Задачи деловых совещаний - Формы и культура корпоративной коммуникации

Оглавление:

Широко признано, что коммуникация имеет решающее значение для успеха компаний и является одним из самых сложных управленческих вопросов. По сути, это «система кровообращения» компании. Эффективные менеджеры — это те, кто эффективен в общении. Менеджеры должны свободно владеть искусством общения, так как они образно делают работу «чужими руками».

Актуальность этой темы очевидна, поскольку от эффективности коммуникации и взаимодействия зависит не только компания как экономический игрок на рынке, но и люди, работающие на него, а на глобальном уровне — благополучие всей страны.

Коммуникация (на латинском языке: communicatio) буквально означает «общая» или «общая для всех». В практическом плане именно процесс обмена идеями и информацией между двумя или более людьми ведет к взаимопониманию.

Коммуникация — это обмен информацией, посредством которого лидер получает информацию, необходимую ему для принятия эффективных решений, и доводит эти решения до сведения людей в организации.

Коммуникация — это коммуникация между функциями, отделами системы управления, между людьми.

Коммуникация — это взаимодействие, взаимные усилия, без которых невозможно работать вместе, это первое условие существования организации.

Коммуникационные цели:

Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами хозяйствования.
Улучшение межличностных отношений в процессе обмена информацией.
Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координация их задач и действий.
Регулирование и рационализация информационных потоков.

Связь разделена на следующие типы:

Межличностное или организационное общение на основе устного общения;
Коммуникация на основе письменного обмена информацией.

Межличностное общение снова разделено:

Формальный или Формальный. Эти сообщения определяются политикой, правилами и должностными инструкциями конкретной организации и осуществляются по официальным каналам;
Неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам организации; они осуществляются в соответствии с системой личных отношений между сотрудниками организации.

Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам связи, включает в себя: предстоящие сокращения работников производства, новые штрафы за опоздание, изменения в структуре организации, предстоящие переводы и промо-акции, подробности спора между двумя менеджерами на последней встрече по продажам, кто с кем встречается после работы и т.д.

Формальная организационная коммуникация включает в себя:

Вертикальная, где информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;
Горизонтально между различными подразделениями, предназначенными для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальная связь снова разделена:

снизу вверх, когда информация передается снизу вверх (с нижних уровней на верхние). Этот вид коммуникации содержит информацию, необходимую менеджерам для оценки области, за которую они несут ответственность;
сверху вниз. Этот вид коммуникации напрямую связан с управлением и контролем сотрудников.

Межличностное общение также делится на:

Вербальный (вербальный);
Невербальный, используется для обмена информацией без использования слов, например, жестов, интонации голоса, мимики и т.д.

Вербальные и невербальные формы коммуникации не всегда и не обязательно являются взаимоисключающими. Обычно, интерпретация получателем сообщения основывается не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица. которые сопровождают слова отправителя.

Формы и культура корпоративной коммуникации

Традиционные жанры корпоративной коммуникации (публичные выступления, интервью, комментарии, консультации) реализуются в новых условиях коммуникационными стратегиями компаний или деловых партнеров, которые требуют не только умения самопредставления, но и умения пропагандировать корпоративную философию, организационные ценности, корпоративную культуру, а также знание потребительского рынка, финансового рынка, контактной аудитории, властных структур и т.д.. Многоцелевой характер этих жанров требует их собственных стратегий, методов, процедур и процессов коммуникации.

Конкретные жанры деловой коммуникации включают аргументы, дискуссии, полемику, дебаты, дискуссии, которые зачастую являются частью таких форм деловой коммуникации, как совещания, конвенции и конференции, но могут также иметь самостоятельное значение.

Характеристики каждой формы делового общения включают следующие критерии:

Цель его проведения (зачем?);
контингент участников (кто?, с кем?, для кого?)
правила (как долго?);
коммуникативные средства реализации намерений (как?);
Организация пространственной среды (где?);
Ожидаемый результат (что это? Что «на выходе»?).

Наиболее распространенный способ связи — разговор. В деловом разговоре различаются явные цели, интуитивные резонансы и бессознательные мотивы. В отличие от разговора, разговор — это форма ситуационного контакта. Целью такого общения является обмен информацией по конкретной теме. Есть как минимум два участника, время зависит от важности темы и способностей участников разговора. Коммуникативные средства обычно типичны для разговора: Обмен репликами, вопросами и ответами, мнениями и оценками.

Ситуационный контакт обычно включает в себя следующие элементы:

Адрес;
Запрос (вопрос, запрос информации или описание ситуации).
Ответ (представление информации или описание ситуации);
Координация действий (взаимодействие);
Ожидаемый результат (совместные действия, соглашения, решения).

Для достижения ожидаемого результата необходимо, чтобы все компоненты разговора были обоснованы и мотивированы, чтобы пространственная среда была организована таким образом, чтобы не было внешнего вмешательства и, в случае необходимости, сохранялась конфиденциальность (нет свидетелей).

Эффективность разговора, как и всех коммуникативных жанров, может зависеть не только от компетентности участников, но и от манеры поведения, движения, лингвистической культуры и умения слушать, самонаправленности и способности «задавать тон», формулировать собственные суждения, обосновывать возражения и т.д. «Самое плодотворное и естественное упражнение ума — это беседа». Живое слово и учит, и упражнения. Суждения, противоречащие моим взглядам, не оскорбляют меня, а только возбуждают и ускоряют умственные способности» (Монтень). «Если хочешь быть умным, научись спрашивать разумно, слушай внимательно, отвечай спокойно и перестань говорить, когда больше нечего сказать» (И. Лафатер, швейцарский мыслитель XVIII века).

К основным функциям любого делового общения можно отнести: начало инновационных действий и процессов; контроль и координация уже начатых действий, мероприятий; обмен информацией; взаимное общение работников организации, межличностные и деловые контакты; поддержание деловых контактов с партнерами во внешней среде; поиск, презентация и оперативная разработка новых идей и планов; стимулирование движения человеческого мышления в новых направлениях.

Деловые переговоры, как правило, планируются заранее. При подготовке определяется тема разговора, круг тем для обсуждения и основные намерения, которые будут реализованы. Интервью часто включает в себя различные документы и материалы, которые также должны быть подготовлены заранее. Особое внимание следует уделить разработке процесса интервьюирования: Подумайте, какие вопросы вы хотите задать собеседнику; определите желаемый конечный результат; установите время и место разговора; определите стратегию и тактику.

Проведение деловых бесед

Правильное ведение делового разговора увеличивает производительность на 20-30%. В некоторых компаниях за рубежом есть специализированные собеседники, которые овладели искусством делового общения.

Деловой разговор состоит из пяти фаз:

начало разговора;
передача информации;
Аргументация;
опровержение аргументов собеседника;
Принятие решений.

Очень важная часть разговора — его начало. Инициатор разговора должен выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, ведь начало разговора — это «мост» между партнерами по деловому общению. Цели первого этапа разговора: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для разговора; привлечение внимания к теме разговора; пробуждение интереса к разговору; перехват инициативы (при необходимости).

Исследователи выявили факторы, которые делают деловой разговор успешным:

Экспертиза дает возможность реализовать высокую объективность, достоверность и глубину изложения информации, а также владение ситуацией;
Ясность — позволяет связать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, скрытности.
Яркость — максимальное использование иллюстративных материалов (документов, источников информации, таблиц, диаграмм и т.д.), знакомых ассоциаций и параллелей снижает абстрактность изложения информации.
Непрерывность фокуса — основные цели разговора должны быть продуманы и до некоторой степени знакомы собеседнику;
Ритм — увеличить интенсивность разговора до конца;
Повторение — повторение ключевых моментов и мыслей помогает собеседнику усвоить информацию;
Элемент неожиданности — это продуманная, но неожиданная для собеседника согласованность деталей и фактов;
Богатство дискурса — важно, чтобы были «максимумы», когда выступающий полностью сосредоточен, и «минимумы», когда выступающий хочет сделать паузу и закрепить идеи и ассоциации;
рамки для передачи информации — французский писатель и мыслитель Вольтер однажды сказал: «Секрет скуки в том, чтобы все рассказать».
Юмор и ирония — в определенной дозе и в соответствии с ситуацией они поднимают настроение собеседника, его готовность воспринимать даже неприятные моменты разговора.

Одним из организационных моментов деловой встречи является правильно составленная повестка дня. Обычно это письменный документ, который высылается участникам заранее и содержит следующую информацию:

Тема встречи;
Цель встречи;
Список тем для обсуждения
Время начала и окончания встречи
Место встречи
Фамилии и должности докладчиков, основных докладчиков, а также лиц, ответственных за подготовку вопросов.
Время, отведенное для каждого выпуска
Место, где можно получить доступ к материалам по каждому вопросу.

Заблаговременно информируя участников встречи о теме обсуждения, они могут не только ознакомиться с материалами заранее, но и продумать конструктивные предложения по решению вопросов. В тех случаях, когда люди не информированы, мнения и точки зрения высказываются на встречах, что провоцирует обсуждение и не способствует принятию эффективных решений. Рекомендуется проводить деловые встречи в определенный день недели (за исключением внеплановых срочных встреч), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Продолжительность встречи не должна превышать полтора-два часа.

Это важно для руководителя деловой встречи:

Начать вовремя;
информировать о правилах;
согласовать правила работы, установить повестку дня.
назначить лицо, ответственное за правила и протокол.
предостережение от «удаления» заявлений, которые не имеют существенного значения для темы, например, эмоциональная оценка людей и событий, мнения, а не конструктивные предложения, сообщения о… И т.д;
когда высказывается критика, требовать ее конструктивности: излагать конкретные факты и их причины, не обращаться к личностям, а говорить о поступках и ошибках, предлагать пути решения проблем, просчетов, неадекватности;
последовательно направлять встречу на достижение желаемых целей, обеспечивать обратную связь по этому вопросу от каждого участника и придать общей дискуссии конструктивный характер;
регулировать направление и бизнес выступлений, для этого необходимо избегать затягивания речей, стимулировать конкретность, наличие существенного анализа, реальных предложений, решений, идей
соблюдать корректность обсуждения;
использовать различные методы для привлечения внимания участников совещания;
подводя итоги встречи, подвести итоги всего сказанного, сформулировать выводы, определить задачи на будущее.
своевременно и точно заключить.

Деловая встреча

Деловая встреча — это обмен мнениями по вопросу в соответствии с более или менее определенными процедурными правилами и с участием всех или отдельных участников. Почти каждая компания или предприятие обсуждает деловые вопросы в рамках групповых заседаний или заседаний комитетов. Многие деловые встречи и дискуссии также принимают форму дебатов. В массовой дискуссии все участники, кроме председателя, равны. Специально подготовленные динамики не используются, и в то же время все присутствующие присутствуют не только как аудитория. Конкретная тема обсуждается в определенном порядке, обычно в соответствии со строгими временными рамками и под председательством должностного лица.

Панельная дискуссия отличается тем, что специально подготовленная группа обсуждает тему и обсуждает ее перед аудиторией. Цель такой дискуссии — представить возможные решения проблемы, обсудить противоположные точки зрения по спорным вопросам и представить новую информацию. Такой тип дискуссии обычно не разрешает спор и не ведет к единому курсу действий среди аудитории. От трех до восьми-десяти человек могут участвовать в групповом обсуждении в качестве оппонентов, не считая модератора. Основным средством коммуникации является диалог, который ведется только двумя участниками одновременно. Количество участников групповой дискуссии может варьироваться вверх или вниз в зависимости от имеющегося времени, сложности и актуальности проблемы, а также наличия компетентных специалистов для участия в дискуссии.

Эксперты, приглашенные к участию в дискуссии, сидят полукругом перед аудиторией, а модератор — посередине. Организация пространственной среды таким образом позволяет каждому участнику дискуссии видеть и слышать друг друга как можно больше.

Очень важно, чтобы участники дискуссии были хорошо подготовлены и располагали статистическими данными и необходимыми материалами. Их стиль говорения, культура вербального общения и то, как они его преподносят, также очень важны: расслабленное, живое поведение, точная формулировка вопросов и лаконичные комментарии к ответам или кратким замечаниям. Участникам целесообразно обращаться друг к другу по имени и отчеству. Аудитория, наблюдающая за дискуссией, должна постоянно находиться в центре внимания выступающих, поддерживая с ними не только невербальный, но и вербальный контакт. Модератор дискуссии регулирует ее ход, все процедуры, представляет тему и докладчиков, следит за соблюдением регламента, направляет обмен мнениями и дает заключительные слова.

Деловые споры как вид сношений часто используются при обсуждении разногласий в ситуации отсутствия консенсуса по обсуждаемой теме. В литературе по коммуникации нет единого понимания термина «спор», но большинство экспертов квалифицируют его как процедуру, при которой один доказывает, что идея верна, а другой — что она ошибочна. В.И. Курбатов в своей книге «Стратегия успеха бизнеса» считает, что особенность спора не в доказательстве истинности своего тезиса, а в устном состязании, в котором каждый отстаивает свою точку зрения по тому или иному спорному вопросу. На практике споры часто ведутся в беспорядочных, дезорганизованных формах, а также в нарушение общепринятых правил и принципов. Спор как вид делового общения характеризуется следующими особенностями:

спор предполагает наличие как минимум двух субъектов, один из которых имеет тенденцию называться сторонником, а другой — противником;
участники спора имеют одинаковые права в процессе обмена мнениями, по степени активности, по видам и формам прямой и обратной связи друг с другом
предметом спора является определение, о котором каждая из сторон имеет свое собственное мнение, которое называется позицией или тезисом;
различие в позициях сторон превращает спор в дискуссию на уровне явления, а не на уровне сущности. Поэтому любой спор представляет собой довольно поверхностное обсуждение спорной позиции;
позиции сторон противоречат друг другу и, как правило, носят откровенно негативный характер;

Публичная речь

Публичная речь — это форма делового взаимодействия и искусства, о которой говорят: «Хороших ораторов мало, но сколько людей в мире могут их слушать» (Ж. Лабруйер); «В речи слово — это выражение мысли….. и поэтому слово должно соответствовать тому, что оно выражает» (Л.Н.Толстой).

Публичная речь как часть делового общения должна обладать характеристиками хорошего интервью и быть не только убедительной, но и красноречивой, доказательной, логичной, вдумчивой, красивой.

Требования к публичной речи:

Речь должна быть увлекательной и интересной от начала до конца. Французская пословица гласит: «Хороший оратор должен иметь голову, а не только горло!» Слушатель чувствует гораздо быстрее, чем другие думают, действительно ли речевая мельница измельчает зерно, или оно трещит так громко, потому что внутри пусто.
Она должна быть правильно составлена и содержать введение, основной текст и заключение.

Готовлюсь к публичной речи. Публичная речь требует тщательной подготовки даже от опытных ораторов, и это является обязательным условием для начинающих бизнесменов. Подготовка речи — это творческое произведение, приносящее автору радость и импровизационный талант. Прежде всего, такая подготовка включает в себя продуманную последовательность всех этапов работы.

Древний риторический канон назначил 5 ступеней подготовки и произношения речи:

Инвентаризация или «нахождение», «изобретение». На этом этапе собирается и систематизируется материал, необходимый для будущей речи.
Расположение, или «договоренность». Автор будущей речи пересматривает материал, структурирует его, связывает детали, готовит комментарии к материалу.
чревовещание, или «вербализация мыслей». В этой части происходит первичный вывод ключевых слов, стилистическая композиция основной части, формулировка речи и вывод, окончательный вариант текста.
Запоминание, запоминание. На этом этапе необходимо мысленно освоить написанный текст, возможно, даже запомнить его и попытаться овладеть им риторически, то есть найти места, где необходимы паузы, голосовая модуляция, невербальная поддержка текста и другие проявления индивидуального стиля речи. «Стиль — это физиогномика разума, точнее, телесное покрытие», — говорит Шопенгауэр.

Для эффективного выступления перед бизнесменом недостаточно выбрать только тему, нужно подумать и о цели выступления.

При выборе темы для выступления необходимо:

Проверьте, вызовет ли тема достаточного интереса аудитории. Самая трудная аудитория для стимулирования речей — равнодушная. Поэтому, как и в вышеописанных выступлениях, очень важно выбрать тему, которая будет волновать аудиторию, которая затронет ее интересы, что создаст потребность в поддержке спикера. Это, в свою очередь, зависит от способности диктора заставить слушателя почувствовать, что дело срочное, полезное и желательное.
Узнать, способен ли слушатель к действиям. Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо соотносить не только интересы аудитории, но и ее характеристики, например, какой смысл предлагать аудитории купить что-то, если у нее нет средств или она уже сделала то, что от нее требуется?
Использовать логически обоснованные рассуждения с учетом эмоциональной культуры и убеждений аудитории.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: