Аутсорсинг

Оглавление:

Термин «аутсорсинг» появился в конце 1980-х годов в результате углубления разделения труда и кооперации производства в условиях глобализации. Первым опытом аутсорсинга стали услуги американских и британских юридических фирм, где решение юридических вопросов делегировалось высококвалифицированным и опытным специалистам (например, судебное разрешение деловых споров). Однако позже спектр услуг был расширен за счет введения практики бизнес-консультирования.

В настоящее время преимущества передачи части бизнес-процессов на аутсорсинг признаются многими организациями. Переход к аутсорсингу особенно очевиден во времена кризиса, когда вопрос экономии средств стоит как никогда остро. Это также обуславливает актуальность изучения темы аутсорсинга — кризисные процессы в бизнесе порождают все новые виды аутсорсинга, например, аутсорсинг руководителей.

Цель данной работы — показать сущность аутсорсинга, его роль в организационном управлении. Для достижения цели необходимо решить ряд задач:

Концепция аутсорсинга в менеджменте

В последние годы практика аутсорсинга получила широкое распространение в нашей стране. Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от английского «outsourcing») и буквально означает использование внешних ресурсов.

Аутсорсинг — это передача какой-либо деятельности от одной компании к другой на длительный период времени. Объектом аутсорсинга могут быть все бизнес-процессы. Аутсорсинг часто передается для выполнения всех непрофильных видов деятельности организации, которые могут быть выполнены самостоятельно (документооборот, отчетность и т.д.). Однако значимые, стратегические функции бизнеса также могут стать предметом аутсорсинга. Например, аутсорсинг маркетинговой службы, учебного центра компании и т.д.

Аутсорсинг был впервые разработан в таких областях, как бухгалтерские и юридические услуги. Однако в настоящее время отраслевой спектр аутсорсинга значительно расширился. Сегодня ведущими функциями аутсорсинга являются следующие: Поддержка информационных систем (72% компаний, использующих ИТ-услуги, выбирают аутсорсинг), подбор и отбор персонала (так называемый HR-аутсорсинг), PR и рекламные услуги, клининговые услуги, охранные услуги, организация перевозок, административная поддержка и другие.

Аутсорсинг набирает популярность и прочно укоренился в сознании мирового бизнес-сообщества. Но, как вы знаете, у медали есть две стороны. Давайте проследим преимущества аутсорсинга, а также рассмотрим потенциальные подводные камни.

Чтобы получить максимальную выгоду от аутсорсинга, компания должна сначала четко определить, какие задачи могут быть более эффективно делегированы внешнему провайдеру.

К подводным камням аутсорсинга относятся снижение контроля качества (который часто становится возможным только после выполнения работы), время, необходимое для построения доверительных отношений между компаниями, и сложность выбора поставщика.

Несмотря на то, что схемы аутсорсинга активно используются за рубежом (США, Германия, Япония и др.), в России модная практика появилась не так давно, но уже успела заявить о себе как о передовой технологии в области управления.

«Основными трудностями, сдерживающими развитие отечественного аутсорсинга сегодня, являются недостаточная деловая культура, правовая неопределенность работодателя и сравнительно небольшой опыт применения аутсорсинга в российской действительности», — говорит Людмила Рейновна Куликова, директор по персоналу фармацевтической компании «Вертекс».

Людмила Рейновна прогнозирует широкое распространение аутсорсинга в России в ближайшем будущем: «Уже через 2-3 года практика аутсорсинга в России будет так же развита, как на Западе.

Если услуги аутсорсинга были оказаны некачественно, расторгнуть договор с внешней организацией будет проще, чем уволить сотрудника, а тем более распустить целый отдел.

Рассматривая положительные аспекты моделей аутсорсинга, одним из явных преимуществ является то, что руководство может сосредоточиться на основных бизнес-процессах. Отдавая аутсорсингу свою функцию, топ-менеджеры компании получают возможность использовать лучшие мировые практики в обеспечении непрофильных процессов. Аутсорсинг позволяет перераспределить ресурсы компании, снизить операционные расходы или перевести их из категории постоянных затрат в категорию переменных.

Примером, иллюстрирующим деловую практику аутсорсинга на внутреннем рынке, является компания Petroholod Food Technologies, крупный игрок на рынке замороженных полуфабрикатов на Северо-Западе. В течение 2006 года компания осуществила два полномасштабных проекта. Первым из них был аутсорсинг функций непрерывного образования, что позволило компании перейти от эпизодического обучения сотрудников к системе непрерывного развития персонала организации. Второй проект — аутсорсинг маркетинговой функции организации. Эти проекты комментирует генеральный директор компании «Петрохолод Пищевые Технологии» Константин К. Худолей: «Мы не чувствуем себя новаторами в использовании системы аутсорсинга в практике корпоративного управления — подобные схемы эффективно используются на Западе уже более 15 лет. Аутсорсинг для меня — это возможность добиться реальных результатов от отделов, не отвлекая руководство на решение оперативных задач. В маркетинге работа с компанией, предоставляющей функции аутсорсинга, строится по принципу «результаты — затраты». Все инструменты маркетинговой коммуникации с потребителями являются целевыми и приносят реальный финансовый результат для компании. Аутсорсинг функции обучения является одной из последовательных мер по дальнейшему расширению конкурентных преимуществ компании и укреплению корпоративной культуры организации.

Аутсорсинг в современном предприятии

HR-аутсорсинг — одна из самых горячих тем в Великобритании и США. Об этом свидетельствуют данные британской компании Xchanging HR Services, которая установила, что в 2006 году 56% менеджеров по персоналу ведущих британских компаний были готовы передать часть функций своего отдела на аутсорсинг.

«HR — это один из компонентов сбалансированной системы показателей, определяющий стратегическое развитие и успех компании. Аутсорсинг тренера позволяет согласовать профессиональное обучение с корпоративными целями, что экономит временные ресурсы», — говорит Эдуард Федюшин, ведущий тренер-консультант Консалтинговой группы «Bi to Be».

Аутсорсинг в различных сферах современного бизнеса приобретает все большее значение с каждым днем. Это новый и поэтому достаточно сложный бизнес-процесс, который требует четкого понимания того, как согласовать принятие решений со стратегическими целями компании. Анализ опыта зарубежных и отечественных коллег показывает, что важно совершенствовать аутсорсинг как необходимый инструмент для достижения финансового успеха,

Термин «аутсорсинг» используется только один раз в стандарте ISO 9001:2000 (раздел 4.1), но он широко применяется в зарубежной литературе по качеству.

Судя по опыту презентаций по вопросам качества, этот термин остается довольно непонятным для большинства аудитории. Кстати, один из слушателей дал оригинальное толкование термина «аутсорсинг»: «аут» означает «прочь», а «сорсинг» — это что-то ненужное, лишнее, подлежащее удалению. Поэтому в результате получается что-то вроде «вынести мусор из корпоративного <дома>». Нелепо, но заставляет задуматься. Описанный случай еще раз показывает, что наличие в русском тексте стандартов ISO 9000 терминов, являющихся «репликой» соответствующих английских слов, затрудняет понимание основной идеи стандартов и искажает их «русское лицо». Вот еще один пример «прослеживания» из английского языка. Недавно в одной из газет можно было увидеть рекламу компании, предлагающей «клининговые услуги», которые при ближайшем рассмотрении оказались простым мытьем полов и окон («неологизм» от английского глагола to clean).

Что такое аутсорсинг? Английское слово outsourcing, применяемое к системам менеджмента качества, отражает ситуацию, в которой организация передает часть или все свои бизнес-процессы одному или нескольким партнерам. Это относится к процессам, описанным в разделе 7 «Процессы жизненного цикла продукции» стандарта ISO 9001. То есть предполагается сотрудничество с деловыми партнерами — поставщиками.

Отношения с поставщиками имеют разную степень глубины и зрелости. Согласно современной интерпретации TQM, поставщики и их клиенты считаются партнерами, чьи процессы дополняют друг друга. Поставщик обладает ценностями и определенным опытом, которые могут быть использованы организацией-потребителем в целях собственного улучшения.

Хорошие отношения с поставщиками и партнерские отношения являются основой конкурентоспособности компании. Наша партнерская сеть является продолжением нашей организации. Его природа и функционирование могут иметь стратегическое значение для организации. Конкуренция внутри партнерств сильно отличается от конкуренции на рынках. Процесс <поставщик-потребитель> и процесс сотрудничества с поставщиками организации сходятся. Обе стороны несут ответственность за свои собственные процессы, но сотрудничество основано на принципе взаимной выгоды («выигрываем вместе»). В долгосрочных отношениях с поставщиками важны взаимное доверие и взаимовыгодные отношения. Серия стандартов ISO 9000 обеспечивает общую основу для этого, которая может быть гибко адаптирована к конкретным потребностям. Можно сказать, что в данном случае эти стандарты создают условия для инновационных решений, в том числе при организации аутсорсинга.

Таким образом, следует понимать, что аутсорсинг — это не передача произвольных этапов выполнения заказа из одного филиала организации в другой, даже если они расположены в разных странах мира. Аутсорсинг — это партнерство между двумя организациями, которые полностью независимы друг от друга.

Например, есть компания, которая производит электронные источники бесперебойного питания для атомных электростанций. Она собирает электронную часть устройств собственными силами, а металлические корпуса изготавливает компания-партнер. В этой ситуации есть все основания говорить об аутсорсинге. Поскольку качество корпусов оказывает значительное влияние на качество всего продукта, производитель источников питания должен осуществлять контроль над компанией, которая производит корпуса.

Это означает, что процесс аутсорсинга необходимо контролировать. Следует понимать, что такое управление сопряжено с определенными трудностями, поскольку оно предполагает управление процессами, которые исходят от организации-партнера, но, тем не менее, от другой организации.

При выборе организации-поставщика, которой может быть передан комплекс работ на аутсорсинг, необходимо соблюдать требования стандарта ISO 9001, а именно: полностью исследовать возможности поставщика в соответствии с установленными требованиями; разработать четкие критерии утверждения поставщика; периодически контролировать его деятельность по всем параметрам.

Роль аутсорсинга в управлении рисками

Аутсорсинг можно рассматривать как инструмент управления рисками. Минимальные экономические расчеты, позволяющие принять обоснованное решение, являются убедительными.

Среди инструментов управления рисками, рассмотренных на третьей ежегодной конференции «Управление рисками на российских предприятиях и в банках», наиболее широко используются страхование и игнорирование рисков. Первый способствует развитию страховых услуг, а второй требует антикризисного управления. Аутсорсинг все еще недооценивается, возможно, из-за отсутствия поставщиков таких стандартных услуг.

Тем не менее, аутсорсеры постоянно повышают качество своих услуг и учатся управлять рисками вспомогательных функций для компании. Аутсорсинг можно использовать для управления как операционными, так и стратегическими рисками.

Стратегические риски включают:

Отсутствие финансирования основных функций;
Операционные риски, которые часто перерастают в стратегические риски, такие как отчетность;
Отставание в развитии вспомогательных функций по сравнению с передовым опытом, что приводит к снижению общей эффективности бизнеса по сравнению с конкурентами.

Операционные риски вспомогательных функций часто связаны с отсутствием контроля над процессами, что приводит к мошенничеству, чрезмерным затратам материальных и временных ресурсов, неэффективному выполнению задач. Такие риски могут включать дублирование информации, задержки в выполнении основных функций, длительные сроки принятия решений и низкий уровень квалификации персонала.

Эффективность аутсорсинга как инструмента управления рисками убедительно продемонстрировал в своем выступлении на конференции заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «ИСГ» Сергей Алехин.

Он предложил рассмотреть два варианта организации поддержки биллинговой системы на 100 пользователей, внедряемой определенной компанией. И это при условном годовом обороте в 100 миллионов долларов и 1 миллионе абонентов — собственное обслуживание и аутсорсинг.

стоимость внутреннего обслуживания составляет $22 500 в месяц. Без дополнительной разработки системы необходимо три функциональных специалиста высокого уровня (один бизнес-аналитик с зарплатой $2000 и другими расходами в размере 150% от зарплаты и два технических специалиста с зарплатой $1500 и другими расходами в размере 150% от зарплаты).
стоимость внешней поддержки (аутсорсинг) составляет $33 000 в месяц. В связи со специализацией и возможностью обмена знаниями внутри аутсорсера, требуются два функциональных специалиста и один технический специалист из расчета 500 долларов США в день.

Сравнение этих вариантов приводит к следующим выводам.

Таким образом, стоимость первого варианта ниже на 10 500 долларов в месяц. Качество услуг будет выше во втором варианте, потому что компания, специализирующаяся на биллинговых системах, имеет больше знаний и лучших специалистов. Сложно организовать круглосуточную поддержку системы силами собственного персонала, в то время как для аутсорсера это стандартная функция. Однако, с финансовой точки зрения, первый вариант все же дешевле.

Основные особенности использования аутсорсинга в России

Как показывает опыт многих зарубежных стран, аутсорсинг очень привлекателен для предпринимателя — владельца малого бизнеса, поскольку позволяет ему повысить личную эффективность, передав функции, связанные с его основным бизнесом, специализированным компаниям. В этом случае предприниматель может «разгрузить» себя, освободиться от неспециализированной работы и заниматься тем, что у него действительно получается лучше всего.

Например, если у предпринимателя лучше всего получается программирование и технический консалтинг, что является его основным доходом, то правильнее было бы посвятить все свое время этой деятельности, так как это время дороже для клиентов, чем время, затраченное на освоение и выполнение всех второстепенных операций (подготовка рекламных рассылок, ведение бухгалтерии и составление (и сдача в налоговые органы) налоговых деклараций и т.д.).

Аутсорсинг как метод работы становится все более популярным в российском бизнесе. Считается, что с его помощью можно решить целый ряд задач:

Снизить накладные расходы на ведение бизнеса и сосредоточиться исключительно на прибыльной деятельности;
Повышение эффективности и качества выполнения вспомогательных работ путем передачи на аутсорсинг «сервисных» подразделений компании (выполняющих такие бизнес-функции, как управление документацией, налоговый и оперативный учет, питание, ведение домашнего хозяйства и т.д.)
более быстрая «реклама» нового бизнеса, не тратя время на создание собственных вспомогательных служб.

Наиболее важной и объективной оценкой аутсорсинга является определение его экономической эффективности. Чтобы рассчитать это, необходимо сравнить:

Стоимость данной работы (услуги) при выполнении собственными силами, которая влечет за собой расходы, которые можно рассчитать заранее, это: стоимость аренды офисного (или другого необходимого) помещения; стоимость и размер оборудования, используемого для выполнения данной функции; стоимость труда персонала, необходимого для выполнения данного объема работ.

Стоимость этой работы (услуги), если она должна быть выполнена профессиональной фирмой. Для точного расчета потребуются котировки от нескольких фирм, предлагающих каждую из этих услуг.

В результате такого расчета можно будет сказать, выгоден ли аутсорсинг или нет.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: