Аудит организационной структуры

Оглавление:

Существует множество определений аудита — некоторые из них закреплены в официальных нормативных документах, как международных, так и национальных, а другие даются экспертами в данной области.

Самое простое определение аудита: аудит — это независимая проверка финансовой отчетности компании специально назначенным аудитором и выдача заключения по ней в соответствии с правилами, установленными законом.

Аудитор — лицо или фирма, осуществляющие аудит организации, — и партнеры этого лица или фирмы участвуют в аудите. Там, где это уместно, термин «аудитор» также включает в себя персонал, занимающийся аудитом и действующий на основании делегированных полномочий.

С точки зрения организационной системы аудит — это процесс получения и оценки (проверки) объективных данных (существуют международные нормы и стандарты аудита для форм представляемых данных) в соответствующей профессиональной деятельности (существуют стандарты для элементов этой деятельности), определяющие степень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам.

Цель аудита — конкретная задача, которую должен решить аудитор, она определяется законом, системой нормативного регулирования аудиторской деятельности, договорными обязательствами аудитора и заказчика.

В соответствии с Законом «Об аудиторской деятельности в Российской Федерации» аудит проводится с целью выражения мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности проверяемых организаций и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Основной целью аудита является объективная оценка достоверности, полноты и точности представления результатов деятельности компании за данный период.

Точность отчетности означает такой уровень точности отчетных данных, который позволит квалифицированному пользователю отчетной информации на основании полученной информации сделать точные выводы о финансовом, социальном, организационном положении и результатах деятельности проверяемых организаций и принять соответствующие обоснованные решения.

Основная цель аудита может быть дополнена условными целями:

договор с клиентом
определение резервов для более эффективного использования финансовых ресурсов,
анализ правильности исчисления налога,
разработка мер по улучшению финансового положения компании,
оптимизация затрат и результатов деятельности, доходов и расходов и др.

Из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что каждая последующая цель при рассмотрении и анализе деятельности организации зависит от характера ревизии и того, на что она направлена.

Типы испытаний

1. аудит постепенно становится большой, взаимосвязанной системой контрольной деятельности. Она разделена на сектора, подсектора, направления, атрибуты и полноту охвата.

В зависимости от степени полноты аудит может быть функциональным, комплексным и систематическим.

Функциональный аудит определяется разделением работы аудиторов по производственным и управленческим функциям. Объекты функционального аудита разделены: бухгалтерский учет, финансы, персонал, учет, экология и др.

Всеобъемлющий аудит характеризуется охватом наиболее важных элементов и процессов в деятельности организации. Он проводится на основе функциональных аудитов или независимо от них, согласно утвержденному перечню аудиторских проверок. Они различают комплексный аудит производства и управления.

Системный аудит — это более углубленная проверка организации, чем всеобъемлющая проверка путем рассмотрения воздействия каждого функционального аудита на другую и аудита элементов и процессов, которые связывают организацию с внешней средой. Системные аудиты могут быть использованы в организации для проверки правильности расчетов:

Экономический,
организационная и социальная деятельность организации,
Прогноз риска,
определение стоимости бизнеса для продажи или страхования,
определение стоимости системы управления для продажи или страхования,
аттестация руководителей и специалистов,
расходы на лоббирование интересов организации, расходы на услуги консалтинговых фирм.

В соответствии с категорией аудиторов проводится различие между внешним и внутренним аудитом. Внешняя ревизия — это деятельность, направленная на проверку финансово-хозяйственного функционирования проверяемой организации. Внутренний аудит — организованная система контроля за соблюдением установленного порядка деятельности организации, ее учета и надежности функционирования системы внутреннего контроля. Институты внутреннего аудита включают в себя аудиторов, ревизионные комиссии, внутренних аудиторов или группы внутренних аудиторов, назначенных владельцами компании.

Законодательство различает обязательный и добровольный аудит. Обязательный аудит проводится в случаях, установленных законодательством Российской Федерации. Инициативная проверка проводится по инициативе хозяйствующего субъекта.

В соответствии с периодичностью проведения первой и повторной (согласованной) проверок. Этот критерий классификации рассматривается с точки зрения аудиторской фирмы. Первоначальный аудит — это аудит финансовой отчетности, проводимый аудиторской организацией впервые в проверяемой организации. В этом случае аудитор должен ознакомиться с предприятием, чтобы правильно понимать и интерпретировать его финансовые и экономические операции. Если аудиторская организация ранее проводила ревизию финансовой отчетности конкретного хозяйствующего субъекта, такая проверка называется повторной (последовательной) ревизией.

По назначению — на практике существует разграничение целей в зависимости от вида аудиторской работы. Например, в большинстве развитых стран проводится финансовый аудит, операционный аудит, аудит соблюдения требований и специальный аудит (аттестационная работа). Предпочтительные виды аудиторских работ в России отличаются от зарубежных. Это связано с тем, что формирование и становление аудита в нашей стране существенно отличается от аналогичных процессов за рубежом.

По ориентации — (их четыре):

общий аудит (аудит организаций и их объединений, независимо от организационно-правовых форм и форм собственности организаций и учреждений).
банковский аудит.
аудит страховых организаций.
аудит фондовых бирж, внебюджетных фондов, инвестиционных учреждений и др.

В зависимости от направления деятельности организации аудит делится на технологический, экономический, организационный, правовой и социальный.

Технологический аудит (ТА) — это контроль профессионального уровня и текущего состояния техник и технологий, используемых проверяемым лицом.

Экономический аудит (ЭА) — это контроль за соблюдением экономических стандартов, правил расчета и отчетности. Аудит бухгалтерского учета является его неотъемлемой частью.

Организационный аудит (ОА) — это аудит (функционирования процесса управления или реорганизации предприятия), основанный на признанных стандартах, законах и принципах организации как процесса и явления.

Юридический аудит (LA) — это мониторинг выполнения международных, национальных и местных законов и положений, а также внутренних организационных актов и инструкций по управлению.

Социальный аудит (СА) — это контроль за соблюдением социальных норм, правил и расчетов, связанных с деятельностью коллективов в организации, выполнением психофизиологических рекомендаций при назначении сотрудников на должности, соблюдением требований эргономики (наука, изучающая людей в условиях производства с целью оптимизации условий труда).

Организационный аудит является объединяющим элементом в системе видов общего аудита.

Обязательные и необязательные ревизии

Обязательные проверки любых субъектов хозяйствования могут проводиться по распоряжению органов следствия, следователей, прокуроров, судов и арбитражных судов.

Указанные органы вправе в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации привлекать аудитора для проведения проверки хозяйствующего субъекта, если эти органы заинтересованы в этом.

При наличии возбужденного уголовного дела или предполагаемого гражданского дела (исполнения) или дела, подпадающего под юрисдикцию третейского суда.

В соответствии с изменениями, внесенными в Закон Российской Федерации «Об органах федеральной налоговой милиции» и Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации, органы федеральной налоговой милиции также отнесены к органам предварительного следствия. Продолжительность проверки от имени налоговой полиции определяется по согласованию с аудиторской фирмой и, как правило, не может превышать двух месяцев.

Инструкция по проведению предварительной экспертизы дает эксперту право отказать в проведении экспертизы, если:

Непредставление проверяемым лицом требуемой документации;
государственные органы, поручившие проведение аудита, не обеспечивают при необходимости личную безопасность аудитора и членов его семьи.

С согласия аудитора аудит может проводиться на основании документов финансовой отчетности, изъятых следственными органами, прокурором, следователем и т.д., или запрошенных в установленном порядке.

Вознаграждение за работу аудитора при проведении проверки по поручению государственных органов выплачивается авансом за счет средств проверяемого хозяйствующего субъекта по ставкам, ежегодно утверждаемым Советом Министров Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, с учетом среднего размера вознаграждения, применяемого на рынке аудиторских услуг.

Повторные проверки хозяйствующего субъекта по тем же причинам по поручению государственных органов проводятся только за счет средств республиканского бюджета и не могут проводиться аудитором, проводившим первую проверку.

Данные, полученные в ходе проверки, проводимой по поручению государственных органов, могут быть опубликованы до вступления в силу судебного решения (или решения суда) только с разрешения указанных органов и только в той мере, в какой они сочтут это возможным. Аудиторское заключение по результатам проверки, проведенной по поручению государственных органов, соответствует результатам экспертной проверки, назначенной в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

Инициативный аудит проводится по решению клиента. Целью аудита может быть контроль и анализ бухгалтерского учета в целом, его отдельных подразделений, организация бухгалтерского учета, оценка состояния расчетов для целей налогообложения и т.д.

Причины проведения проактивного аудита:

Раньше многие компании находились под пристальным ведомственным контролем, а теперь были выведены из-под контроля специальными органами.
текучесть кадров.
низкая квалификация персонала.
запросы информации от пользователей.

В отличие от обязательного аудита проактивный аудит может быть комплексным и тематическим.

Тематическая ревизия включает в себя проверку и анализ только определенных областей и разделов счетов. Глубина аудита также может быть различной (полный и общий аудит учетных данных, начиная с первичных документов, проведение инвентаризации активов и пассивов, или выборочный аудит, также начиная с первичных документов и данных, содержащихся в бухгалтерских регистрах и отчетах).

Собственный инициативный аудит в первую очередь оценивает учетную политику, применяемую в компании, оценивает состояние бухгалтерского учета во всех счетах и подразделениях, устанавливает организацию аналитического учета, применяемые методы и регистры бухгалтерского учета, выявляет недостатки и недочеты, уточняет отношения объекта аудита с бюджетом и внебюджетными фондами, анализирует применяемую форму отчетности и изучает систему внутреннего контроля. Заключительным этапом ревизии являются общие выводы и рекомендации.

В дополнение к проактивному аудиту, бухгалтерские фирмы предлагают ряд услуг:

Бухгалтерский учет в различных компаниях;
Восстановление бухгалтерского учета;
Подготовка бухгалтерской отчетности;
Защита бухгалтерской отчетности;
и так далее.

В соответствии с Законом от 30.12.2009 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»:

Обязательная аудиторская проверка проводится в тех случаях:

организация имеет организационно-правовую форму открытого акционерного общества; организация — кредитная организация, кредитное бюро, страховая организация, паевое страховое общество, товарная или фондовая биржа, инвестиционный фонд, государственный внебюджетный фонд, фонд, источником средств которого являются добровольные взносы физических и юридических лиц;
сумма выручки от реализации продукции (работ, услуг) организации (за исключением сельскохозяйственных кооперативов и объединений таких кооперативов) за год, предшествующий отчетному году, превышает 50 млн. рублей или сумма активов на балансе на конец года, предшествующего отчетному году, превышает 20 млн. рублей. Для муниципальных унитарных предприятий финансовые коэффициенты могут быть снижены законодательством субъекта Российской Федерации;
в иных случаях, установленных федеральными законами.
обязательная аудиторская проверка проводится ежегодно…».

Инициативный аудит проводится по требованию (приказу) владельца, исполнительного органа проверяемой организации или третьих лиц.

Характер и концепция организационной ревизии

Сегодня каждый образованный человек, безусловно, имеет представление о финансовом и производственном аудите, некоторые знакомы с кадровым аудитом, но что такое организационный аудит, мало кто знает. Однако это не исключает широко распространенного поведения. Правда, он не всегда в сознании.

Существует множество определений организационного обзора.

В целом, организационный аудит — это анализ управленческой деятельности компании, включающий проверку соответствия организационной структуры и регламентирующей ее организационно-распорядительной документации объему, характеру деятельности и стратегии компании. В ходе организационного аудита определяются взаимоотношения и степень влияния сотрудников на деятельность компании, а также целесообразность достижения ключевых целей. Зачастую организационная ревизия сочетается с комплексной ревизией системы управления .

Организационный аудит можно рассматривать как процесс и как явление. Как процесс, организационный аудит — это совокупность действий, которые приводят к формированию и совершенствованию системы управления и улучшению самого организационного аудита. Процесс включает в себя:

Разработать, адаптировать или заменить стандарты, нормы и правила для соответствующих элементов механизма и структуры управления;
Сбор и оценка информации об организационной сфере системы управления.

Как явление, организационный аудит — это объединение элементов для реализации программы или цели, которые действуют на основе определенных правил и процедур.

К числу областей, в которых в настоящее время проводится всеобъемлющий организационный обзор, относятся:

Аудит постановки целей (реализации программ собственника). Она предусматривает определение и согласование стратегических и тактических целей владельцев и сотрудников организации, подготовку перечня реализуемых и текущих программ, анализ их выполнения с точки зрения того, что возможно, необходимо, желательно и исторически приемлемо;
Проверка соответствия технологии управления организационной структуре управления организацией. Это процедура организационного аудита на уровне центров экономической ответственности для проверки соответствия основных параметров управленческой деятельности.
Изучите, как сотрудники назначают и выполняют управленческие функции. На основе анализа конкретных и общих управленческих функций, стандартных процедур и рабочих процессов;
Аудит информационной инфраструктуры. Она также осуществляется на основе набора показателей, характеризующих наиболее важный аспект деятельности организации.

Аудит организации позволяет проверить правильность использования финансовых ресурсов, выделенных на создание системы управления организацией.

Аудит системы управления в первую очередь необходим для того, чтобы компания понимала, что происходит внутри нее и в каком направлении она движется. Организационный аудит определяет текущее состояние компании с точки зрения структур управления, процессов и процедур, а также выявляет проблемные области. Организационный аудит — это своего рода «лакмусовая бумажка», позволяющая выявить «больные места» и предотвратить возможные негативные последствия для компании.

Таким образом, результаты организационного аудита должны лечь в основу необходимых управленческих решений руководителей и впоследствии стать основой для изменений. По сути, аудит не должен включать в себя деятельность по решению проблем. Однако на практике проводить различие между ревизиями и последующей деятельностью трудно и не всегда целесообразно.

Следует также отметить, что существует несколько видов ревизии: первичная, плановая и специальная. Первичные организационные аудиты проводятся в основном на приобретенных предприятиях. Плановые и специальные организационные аудиты проводятся в компаниях по плану аудита и, при необходимости, по специальной программе. Плановые аудиты, как правило, проводятся ежегодно.

Случаи, когда требуется организационный аудит

Разумеется, каждая организация обязана проводить организационный аудит либо самостоятельно, либо с привлечением соответствующей аудиторской фирмы. Стимулом для принятия такого решения могут послужить различные ситуации.

Во-первых, когда персонал компании «раздувается» и нет уверенности в эффективности работы столь многих людей. Наиболее распространенная ситуация — двадцать человек в офисе, но вся работа выполняется двумя сотрудниками. Обратная ситуация может возникнуть и тогда, когда компании не хватает человеческих ресурсов.

Часто компании сталкиваются с необходимостью проведения организационного аудита при привлечении новых инвесторов. Причинами для проведения организационных аудитов могут быть также выход на рынок нового продукта или услуги, а также открытие новых филиалов. Проведение организационного аудита имеет решающее значение при реорганизации компании или совершенствовании управления ее филиалами или дочерними обществами.

Можно с уверенностью сказать, что организационный аудит необходим как в активно развивающихся, так и в стабильно функционирующих компаниях, до принятия стратегических решений: организационный аудит проводится при смене руководства компании, учредителей (собственников), целевого инвестирования, реорганизации компании и в других нестандартных ситуациях. Организационные аудиты, проводимые в поисках неэффективных направлений, как правило, проводятся в тех случаях, когда целью является повышение управляемости в крупных организациях или компаниях с большой географической и отраслевой сетью, оптимизация и повышение прозрачности бизнес-процессов и системы управления в целом и др.

На уровне компании организационный аудит помогает определить уровень мотивации, коммуникации, корпоративной культуры, оценить психологический климат в компании, а также актуальность организационной структуры компании, в том числе соответствие существующей управленческой структуры целям и масштабам организации, разделение обязанностей и ответственности, степень формализации структуры (наличие и полнота организационно-распорядительной документации), соблюдение установленных управленческих процедур и механизмов контроля.

Кроме того, в ходе организационного аудита могут быть выявлены скрытые ресурсы и возможности компании.

Например, в одной крупной организации в ходе организационного обзора было установлено, что в некоторых департаментах имеются сотрудники, которые ранее отвечали за определенные функции, но не были переведены в новый департамент, когда эти функции были переданы туда. Однако в настоящее время обязанности этих сотрудников не определены, но их заработная плата является бюджетом подразделения, в котором они находятся.

Оценивает текущую стратегию компании, включая рыночное положение, целостность и последовательность стратегических целей, их понимание менеджерами и сотрудниками, применение в оперативном управлении, контроль над внедрением.

Оцениваются управленческие и кадровые процессы, процессы производства и реализации каждого продукта компании, другие бизнес-процессы, их соответствие стратегическим целям организации.

Оценивается структура управления компанией, т.е. взаимосвязь между процессами, составляющими бизнес-процессы, и основными управленческими функциями. Оценивается эффективность организационной структуры и ее соответствие текущей ситуации в компании и внедряемым процессам, а также степень гибкости. В ходе оценки анализируется схема управления, четкость разделения на функциональные и профессиональные подразделения, структура административного подчинения и функционального взаимодействия, а также технология выполнения основных управленческих функций, в том числе функций рыночного анализа, стратегического и оперативного планирования, контроля над распределением финансовых потоков и учета денежных средств, реализации кадровой политики и др.

Анализируются качественные и количественные характеристики персонала, распределение персонала в компании, наличие кадрового резерва, а также степень управляемости, механизмы принятия решений, корпоративная культура, стили управления, ожидания результатов подразделений и сотрудников, а также контрольные лимиты, причины трудовых конфликтов и др.

Проанализированы система управленческой информационной поддержки, схемы информационных потоков (в том числе информационного взаимодействия между сотрудниками в рамках основных бизнес-процессов) и их соответствие модели управления стратегией и целевыми показателями.

Объектами анализа являются формализованная стратегия предприятия, схемы организационных структур, организационные документы, регламентирующие распределение функций и описывающие основные бизнес-процессы, другие нормативные документы (их доступность, актуальность, функциональность, структура, правильность оформления, эффективность использования на предприятии), а также видение и понимание системы управления на предприятии руководством.

Рассматриваемые документы также включают в себя:

устав,
Положения об отдельных подразделениях,
доверенности на государственных служащих,
спецификации оборудования,
должностные инструкции,
положения о финансовом и внутреннем рабочем процессе и т.д,
трудовые договоры,
хозяйственные договоры, договоры материальной ответственности,
иные организационно-распорядительные документы.

Проведение организационного аудита включает в себя сбор и анализ информации о системе управления компанией. Любая организация сталкивается с самыми разнообразными проблемами практически в каждой сфере своей деятельности. При рассмотрении этих объектов в ходе организационного аудита важно понимать взаимосвязь между рассматриваемой проблемой и стратегическими целями компании.

Объекты организационного аудита

Процессы, подпадающие под аудиторскую деятельность, являются объектами данного аудита, поэтому стоит отметить, что эта деятельность осуществляется субъектом, т.е. аудитором.

Организационный аудит включает в себя аудит работы структурных подразделений организации, аудит стратегии, аудит показателей труда, аудит рабочих мест, аудит найма, увольнения, оплаты труда, условий труда, охраны труда, интеллектуального капитала и так далее. И если вы не хотите проводить организационный аудит «по галочкам», то эта работа потребует большого количества времени и денег. В идеале, организационный аудит должен проводиться аудиторами — специалистами, которые составят план аудита и объяснят, какая методология будет использоваться для проведения аудита. Клиент должен определить четкие цели и задачи аудита организации.

В настоящее время крупные организации часто имеют отдельные подразделения, которые занимаются внутренним аудитом организаций. Другие компании практикуют периодическое назначение независимых консультантов.

Содержание отдельного организационного подразделения по аудиту в его структуре является достаточно затратным и не всегда осуществимым. В то же время следует отметить, что работа внутренних специалистов рискует быть искаженной человеческим фактором. Поскольку организационный аудит часто воспринимается как вмешательство в деятельность, поведение аудиторов должно быть продуманным, спланированным и осмотрительным. Риск дезинформации также высок. Например, почти всегда менеджеры завышают показатели рабочей нагрузки, особенно для функций, которые трудно измерить.

Независимая оценка консультанта имеет ряд преимуществ, например, позволяет обнаружить то, что руководитель может не заметить в своей повседневной работе, а также устраняет корыстную заинтересованность в завершении формирования новой управленческой структуры, делает совместную работу более целенаправленной, повышает объективность принимаемых решений.

Кроме того, внешние консультанты имеют возможность наблюдать и изучать различные системы организационной деятельности и различные управленческие ситуации, устанавливать контакты со специалистами разных уровней управления, собирать информацию для сравнения и систематизации характеристик различных систем управления и др.

На практике для разового анализа операционных проблем привлекаются внутренние специалисты специализированных отделов (отделов кадров, внутренних бизнес-аналитиков, специалистов по стратегическому и организационному анализу и развитию и т.д.) или владельцы соответствующих процессов, а внешние организационные консультанты привлекаются для выявления проблем в масштабах всей компании, проведения комплексного анализа системы управления, выработки системных решений и рекомендаций по конкретным направлениям деятельности.

Каждая организационная проблема связана с другими и может привести к появлению другой (например, телекоммуникационная компания, которая решила оптимизировать свою рабочую силу и, следовательно, сократить бюджет, заплатив цену с немедленным снижением качества предоставляемых услуг).

Поэтому организационный обзор должен быть всеобъемлющим, а решения, принимаемые на основе его результатов, должны взвешиваться и оцениваться.

Аудиторы несут ответственность за свою деятельность. Ответственность аудитора (аудиторской организации) — это санкции, связанные с неисполнением или ненадлежащим исполнением аудитором (аудиторской организацией) своих обязательств по аудиторскому договору, заключенному с субъектом хозяйствования. Формы и виды ответственности определяются законодательством Российской Федерации и соглашением сторон.

Выделяются следующие виды ответственности законодательно установленного аудитора (аудиторской фирмы):

гражданский;
административный;
преступник.

Гражданская ответственность определяется статьей 15 ГК РФ в виде возмещения: а) расходов, связанных с восстановлением нарушенного права (проведение экспертизы, судебные издержки); б) упущенной выгоды, а также главой 25 ГК РФ, раскрывающей ответственность за нарушение обязательств по договору.

Административная ответственность регулируется Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) и Федеральным законом от 07.08.2001 № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Поскольку до 01.07.2006 г. аудиторская деятельность подлежит лицензированию, то в этой части она подпадает под действие положений КоАП РФ.

Особенности организационного обзора

В современных условиях развития рыночных отношений поиск наиболее перспективных механизмов, обеспечивающих продвижение компании к намеченным целям, приобретает особую актуальность. Их раскрытие и использование позволяет создать оптимальную систему управления. Эффективность его работы во многом определяет организационный аудит. Организационный аудит направлен на выявление основных факторов влияния в системе управления с целью их использования в будущем.

Одним из важнейших элементов современной системы управления организацией является организационный аудит. Проведение аудита в организации предполагает решение ряда задач по нахождению и анализу информации. Аудит включает в себя начальный, аналитический и заключительный этап. Первый этап исследования касается анализа исторического аспекта организации. Завершающим этапом является формулирование практических выводов, которые носят рекомендательный характер.

В целом, алгоритм организационно-управленческого аудита предполагает реализацию следующих этапов:

подготовительные мероприятия — формируется цель инспекции, определяется распределение людских и материальных ресурсов;
Сбор информации — получение данных, необходимых для проведения аудита;
обработка и анализ информации — готовится отчет о результатах аудита, разрабатываются основные рекомендации по улучшению деятельности менеджмента;
Окончательный — подводятся основные результаты и даются рекомендации по оптимизации организационного управления.

Одним из важнейших этапов организационного аудита является всесторонний анализ деятельности компании. В условиях, когда экономическая отчетность не в полной мере характеризует деятельность организации, возрастает важность получения достоверной информации о социальной и управленческой сфере исследуемой компании. Данный этап организационного аудита позволяет максимально полно выявить сильные и слабые стороны управления персоналом на всех основных этапах организационного управления: планирование, учет, принятие решений, контроль, регулирование.

Аудит на предприятии позволяет получить достаточно объективные и справедливые оценки, поскольку с его помощью учитываются основные независимые показатели эффективной деятельности предприятий.

Существует несколько подходов к оценке эффективности организационного управления. В одном случае критериями оценки являются показатели деятельности организации в целом (объем реализованной продукции, производительность труда, рентабельность прибыли, рентабельность инвестиций). В другом случае — показатели деятельности аппарата управления, трудового коллектива.

В ходе диагностического анализа целесообразно провести комплексное исследование системы организационного управления предприятием. Такой подход интересен во всех отношениях, поскольку позволяет учитывать качественные и количественные показатели управленческой деятельности, а также возникающие взаимосвязи и матрицу управленческого воздействия между структурными подразделениями и разрабатывать необходимые механизмы модернизации управленческих отношений. Все это, в конечном счете, позволит заняться разработкой более сбалансированных управленческих решений.

В общем случае организационный аудит основывается на выполнении определенной последовательности действий и выполнении ряда условий для оценки функционирования структуры управления и ее соответствия решаемым задачам. Таким образом, критерии «выхода» для оценки вариантов системы управления организацией включают в себя следующее:

Гибкость и адаптивность;
Эффективность в принятии и реализации управленческих решений;
функциональная и структурная логика;
Степень централизации;
соблюдение требований по корпоративному управлению;
Плотность управления и специализация;
Использование организационных резервов;
Соответствие стандартам управляемости.

Основные принципы организационного исследования

Рассмотрим ключевые принципы организационного аудита.

Принцип подчёркивания: При проведении организационного обзора сотрудник должен выделить ключевые, отличительные характеристики.

Принцип разумности: профессионализм аудиторского заключения должен быть соизмерим с его сложностью, так как субъективность решения может серьезно повлиять на достоверность бухгалтерских данных.

Энциклопедический принцип: в группе сотрудников, готовящих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области всей системы управления (либо собственного специалиста, либо специалиста, нанятого консалтинговой фирмой), способного сравнить данные бухгалтерского учета по отдельным элементам системы управления или их сочетание с набором стандартов. Это помогает избежать грубых ошибок или несоответствий. В бухгалтерском учете, например, баланс предприятия играет роль показателя корректности. Подобного аналога для системы управления не существует, поэтому сверку бухгалтерских данных с аудиторскими заключениями следует поручить высококвалифицированному специалисту.

Принцип полноты: чем точнее и достовернее должно быть утверждение о соответствии состояния системы управления требуемому уровню, тем больше ее элементов должно подлежать учету и контролю. Принцип полноты требует от менеджера постоянного контроля необходимой полноты номенклатуры элементов системы управления, по которым ведется бухгалтерский учет.

Принцип систематики: при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влияние элементов системы управления. Таким образом, технология управления «Управление по результатам» будет эффективной только в случае линейной структуры управления, когда временной интервал между принятием решения и его реализацией составляет не более 1-7 дней, в зависимости от вида продукции.

Принцип центральной сбалансированности: все ревизорские заключения по отдельным элементам системы управления должны сочетаться с экспертным заключением для формирования обоснованного общего заключения.

Принцип стандартизации: за каждой формой учетных элементов системы управления должен стоять стандарт, норма, статья или законодательное положение, положение о внедрении.

Принцип своевременности: Бухгалтерские данные, предоставляемые аудитору, должны быть достоверными на момент проведения аудита. Их дальнейшее использование или обработка должны регулироваться инструкциями соответствующих служб или руководителей организации.

Принцип эластичности: эластичность определяется скоростью изменения текущего состояния учетных данных и, соответственно, результатов аудита. Принцип эластичности требует от менеджера определения приемлемой периодичности учета для каждого элемента системы управления.

Принцип планирования: Каждая организация должна иметь соответствующий набор возможных значений учетных данных для каждого элемента с целью принятия соответствующих мер при значительном отклонении текущего значения параметра элемента от запланированного.

Принцип координации: В случае непропорционального изменения контролируемых параметров элементов системы управления каждая организация должна вносить соответствующие коррективы в этот элемент.

Принцип включения: Система внутреннего аудита должна быть активирована при достижении критического отклонения текущего состояния параметра элемента от проектного (согласно положению или стандарту).

Учитывая специфику терминологии аудита, его этапы можно назвать следующими:

Аудиторские Задачи;
Стандарты работы;
Выбор и заполнение бухгалтерских форм;
Отслеживание аномалий;
Оценка выбросов;
решай, как ты хочешь поступить;
компиляция аудиторского заключения.

роцедура одинакова для всех этапов и включает в себя:

Девелопмент;
Согласованность,
Подтверждение;
Организация;
Решительность.

Каждая процедура содержит следующий набор операций:

определение
слово для формулировки
Расчет вариантов и средств реализации
Совокупность
Хранилище
Обработка
Анализ
Оценка

Процессуальная сторона организационного аудита достаточно хорошо реализуется на практике. Процессуальная сторона организационного аудита основана на пяти принципах:

процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение деструктивных воздействий.
при формировании стандартов и норм необходимо учитывать как можно больше контролируемых и неконтролируемых факторов, которые существенно влияют на процесс.
влияние субъективного фактора на процесс должно быть максимально уменьшено.
процесс должен поддерживаться оптимальной информационной средой.
процедуры и процессы на каждом этапе процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.)

Этапы обзора организационной структуры

Мы все привыкли проводить экономический и финансовый аудит на предприятиях, особенно в корпоративных структурах, где аудит финансово-хозяйственной деятельности является порядком дня. Каждый аудит — это контроль той или иной категории руководства.

Аудит организационной структуры — это контроль над организационной структурой (структурными взаимоотношениями и бизнес-процессами), который показывает соответствие организационной структуры масштабу и характеру деятельности компании. В ходе аудита должны быть определены цели, задачи, функции, затраты и потенциал развития созданной структуры. Проводится с целью выявления организационных и финансовых рисков структуры, а также финансовых потерь компании, к которым могут привести эти риски. Если организационная структура является частью системы предприятия, аудит должен определить рентабельность созданной структуры, ее ликвидность по отношению к предприятию и необходимость развития.

Рассмотрение организационной структуры управления включает в себя определение организационной структуры, описание распределения полномочий и ответственности работников и подразделений, разработку корпоративной политики, регламентов подразделений, должностных инструкций, принципов планирования, учета, анализа и принятия решений во всех категориях управления (маркетинг, логистика, производство и т.д.). Анализ различных вариантов структуры системы управления позволит руководителям предприятия или обособленного подразделения рационализировать деятельность и снизить общие затраты на внедрение эффективного управления предприятием или обособленным подразделением.

Результаты аудита организационной структуры, формализованные в отчетах, картах процессов и анкетах, позволяют руководителям компании получать полную, достоверную и непротиворечивую информацию о состоянии системы управления. Данные служат отправной точкой для внесения изменений и устанавливают ключевые области для улучшения работы компании. Анализ истинных причин несоответствий и противоречий в организационной структуре и процессах компании позволяет менеджерам достичь желаемого эффекта при осуществлении организационных изменений. Результаты аудита помогают выбрать правильные модели управления для различных категорий менеджмента.

Рассмотрение организационной структуры разделено на 3 этапа:

Определение финансовых рисков, связанных с созданием и деятельностью компании или обособленного подразделения (на этом этапе определяется возможность существования компании или обособленного подразделения);
Оценка структурных отношений и бизнес-процессов (выявление функциональных перекрытий, двойной субординации, двойной ответственности, отсутствия ответственности, анализ бизнес-процессов);
адаптация документации организационной структуры (документация организационной структуры и организации процессов, структурных подразделений и категорий управления, адаптация или создание системы документации).

Этап 1 Определение финансовых рисков, связанных с созданием или функционированием организационной структуры. На первом этапе определяется текущее состояние компании или отдельного бизнес-подразделения и прогнозируется развитие структуры его работоспособности, необходимость закрытия компании или бизнес-подразделения, корректировка структуры компании или отдельного бизнес-подразделения или реинжиниринг бизнес-процессов и структурных отношений с финансовой точки зрения.

В зависимости от желаемого будущего размера предприятия, специфики ассортимента и потенциала продукции, размещения производственных мощностей, правильного выбора или изменения организационной структуры и организационно-правовой формы необходимо.

Все это происходит в 4 этапа

Проблема: предмет и цели планирования организационно-правовой структуры предприятия.
Поиск: Разработка альтернативных вариантов организационно-правовой структуры.
Оценка: Оценка альтернативных институциональных и правовых структурных вариантов.
Принятие решений: Выбор наиболее подходящей организационно-правовой структуры.

Этап 2 Оцените структурные взаимоотношения и бизнес-процессы. На данном этапе необходимо определить:

Перечень источников, используемых для получения информации о функционировании существующей системы управления;
Количество данных, которые необходимо получить для содержательного анализа и оценки системы управления;
Перечень основных категорий бизнес-процессов компании;
Форма получения информации;
Сроки получения информации.

Для этого готовится фактологический бюллетень. Фактологический бюллетень — это, по сути, план аудита организационной структуры и функций, но для создания его необходимо изучить организационную структуру и бизнес-процессы компании, для этого до начала аудита необходимо запросить определенную информацию о структуре, штатном расписании или списке сотрудников, а также информацию о деятельности компании.

Структура и штатное расписание переносятся графически и в текстовом виде, информация о деятельности получается индивидуально в зависимости от компании.

На основе этих данных создается общая картина компании:

Категории бизнес-процессов могут быть назначены условно;
Организационная структура принята.

После того, как мы приняли решение о плане аудита или фактологическом бюллетене, мы начинаем сбор информации для проведения анализа организационной структуры и процессов компании.

Требуется:

Подготовить анкеты и проверить — листы для проведения опроса сотрудников и руководства компании;
Разработайте графики проведения опроса с указанием района и времени проведения опроса сотрудников. Для получения достоверной информации необходимо проводить опрос одновременно в 3-х секциях по функциям, по подразделениям и по категориям управления. Таким образом, мы можем сразу же установить отношения для каждой категории менеджмента и устранить несоответствия в распределении функций и обязанностей в ходе опроса;
определить объем групп документации и документов, подлежащих анализу в ходе аудита. Анализ включает организационно-распорядительные документы, положения о подразделениях, кадровые инструкции, бизнес-планы, процессы и конкретные документы для каждой категории управления.
На основе полученных данных необходимо в обобщенном виде определить основные и вспомогательные процессы, детализировать их в процессе выполнения работ и выстроить базовую конфигурацию процессов, выполняемых на предприятии.

Одновременно с созданием модели процесса рекомендуется работать над определением необходимой организации и конкретной документации, что позволит более четко определить взаимодействия и распределение ответственности за каждый этап процесса. В результате мы должны получить данные об организационной структуре компании, с указанием:

двойное подчинение;
Дублирование функций;
отсутствие ответственности;
и другие несоответствия.

Шаг № 3 Настройка документации организационной структуры.

Документы, подлежащие рассмотрению, включают в себя: Положения об обособленных подразделениях, должностные инструкции, положения о финансовых и внутренних процедурах службы, производственная документация, нормативная документация, организационно-распорядительная документация. После проведения анализа организационной структуры и процессов необходимо реконструировать категории и уровневые схемы процессов по полученным данным. В результате необходимо корректировать должностные инструкции персонала и указывать на отсутствие документации, регламентирующей выполнение операций в схемах процессов. Если аудит организационной структуры в компании проводится с применением системы менеджмента качества в соответствии со стандартом ISO 9001, то документация системы менеджмента качества подлежит анализу и актуализации.

Напишите отчет об анализе организационной структуры.

Доклад о проведенном обзоре организационной структуры должен включать в себя:

описание существующей структуры;
оценка адекватности структуры целям и сфере деятельности организации;
Оценить степень соблюдения установленных процедур управления и контроля;
Оценить степень разграничения полномочий и ответственности;
стоимость такой структуры с точки зрения развития и возможности
структуры, поддерживающие динамику развития компании;
также рекомендации по улучшению организационной структуры по результатам аудита.

С рекомендациями для: Обеспечение зон ответственности и полномочий; четкое распределение управленческих функций между организационными подразделениями; определение места каждого сотрудника и подразделения в процессе компании; координация деятельности структурных подразделений и сотрудников, качество и скорость принятия и исполнения решений при снижении ошибок и дублирования.

Аудит организационной структуры — это проверка структуры организации и механизмов управления на предмет соответствия принятым нормам, стандартам, принципам и законам.

Организационный аудит подразумевает контроль организационной структуры, определение степени соответствия структуры управления масштабам и специфике деятельности компании. Аудит определяет цели и задачи, затраты, функции и возможности развития существующей структуры.

Целью организационного аудита является выявление финансовых и организационных рисков формирования структуры, финансовых потерь, несущих такие риски для компании.

Поскольку организационная структура является частью общей системы предприятия, аудит должен определить амортизацию структуры управления, степень ее ликвидности и необходимость дальнейшего развития.

Результат аудита организационной структуры, который может быть в виде отчета, карты или анкеты, позволяет руководителю получить достоверную и полную информацию о состоянии системы управления. Это является отправной точкой для осуществления изменений, что позволяет определить основные направления для улучшения работы компании и достижения необходимого эффекта от организационных изменений.

Аудит организационной структуры проводится несколькими способами, которые описаны ниже.

Выявление финансовых рисков в отношении организационной структуры

На этом этапе должно быть определено текущее состояние компании или отдельных подразделений и сделан прогноз развития структуры компании, необходимость закрытия компании или подразделений, корректировки или перестройки структурных отношений и бизнес-процессов. Кроме того, на этом этапе проводится анализ правовой формы и существующей организационной структуры.

На данном этапе это определено:

Источники, которые могут быть использованы для получения информации о функционировании текущей системы управления;
Перечень данных, которые необходимо получить для проведения полного исследования и оценки системы управления;
Основные категории бизнес-процессов компании;
Форма и время предоставления необходимой информации.

Все вышеперечисленные параметры заносятся в фактологический лист. По сути, фактологический бюллетень представляет собой план аудита организационной структуры. Для ее подготовки в первую очередь необходимо проанализировать организационную структуру, а также бизнес-процессы компании. Для этого необходимо запросить определенную информацию, касающуюся структуры, численности или списка сотрудников, а также специфики компании в целом.

Полученные данные позволяют сформировать общую картину предприятия: присвоить условные категории бизнес-процессов, выстроить организационную структуру. Кроме того, собирается информация для построения модели процесса, проводятся работы по расчету необходимого объема документации, более четкому распределению ответственности и взаимодействию по всем этапам процесса.

Результатом этого шага должен стать обзор организационной структуры с указанием ее слабых мест:

Двойное представление;
Дублирование функций;
Отсутствие ответственности и многое другое.

На данном этапе будут рассмотрены следующие документы:

Правила обособленного подразделения;
Описания рабочих мест сотрудников;
Правила внутреннего и финансового документооборота;
Различные производственные, организационно-распорядительные документы и регламенты.

Данные, полученные в ходе обзора документов, позволяют перестроить пошаговые схемы и категории процессов. В результате могут быть скорректированы должностные инструкции отдельных сотрудников, а также разработана и утверждена ранее отсутствующая документация, регламентирующая выполнение мероприятий в пошаговой схеме бизнес-процессов.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: