Функции управления - Характер и содержание функций управления

Оглавление:

Сегодня в обществе, в политике, в бизнесе, во всех сферах нашей жизни происходят сложные изменения. Направить эти изменения в правильном направлении помогает понять искусство управления. В этой работе рассматриваются функции управления и совершенствования их применения.
Ф.М. Русинов и М.Л. Разу определили функцию управления как определенный вид управленческой деятельности или объективно необходимый вид отношений между людьми.

Максимцова М.М. классифицировала управленческие функции как отдельный вид деятельности. необходимый для достижения целей функционирования и достигаемый путем принятия решений.
М. Мескон считает, что функция управления является особым видом управленческой деятельности, которая осуществляется по определенному принципу.

Виханский О.С. и Наумов А.И. в своем учебнике определяют управленческие функции как относительно самостоятельные, специализированные и обособленные разделы управленческой деятельности, выделенные в процессе разделения труда в управлении.
Актуальность этой работы, на мой взгляд, заключается в следующем:

без проявления управленческих функций нормальное функционирование организации невозможно.
управленческие функции играют важную роль в системе производственных отношений на всех уровнях управления. Они являются определяющими в формировании структуры управления.
функции занимают особое место в системе управления и играют ключевую роль в ее формировании.
Цель данного проекта курса — раскрыть сущность функций управления и улучшить их применение.

Характер и содержание функций управления

Функции управления — это определенный вид управленческой деятельности, который осуществляется с помощью специальных приемов и методов, а также соответствующей организации работы.
Одним из главных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции. Поэтому для выполнения той или иной работы необходимо заранее определить, что в итоге будет получено, как организовать рабочий процесс, мотивировать и контролировать его выполнение. Это управленческие функции.
Каждая управленческая функция представляет собой область конкретного управленческого процесса, а система управления представляет собой группу функций, связанных общим управленческим циклом.

Функция — довольно распространенное слово с множеством значений. Функция — это задача, сфера действия, цель, роль. Этот термин используется во всех областях знаний и во всех сферах деятельности.

Управление следует рассматривать как циклический процесс, состоящий из определенных видов управленческой работы, которые называются функциями управления. Функция рассматривается как необходимая сфера процесса управления, имеющая конечный результат, т.е. достижение четко определенной цели.
Основные управленческие функции организации:
§ Организация
§ Координация
§ Мотивация
§ Планирование
§ планирование
§ постановление
§ Контроль
Однако очень часто люди говорят только о четырех управленческих функциях — планировании, организации, мотивации и контроле.
В условиях рынка должны определяться не только функции, но и ресурсы, связанные с выполнением этих функций и принятием решений, а также определенные виды ответственности за эффективность управления.
Функции управления имеют специфический характер, содержание и могут выполняться независимо, они могут быть как самостоятельными, так и неразделимыми, более того, они, так сказать, переплетаются. Другими словами: В системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.

Классификация управленческих функций

Любой вид человеческой деятельности может быть представлен как совокупность отдельных операций, выполняемых участниками этой деятельности. Что касается деятельности руководства, то такие операции обычно называются функциями, которые направлены на обеспечение работы организации в целом или ее подразделения. Термин «функция» тесно связан с такой категорией руководства, как задача или задача в сочетании с технологией ее выполнения. Они формируют функции и аппарат управления.

Функции управления разнообразны. Существуют различные подходы к их классификации. Одним из таких подходов может быть разделение функций на общие и специализированные. Обычно к общим относятся: планирование, организация или более правильная организация, мотивация и контроль. Иногда эти функции включают в себя координацию, но чаще рассматриваются как подфункции, обеспечивающие координацию и взаимодействие других функций.
Специализированные функции включают в себя управление:
(1) производство;
(2) экономика и финансы;
(3) персонал;
(4) маркетинг;
(5) техническая политика и инновации.
Специализированные функции в большей степени, чем общие, зависят от характера деятельности организации — предпринимательской или бюджетной. В рамках бюджетного сектора существуют различия в функциях, например, учебные заведения, медицинские учреждения.
Основные функции организационного управления:

Планирование
Организация
мотивация
Контроль
координация
Положение
Оценка
Давайте подробнее рассмотрим характер каждой управленческой функции.
Функция планирования. В процессе реализации менеджер формулирует цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы. Планирование обеспечивает более четкую координацию усилий структурных подразделений, укрепляя взаимосвязь между руководителями различных служб организации. Поэтому планы не должны быть доктринальными, а должны меняться в зависимости от ситуации.

Самое важное при планировании — это выбор целей организации. Для того чтобы цели способствовали эффективной работе организации, они должны отвечать ряду требований.
Отправной точкой функции планирования является постановка целей. Это включает в себя следующие шаги:

выбрать цель;
нахождение и определение альтернатив для принятия решений;
3; Выбор лучшей альтернативы среди имеющихся альтернатив. 4;
Выполнение плана.
При выполнении функции планирования обычно принимаются эффективные решения.
При выполнении функции планирования выполняется принцип принятия обязательств, который учитывается, принимая во внимание гибкость самого планирования для снижения риска потерь (финансовых, материальных.).
Надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого. Для этого существует несколько видов отчетности (производственная, статистическая), наиболее достоверной из которых является бухгалтерская отчетность. Качество планирования в большей степени зависит от опыта сотрудников, их глубоких знаний и интуиции. Система планов снижает риски, но не является гарантией достижения цели. [16]
Функцией организации является формирование структуры организации, а также обеспечение ее всем необходимым для своей работы — персоналом, материалами, оборудованием, деньгами. Организация управления обеспечивает наиболее благоприятные условия для достижения целей. Организация включает четыре подфункции:

Формирование субъекта и объекта управления;
организационное воздействие субъекта на объект управления;
Повышение адаптируемости организации и структуры к изменениям во внешней среде.
А. Файоль говорил об организации как об одной из управленческих функций: «Организовать предприятие — значит обеспечить его всем необходимым для его функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом».

Планирование

Планирование является первой и самой важной функцией процесса управления, т.е. процесса разработки плана, определяющего, что необходимо сделать (достичь) и какими методами, в соответствии со временем и пространством.
Если планы не будут достаточно обоснованы, то результат будет плохим, независимо от того, насколько хорошо организация работает на последующих этапах. Поэтому качество управления в значительной степени зависит от правильно составленных планов.
Функция планирования должна дать ответы на следующие вопросы:

Где мы сейчас? Менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в ее ключевых областях (финансы, человеческие ресурсы, маркетинг, НИОКР), чтобы определить, чего организация может реально достичь;
Куда мы направляемся? Руководители должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей среде организации, определить, каковы должны быть цели организации и что может помешать их достижению;
Как мы туда доберемся? Руководители принимают решение о том, что необходимо сделать членам организации для достижения поставленных целей.
Планирование можно классифицировать следующим образом:
По масштабам;
по предмету планирования;
по масштабу;
по времени;
По содержанию планирования и т.д.
Основные цели планирования деятельности организации:
Выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернатив;
Обеспечение устойчивости функционирования и развития организации;
Формирование оптимального портфеля инноваций и инвестиций по номенклатуре;
Комплексная поддержка в реализации планов;
Формирование организационных, технических и социально-экономических мер по обеспечению выполнения планов;
Координация выполнения плана с точки зрения задач, исполнителей, ресурсов, сроков и качества;
Стимулы для выполнения планов.
Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время работы, необходимой для достижения целей. Соответственно, планирование включает в себя:
Анализ ситуации и факторов внешней и внутренней среды;
Постановка целей и задач;
Разработка стратегий, программ и планов по достижению целей;
Оценка альтернатив плана;
Определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;
Сообщение о планах всем, кто должен их реализовать и кто несет ответственность за их реализацию.

В целом функция планирования в современных организациях осуществляется на двух уровнях: стратегическом и оперативном.
Из стратегического планирования вытекает оперативное (обычно ежегодное) планирование, которое структурировано достаточно детально. Данный план определяет сферу индивидуальной деятельности организации, планы по привлечению трудовых и капитальных инвестиций, а также производственные планы. Годовой план детализирует планы производства и продаж на ежеквартальной и ежемесячной основе. Каждое подразделение ежемесячно уточняет прогнозы продаж и себестоимости и согласовывает свои планы с этими уточнениями.

Организация

Следующая функция управления — организация. Функции организации:

Разделение организации на части и делегирование выполнения всей задачи управления путем распределения ответственности и полномочий;
Формирование организационной структуры организации, определяющей взаимодействие ее элементов;
Создание условий для формирования определенной организационной культуры организации;
Организация выполнения решений;
Организация производства, торговли и других процессов;
Обеспечение организации всеми видами ресурсов;
Трансформация (реорганизация) системы в процессе развития из менее организованного государства в более организованное (техническое перевооружение, реконструкция предприятия и т.д.).

В этом случае важна рациональная организация процессов управления. Эти процессы разделены на основной, вспомогательный и сервисный процессы. В этом случае объектом работы является управленческое решение, информация и документы. Если процесс направлен на изменение параметров объекта, то он является основным процессом. Процессы управления услугой включают в себя накопление, контроль и передачу объекта работы, вспомогательные процессы — операции, создающие соответствующие условия для реализации основного и сервисного процессов.
Основными условиями рациональной организации процессов управления являются пропорциональность; непрерывность; целевая доступность; эластичность действия; стабильность; разделение труда; трудовая кооперация; соблюдение стандартов управляемости; делегирование задач и полномочий; параллелизм; прямой поток (информационные потоки); ритм; концентрация однотипных предметов работы в одном месте; гибкость процессов Герчикова И. Н. Управление: учебник для вузов / И. Н. Герчикова. — 4-е издание, пересмотрено. — M. ЮНИТИ-ДАНА, 2007 Г. — С. 133.
Таким образом, с соразмерностью достигается равная пропускная способность разных рабочих мест процесса, пропорциональное обеспечение рабочих мест информационными, материальными ресурсами и т.п.; с параллельностью — совмещение операций во времени, с прямым потоком — оптимальный способ прохождения рабочих элементов, информации и т.п.; с ритмом — равномерное выполнение управленческих процессов во времени; с непрерывностью — максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов и т.п.
Для выполнения этих условий необходимо повысить повторяемость процессов и операций, что достигается за счет стандартизации и типизации подпроцессов различных типов.
Важным условием эффективной управленческой организации является делегирование полномочий менеджером своим подчиненным, которые затем принимают решения в закрепленных за ними областях.
Делегация означает передачу задач и прав на принятие решений лицу, которое берет на себя ответственность за их выполнение. Делегирование имеет основополагающее значение для функционирования организации и повышения эффективности управления.
Процесс делегирования полномочий включает следующие мероприятия:

Определение каждого поставляемого;

Определение обязанностей;

Делегирование необходимых полномочий и распределение ответственности для достижения требуемых результатов.
Следует отметить, что термин «организация» (в рассматриваемом смысле) имеет своего существенного аналога в термине «дезорганизация», что означает переход от «порядка» к «беспорядку», от порядка более высокого уровня к порядку более низкого уровня. Дезорганизация — это тоже организация, но со знаком «минус». Это «пугает» существующую систему. Для них дезорганизация — это угроза, «болезнь», распад. Только для реорганизуемой организации (системы) дезорганизация положительна

Мотивация

Мотивация — это процесс мотивации себя и других к действиям для достижения организационных и личных целей.
Лидеры всегда мотивировали своих сотрудников, независимо от того, понимают они это или нет. В древние времена для этого использовались порки и угрозы, для избранных — награды.
До XX века было распространено убеждение, что люди будут работать лучше, если у них будет возможность зарабатывать больше. Предполагалось, что мотивация заключается, главным образом, в предложении адекватного денежного вознаграждения в обмен на усилия. Однако последующие исследования выявили экономическую ошибочность такого подхода и показали, что мотивация является результатом сложного набора потребностей. Чтобы мотивировать сотрудников, менеджеры должны определить свои потребности, которые удовлетворяются за счет хорошей работы.
Методы управленческой мотивации можно разделить: Методы экономической мотивации — заработная плата, премия, льготы, проценты, разделение прибыли, пакет акций, дополнительная компенсация и т.д.; Методы социальной мотивации — общественное признание, благодарность, восхищение, идолопоклонство, презрение и т.д.; Методы психологической мотивации — ощущение собственной значимости, равнодушия, неполноценности, бесполезности и т.д.; Методы силовой мотивации — продвижение по службе, предоставление дополнительных полномочий и т.п. социально-психологические методы — повышение социальной активности, обмен опытом, критика, деловая, управленческая и профессиональная этика и т.д.; методы моральной мотивации — личное или общественное признание, похвала и критика; метод проектирования и реорганизации работы (обогащение); участие сотрудников в управлении; методы изучения мотивации и мотивов; экспериментальные методы, методы оценки поведения и его причин извне, методы исследования (интервью, анкета, опрос) и др.
Мотивацию можно рассматривать двумя способами, а именно:

Выявление и создание условий, причин мотивации к эффективной работе с учетом потребностей, психологии, поведения человека и группы;
Процесс, который начинается с физиологического или психологического дефицита или потребности, который активирует поведение или создает стимул для достижения цели или получения вознаграждения.
Таким образом, процесс мотивации можно представить в виде шести последовательных этапов:
Появление потребности;
Поиск путей удовлетворения потребностей;
Установка целей (направления) действия.
Выполнение действия для удовлетворения потребностей;
Получение награды за действия;
Удовлетворяющий, устраняющий необходимость.

Мотивы — это то, что вызывает и находится «в» определенных действиях человека; их можно классифицировать по следующим причинам: по видам деятельности; по времени проявления; по типам человеческих потребностей; по личностным установкам; по структуре; по функциям; по ведущему мотиватору.
Процесс мотивации сначала объясняется теориями мотивации контента. Они определяют основные потребности, которые мотивируют людей к действиям, особенно при определении объема и содержания работы. Работы А. Маслоу, Ф. Герц-Берга и Ди. МакКлелленд сыграл важнейшую роль в разработке концепций мотивации.

Согласно теории американского психолога А. Маслоу (1908-1970), все потребности могут быть выстроены в строгой иерархической структуре (рис. 2). Он считал, что потребности более низких уровней влияют на поведение человека раньше, чем потребности более высоких уровней. В любой момент времени человек пытается удовлетворить потребность, которая для него важнее или сильнее. Потребность следующего уровня становится сильнейшим фактором в человеческом поведении, когда удовлетворяется потребность более низкого уровня.

Контроль

Функция управления «Контроль» определяет степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутым результатам и планируемым целям, выявляет отклонения и их причины.
Как правило, контролируются не только количественные, но и качественные показатели. Элементы управления можно разделить на следующие категории:

объектами контроля (объектами работы, средствами производства, условиями труда, документами и т.д.);
переводчиками;
по принятому решению;
возможностью дальнейшего использования объектов контроля;
по типу отношений;
в знак открытости;
согласно шкале;
по методике проведения;
методом сбора и обработки информации;
в зависимости от степени формализации (формальной или формальной и неформальной);
в зависимости от степени мотивационной значимости;
в соответствии с объектами выполняемых операций (одиночная функция и многофункциональность);
по типу (непрерывный и периодический);
по количеству значений, контролируемых (одномерных или одномерных и множественных или многомерных);
по степени охвата подконтрольных объектов (полной или выборочной);
по режиму управления (усиленный, ускоренный, нормальный и т.д.)
к моменту контроля;
регулярностью осуществления контроля;
по частоте осуществления контроля;
по степени механизации (автоматизации);
по фазам жизненного цикла объекта.

Управление также разделено на текущий и конечный этапы. Контроль, осуществляемый на стадии бизнес-процесса, называется текущим. Его задача — своевременное выявление и устранение нарушений и отклонений, возникающих при реализации бизнес-процессов и производственных задач. Окончательная проверка проводится после завершения работ. В этом процессе полученные результаты сравниваются с предписанными. Целью данного вида контроля является определение правильности, законности и экономической целесообразности выполненных работ и хозяйственных операций, выявление дефектов и пропусков в работе.
Можно выделить основные принципы, которым необходимо следовать при контроле, а именно:

Ориентация контроля на результат;

Простота управления;

Своевременность контроля;

Адекватность контроля за контролируемой деятельностью;

Гибкость управления;

стратегическая направленность контроля;

Открытость контроля;

экономика контроля;

Эффективность управления.
Управление обычно осуществляется в четыре этапа:

На первом этапе устанавливаются стандарты, т.е. конкретные, измеряемые цели со сроками;

На втором этапе величина допустимых отклонений определяется путем сравнения характеристик с указанными стандартами;

Третий шаг — это сравнение достигнутых результатов с установленными стандартами;

Четвертый шаг — определить действия, которые необходимо предпринять.
С целью повышения эффективности контроля и снижения его негативного влияния на работников рекомендуется:

устанавливают значимые стандарты, которые воспринимаются сотрудниками. *

обсудить ожидаемые результаты с сотрудниками;

установите жесткие, но достижимые стандарты;

избегайте чрезмерного, ненужного контроля;

Награда за достижение стандартов.
Основными инструментами функции контроля являются наблюдение, обзор всех аспектов деятельности, ведение учета и анализ. В общем процессе управления контроль действует как элемент обратной связи, поскольку его данные используются для корректировки ранее принятых решений, планов и даже норм и стандартов.

Координация

Координация — это функция, призванная обеспечить последовательность и связь между элементами системы управления организации, преемственность и непрерывность процесса управления.

Основной целью координации является обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех подразделений и звеньев организации (по горизонтали и вертикали) путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть очень разнообразным, так как это зависит от процессов, которые должны быть скоординированы. Поэтому эта функция может выполняться с использованием всевозможных документальных источников (отчеты, протоколы, аналитические материалы), а также результатов обсуждения проблем, возникающих во время встреч, совещаний, интервью и т.д. Технические средства связи играют важную роль и помогают быстро реагировать на отклонения от нормального рабочего процесса в организации. С помощью этих и других форм коммуникации устанавливается взаимодействие между организационными подсистемами
Координация также предполагает:

Обеспечение единства и согласованности функций процесса управления (планирование, организация, мотивация и контроль);
Обеспечение координации между отдельными руководителями и сотрудниками;
Координация сроков выполнения управленческих задач и работ;
Обеспечение согласованности деятельности подразделений и должностных лиц организации с внешней средой и деловыми партнерами.
совместная разработка и согласование основных параметров проекта бюджета менеджерами компании (до детальной проработки суббюджетов)
оптимальное разделение труда, распределение задач и ответственности между сотрудниками и подрядчиками на всех уровнях
устранение отклонений системы управления от заданных параметров.
Координацию можно разделить на несколько типов:
превентивные, когда прогнозируются проблемы, трудности и пути их преодоления, а также принимаются соответствующие меры;
корректирующий, с целью устранения неисправностей в системе после их возникновения;
регулирование, чтобы удержать системы контроля и производства в установленных пределах
стимулирования, что повышает эффективность работы систем управления и производства.
Координация в организации сопровождается двумя видами процедур:
непосредственный контроль деятельности в виде инструкций, приказов и т.д;
Действия по созданию системы норм и правил, связанных с деятельностью организации.
Координационная деятельность осуществляется посредством встреч, контактов между руководителями, работниками, согласования планов и графиков, внесения в них корректировок, увязки работы исполнителей и т.д.
С ростом независимости и ответственности руководителей всех уровней и исполнителей растут так называемые неформальные связи, обеспечивающие горизонтальную координацию работы, выполняемой на одном уровне управленческой структуры. В то же время потребность в вертикальной координации уменьшается по мере того, как управленческие структуры становятся «плоскими».
Следует отметить, что в реальной управленческой практике часто не соблюдается последовательность выполнения общеуправленческих функций, отраженная в схеме процесса управления, а руководитель зачастую не ограничивается одной функцией только в определенное время. Часто все управленческие функции одновременно присутствуют в деятельности руководителя. Например, менеджер координирует работу подчиненных, планирует и корректирует свои действия, прогнозирует последствия распределения работы, заботится о мотивации, обеспечивает выполнение своих указаний, проверяет, насколько правильно он понимает, анализирует и оценивает способности сотрудников по отношению к назначенной работе и т.д.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: