управлении, требующий определенных затрат на ее восприятие, создает так называемый «информационный шум». Такая информация приносит больше вреда, чем пользы.

Эту идею можно было бы выразить более точно следующим образом. Критерием отбора информации для принятия решения, безусловно, является, прежде всего, ценность этой информации для данного решения.

Основным средством определения ценности информации для принятия решения является модель объекта (обычно математическая модель). Модель используется для определения перечня входных данных, необходимых для принятия решения, и необходимых свойств — частоты их ввода, требований к надежности и точности, формы представления и так далее.

Аналогичным образом, способ определения ценности информации для принятия решения определяется, во-первых, ценностью самого решения, а во-вторых, степенью влияния информации на принятие решения.

Поддержка в области управленческой информации

Ценность информации для принятия решений также зависит от способа и скорости ее передачи, своевременности, надежности, затрат на получение и резервирование (увеличение объема информации без повышения ее информативности).

Очень часто делаются неверные выводы о ценности информации для принятия решений, потому что информация используется неэффективно — информация полезна, если и только если она поступает в нужное место в нужное время. Основные случаи неэффективного использования информации:

Передача задач, которые могут быть решены в узлах более низкого ранга, в узлы более высокого ранга;
Увеличение плотности потоков информации и рост объема неиспользуемой и дублируемой информации.

В этом контексте можно сформулировать иерархию функций административного аппарата по уровням обработки информации:

Сбор первичных данных — идентификация и запись информации об объекте (обычно в цифровой форме);
Группировка и агрегирование первичных данных для получения агрегированных показателей (для функций планирования, управления и учета);
Распределение информации, необходимой для решения управленческих задач — функции аппарата управления, наиболее интересной для раскрытия субъекта этой контрольной работы: «только если информационной системе предоставлена возможность выделять управленческую информацию и эффективно предоставлять ее потребителю, информационная система становится качественно новым, эффективным инструментом управления».

При выборе информации, необходимой для принятия решения, важно проводить различие между информацией для планирования и информацией для оперативного использования (управления). Отличительными особенностями этих видов информации являются:

Степень общности или объем — информация для планирования редко структурируется в соответствии с конкретными функциональными задачами и используется в качестве основы для подготовки интегрированных планов; информация для оперативного использования (управления) структурируется в соответствии с функциональными задачами, решаемыми в системе, и в основном используется для оценки эффективности работы подсистем в сравнении с запланированными показателями;
Продолжительность — информация для планирования отражает общую тенденцию развития и, как правило, охватывает длительные промежутки времени; она не так часто необходима, как информация для оперативного управления;
Уровень детализации — в отличие от оперативного управления, где требуется подробная информация, планирование фокусируется на общих характеристиках внешней среды и процессах внутри системы;
Источник информации — для задач оперативного управления информация в основном используется из внутренних источников, связанных с системой, а для задач планирования — из внешних источников;

Можно также упомянуть другие свойства информации, которые важны в процессе ее отбора для принятия решения, такие как достоверность информации. Но, как известно, надежность информации часто повышается за счет ее избыточности, т.е. вопрос о достоверности информации становится лишь одной из граней вопроса о необходимости и достаточности информации для принятия решения. Аргументируя таким образом, можно свести каждое свойство информации к четырем упомянутым выше.

В условиях рынка все процедуры управления производством наполняются новым содержанием. Каждое производство связано с потоком внутренней и внешней информации. Из множества входящей информации менеджеру нужна только очень специфическая информация, чтобы принять решение, а все остальное — информационный шум. Кроме того, большая часть информации оказывается не в том месте, поэтому способность преодолевать это расстояние имеет большое значение для успешного решения возникающих проблем. Решение проблемы коммуникации влияет на скорость передачи информации и ее своевременность, что способствует более эффективной работе компании. Этот далеко не полный спектр проблем свидетельствует о необходимости создания специальной системы управленческой информации, которая будет способствовать их оптимальному решению. В настоящее время существуют два основных подхода к построению таких систем. Это системы MIS (Management Information Systems), которые предоставляют информацию о прошлом, настоящем и будущем в «наиболее удобной форме в нужное время в соответствии с общепринятым принципом экономии». Второй подход основан на системах DSS (Системы поддержки принятия решений), которые направлены на интеллектуальную поддержку процессов принятия решений и нацелены на поддержку принимаемых решений.

Выборочное распределение

Принцип выборочного распределения информации предполагает систематизацию информации в соответствии со следующими требованиями:

Информация должна соответствовать административному уровню, который выражается в его сжатии и конденсации на пути из нижнего в верхний уровень;
Информация должна соответствовать типу управления и соответствовать набору управленческих задач, т.е. для каждого уровня управления предоставляется информация, позволяющая выполнять все функции управленческого процесса. Таким образом, на этапе анализа используются не только текущие, но и исторические и прогнозные данные, сравниваются фактические значения с запланированными и выявляются причины отклонений.

Для оптимизации качественных и количественных характеристик информационного обеспечения, а также для определения информационных потоков, нуждающихся в оптимизации по объему, периодичности, составу и структуре, вся управленческая информация должна быть классифицирована.

В зависимости от цели анализа информация, циркулирующая в хозяйствующем субъекте, может рассматриваться с разных точек зрения. Классификация информации позволяет выделить определенные группы данных, в отношении которых осуществляется изучение информационных потоков.

Наиболее общим направлением классификации управленческой информации можно считать ее классификацию по таким признакам, как место происхождения, участие в процессах обработки и хранения, связь с функциями управления, устойчивость, вид отражения.

Классификации информации, приведенные в литературе, охватывают практически все возможные классификационные признаки. Однако эта классификация не может быть в полной мере использована для анализа предоставления информации и решения проблемы подбора информации, нуждающейся в оптимизации. Поэтому необходимо разработать классификацию управленческой информации для целей анализа и оптимизации предоставления информации.

Классификация информации для анализа должна отвечать следующим требованиям:

охватывать все информационные потоки, существующие в компании;
позволить выбрать информацию, которую необходимо оптимизировать по объему, частоте, структуре или маршруту движения.

При создании такой классификации необходимо учитывать, что разделение информации по признакам полноты, достоверности, своевременности осуществляется по результатам анализа, в результате которого определяется необходимый уровень полноты, точности и своевременности. Таким образом, при выборе информации, подлежащей оптимизации, эти классификационные атрибуты не могут быть использованы.

Кроме того, необходимо ввести такой классификационный признак в классификацию информации как функцию деятельности предприятия. По этой особенности информация может быть разделена на производство, дизайн и технологию, а также бизнес.

Информационное содержание и требования. В современных условиях информационное обеспечение стало важной областью, состоящей в сборе и обработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Распространение информации о состоянии и деятельности предприятия до высшего руководства и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями предприятия осуществляется на основе современной электронной компьютерной технологии и других технических средств связи.

В деятельности крупных предприятий, особенно транснациональных корпораций, которые представляют собой комплексы большого количества постоянно связанных и взаимодействующих компаний в разных странах, передача информации является необходимым и первостепенным фактором нормального функционирования предприятия. В этой связи особое значение имеет предоставление своевременной и достоверной информации. Для многих компаний внутренняя информационная система решает проблемы организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов снабжения предприятий кооперационной продукцией, поступающей от специализированных предприятий по внутренним каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении информации для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение производственных затрат и повышение их эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Информационное наполнение и функции внутренней информационной системы

Важно быть информированным о возникновении отклонений от запланированных ключевых показателей в ходе производственного процесса, которые требуют своевременного принятия решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, которая включает в себя новые научные знания, информацию об изобретениях, технических инновациях компании и конкурирующих компаний. Это постоянно пополняемый обыкновенный запас и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которых обеспечивает компании высокий уровень конкурентоспособности.

Эта информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, экспертных заключений, предложений по разработке и принятию управленческих решений.

Содержание каждой конкретной части информации определяется потребностями управленческих подразделений и принимаемыми управленческими решениями. К информации предъявляются особые требования:

Лаконичность, ясность формулировок, своевременность получения;
для удовлетворения потребностей конкретных менеджеров;
Точность и надежность, правильный подбор первичных данных, оптимальная систематизация и непрерывность сбора и обработки данных.

Важность внутренней информационной системы предприятия. Современная среда характеризуется высокоэффективной внутрикорпоративной информационной системой, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной цифровой и текстовой обработки информации, объединенной системой связи в единую внутреннюю корпоративную сеть.

Информационная система предприятия для руководителей — это совокупность информационных процессов, удовлетворяющих информационные потребности различных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи информации (соединений) и самой информации.

В информационных системах управления последовательно реализуются принципы единства производственного процесса, информации и организации путем использования технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и прогнозно-аналитических моделей расчетов.

Производственно-хозяйственное подразделение компании предоставляет информацию по принципу «снизу вверх», а также конкретизацию информации по принципу «сверху вниз».

Информационный процесс получения научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации в информационных системах унифицирован и основан на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается за счет последовательного проектирования и совместимости информационных систем, что позволяет исключить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, сократить объем информационных потоков и повысить степень использования информации. Под информационным обеспечением понимается: распространение информации, т.е. обеспечение пользователей информацией, необходимой для решения научных и производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. осуществление административной, организационной, научно-исследовательской и производственной деятельности, обеспечивающей ее эффективное распространение.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка являются важным фактором повышения эффективности производства.

Важную роль в использовании информации играет то, как она регистрируется, обрабатывается, накапливается и передается; систематическое хранение и вывод информации в желаемой форме; производство новой числовой, графической и другой информации.

В 1980-е годы произошел переход от индивидуальных информационных систем управления к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и представления информации (ICS). Была осуществлена переориентация всех мероприятий в области обработки информации, с тем чтобы обеспечить ее основную цель: удовлетворение информационных потребностей руководителей всех уровней внутреннего управления. Это предполагает точное формулирование вопросов оперативного управления и получение информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от типа и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации.

В современных условиях крупные промышленные предприятия создали и эффективно эксплуатируют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: Обработка данных; Обработка информации; Обработка знаний; Осуществление интеллектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутренней системы управления на многих предприятиях в бухгалтерском учете и отчетности стал использоваться показатель — отношение прибыли к стоимости технических средств и обеспечение функционирования внутренней информационной системы.

Примером интегрированной информационной системы является система Barrows, которая содержит терминалы для обработки данных и, кроме того, терминалы, которые могут выбирать необходимую информацию из базы данных и распечатывать письма, отчеты, заказы, договоры и другие документы.

Основные принципы, цели и функции внутренней информационной системы предприятия. Основные принципы и цели внутренней информационной системы предприятия:

Определение требований к содержанию и типа информации в зависимости от фокуса;
Разработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
Определение потребности в техническом оборудовании (в том числе компьютерном) в компании в целом и в каждой бизнес-единице;
Разработка программного обеспечения, создание и использование баз данных;
Выполнять многомерные расчеты в процессе разработки маркетинговой программы, планирования, контроля, сбора и обработки цифровой информации;
автоматическая обработка и вывод текстовой информации;
Предоставление фотокопировальных аппаратов, телепринтеров, всех средств связи и коммуникаций внутри компании в целом и отдельных подразделений;
Автоматизация административных и управленческих задач с использованием компьютерных технологий.

Информационная система в компании

Важными задачами внутренней информационной системы являются:

Координация сбора и обработки данных финансовой отчетности в управленческих и производственных подразделениях с целью повышения качества и своевременности финансовой информации для всей компании в целом;
Определить основные направления системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
Определить основные направления развития технологий обработки информации.

Внутренняя информационная система компании выполняет следующие функции:

Определить потребности каждого руководителя с точки зрения вида и содержания информации, необходимой для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью компании;
Определить технические потребности компании в целом и каждого руководителя с целью предоставления всей необходимой информации;
централизованное планирование всех расходов на приобретение, аренду технического оборудования для обеспечения бесперебойной работы информационной системы;
Определение суммы расходов на использование технических средств в информационной системе (содержание и обучение супервайзеров, оплата за используемое помещение, расходы на приобретение — магнитных лент, дискет, бумаги и т.д.);
Обеспечить надлежащий уровень сбора, хранения и предоставления информации;
Разработка программных средств, приложений.

Определение конкретных информационных потребностей любого руководителя является сложной задачей и зависит от его опыта и функций, а также от его полномочий в принятии управленческих решений.

Автоматизированные системы управленческой информации должны предоставлять информацию об отклонениях от запланированных ключевых показателей на основе оперативной обработки информации.

Устройство управления информационной системой предприятия включает в себя:

центр обработки данных, который обслуживает всю компанию;
центральная информационная служба;
Информационная система в производственных филиалах, включая отделы: Обработка и анализ информации; обработка входящих и исходящих документов; хранение и вывод информационных материалов; компьютерные технологии.

Файловые склады создаются в крупных компаниях. Обычно информация хранится на микрофише или микропленке и может быть получена в кратчайшие сроки по электронной почте. Развитие машинной микрографии открыло новые возможности для создания единой системы обработки, хранения и вывода информации.

Функции и деятельность записывающих центров:

выбор информации, которая будет сохранена;
Кодирование, микрофильмирование, микрофильмирование и хранение информации;
Просмотр новых записей и добавление записей в сохраненные документы; хранение и выпуск информации.

На крупных промышленных предприятиях создана центральная бухгалтерия и база данных с задачей стандартизации всех видов учетной документации как основы эффективной внутренней информационной системы.

Эта служба разрабатывает последовательную внутреннюю программу по улучшению учета и поддерживает при этом все производственные подразделения.

Служба централизованного делопроизводства разрабатывает бизнес-кейс для использования и приобретения новых технических средств сбора, обработки и хранения необходимой информации и записей; программирует переход на новые учетные системы и обеспечивает координацию работы в этом направлении во всех производственных подразделениях. Функция данной услуги также включает в себя определение потребностей всех подразделений компании в конкретных технических средствах хранения документации, в создании новых форм информационных носителей.

Центральная служба следит за ведением учета по всей компании.

Производственные подразделения, как правило, имеют собственную службу делопроизводства. Его задача — контролировать соблюдение установленных процедур записи.

Центры обработки текстов созданы в крупных компаниях для быстрой обработки, редактирования, аннотации и записи входящей информации для ввода в компьютер. В таких центрах дисковые накопители или центральные регистраторы подключаются к электронным пишущим машинам с дисплеями.

Внедрение компьютеров в информационную управленческую деятельность предприятий привело к появлению и развитию новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно: программистов, операторов, организаторов, процессоров и хранителей информации в требуемой форме.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: