Специальные функции управления и их характеристика

Оглавление:

Менеджмент — это наука об организации деятельности социальной системы для достижения поставленных целей в условиях ограниченных ресурсов.

Система управления представляет собой набор различных составных элементов: Принципы управления, функции, методы, технологии, информационное обеспечение, материальное, техническое обеспечение в условиях АСУ, правовое обеспечение.

Процесс управления (менеджмент) имеет пять общих взаимосвязанных функций: Планирование, мотивация, организация, координация, контроль. А также более 20 внутренних и внешних производственных функций, таких как управление основным производством, маркетинг, финансы, качество, труд и т.д.

Функция — это широко используемое слово со многими значениями. Функция — это задача, диапазон деятельности, цель, роль. Этот термин используется во всех областях знаний и во всех сферах деятельности.

Общие характеристики функций управления

В процессе развития общества возникают потребности в новых товарах и услугах. Для их производства необходимы различные работы, которые часто требуют совместных усилий многих работников. Возникает необходимость в координации этой совместной деятельности.

Для повышения эффективности совместной деятельности отдельные работники специализируются на выполнении определенных работ для производства продукции. Такая специализация деятельности работников, производящих продукцию, называется горизонтальным разделением труда. В процессе вертикального разделения труда координация труда узкоспециализированных работников, выполняющих операции по производству товаров и оказанию услуг, выделяется в самостоятельную специализированную деятельность. В процессе вертикального разделения труда менеджмент выделяется в особый вид деятельности. Это внутренняя причина возникновения менеджмента, она содержится в самой организации. Согласно определению П. Друкера, менеджмент — это особый вид человеческой деятельности, который превращает неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производительную группу.

Другая причина, требующая активности менеджмента, связана с внешней средой организации, ее постоянным усложнением. Деятельность руководства должна обеспечивать учет возрастающего влияния внешней среды на организацию. Это внешняя причина значимости управленческой деятельности.

В содержании управленческой деятельности в различных организациях можно выделить общие черты и специфические особенности.

Общее заключается в том, что в современных условиях управленческая деятельность.

Должны проводиться во всех организациях;
определяется внутренними и внешними причинами;
Может представлять собой многоуровневую систему, которая, как правило, включает высший (институциональный), средний и низший уровни управления
это становится решающим фактором для обеспечения конкурентоспособности организации;
имеет качественное определение содержания и предполагает выполнение ряда функций. Эти функции могут относиться к управлению организацией в целом или отдельными областями. Здесь мы выделяем управление производством и продажами, исследовательской работой и обеспечением ресурсами, финансами и персоналом.

Специфика содержания управленческой деятельности обусловлена ситуационным подходом. В любой конкретной ситуации конкретная организация имеет конкретную внешнюю среду. Внутренние переменные организации также меняются. Понятно, что все это должно учитываться в управленческой деятельности, имеющей дело с конкретными ситуациями, для которых не существует универсальных рецептов.

Перечень функций управления обусловлен кругом решаемых проблем. К ним можно отнести:

Обоснование системы организационных целей (определенный набор, система приоритетов, последовательность задач и т.д.).
Определение задач, которые необходимо решить для достижения целей, и обоснование методов и средств решения задач;
Определение потребностей в ресурсах и сроков решения задач;
Определение организационной структуры, видов деятельности и обязанностей отдельных сотрудников и подразделений;
Мотивирование команд и конкретных сотрудников на выполнение порученной работы в запланированные сроки.
Осуществление регулирования и контроля над решением поставленных задач.

Общие функции управления

Решение проблем осуществляется в процессе выполнения основных функций менеджмента с помощью определенных методов и инструментов. Выполнение функций управления связано с принятием решений, включая сбор информации, выявление и анализ возможных альтернатив, выбор варианта действий, реализацию решения и анализ его эффективности.

Общие функции управления — это планирование, организация, мотивация, координация и контроль. Некоторые авторы также включают прогнозирование, анализ, управление, регулирование и т.д. Однако важно не количество выявленных функций, а интерпретация их содержания.

Все функции управления взаимосвязаны и образуют систему. Отправной точкой разработки плана является обоснование стратегии развития организации на основе прогнозов. Также необходимо учесть анализ выполнения плана в предыдущем периоде на основе информации, полученной в ходе контроля. Мотивация менеджеров требует ресурсов, которые должны быть предоставлены в их запланированном распределении. Организация как функция управления должна обеспечить выполнение разработанных планов. В то же время сама организационная структура является результатом планирования.

Функции управления образуют единый процесс управленческой деятельности, причем каждая функция относительно самостоятельна и имеет свои специфические методы и инструменты. Содержание каждой функции также изменяется.

Реализацией основных функций управления занимается весь аппарат управления. Однако решающее значение имеет деятельность менеджера, который выполняет различные роли. Эти роли взаимосвязаны.

Ведущая роль менеджера связана с принятием решений. Принятие решений требует обмена информацией внутри организации и с внешней средой. Определяющей характеристикой менеджмента является то, что он предполагает руководство людьми.

Рассмотрим подробнее характеристики функций общего менеджмента.

Планирование

Планирование, основная функция менеджмента, представляет собой вид деятельности по формированию средств воздействия для достижения поставленных целей. Планирование относится к важным решениям, которые определяют дальнейшее развитие компании. Согласно концепции немецкого профессора Д. Хана, планирование — это систематический процесс принятия решений, направленных в будущее. Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития предприятия и каждого подразделения в отдельности на определенный период времени: определение экономических целей, средств их достижения, сроков и последовательности реализации, определение материальных, трудовых и финансовых ресурсов для решения поставленных задач. Планирование позволяет заблаговременно учесть внутренние и внешние факторы, создающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития компании, предприятия или другой организационной единицы.

В зависимости от содержания целей можно выделить следующие формы и виды планирования:

Формы планирования:

-стратегические или перспективные

Она направлена на более длительное существование предприятия и охватывает период 10-20 лет. Он предусматривает разработку общих целей предприятия на перспективу, определяет программу развития, содержание и последовательность осуществления мероприятий по достижению поставленных целей с учетом средств и обеспечения необходимыми ресурсами. Стратегический план должен быть подкреплен обширными исследованиями и фактическими данными. Чтобы эффективно конкурировать в современной бизнес-среде, компания должна постоянно собирать и анализировать большое количество информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах.

На стихийном рынке планы выражаются качественно в виде прогнозов и программ. На их основе осуществляется согласование перспективных направлений развития компании с учетом потребностей и ресурсов.

Стратегическое планирование осуществляется в форме:

Долгосрочные планы: здесь показатели прошлого периода переводятся в программы действий, бюджеты, планы прибыли с определением отклонения фактических показателей от плановых, по принципу «будущее будет лучше прошлого».

Стратегические планы: показатели развития компании на будущий период разрабатываются на основе научного обоснования проблем, с которыми может столкнуться компания. Здесь перспективы и цели связаны между собой, чтобы сформулировать стратегию.

Стратегические планы должны быть разработаны таким образом, чтобы не только оставаться последовательными в течение длительного периода времени, но и быть достаточно гибкими, чтобы обеспечить возможность изменений и перенаправлений по мере необходимости.

Некоторые организации, а также отдельные люди могут достичь определенного уровня успеха, не затрачивая много усилий на формальное планирование. Более того, само по себе стратегическое планирование не является гарантией успеха. Организация, создающая стратегические планы, может потерпеть неудачу из-за недостатков в организации, мотивации и контроле.

-средний срок

чаще всего составляется на 5 лет, так как этот срок наиболее точно соответствует периоду обновления производства и ассортимента продукции. В этих планах формулируются основные задачи на определенный период, такие как производственная стратегия компании в целом и каждого подразделения; стратегия продаж; финансовая стратегия; кадровая политика; определение объема и структуры необходимых ресурсов и форм материального обеспечения с учетом внутренней специализации и кооперации производства.

Среднесрочные планы предусматривают развитие в определенной последовательности мероприятий, направленных на достижение целей, поставленных в долгосрочной программе развития. План обычно содержит количественные показатели, включая распределение ресурсов. В нем представлена подробная информация по продуктам, инвестициям и источникам финансирования. Она разрабатывается в производственных подразделениях.

-тактические или фактические (оперативные)

это определение промежуточных целей и задач. В этом случае подробно разрабатываются способы и средства решения задач, использования ресурсов, внедрения новых технологий. Как правило, такое планирование осуществляется на год. Планы представляют собой детальную конкретизацию целей, установленных перспективным и среднесрочным планированием.

Текущее планирование осуществляется путем детальной разработки операционных планов компании и ее подразделений, маркетинговых программ, планов научных исследований, производственных планов, логистики. Основными компонентами текущего плана являются календарные графики (месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач перспективных и среднесрочных планов. Графики составляются на основе информации о наличии заказов, степени загрузки мощностей и их использовании, с учетом установленных сроков выполнения каждого заказа, запасов, поставок товаров и рыночных условий. Расписания предусматривают расходы на реконструкцию и замену оборудования, строительство новых объектов и обучение рабочей силы. Планы по реализации продукции и предоставлению услуг включают показатели по экспорту продукции, предоставлению технических услуг и техническому обслуживанию.

Оперативные планы реализуются через систему бюджетов или финансовых планов, которые составляются для каждого отдельного отдела, а затем объединяются в единый бюджет или финансовый план предприятия. Бюджет — это выражение операционного плана в денежных единицах. Она охватывает все аспекты деятельности фирмы и служит средством координации работы всех подразделений фирмы. При подготовке бюджета, прежде всего, учитываются показатели, разработанные в перспективном и среднесрочном планировании. Через бюджет осуществляется связь между перспективным, текущим и другими видами планирования.

Мотивация

Мотивация — это процесс, который заставляет человека заниматься деятельностью под влиянием внутренних и внешних факторов для достижения целей организации. Изучение трудового поведения человека дает некоторые общие объяснения мотивации и позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудников на рабочем месте.

Мотив — это повод, причина для деятельности. Мотивация к деятельности может обогащаться идеями, волей, знаниями, определять ценность вознаграждения, соотносить его с результатом деятельности, а также раскрывать систему ценностей человека, удовлетворять потребность во власти, зависящую от способности человека влиять на других людей.

Различные теории мотивации можно разделить на две категории:

-Содержание

Содержательные теории мотивации в первую очередь стремятся определить потребности, которые побуждают людей к действию, особенно при определении количества и содержания работы. Для того чтобы понять важность смысловой и процессуальной теорий мотивации, мы должны сначала узнать значение основных понятий: потребности и вознаграждения.

Потребности — это ощущаемый недостаток чего-либо, который вызывает мотивацию к действию. Первичные потребности являются генетически врожденными, в то время как вторичные потребности развиваются в процессе обучения и жизненного опыта. Потребности нельзя непосредственно наблюдать или измерять. Об их существовании можно судить только по поведению людей. Потребности служат мотивом для действий. Их можно удовлетворить с помощью вознаграждений.

Вознаграждение — это то, что человек считает ценным для себя. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство выполненного долга при достижении цели), получаемые в ходе самой работы. Теории содержательной мотивации сначала пытаются определить потребности, которые побуждают людей к действию, особенно при определении количества и содержания работы.

-Процедура

Процедурные теории рассматривают мотивацию по-другому. Они анализируют, как человек прилагает усилия для достижения различных целей и как он выбирает тот или иной тип поведения. Процедурные теории не отрицают существования потребностей, но считают, что поведение человека определяется не только потребностями. Согласно процессуальным теориям, поведение человека также является функцией его восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения.

Существует три основные процессуальные теории мотивации: Теория ожиданий, теория справедливости и модель Портера-Лоулера.

Теория ожиданий основана на предположении, что человек будет направлять свои усилия на достижение цели только в том случае, если он уверен, что у него будет высокая вероятность удовлетворения своих потребностей или достижения цели с помощью этих усилий. Наиболее эффективная мотивация достигается тогда, когда люди верят, что их усилия неизбежно позволят им достичь цели и приведут к особо ценному вознаграждению. Мотивация снижается, когда вероятность успеха или ценность вознаграждения оценивается человеком как низкая.

Теория справедливости предполагает, что люди субъективно оценивают соотношение между вознаграждением и затраченными усилиями и сравнивают его с тем, что, по их мнению, получили другие работники за аналогичную работу. По их мнению, несправедливая компенсация приводит к психологическому напряжению. В целом, человек, который считает, что его труд недооценен, будет снижать усилия. С другой стороны, если он считает, что его труд переоценен, он сохранит усилия на прежнем уровне или даже увеличит их.

Широко используемая модель Портера-Лоулера основана на идее, что мотивация является функцией потребностей, ожиданий и восприятия работниками справедливого вознаграждения. Эффективность работы сотрудника зависит от его усилий, черт характера и навыков, а также от оценки его роли. Уровень усилий зависит от восприятия работником ценности вознаграждения и от того, насколько он уверен в том, что получит его. Согласно модели Портера-Лоулера, производительность ведет к удовлетворенности, а не наоборот, как утверждают сторонники теории человеческих отношений.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: