План делового совещания - Особенности делового общения

Оглавление:

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в сфере услуг. Участники имеют официальный статус и ориентированы на достижение цели и выполнение определенных задач. Существенной частью делового общения является официальное общение, то есть взаимодействие людей, происходящее в рабочее время в стенах организации. Однако деловое общение является более широким понятием, чем офисное, поскольку включает в себя взаимодействие между сотрудниками и владельцами/работодателями и происходит не только в компаниях, но и на различных деловых приемах, семинарах, выставках и т.д.

Особенностью этого процесса является регламентация, т.е. подчинение установленным ограничениям, определяемым национальными и культурными традициями и профессиональными этическими принципами.

Регулирование делового общения также выражается во внимании к языку. Обязательным является соблюдение языкового этикета: выработанных обществом норм речевого поведения, стандартизированных готовых «формул», позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т.д. (например, «здравствуйте», «будьте дружелюбны», «позвольте извиниться», «я рад встрече с вами»). Эти устойчивые конструкции подбираются с учетом социальных, возрастных и психологических характеристик.

Структура и функции делового общения.Деловое общение — это особый вид общения. Она характеризуется как общими чертами этой формы взаимодействия, так и ее конкретными проявлениями в образовательном процессе. Итак, прежде чем определить структуру и функции делового общения, рассмотрим особенности общения в целом, которые характеризуют общение как коммуникативную деятельность: Г.М.Андреева, А.А.Леонтьев, М.И.Лисина, Е.В.Руденский и многие другие исследователи. Согласно им, структура общения представлена рядом следующих компонентов: коммуникативным, включающим обмен информацией; интерактивным, для организации взаимодействия; перцептивным, отражающим процессы восприятия и формирования образа другого человека и установления взаимодействия. Эти компоненты характеризуют функции делового общения как явления.
Итак, давайте вспомним особенности коммуникативной стороны общения. Коммуникативная сторона делового общения предполагает обмен информацией, связанной с конкретным поведением собеседников.

Коммуникация — это обмен информацией, ее создание и передача от отправителя к получателю в контексте делового общения. Отправляя информацию, отправитель руководствуется определенным мотивом и преследует конкретную цель. Иногда между этими терминами существует существенная разница. Получатель принимает информацию, передавая свой опыт и отношение к отправителю. Обратная связь и адекватное понимание получателем переданной ему информации важны для эффективной коммуникации.

Обратная связь — это реакция на отправленное сообщение. Он показывает, было ли получено сообщение, и если да, то как оно было понято. Если вербальный или невербальный ответ указывает отправителю на то, что подразумеваемый смысл не был услышан, инициатор может попытаться закодировать сообщение другим способом, чтобы подчеркнуть свое понимание передаваемого смысла. Это перекодированное сообщение также является обратной связью, поскольку оно реагирует на ответ получателя. В любом процессе общения мы стараемся получить максимально полную обратную связь в данной ситуации.

Сообщения передаются по сенсорным каналам. В процессе общения люди могут контактировать друг с другом через любой из пяти сенсорных каналов. Иногда запах духов или крепкое рукопожатие могут быть не менее показательными, чем то, что они видят или слышат. Чем больше каналов используется для передачи сообщения, тем больше вероятность того, что коммуникация будет успешной.

План делового совещания - Особенности делового общения

Подготовка к проведению делового совещания

В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: принятие решения о его проведении, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости — размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

После того как принято решение о проведении совещания, намечается состав участников. Приглашается достаточное число, но только тех, которые действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. Однако степень деловой заинтересованности — не единственный критерий при отборе участников совещания. Иногда необходимо учитывать и достаточность их служебных прав.

Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать дискутантов. Причем речь идет не о поиске угодных руководству лиц, а о привлечении к участию в дискуссии достаточно спокойных, выдержанных людей, способных корректно реагировать на противоположные точки зрения и их приверженцев. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени — т. е. времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу — начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, это наверняка будут потерянные минуты.

Требуется заблаговременно оповестить участников совещании его проведении и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Деловая беседа. Виды деловых бесед

В практической деятельности встречаются различные формы общения: деловые беседы, деловые переговоры, совещания, деловая переписка, организационно-техническая коммуникация (компьютер, факс) и т.д.. Бизнесмен должен знать особенности этих форм, методику их подготовки и поведения.

Деловые беседы и переговоры играют важную роль в политической, предпринимательской, коммерческой и других сферах деятельности.

Деловые беседы и переговоры ведутся в устной форме, а это требует от участников общения не только грамотности, но и соблюдения этики делового общения. Жесты, мимика (невербальное общение), сопровождающие речь, не менее важны.

При всем разнообразии форм делового общения, деловая беседа является наиболее распространенной и широко используемой. Термин «деловой разговор» очень широкий и довольно расплывчатый: это просто деловая беседа между заинтересованными сторонами и вербальный контакт между партнерами, участвующими в деловых отношениях. Под деловой беседой понимается устное общение между собеседниками, которые со стороны своих организаций и компаний имеют необходимые условия для установления деловых отношений, решения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

В отличие от других форм обмена, разговор характеризуется тесным контактом, непосредственностью общения и обязательной обратной связью. Он способствует развитию неформальных отношений, без которых в большинстве случаев на практике затруднен процесс управления. Деловая беседа — самая благоприятная, часто единственная возможность убедить собеседника в правильности своей позиции.

Поэтому одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять определенные предложения.

Деловой разговор выполняет ряд важных функций:

Взаимное общение между работниками одной сферы;

Совместный поиск, продвижение и оперативное развитие рабочих идей и замыслов;

Руководство и координация деловой активности;

Поддержание деловых контактов;

Стимулирование деловой активности.

Очевидно, что каждый деловой разговор в большей или меньшей степени влияет на эффективность работы организации в целом и на эффективность работы отдельных сотрудников в частности.

Характер деловой беседы зависит от ее цели и места в определении направления деятельности организации.

С точки зрения цели, деловые беседы могут быть многогранными:

Беседа — это знакомство руководителя и потенциального подчиненного при принятии решения о приеме на работу;

Деловой разговор между двумя коллегами, в ходе которого они обсуждают пути или методы достижения своих целей;

Деловой разговор между потенциальными партнерами по взаимодействию, деловое сотрудничество между компаниями;

Разговор — установление деловых контактов;

Разговор — обмен информацией и т.д.

По своей природе существуют официальные и неофициальные деловые разговоры, называемые рабочими разговорами.

Они ориентированы на выполнение конкретных и общих задач.

В зависимости от степени свободы они бывают регулируемыми, то есть проводимыми по определенным правилам и в установленном порядке (например, опрос), и нерегламентированными, такими как дружеская беседа.

Жанры деловой коммуникации

На первом уровне жанры делового общения можно разделить на две группы: диалогические и монологические жанры. Диалогические жанры, несомненно, преобладают по частоте и разнообразию, во-первых, в силу диалогичности общения в целом, во-вторых, в силу специфики деловой сферы — вопросы и проблемы здесь обычно решаются в контакте, во взаимодействии сторон. К монологическим жанрам делового стиля относятся, прежде всего, доклад и сообщение.

Основными общепринятыми диалогическими жанрами делового общения являются деловая беседа, совещание, встреча, переговоры, конференция и деловая встреча. Развитие рыночной экономики в нашей стране влечет за собой необходимость быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации и, как следствие, организацию и внедрение новых форм делового общения, таких как презентации, «круглые столы», пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки, ярмарки новых товаров и т.д.

Каждый из перечисленных жанров (как традиционных, так и новых) обладает определенным набором специфических характеристик, которые определяются соответствующими факторами жанрообразования:

Цель мероприятия и ожидаемый результат (чего мы хотим и что мы можем получить в результате мероприятия?);

Адресат (кто будет присутствовать, на кого направлено мероприятие?).

Обстановка (когда, как долго и при каких условиях?).

Жанрообразующие факторы необходимо учитывать как при выборе жанра общения, так и при его подготовке. Например, желание найти нового делового партнера влечет нас к таким жанрам, как деловые переговоры и презентация (как элемент переговоров). В этом случае при подготовке презентации необходимо учитывать не только свои собственные цели, выгоды, но и цели и выгоды предполагаемого партнера. Также важно учитывать конкретные условия проведения мероприятия: Если она проходит в помещении партнеров, необходимо выяснить хотя бы демонстрационные возможности помещения, так как отсутствие оборудования может сорвать презентацию и решить исход беседы не в нашу пользу.

Деловая встреча — это разговор между сторонами на следующие темы: Начало инновационных и реорганизационных действий и процессов; Контроль и координация уже начатых действий; Обмен информацией внутри организации или между организациями и т.д. Целью деловой беседы обычно является перспективное планирование, разработка стратегии и тактики для дальнейшей работы внутри организации или для дальнейшего сотрудничества между организациями.

Как правило, такие беседы необходимо планировать заблаговременно. Подготовка включает в себя определение темы интервью, круга вопросов, которые будут обсуждаться и уместны, а также основных целей, которые необходимо достичь. На собеседованиях обычно используются различные документы и материалы, которые необходимо подготовить заранее. Особое внимание следует уделить планированию процесса собеседования:

Определите желаемый конечный результат;

Подготовьте материал для демонстрации, продумайте вопросы, которые можно задать собеседнику;

предвидеть вопросы, которые будет задавать другая сторона, подготовить ответы и, возможно, подготовить дополнительный, резервный материал

определить время и место беседы, согласовать их с собеседниками.

Эксперты в области делового общения отмечают, что почти каждый деловой разговор строится по определенной структуре.

Деловой разговор состоит из пяти частей, фаз:

Начало разговора;
передача информации;
аргументация;
ознакомление с аргументами собеседника; дискуссия;
принятие решений.

Исход деловой беседы во многом определяется качеством подготовки, в частности, умением просчитать действия собеседника.

Деловое совещание

Совещание — это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия совместных решений по текущим вопросам.

В отличие от деловой встречи или переговоров, деловая встреча — это возможность открыто и совместно обсудить определенные темы. Формы такой дискуссии очень разнообразны. Это речевые мероприятия, такие как собрания, заседания, семинары и конференции. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания обсуждаемых проблем и реальных задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Одним из организационных моментов деловой встречи является правильно составленная повестка дня. Обычно это письменный документ, который заранее рассылается участникам и содержит следующую информацию:

Тема заседания;
Цель встречи;
Список тем для обсуждения;
Время начала и окончания встречи;
Место проведения собрания;
Имена и должности докладчиков, основных докладчиков и лиц, ответственных за подготовку вопросов;
Время, отведенное на каждый вопрос;
Место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники встречи заранее информированы о теме обсуждения, они могут не только заранее ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению вопросов.

В случаях, когда люди не информированы, на собраниях высказываются мнения и точки зрения, что провоцирует дискуссии и не способствует принятию эффективных решений.

Деловые встречи рекомендуется проводить в определенный день недели (за исключением незапланированных срочных встреч), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Продолжительность встречи не должна превышать полутора-двух часов.

Важно, чтобы это сделал руководитель деловой встречи:

Начинайте вовремя;
Информировать о правилах;
Согласовать правила работы, уточнить повестку дня;
Назначьте кого-то, кто будет отвечать за правила и протоколы;

Предостеречь от «удаления» речи, не относящейся к теме (например, эмоциональная оценка людей и событий, мнения, а не конструктивные предложения,….). И т.д.).

Деловые встречи можно классифицировать в зависимости от тематики обсуждаемых вопросов, формы проведения и основной задачи. Совещания делятся на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цель инструктивных совещаний — передача необходимой информации и инструкций «сверху вниз» в схеме управления для их быстрого внедрения. До участников совещания доводятся решения руководителя предприятия или организации, распределяются задачи по соответствующим инструкциям, проясняются неясные вопросы, устанавливаются сроки и методы исполнения поручений.

Цель оперативных (диспетчерских) совещаний — получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от конструктивных совещаний, информация поступает «снизу вверх» в соответствии со схемой управления. Участники такой встречи предоставляют информацию о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников фиксирован, специальной повестки дня нет, они посвящены неотложным задачам текущего и ближайших 2-3 дней.

Цель проблемных встреч — найти наилучшее решение поставленной задачи за минимально возможное время. Оптимальное решение может быть определено следующими методами:

1) Нахождение решения без предварительной проработки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, сделанных участниками в ходе встречи;

2) Выбор оптимального решения из двух или более вариантов, заранее подготовленных для обсуждения.

3) Принятие решения, найденного лидером до встречи, путем убеждения сомневающихся в его правильности.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: