Оценка риска поставщика

Оглавление:

В деловой практике решение о покупке промышленных товаров принимается несколькими специалистами на основе рационального анализа имеющихся на рынке предложений поставщиков (продавцов): с учетом цены, ожидаемой рентабельности и коммерческого успеха, соотношения цена-качество, практичности в эксплуатации и обслуживании, предлагаемых условий оплаты, условий послепродажного обслуживания и т.д. Спецификация (полный перечень обязательств продавца в отношении заключаемой сделки — характеристики товара, сопутствующие услуги, условия поставки) устанавливается покупателем как необходимое условие. В случае важных заказов, таких как покупка капитальных товаров или промышленных товаров, стоимость сделки должна быть определена до начала переговоров. В случае повторяющихся сделок возникают вопросы контроля качества и допустимых изменений качества, сроков и регулярности поставок, возможной корректировки цен при повторных закупках и т.д. Наиболее важные сделки являются предметом длительных переговоров, что позволяет заключать очень подробные контракты с исчерпывающим перечнем обязательств сторон.

В этом процессе прямой контакт между покупателем и поставщиком позволяет и стимулирует переговоры, которые иногда касаются не только условий оплаты, но и методов финансирования. Иногда, выступая посредником в сделке, продавец помогает покупателям получить лучшие условия от финансовых учреждений при получении кредита, капитального лизинга или аренды.

В целом, любой процесс покупки можно рассматривать как последовательность определенных этапов, через которые проходит большинство покупателей при совершении покупки. В то же время каждый из этих этапов дает поставщику товаров определенные возможности адаптироваться к процессу покупки данного покупателя и заключить сделку на поставку своей продукции или предоставление необходимой поддержки и услуг для успеха покупателя.

Управление закупками является одним из составных элементов общего управления цепью поставок в рамках логистической цепи. Поэтому давайте рассмотрим, как этот процесс представлен в экономической литературе. Алгоритм выбора поставщика и механизм оценки представлены разными авторами по-разному.

Рассмотрим содержание каждого из представленных этапов, чтобы лучше сравнить этот механизм с механизмом оценки поставщиков на основе функционального подхода.

Создание, осознание и определение потребности — это первый этап процесса закупок. Это происходит, когда кто-то в организации выявляет проблему или потребность, которую можно удовлетворить путем приобретения продукта или услуги из внешнего источника. Обычно осознание необходимости возникает у непосредственных пользователей продукта или оборудования. Осознание проблемы может исходить как от внешних, так и от внутренних факторов.

В организации к осознанию проблемы чаще всего приводят следующие события:

организация (компания) решает начать производство нового продукта и нуждается в новом оборудовании и материалах для этого;
машина ломается и требует замены или приобретения новых деталей и компонентов;
Некоторые из приобретенных материалов оказались неудовлетворительного качества, и организация ищет другого поставщика;
специалист по закупкам видит возможность получить более низкие цены или более качественный продукт.

Именно контроль объема спроса и анализ сроков поставки характеризует процесс интеграции производственных подразделений и отдела снабжения на этом этапе.

Внешними условиями осознания и формулирования потребности могут быть какие-то новые мысли специалиста по закупкам от посещения торговой ярмарки, встреча с рекламой или продавцом, предлагающим товар лучшего качества или по более низкой цене, приезд делегации поставщиков в компанию и т.д.. Однако само по себе возникновение и осознание потребности не является обязательным условием для начала покупки. Оно должно быть оформлено в виде прямого запроса в отдел логистики или руководству компании.

Следующий этап — описание и определение спроса — предполагает обоснованный вывод о количестве и качестве ресурсов, которые необходимы компании для производства продукции. Для более точного описания спроса и принятия соответствующих решений используются методы функционально-стоимостного анализа, то есть важность функции, выполняемой номенклатурной позицией, сравнивается с затратами на выполнение этой функции. Когда известны количество и номенклатура выпускаемой продукции, центр закупок разрабатывает номенклатуру потребляемых ресурсов, определяет общий бюджет закупок и устанавливает технически обоснованные нормы расхода ресурсов по каждому виду.

Номенклатура поставляемых ресурсов, сроки их поставки и обработки могут быть определены с помощью расчетов, основанных на методологии MRP I. Исходными данными для так называемого зависимого спроса на ресурсы являются:

График производства (что и когда должно быть сделано);
Спецификация (перечень деталей, используемых материалов);
Данные о наличии материалов на складе компании;
Количество материалов в запросе на их доставку;
количество времени, необходимое для получения ресурсов.

Помимо требований к деталям, вам необходимо знать, когда следует закупать ресурсы, изготавливать детали и собирать изделия. Это означает, что вы должны определить время ожидания и время выполнения заказа для ресурсов, порядок, в котором они должны быть переработаны, время переналадки рабочих ресурсов, а также время изготовления деталей и продукта в целом. Сумма вышеуказанных интервалов составляет время производства продукта.

В описании потребности важную роль играет определение характеристик продукта, необходимого для удовлетворения воспринимаемой потребности. На втором этапе воспринимающий потребность приступает к определению общих характеристик желаемого продукта, его требуемого количества и качества.

Выполнение этапа «Определение видов закупок» зависит от значительного количества факторов, наиболее важными из которых являются размер партии закупаемых ресурсов и частота закупок ресурсов.

Виды закупок

В зависимости от этих факторов различают следующие виды закупок.

Закупка ресурсов фиксированными партиями.

Закупка ресурсов одной партией — предполагает поставку ресурсов сразу большими партиями; преимуществами данного метода являются исключение возможности неравномерной и нерегулярной поставки ресурсов на предприятие, низкая трудоемкость оформления документов на поставку ресурсов, использование скидок на большие партии ресурсов; недостатками являются более высокие затраты на хранение и складирование ресурсов, отвлечение оборотных средств предприятия на складские запасы, не допускается получение дохода от их реализации.

Покупка ресурсов небольшими партиями предполагает соглашение между поставщиком и потребителем о поставке определенного количества ресурсов несколькими партиями через определенные промежутки времени; преимуществами данного метода являются снижение затрат на хранение и складирование ресурсов, экономия оборотных средств предприятия; создание условий для внедрения перспективных логистических концепций управления потоками ресурсов; недостатками являются возможность отклонений от условий поставки ресурсов, повышенная трудоемкость.

Закупка по котировочным листам — обычно практикуется для поддержания конкуренции между поставщиками и снижения цен на ресурсы, при этом покупатель направляет потенциальным поставщикам «запросы на котировки», содержащие всю необходимую информацию о необходимых ресурсах и способах их получения; в перечнях, возвращаемых поставщиками, указывается стоимость производства этих ресурсов, доставки и сопутствующих услуг, а также цены поставщика, основанные на рентабельности.

Закупка ресурсов по требованию осуществляется следующим образом: выбрав поставщика и получив его согласие на поставку необходимых ресурсов, компания направляет ему заказ на поставку этих ресурсов с указанием примерного объема поставок, заказываемых в течение определенного периода; в указанное время поставщик согласовывает с покупателем объем и сроки поставок, оплачивая только объем поставленных покупателю ресурсов.

Закупка ресурсов с заказом на покупку используется в основном для закупки ресурсов, которые редко используются потребителем; закупочное агентство обычно выдает заказ на закупку ресурсов, на исполнение которого требуется определенное время; недостатками этого метода являются необходимость детальной проработки заказа на ресурсы, сложность выбора поставщика необходимых ресурсов, сложность управления процессами закупки различных по количеству и характеристикам ресурсов у разных поставщиков этих ресурсов.

Этап «Определение количества каналов концентрации ресурсов» осуществляется одновременно с определением видов закупок и формирует общие принципы организации поставок данного вида ресурсов.

Анализ товарного рынка проводится с целью получения информации не только о количестве потенциальных поставщиков, производящих необходимые ресурсы, но и о специфике самой отрасли, рыночных ценах на ресурсы, особенностях конкуренции в данной отрасли, степени ее жесткости и так далее. Знание и анализ рынка поставщиков поможет сотрудникам отдела логистики компании определить количество потенциальных поставщиков, положение на рынке, профессионализм и другие факторы, которые позволят осуществить соответствующие закупки.

Следующий этап «Определение всех возможных поставщиков» предполагает определение всех возможных поставщиков определенного вида материальных ресурсов, которые могут удовлетворить требования внутренних пользователей. Важно включить в список и те компании/поставщики, услугами которых производитель до сих пор не пользовался.

Изучение потенциальных поставщиков и их возможностей обычно включает в себя:

Предварительный сбор данных о поставщиках ресурсов, с которыми планируется провести переговоры или заключить сделку;
постоянный мониторинг деятельности поставщиков ресурсов, с которыми заключены договоры на поставку ресурсов;
Выявление и исследование новых потенциальных поставщиков ресурсов;
систематическое изучение отношений;
Мониторинг деятельности конкурирующих компаний, которые являются лидерами на местных рынках.

Файл поставщика ресурсов содержит ряд документов:

Карта поставщика ресурсов;
информацию о переговорах с поставщиком ресурсов;
подробности деловых отношений с поставщиком ресурсов.

Карта поставщика ресурсов представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным аспектам, характеризующим различные стороны деятельности конкретного поставщика ресурсов:

указать почтовый и телеграфный адрес поставщика ресурсов, его номера телефонов и электронную почту;
Номенклатура продукции и услуг компании-поставщика;
Информация о производственных мощностях, товарообороте, количестве сотрудников и т.д;
Данные о финансовом положении компании-поставщика;
Сведения о филиалах, дочерних предприятиях, участии поставщика в ассоциациях, обществах и т.д;
Конкуренты компании-поставщика ресурсов;
Информация о владельцах и руководстве компании-поставщика;
Негативные аспекты деятельности поставщика (невыполнение взятых на себя обязательств, наличие жалоб, арбитражных и судебных разбирательств и т.д.).

Информация о переговорах составляется после завершения переговоров с поставщиком. Они отражают:

Предмет слушаний;
результат переговоров;
Характеристика лиц, участвующих в переговорах: Черты характера, знание технических и коммерческих сторон обсуждаемых проблем и т.д.

В отличие от информации о переговорах после каждого раунда переговоров, данные о деловых отношениях с компанией-поставщиком готовятся раз в год и отражают историю и опыт работы с компанией-поставщиком за этот период. Они содержат данные о соблюдении поставщиком условий договора, его заинтересованности в сотрудничестве, деловых качествах руководства компании и т.д.

Оценка стоимости поставщика

Этап предварительной оценки всех возможных поставщиков состоит из трех подэтапов:

Определение списка потенциальных партнеров;
Составление списка поставщиков, отвечающих требованиям заказчика;
Выбор надежного поставщика для размещения заказа.
Основная задача на этом этапе — выбрать компетентного поставщика, который имеет потенциал для развития партнерства. Процесс отбора должен быть регламентирован. Необходимо использовать процедуру отбора;
Методология выбора поставщика;
различные способы оценки поставщиков;
Правила для всех типов оповещений (открытые, выборочно закрытые);
Техники ведения переговоров;
Схемы анализа и оценки функциональных процессов и результатов завершенных закупок.

Этап оценки оставшихся поставщиков и окончательного выбора поставщика заключается в необходимости выбрать эффективные формы поиска партнеров в соответствии с выбранной стратегией закупок и определить, на какую категорию поставщиков следует ориентироваться в дальнейшем: производитель (отечественный, зарубежный), посредник, постоянный поставщик.

Чтобы более эффективно пройти этот этап, компании необходимо четко представлять себе содержание основных задач, связанных с выбором поставщика.

Следующий этап включает в себя подготовку и размещение заказов на поставку. Заказ на покупку — это размещение заказа на поставку необходимого товара или услуги у определенного поставщика. Надежность крупных заказов можно повысить, размещая их у нескольких поставщиков.

Закупки товаров и услуг могут осуществляться на основе разовых договоров, рамочных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров, открытых договоров, а также соглашений о долгосрочных партнерских отношениях. Основным критерием выбора формы контракта является снижение общих затрат предприятия на удовлетворение потребностей. Важной задачей в этом случае является нахождение оптимального баланса между увеличением риска непоставки или заказа у одного поставщика (стоимость возможного дефицита) и увеличением стоимости поставки при заказе у нескольких поставщиков (увеличение затрат на транспортировку, подачу и выполнение заказа).

Поставка материальных ресурсов также включена в механизм оценки и выбора поставщиков, так как позволяет оценить правильность сделанного выбора. Этот этап заключается в том, что после выполнения покупателем обязательств по оплате заказа, как правило, поставщик приступает к выполнению своих обязательств по поставке товара. Товар должен быть доставлен покупателю в отведенный срок, а если это сложное оборудование, то продавец осуществляет установку, обучение и другие условия послепродажного обслуживания.

Следующим шагом в механизме выбора поставщика является мониторинг и оценка эффективности закупок. Отдел логистики или элементы отдела закупок должны следить за ходом выполнения заказа.

В идеале такой контроль не нужен. Однако приказы не всегда составлены идеально, поэтому нельзя исключать недопонимания со стороны подрядчика. Сами поставщики не всегда готовы к сотрудничеству, они не всегда соблюдают сроки поставки, а в случае нехватки материалов или изменения производственного цикла могут задержать поставку, не уведомив об этом покупателя или хотя бы свой отдел продаж. Поставщики также могут предпочесть более выгодный заказ, объясняя возникающие задержки в поставках сбоями в работе оборудования и т.д. Это почти во всех случаях приводит к необходимости контролировать ход выполнения заказа. Такой мониторинг обычно осуществляется поставщиком логистических услуг.

Проверка счетов-фактур. Счет-фактура — это не только уведомление о доставке, но и подробный перечень того, что было отгружено, а также запрос на оплату, адресованный покупателю. Поскольку ни одна операция не может считаться завершенной без проверки и оплаты счета-фактуры, способ обработки счета-фактуры имеет определенное значение. Как правило, счет-фактура поступает с перечнем отгруженных товаров, который должен быть проверен при получении. Случаи несоответствия решаются с поставщиком. Во многих случаях список несоответствий составляется на бланке установленной формы.

Возвраты и повторное выставление счетов отнимают время и не способствуют повышению эффективности работы покупателя или его оценки поставщика. Многие поставщики не считают выставление счетов-фактур частью продажи. Однако ошибки в выставлении счетов, которые приводят к дополнительной работе для покупателя, могут привести к потере следующего заказа поставщика. Покупатели обычно однозначно решают подобные недоразумения при переговорах с продавцами, но последние не всегда относятся к таким жалобам с должным вниманием.

Получение и проверка входящих грузов. Прием и проверка поступающих грузов в большинстве случаев сосредоточены в одном подразделении (складе), которое прямо или косвенно подчинено отделу закупок. Склад сообщает о поступлении товара по установленной форме. Копии уведомлений направляются в отдел закупок (для сверки со счетом-фактурой), заведующему складом (для ведения учета) и в подразделение, заказавшее товар (как доказательство того, что заказ был выполнен).

В некоторых случаях оценка качества требуется при получении товара. Это можно сделать на образце, взятом из каждой партии. В некоторых случаях оценка качества проводится специальными отделами.

Доставка материалов

Признаком выполнения заказа является поставка на склад компании материалов для товара определенного качества, количества и ассортимента. Факт получения оформляется соответствующими документами (счетами-фактурами, накладными, актами приемки товара по количеству и качеству), на основании которых производится окончательная оплата заказа. Контроль надежности поставок функционально относится к циклу закупок, но фактически реализуется на складе, поэтому уместно говорить об интеграции закупочной и складской деятельности.

Своевременный анализ информации о результатах поставок также позволяет на ранней стадии выявить возможную неликвидность.

Таким образом, координация, а также внутренняя и внешняя интеграция компаний играют важную роль в организации управления логистическими поставками.

Внешняя интеграция, то есть тесное взаимодействие с другими компаниями, может быть достигнута путем построения долгосрочных отношений, разработки общих стандартов и передачи поставщику требований заказчика к качеству, срокам поставки и уровню обслуживания. Внешняя интеграция также имеет место, когда поставщик вовлечен в процессы проектирования новых продуктов и разработки совместных рыночных стратегий. Характерными особенностями такой интеграции являются:

Осуществлять наблюдение с последующим интенсивным обменом информацией;
Введение единой системы скидок, надбавок и тарифов;
Разработать универсальные схемы оценки затрат и выгод;
постоянная координация с целью повышения качества.

При внутренней интеграции в компанию на плечи отдела закупок ложатся дополнительные задачи, например, : Контроль и анализ количества и качества заказанных товаров для удовлетворения потребностей компании, участие в разработке новых продуктов и т.д..

Выполняя все эти действия комплексно, вы сможете значительно повысить эффективность работы отдела закупок, выявить или предотвратить непроизводительные расходы и тем самым значительно увеличить прибыльность вашего бизнеса.

Реализация процесса логистического снабжения основана на принципах координации и интеграции.

Логистическая координация — это управление взаимодействием в логистической цепи, сети, системе, основанное на согласовании выполнения различных операций. В свою очередь, логистическую интеграцию можно определить как объединение участников с целью организации движения материальных, информационных и финансовых потоков в ходе логистической цепи на основе логистической координации. В области поставок можно провести различие между внутренней и внешней интеграцией.

Характерной чертой внешней интеграции является совпадение интересов поставщика и заказчика и их взаимное влияние на производственную деятельность друг друга.

Внутренняя интеграция связана с изменением характера взаимодействия между производственными подразделениями предприятия, она предполагает появление общих функций и приводит к возникновению областей общего контроля и анализа.

Основные методы оценки возможностей поставщика

Сегодня отчетливо видны растущие требования к рынку закупок в лице поставщиков продукции. В рыночных отношениях соответствующая связь — это приобретение нужного товара, в требуемом качестве, в установленный срок поставки, по приемлемой цене и у надежного поставщика. Увеличение потребностей в реализации продукции вызывает соответствующие потребности в источниках для приобретения товаров. Неотъемлемым условием совершенствования организации закупочной деятельности компании является изучение рынка закупок.

Рассматриваются и анализируются следующие методы:

Оценка поставщиков на основе определенного каталога критериев;
Двухкритериальный метод оценки поставщиков: по стоимости приобретения продукции и качеству обслуживания;
Оценка поставщиков;
Метод, связывающий выбор поставщика со всем жизненным циклом продукта;
метод оценки, связанный с проектом.

Метод, использующий следующие критерии для оценки фактических и потенциальных возможностей поставщика, относится к оценке поставщиков по определенным критериям:

характер деятельности и возможности поставщика;
конкурентная позиция поставщика на рынке закупок товаров;
процедура и порядок совершения сделок;
вероятность обеспечения необходимого ассортимента и объема продукции;
Условия, гарантирующие качество потребляемых товаров;
адекватное сочетание цены и потребительских характеристик товара;
Условия поставки товаров: стабильность, периодичность, сроки;
предусмотренная форма оплаты и порядок расчетов.

Согласно материалам работы, анализ поставщиков по заданным критериям позволяет установить обоснованные требования к закупке и поставке товаров на предприятие.

Хотя данная методология имеет практически полезный набор критериев поставщиков, она не учитывает всей специфики работы поставщиков из-за минимального набора параметров для их оценки и отсутствия критериев, оценивающих опыт работы с данным поставщиком и его потенциал.

Уровень обслуживания клиентов поставщиками можно определить по эффективности логистики, составляющими которой являются следующие компоненты:

Lead time — время, под которым понимается время выполнения заказа, т.е. период между датами выдачи и выполнения заказа. Производитель, обеспечивающий более короткое время выполнения заказа, выигрывает на рынке;
Обязательства по поставке (точность) — оценка соблюдения поставщиками согласованных сроков. Это мера надежности и уверенности, которую потребитель испытывает к производителю продукта;
Готовность к поставке — согласование и подтверждение даты поставки поставщиком в соответствии с пожеланиями заказчика;
Качество поставок — характеристика процента заказов, выполненных в соответствии с заказом (спецификацией) клиента;
Информационная готовность — готовность компании предоставить всю запрашиваемую покупателем информацию о поставляемой ему продукции;
Гибкость — готовность компании соблюдать изменения, внесенные клиентом в ранее размещенный заказ.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: