Инструментальная модель тайм-менеджмента - Характер и принципы рационального использования времени

Оглавление:

В современных условиях управление временем является неотъемлемой частью деятельности любого успешного бизнеса. Управление временем относится к технике организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это акт или процесс осознанного контроля времени, затрачиваемого на конкретные виды деятельности, тем самым целенаправленно повышая эффективность и производительность. Управление временем может быть поддержано набором навыков, инструментов и методик, которые используются для выполнения конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр мероприятий, а именно: планирование, назначение, постановка целей, делегирование, анализ времени, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов. Первоначально управление относилось только к деловой или профессиональной деятельности, но со временем этот термин расширился и стал включать в себя личную деятельность на той же основе. Система управления временем — это сочетание процессов, инструментов, приемов и методов. Как правило, управление временем является необходимостью при разработке любого проекта, так как оно определяет сроки завершения проекта и объем работ.

«Управление временем» является междисциплинарной отраслью науки и практики, которая занимается проблемами и методами оптимизации времени в различных сферах профессиональной деятельности. Управление временем — в переводе с английского означает «управление временем». Целью управления временем является рационализация использования времени (как рабочего, так и личного) в течение дня и недели, чтобы все важные мероприятия были завершены вовремя. Управление временем — это учет и оперативное планирование времени.

Основные принципы управления временем.

Осторожная, независимая работа. Хорошее, эффективное управление временем может быть разработано только самим руководителем. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Только сам менеджер может выбрать подходящее решение и адаптировать его к своим потребностям.

Индивидуальность по выбору. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который находит для себя менеджер. Если это удобно для него, то есть максимальная эффективность. Скорее, внимание должно быть сосредоточено на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому не менее важно определить такие параметры, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритм его тела, рабочие цели и т.д. Инструмент управления временем.

Необходимость следить за их собственной производительностью. С помощью измерения времени можно выявить моменты непростительного потребления времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных целесообразно использовать метод сравнения того, что было достигнуто, с максимально возможным, а не того, что было достигнуто, с тем, что было запланировано, как в случае с западными технологиями тайм-менеджмента. Но главным результатом использования измерения времени является появление определенной способности постоянно следить за своей эффективностью. Основным результатом использования измерения времени является появление некоторой способности постоянно следить за собственной эффективностью.

Ориентированное на результат мышление. Прямое переосмысление на переднем плане. Те, кто научились признавать и совершенствовать неэффективные процессы, могут использовать существующие методы, адаптировать их к своим потребностям или разрабатывать свои собственные для повышения эффективности. А технические приемы организации рабочего времени и личной работы и их непосредственная реализация — это всего лишь вопрос техники. Как только происходит изменение сознания, оно начинает работать и приносит свои результаты в любом виде деятельности.

Доступность и неисчерпаемость энергетических резервов. Основополагающий принцип, рядом с которым нет несравнимых технологических проблем. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск необходимого решения и разработка необходимого метода являются чисто тактическими и очевидно разрешимыми вопросами.

Характер и принципы рационального использования времени

Личное отслеживание времени должно осуществляться в течение нескольких рабочих дней, а возможно и недель, чтобы проанализировать ваш стиль работы и выявить причины возникновения дефицита времени. Тревожные знаки о надвигающихся проблемах со временем можно распознать по следующим признакам:

Отсутствие приоритизации задач (обработка вторичных задач при регулярном откладывании основных задач);
Спешите выполнять утомительные задания (часто вызванные несвоевременным началом работы над ними);
Большой поток всевозможных задач (опасность утопления в мелочах);
Несвоевременное рассмотрение деловой переписки (текущая документация);
Рабочие вечера и выходные дни (в рабочее время не хватает времени);
Постоянно выполняют работу для своих коллег или подчиненных (это кажется быстрее или надежнее);
Разработка масштабов (неэффективное использование возможностей);
Постоянное прерывание работы (бесконечные телефонные звонки и спешка посетителей);
Уточнение информации, постоянные допросы (ухудшение восприятия информации в результате усталости).

После измерения времени необходимо проанализировать все действия, в которых человек принимал участие. Для этого можно использовать таблицы распределения рабочих областей по отношению к затраченному времени — реально и теоретически достижимо, составлять проблемный лист.

Дальнейший анализ можно провести с двух точек зрения: положительной и отрицательной, т.е. выявить сильные и слабые стороны, чтобы рационально использовать первую и избежать второй.

«Время тонет». Благодаря детальному анализу основных «трат времени», вы сможете лучше управлять рабочим процессом и избежать отвлекающих факторов. Основные причины, по которым мы теряем время, следующие.

Телефонные звонки по праву занимают почетное первое место, они нарушают рабочее настроение и мешают нам сосредоточиться на бизнесе. В связи с широким использованием мобильных телефонов эта проблема приобрела глобальный характер.

Посетители, приходящие в офис, больше отвлекают внимание, чем телефоны, потому что их нельзя игнорировать или они параллельно выполняют другую работу.

Плохой обмен информацией между подразделениями.

Проблемы с компьютерной и оргтехникой.

Изменить порядок работы, указанный коллегами.

Отсутствие организационного планирования. Расстояния

Неспособность слушать других людей.

Неудовлетворительная организационная структура.

Путаница с почтой. Особенно актуально для менеджеров, чья переписка не проходит фильтр секретаря для определения важности писем вовремя или не проходит вовсе.

Исправление ошибок, которых можно было бы избежать. Та же поспешность, невнимательность, нежелание работать и т.д. приводят к ошибкам.

Непримиримость в деловых вопросах.

Плохо организованные и скоординированные совещания, сессии по планированию.

Отвлекающие факторы на рабочем месте. Огромный список мелочей об особенностях личности каждого человека.

Чрезмерная бюрократия.

Бесполезные дискуссии о своей работе и о работе других. И только пустая болтовня.

Постановка целей. Постановка целей — это анализ и формирование личных целей. Цель описывает конечный результат и дает четкое представление о том, в каком направлении следует двигаться. Постановка целей является временным процессом, так как при изменении определенных параметров вносятся необходимые коррективы.

«Чтобы быть успешным, вам нужно выбрать правильные цели, вехи помогут вам оставаться на верном пути». Рекомендуется заранее оценить ваши личные ресурсы и средства для достижения ваших целей, чтобы выяснить, какие сильные стороны необходимо развивать, а над какими слабостями необходимо работать для дальнейшего развития вашего потенциала».

Цель должна быть ясной, лаконичной и понятной. Конкретная формулировка практических целей важна для последующего планирования. При постановке долгосрочных целей не следует брать на себя слишком много.

Еще один важный момент. При постановке целей лучше сосредоточиться не на процессе деятельности, а на ее результатах. Это позволяет:

Не просто делать правильные вещи, а делать правильные вещи;
Не просто раскрытие дел, но и предоставление творческих перспектив;
Не столько для экономии средств, сколько для оптимизации их использования;
Не просто избавься от отставания, доставь результаты;
Не только сокращают расходы, но и увеличивают прибыль.

Причины использования инструментов управления временем

Классическое планирование. Классическая методология разработки планов и альтернатив деятельности. Средства для подготовки к реализации целей и выделения времени. Практика показывает, что минуты, потраченные на планирование, сокращают время, затрачиваемое на непосредственную реализацию, что в конечном итоге приводит к общей экономии времени.

Для того, чтобы должным образом выполнять свои обязанности и достигать желаемых целей, менеджер должен иметь четкое представление о своем бюджете времени. Есть несколько основных правил планирования:

При планировании дня лучше оставить 40% рабочего времени свободным. То есть, 60% — запланированное время, 20% — непредвиденное время, 20% — спонтанное время.

Задокументируйте потраченное время, указав, как и на что оно было потрачено, чтобы иметь представление об их усилиях.

Для того чтобы согласовать все задачи, необходимо иметь представление о том, что нужно сделать, и разделить их по степени срочности.

Создавайте реалистичные планы только с таким количеством задач, с которыми вы можете справиться.

Научитесь оценивать темпы работы и объем информации, необходимый для выполнения работы.

Если Вашей работе регулярно мешают срочные, спонтанные дела — уделите время и в своем графике, чтобы разобраться с такими вопросами.

Попытки выполнить большой объем работы и рассеять свою энергию на отдельные, несущественные задачи в конце дня приведут к тому, что самые важные проблемы останутся нерешенными. Приоритизация означает разделение всего потока задач в соответствии с их важностью, придание им первичности, вторичности и т.д. важность.

Золотые» пропорции планирования времени. Планирование времени основано на определенных принципах. Один из самых известных был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето. Она рассчитана на рациональное использование времени и говорит: «Если рассматривать все рабочие функции по критерию их эффективности, то получается, что 80 процентов конечного результата достигается только за 20 процентов затраченного времени, а остальные 20 процентов результата поглощают 80 процентов рабочего времени». В контексте повседневной работы это означает, что в первую очередь не следует заниматься самыми простыми и интересными или менее трудоемкими вещами. При планировании необходимо сначала рассмотреть наиболее важные вопросы, а затем многие второстепенные.

Последовательное применение принципа Парето помогает применять на практике методику анализа сложности задач АББ. Он основан на делении общего объема задач на три группы:

Критические задачи — составляют около 15 процентов всех задач и дел. Внутренняя важность этих задач (достижение целей) составляет около 65 процентов.
Значительные задачи составляют в среднем 20 процентов от общего числа случаев, и, соответственно, значимость этой категории задач составляет 20 процентов.
Менее важные и несущественные задачи, с другой стороны, составляют 65 процентов от общего числа задач, но имеют небольшую долю (около 15 процентов от общего «значения»).

Методика анализа задач по принципу АББ может быть реализована следующим образом:

Составить список всех незавершенных задач в соответствующий период времени (день, месяц, квартал, год).

Систематизировать задачи в соответствии с их значимостью, расставлять приоритеты в соответствии с их «ценностью» деятельности.

Пронумеруйте задачи.

Оценивайте задачи в соответствии с категориями A, B, C:

Первые 15 процентов всех задач категории А не могут быть перераспределены;
еще 20 процентов — это задачи категории В;
остальные 65 процентов — это задачи категории В.

Просмотрите график, чтобы убедиться, что бюджет назначенного времени соответствует значению задач: 65 процентов запланированного времени — для Задачи А; 20 процентов запланированного времени — для Задачи Б; 15 процентов запланированного времени — для Задачи С.

Внести соответствующие коррективы и сориентировать план на цель А.

Оценить задачи В и С с точки зрения целесообразности делегирования полномочий.

Делегирование полномочий. «Общий смысл делегирования заключается в том, чтобы делегировать задачи подчиненным или коллегам. Многие менеджеры, считающие себя опытными и способными выполнять работу, предпочитают делать то, что они могли бы поручить другим сотрудникам, ссылаясь на неопытность, необразованность или некомпетентность подчиненных. Это явление указывает скорее на отсутствие опыта в делегировании полномочий и неспособность обучать сотрудников выполнять необходимые функции, чем на высокие заслуги менеджера.

Основные преимущества делегирования:

У менеджера есть больше времени для более важных задач;
Использование и развитие профессиональных знаний и навыков сотрудников;
Поощрять раскрытие навыков, независимости и компетентности подчиненных;
Положительное влияние на мотивацию труда сотрудников.
Для правильного делегирования полномочий необходимо соблюдать следующие правила:
чтобы выбрать нужных сотрудников;
чтобы распределить зоны ответственности;
координирует выполнение поставленных задач;
Стимулируйте и консультируйте подчиненных;
Мониторинг рабочего процесса и результатов;
чтобы оценить своих сотрудников;
чтобы предотвратить попытки отмены или повторной отмены.

Следует делегировать рутинную работу, специальные мероприятия, частные дела и подготовительную работу. Делегирование задач или мероприятий может происходить в течение более длительного периода времени или ограничиваться разовыми задачами. Руководитель никогда не должен делегировать свои управленческие функции, задачи с высокой степенью риска и управленческие обязанности.

Мониторинг результатов и целевая настройка. Контроль результатов служит оптимизации рабочего процесса и включает в себя три задачи:

Размышления о физическом благополучии. Приносит ли планирование результаты, способствует ли оно комфорту;
Сравнение запланированного с максимально возможным. Мероприятия должны регулярно анализироваться, должны быть выявлены временные отклонения, должны быть подготовлены листы помех;
Примирение за выявленные отклонения. Планы должны быть пересмотрены и изменены, если они окажутся нереалистичными или если цель не будет достигнута вовремя.

Проводится различие между управлением производительностью труда и управлением по конкретным задачам, ни одна из которых не может быть проигнорирована.

Текущие уровни принятия инструментов рационального использования времени

Тогда управление временем — это учет и оперативное планирование времени. Задача управления временем заключается в организации использования времени (как рабочего, так и личного) дня и недели так, чтобы все важные вещи можно было сделать вовремя. Основными принципами управления временем являются: тщательная самостоятельная работа, индивидуальное принятие решений, необходимость контроля над собственной производительностью, менталитет эффективности, доступность и неисчерпаемость резервов эффективности. Тревожные симптомы приближения проблем со временем могут быть распознаны по определенным признакам и выявить причины «пожирателей времени».

Современные методы управления временем: Постановка целей, классическое планирование, «золотые» пропорции планирования времени (принцип Парето), делегирование полномочий, контроль результатов и корректировка целей. Изучая причины проблем со временем и применяя основные методы управления временем, менеджер сможет достичь качественных и быстрых результатов.

Одним из элементов организации работы сотрудников является техника личной работы, которая включает в себя такое понятие, как управление временем.

Тысячелетняя история развития управления вплоть до середины прошлого века основывалась на примитивных технических средствах (папирус, бумага, блокнот, кисть, карандаш, гусиное перо, перо, вычислительные машины, арифмометр, часы, телеграф). Принятые решения чаще передавались в виде устных или письменных распоряжений курьеров. Концентрация производства, увеличение количества менеджеров, интернационализация бизнеса потребовали разработки единой документации и технических средств, облегчающих работу менеджера.

Со временем было признано, что механизация управленческого труда дает гораздо больший эффект, чем сокращение ручного труда на производстве. Существует множество технологий и средств организации управленческой работы, которые можно разделить на пять поколений в зависимости от принципов фиксации информации и технологии работы.

Управление временем имеет мало общего с распространенным представлением о том, что управление временем — это поминутный план на каждый день или даже на неделю, на месяц вперед, что это жесткое предписание «что я буду и не буду делать сегодня». Основное определение управления временем состоит в том, что это техника, которая позволяет вам тратить свое незаменимое время на личные и деловые цели и ценности. Время, в отличие от денег, например, нельзя купить, одолжить или заработать. Так что как и с чем мы проводим время, зависит только от нас. А управление временем предлагает ряд инструментов, которые помогут нам не только быть более организованными и эффективными, но и иметь время предвидеть, ставить цели и достигать того, чего мы хотим.

Для достижения результатов в реализации крупных программ (например, по охране окружающей среды, строительству мостов, производству, маркетингу, закупкам и т.д.) компании и учреждения обычно используют планирование в качестве инструмента. Хорошо известно, что тщательное планирование экономит время и другие ресурсы.

Опыт руководителей в Японии ясно показывает, что время, затраченное на планирование, оказывает значительное влияние на общую продолжительность работы и качество достигнутых результатов.

Короткий период планирования приводит к более длительному времени работы и большому количеству брака. Длительный период планирования приводит к сокращению общего рабочего времени и снижению процента брака. Однако планирование необходимо не только компаниям и организациям. Без планирования не может быть достигнута и личная эффективность.

Компания «Тайм-менеджмент» разработала методологию достижения результатов с течением времени, которая включает следующие этапы:

Формулировка важнейших целей
определение приоритета задач
Создание прочной основы для принятия решений
Установить связь между основой принятия решений и планированием времени.

Если с первыми двумя пунктами все ясно, то «Построение надежного фонда» содержит огромный арсенал инструментов управления временем, которые помогут вам тщательно и рационально планировать свое время. Давайте подробно поговорим о технологиях и инструментах.

Инструменты управления временем

Инструмент может быть любым, главное, чтобы он был удобен и позволял сократить, а не увеличивать время, затрачиваемое на управление. И главное с любым инструментом — это глава менеджера. Никакая техника управления временем не принесет результатов, если нет адекватного управления, если нет менеджера по управлению временем, который бы заботился о рациональном использовании рабочего времени.

К основным инструментам управления временем относятся популярные цветные наклейки, которые размещаются на мониторах, столах, холодильниках; доски, на которых важные вещи отмечены мелом или маркером; даже напоминания в мобильных телефонах позволяют не забыть о важном дне или важной встрече. Но все эти инструменты совершенно непригодны для работы. Эти инструменты можно использовать только для личного пользования, и неудобно постоянно вешать заметки Post-It и записывать вещи на лист бумаги.

Календарь.

Идея адаптации бытового календаря для церковных работ возникла в предпоследнем веке и материализовалась в 1870 году в виде складного календаря. Там была страница календаря с датой, днем недели, месяцем и годом, позже добавились национальные и религиозные праздники, дни рождения великих людей. Свободное место позволило сделать необходимые заметки: Переговоры, встречи, расходы, встречи, мероприятия. В течение почти столетия флип-календарь был основным инструментом официального менеджера. Однако с развитием радио, телевидения его роль как оперативного информатора начала снижаться, а стационарное размещение на столе стало явным неудобством для продавцов, брокеров, агентов, посредников. Таким образом, результатом улучшения флип-календаря стал ежедневный и еженедельный.

Журнал.

Это накладной, отрывной календарь в виде практичного ноутбука различных форматов (A4, A5 и A6) с прочной крышкой. Дневник можно взять с собой в командировку и на встречу, положить в портфель или кейс. Информационная безопасность лучше, чем дневник со свободными страницами, и его можно хранить годами. Еще более удобным для менеджера оказалась неделя, которая имела возможность планировать рабочую неделю и день, следить за выполнением записанных мероприятий, анализировать затраченное время (так как появилась разбивка рабочего времени), быстрее находить информацию, которая была сгруппирована по 52 неделям, а не по 365 дням. В 1980-х годах еженедельный календарь почти полностью заменил флип-флоп и стал настолько распространенным, что стал неотъемлемой частью делового стиля в компаниях.

Организатор.

Дизайнерская идея объединения календаря, блокнота и телефонной книги в одном удобном устройстве была успешно реализована в 1921 году в виде «Органайзера». Последующее усовершенствование устройства осуществлялось путем изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Существует множество модификаций организаторов импортного и отечественного производства.

Недостатки организатора:

Отсутствие четкой классификации и систематизации записей
Множество модификаций инструмента с различными местами размещения компонентов и конструкциями, которые делают инструмент сложным в использовании.
Отсутствие методов целевого планирования

Компания может приобрести календари или организаторы для своих сотрудников в качестве элемента фирменного стиля. Это практикуется многими крупными организациями, такими как ОАО «ГАЗ», ЗМЗ, ВАЗ и др. В этом случае календари, дневники и калькуляторы выдаются всем руководителям и старшим специалистам, а иногда и всем сотрудникам, то есть происходит дублирование инструментов в тысячах экземпляров.

Электронный ноутбук.

Развитие электронных технологий не оставило руководителей без внимания и привело к созданию универсального электронного организатора. Они были разработаны в Японии в 1980-х годах и сразу же получили признание среди широкого круга людей (бизнесменов, менеджеров, продавцов, инженеров, студентов, туристов), в основном благодаря их многофункциональному использованию и небольшим размерам.

Карманные компьютеры.

Эти устройства являются полноценными компьютерами и являются более мощными и универсальными, чем электронные ноутбуки. Они обладают почти всеми характеристиками ноутбука, но при этом они меньше по размеру и имеют более длительный срок службы аккумулятора.

Компьютерные системы организации работы.

Широко использовались в начале 1980-х годов с быстрым развитием персональных компьютеров, когда они стали неотъемлемой частью офиса и дома. Идея адаптации персонального компьютера как инструмента личной эффективности для менеджеров, программистов и специалистов любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были включены основные идеи управления временем: Планирование целей, ключевые задачи, гибкий календарь, формы, ориентированные на решение задач. Среди наиболее известных — программное обеспечение «Key to Results» на базе компьютеров IBM и Macintosh и «Lotus» на базе IBM. Они позволяют решать следующие задачи:

Календарное планирование деятельности на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов.

Управление документами — автоматизированное создание, захват, извлечение и печать входной и выходной информации.

Справочник с адресами и номерами телефонов с функцией автоматического поиска.

Калькулятор, обеспечивающий выполнение вычислений по основной задаче пользователя.

Среди электронных программ следует выделить такие известные, как Google Calendar, Computer-timer. ru, Microsoft Outlook, Main-management и другие.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: