Управление работой проектных команд - Формирование и управление проектной командой

Оглавление:

Для управления проектом на период его реализации под руководством менеджера проекта создается специальная временная организационная структура. Предмет исследования — внутренняя проектная команда компании — группа сотрудников, выполняющих функции управления проектами, и проектный персонал. По форме проектная группа отражает существующую организационную структуру управления проектом, распределение функций, обязанностей и полномочий по принятию решений в ходе реализации проекта. На верхнем уровне структуры — менеджер проекта, а на нижних — исполнители, отделы и специалисты, ответственные за отдельные функциональные направления. С точки зрения значимости, проектная команда — это группа высококвалифицированных специалистов, обладающих необходимыми знаниями и навыками для эффективного достижения целей проекта. Основным интеграционным фактором в формировании и деятельности команды является стратегическая цель реализации проекта. В процессе достижения целей проекта команда достигает своих пределов, использует организационные возможности участников и ресурсы проекта. Проектная команда действует как социальный организм, который имеет свое начало, осуществляет процесс жизнедеятельности (управление проектом) и заканчивает свое существование роспуском или преобразованием в другую управленческую команду. С одной стороны, команда проекта влияет на создание определенной организационной среды проекта, формируя ценности, принципы и нормы поведения сотрудников. С другой стороны, она действует в нем, подчиняясь общей цели и философии управления проектами.

Актуальность данного термина заключается в том, что в последние десятилетия для описания необходимых изменений в бизнесе и производстве наиболее часто используются такие термины, как «командная работа», «тимбилдинг», «тимбилдинг». Некоторые лидеры добились больших успехов в создании эффективных команд, в то время как другие боролись за переход от теории к практическому применению концепции команды. Даже руководители, менеджеры и сотрудники, использующие командный подход к работе, сталкиваются с трудностями при определении определяющих факторов, способствующих формированию эффективной команды. Целью данной работы является создание и управление внутрикорпоративной проектной командой.
Существует ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет свой смысл, в зависимости от конкретной задачи специалиста. В своей наиболее общей форме проект — это «что-то или другое задумано или спланировано, например, крупное предприятие» (Словарь Вебстера). Проект можно рассматривать как задачу с конкретными входными данными и требуемыми результатами (целями), которые определяют путь его решения. Проект состоит из намерения (проблемы), средств реализации (решения проблемы), а также результатов, достигнутых в ходе реализации.

Формирование и управление проектной командой

С точки зрения системного подхода, проект можно рассматривать как процесс перехода из исходного состояния в конечное — результат с участием ряда ограничений и механизмов (см. рис. 1.2). В современном смысле, проекты — это то, что меняет наш мир: строительство дома или промышленного завода, программа научных исследований, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка нового оборудования и технологий, создание фильма, развитие региона и т.д.

При организации работы над проектом необходимо решить две основные задачи:

Формирование проектной команды;
Организация эффективной работы команды.

В зависимости от специфики, размера и характера проекта к его реализации могут быть привлечены от одного до нескольких десятков (иногда сотен) организаций и отдельных специалистов. Каждый из них имеет свои функции, степень участия в проекте и степень ответственности за его реализацию. Специалисты и организации, в зависимости от выполняемых ими функций, обычно делятся на очень специфические группы (категории) участников проекта, к которым они относятся: Клиенты, Инвесторы, Владельцы проектов, Поставщики ресурсов, Подрядчики, Консультанты, Лицензиары, Финансовые институты — Банки. Наконец, существует проектная группа во главе с менеджером проекта (менеджер проекта в терминологии, широко используемой на Западе), и, в зависимости от специфики проекта, могут быть и другие участники проекта. Следует отметить, что участники проекта представляют собой более широкую категорию, чем проектная команда.

Проектная команда является одним из основных условий управления проектом. Это группа сотрудников, которые непосредственно работают над реализацией проекта и отчитываются перед менеджером проекта; основной элемент его структуры, потому что команда проекта обеспечивает реализацию его идеи. Эта команда формируется на период реализации проекта и расформировывается после его завершения. Количество людей в команде определяется объемом работ по проекту. Как правило, руководители (менеджеры) функционально и профессионально ориентированных команд специалистов формируют команду управления проектами.

Руководители групп — это руководители, координирующие усилия всех членов группы; члены группы — непосредственные исполнители, способные сосредоточиться на конкретной работе. При необходимости некоторые из ролей членов команды могут быть совмещены.

Организационная структура проектной команды раскрывает взаимоотношения участников проекта внутри команды.

Система управления проектной группой включает в себя:

1) Организационное планирование;

2) кадровое обеспечение проекта;

3) Формирование проектной команды;

4) Контроль и мотивация членов проектной группы для обеспечения эффективного хода работ и завершения проекта. Система ориентирована на управление и координацию деятельности проектной команды, использует стили лидерства, методы мотивации, управления, развития персонала на всех этапах жизненного цикла проекта. Суть команды заключается в осознании важности общей цели, которой проникнуты все члены команды, вере в ее достижимость; в ее миссии, которая заключается в эффективной реализации проекта. Проектная группа требует, чтобы ее члены обладали сочетанием взаимодополняющих навыков (компетенций), которые образуют три категории:

Технические и/или функциональные, т.е. профессиональные навыки;
Навыки решения проблем и принятия решений;
Навыки межличностного общения (принятие риска, полезная критика, активное слушание и т.д.); у команды есть такие существенные характеристики, как:
Внутренняя организация, состоящая из руководящих, контролирующих и санкционирующих органов;
Ценностные ориентиры группы, которые формируют в коллективе чувство общности и создают общественное мнение;
Собственный принцип изоляции, который отличает его от других команд;

Основные характеристики проектной команды

Основные характеристики команды:

-Композиция;

-структура;

-групповые процессы.

Состав — набор характеристик членов команды, которые важны для анализа команды в целом. Например, количество, возраст, гендерный состав и т.д. Структура рассматривается как с точки зрения функций, выполняемых отдельными членами команды, так и с точки зрения межличностных отношений внутри команды. Выделяются предпочтения, силовые и коммуникационные структуры. Групповые процессы включают в себя такие показатели динамики, как процесс развития, сплоченность группы, процесс группового давления, как процесс развития, сплоченность группы, процесс группового давления, принятие решений. В состав группы входит набор показателей, определяющих положение человека в команде:

-Система групповых ожиданий;

-Система статусов и ролей членов группы.

По отношению к каждому члену группы существует система ожиданий в отношении его поведения. Поведение, которое соответствует группе, поощряется; несоответствующее поведение наказывается. Взаимоотношения статус-роль отражают систему взаимосвязей, которая развивается в группе. Каждый человек занимает определенную позицию в группе, по вертикали — лидерство и подчинение, по горизонтали — сотрудничество. Это отражает статус каждого члена. Статус реализуется через систему ролей, то есть функций, которые человек выполняет в соответствии со своей должностью в группе.
Принципы построения команды

Проектная группа — это управленческая команда. К основным факторам, определяющим принципы формирования команды, относятся.

специфика проекта. Для реализации проекта организуется проектная команда, поэтому такая характеристика, как специфика проекта, является одним из основных факторов в тимбилдинге.

Определите специфику проекта:

Формальная структура группы, которая утверждается руководством;
Состав ролей;
Список знаний, навыков и умений, которыми должны обладать члены команды;
Сроки, этапы и виды работ по проекту.

Очевидно, что в состав команды для строительного проекта должны входить проектировщики, подрядчики, поставщики и др. В состав группы исследовательского проекта должны входить исследователи, эксперты, профессионалы в области соответствующих знаний и так далее.

организационная и культурная среда. Окружающая среда этой проектной команды разделена на внешнюю и внутреннюю. Внешнее окружение включает в себя проектное окружение во всех аспектах. Внутренняя среда, или организационная культура самой команды, включает в себя такие характеристики:

Командные нормы принимаются и разделяются всеми участниками;
Способ распределения энергии;
Командная сплоченность и связность;
характерные способы организации и ведения командного взаимодействия (командные процессы — координация, коммуникация, деятельность по разрешению конфликтов и принятию решений, внешние связи);
Организация распределения ролей.

Характеристики личного стиля взаимодействия лидера с другими членами команды. Эти характеристики основаны на понятии «тип лидера», под которым понимаются характерные особенности, определяющие всю систему взаимоотношений лидера с подчиненными. Современная концепция лидерства подчеркивает как свою ценность то, что она увеличивает способность подчиненных к самоорганизации и самоконтролю. Наиболее подходящим лидером является тот, кто может привести других таким образом, что они ведут себя сами. Человек, который способен на такое лидерство, авторы называют супер-лидером. Управление проектными командами связано с необходимостью создания рациональной структуры, обеспечения высокого уровня профессионализма сотрудников и сложности достижения оптимального баланса между внешним контролем и независимостью команды.

Основные подходы к формированию и примерный состав команды

Существует четыре основных подхода к тимбилдингу:

целеустремленный (ориентированный на цель);
межличностный;
на основе ролей;
Ориентированный на проблемы.

Ориентированный на цели подход позволяет членам команды лучше управлять процессами отбора и реализации проектов.

Межличностный подход сфокусирован на улучшении межличностных отношений внутри команды и основан на идее, что межличностная компетентность повышает эффективность работы команды. Она направлена на повышение доверия в группе, содействие совместной поддержке и улучшение коммуникации внутри группы.

Подход, основанный на роли — обсуждение и переговоры между членами команды относительно ролей; предполагается, что роли членов команды пересекаются. Поведение команды может быть изменено посредством изменения как производительности, так и индивидуального восприятия ролей.

Подход, основанный на решении проблем (через решение проблем), предполагает организацию заранее запланированной серии встреч с группой специалистов в команде, которые разделяют организационные отношения и цели. Подход подразумевает последовательную разработку процедур решения командной проблемы, а затем достижение основной цели команды.

Главная цель тимбилдинга — управлять и решать свои проблемы самостоятельно. Этот процесс должен осуществляться не сразу, а в течение определенного периода времени. Часто команде мешают эффективно работать само руководство или лидер. В ходе командной работы выявляются наиболее важные (актуальные) проблемы команды, и группа может достичь нового состояния равновесия, устанавливающего более высокий уровень личной приверженности и общего климата в команде.

На активной фазе процесса формирования команды возникают четыре основные цели:

Изменение набора целей или приоритетов;
Анализ и распределение способов работы;
Анализ норм, характера принятия решений и коммуникации;
Определение отношений между людьми, которые выполняют работу. Целенаправленная работа по сплочению коллектива влияет на эффективность всех последующих мероприятий:
Улучшается лидерство и качество принятия решений;
Меняется организационная культура команды (как правило, в направлении большей открытости);
Появляется последовательное представление интересов и разумное сотрудничество между всеми членами команды.
Проектная команда — это структура управления; команда управления состоит из специалистов, которые, по сути, являются менеджерами в своей области, а команду возглавляет менеджер проекта, который отвечает за весь проект. (Пример структуры проектной группы приведен на рис. 1.4).

Роль менеджера проекта в построении и организации команды: эффективный менеджер проекта помогает членам команды пройти все этапы развития и полностью раскрыть свой потенциал. Он должен уметь предвидеть следующий этап развития и вести команду вперед.

Когда проект успешно завершен, чувство удовлетворенности работой создает желание продолжать совместную работу.

Руководитель проекта должен представить и проанализировать возможные трудности на пути развития команды, так как понимание этих трудностей поможет решить проблему наполовину. Источниками проблем, которые препятствуют процессу тимбилдинга, являются:

Неопределенность целей;
Отсутствие открытости и конфронтации в команде;
Неконструктивные отношения с руководством
Отсутствие необходимых ресурсов и финансирования;
Недостаточное техническое оснащение.

Управление проектной командой

В основе концепции управления проектным персоналом сегодня лежит возрастающая роль личности сотрудника, знание его мотивационных установок, умение формировать и направлять их в соответствии с задачами организационной структуры управления проектами. Обобщение отечественного и зарубежного опыта позволяет сформулировать основные задачи системы управления персоналом в современных условиях:

«Определение общей стратегии формирования проектной команды;

«Планирование обеспечения проекта людскими ресурсами

«Привлечение, отбор и оценка персонала;

«подготовка и переподготовка персонала проекта.

«система продвижения по службе (управление карьерой);

«их эффективное использование с точки зрения организации труда, рабочих мест, условий труда, социальных условий

«управление заработной платой и расходами на персонал. [5,p220] Эффективное управление людскими ресурсами является основой управления проектом. Как правило, инвесторы рассматривают персонал по управлению проектами (команду менеджеров) как основной фактор успеха реализации проекта. Система управления человеческими ресурсами проекта включает в себя методы, процедуры и программы управления человеческими ресурсами и обеспечения их непрерывного совершенствования. В совокупности эти методы, процедуры, программы составляют систему управления человеческими ресурсами проекта, которая характеризуется следующими параметрами:

«Соответствие персонала целям и задачам проекта (уровень подготовки, квалификация, понимание миссии, отношение к работе);

«Эффективность системы работы с персоналом — соотношение затрат и результатов, потребность в инвестициях, выбор критериев оценки результатов работы с персоналом; — Избыток или дефицит персонала, расчет потребностей, планирование количества и качества;

«баланс персонала по отдельным профессиональным группам и социально-психологическим характеристикам;

«структура интересов и ценностей, преобладающих в группах менеджеров, их влияние на отношение к работе и ее результатам; «ритм и интенсивность деятельности, определяющие психологическое состояние и качество работы;

«интеллектуальный и творческий потенциал персонала, отражающий отбор и использование персонала, организацию системы его развития.

Эффективность управления персоналом определяется степенью реализации общих целей проекта. Эффективность использования каждого члена команды зависит от его способности выполнять требуемые функции и мотивации, с которой эти функции выполняются. Способность выполнять функции понимается как наличие профессиональных навыков, знаний, опыта, достаточной физической силы и выносливости, интеллектуальных способностей и общей культуры, необходимых для выполнения функций.

Организация команды

Одним из принципов работы в команде является распределение задач и обязанностей для достижения поставленных целей, а не жесткое распределение функций.

Требуется эффективная организация команды:

1) Четкое распределение ролей и обязанностей;

2) Понимание всеми членами команды целей и текущих задач проекта;

3) Учет их личных и профессиональных качеств при формировании команды;

4) Забота как о достижении целей проекта, так и о создании дружеской рабочей атмосферы.

Кроме того, менеджер не должен забывать, что все люди в команде проекта разные. Некоторые из них имеют предыдущий опыт работы такого рода, в то время как другие могут быть вовлечены в проектную деятельность впервые. И вполне вероятно, что многие люди не знали друг друга до того, как присоединились к команде. Важно также помнить, что это очень сложные проекты, как с точки зрения реализации, так и с точки зрения понимания. Поэтому, чтобы эффективно организовать работу команды над проектом, менеджер должен заранее позаботиться о том, чтобы все было просто, как указано в инструкциях, так как одного лишь сетевого плана может быть недостаточно при работе над проектом.

Если вам нужно помочь вашей команде больше, чем вы ожидали, то написание инструкций также сэкономит вам время и усилия.

Целью инструкций является предоставление сотрудникам более подробной информации, чем та, которую они могут получить из сетевой диаграммы.

Инструкции должны быть как можно более простыми и краткими. Не стоит пытаться вписать все идеи в один абзац. По возможности, вам следует написать инструкции по каждому шагу или типу работы, чтобы не было путаницы.

Для некоторых проектов инструкции могут вообще не понадобиться, или они должны быть минимальными. Однако, в других проектах может потребоваться написание инструкций по каждому виду деятельности для каждого члена команды. Решение о написании инструкции должно основываться на составе команды, которую вы наняли, навыках каждого члена команды и количестве фаз проекта, которые необходимо выполнить одновременно.

Наиболее важная роль менеджера проекта заключается в надзоре за выполнением задач и координации деятельности каждой функции.
«Персонал решает все». Организация эффективной кадровой деятельности является основной задачей управления персоналом в организации в целом и в каждом проекте в отдельности. Наибольший эффект и качество системы управления персоналом достигается при применении системы методов в целом.

Важнейшим фактором успеха организации или проекта является формирование управленческой структуры и принятие решения о том, формировать команду или нет. Команда — это организационно сформированная группа сотрудников, созданная для реализации комплекса производственных задач, высокоэффективной и саморегулирующейся системы.

Важнейшей характеристикой команды является единство ее целей, общих интересов и ценностей всех членов команды. Команда — это не только социальная группа людей, но и, прежде всего, средство достижения цели.

Поэтому тимбилдинг должен руководствоваться целями организации, проектом и стратегией.

Данная курсовая работа решает задачу изучения теоретических и методологических основ формирования и управления проектной командой.

Команда понимается как коллектив (объединение людей, которые осуществляют общую деятельность и имеют общие интересы), способный достигать целей автономно и согласованно, с минимальным контролирующим влиянием. Следует различать две временные фазы существования команды — фазу формирования и фазу управления. В активной фазе процесса тимбилдинга выделяются четыре основные цели: изменение целей или приоритетов; анализ и распределение способов работы; анализ норм, способов принятия решений, коммуникации; определение отношений между людьми, которые выполняют работу.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: