Информационное обеспечение проекта - Информационная поддержка, ее состав и роль в управлении

Оглавление:

Информация — это совокупность данных о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), которая используется для оценки ситуации и выработки управленческих решений.

Государственные учреждения, как правило, получают огромный объем данных о каждом проекте или отдельном человеке, и эти данные необходимо хранить, организовывать, анализировать и обмениваться ими для того, чтобы они были полезными. Поиск устройств, анализ тенденций, анализ времени отклика и обмен знаниями становятся основой принятия решений для правительства будущего.

a) Многие государственные органы внедряют сложные внутренние сети, базы данных и другие системы, но не используют инвестиции эффективно, потому что игнорируют все остальное, что необходимо сделать для обеспечения открытого доступа к знаниям. Речь идет о внедрении информации в системы и процессы, поощрении сотрудников и создании альянсов для обогащения организации новыми знаниями.

Управленческие информационные системы представляют собой набор информационных процессов для удовлетворения информационных потребностей различных уровней принятия решений.

В информационных системах управления последовательно реализуются принципы единства производственного процесса, информации и организации посредством использования технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и прогнозно-аналитических моделей расчетов.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается за счет последовательного проектирования и совместимости информационных систем (интеграции), устранения дублирования и обеспечения многократного использования информации, установления определенных интеграционных связей, ограничения количества показателей, сокращения объемов информационных потоков и повышения степени использования информации.

Информационные технологии представляют собой систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, отображения и использования информации.

Информационные технологии существуют как в автоматизированной, так и в традиционной (бумажной) форме. Степень автоматизации и способ использования аппаратных средств зависит от типа используемой технологии.

Целью любой информационной технологии является получение желаемой информации в желаемом качестве на данном носителе. В то же время существуют ограничения по стоимости обработки данных, трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, надежности и эффективности обработки информации и качеству получаемой информации.

Большинство систем управления имеют многоуровневую или иерархическую структуру. Обычно различают три уровня управления в управленческой части организации — высший, средний и низший.

Каждая из них характеризуется своим набором функций, уровнем компетентности и потребностью в соответствующей информации. Высший уровень управления обеспечивает стратегическое управление, определяет миссию организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегию их реализации и так далее. Средний уровень — это уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т.д. На самом низком уровне управления осуществляется оперативное управление, выполняются календарные планы по объемам, осуществляется оперативный контроль и бухгалтерский учет и т.д.

Некоторое разделение труда на каждом уровне управления приводит к закреплению отдельных управленческих функций за отдельными элементами управленческой части организаций: Планирование, организация, учет и контроль, мотивация, анализ и регулирование. Эти функции в разной степени выполняются на разных уровнях управления (с точки зрения стратегии, тактики и оперативных мер организации), до такой степени, что некоторые из них могут не выполняться на любом уровне управления.

Информационная поддержка, ее состав и роль в управлении

Информационное обеспечение является одной из важнейших вспомогательных функций, качество которой является решающим фактором для обоснованности решений и эффективности системы управления.

Поскольку речь идет об информационном обеспечении управленческой деятельности, следует отметить, что в любой организации информация используется для управления в двух формах: Он либо оформлен как документ (план, отчет, приказ, заявка и т.д.), либо имеет недокументированную форму (голосовая информация и т.д.).

Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от сотрудника, вынужден выполнять свои функции только на основании имеющейся у него информации об объекте управления. Реализация таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.

Информационное обеспечение управленческой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации с использованием недокументированной и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и предоставления этой информации.

Информация, циркулирующая в организационно-экономической сфере, огромна по объему, разнообразию и динамике обновления. Для управления этой информацией необходимо ее использовать:

Общероссийский классификатор управленческих документов ОК 011-93;
Межгосударственные нормы и государственные нормы Группы Т54 «Система плановой, экономической, бухгалтерской, статистической, товаросопроводительной, потребительской, транспортной, банковской и других видов документации»;
межправительственные нормы и государственные нормы Российской Федерации Группа Т55 «Система административно-управленческой документации, документооборота, организации архивной системы»;
межправительственные стандарты и государственные стандарты Российской Федерации класса Т6 «Система классификации, кодирования и технико-экономической информации».

Ниже приведены системы документирования (по ОКУД), используемые в учреждениях, организациях, компаниях в процессе их деятельности:

единая система организационной и административной документации;
Единая система банковской документации;
Единая система финансовой, бухгалтерской и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;
единая система отчетности и статистической документации;
Единая система учетной и отчетной документации компаний;
единая система рабочей документации;
Единая система документирования Пенсионного фонда Российской Федерации;
единая система внешнеторговой документации.

Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и управлению информацией формируются следующим образом:

для удовлетворения информационных потребностей администрации;
правильный подбор первичной информации и источников информации;
правильная систематизация и классификация информации;
непрерывность процесса сбора и обработки информации;
отсутствие дублирования информации;
проверка правильности (непротиворечивости данных);
многократное использование информации;
сокращение информации до общего формата;
фильтрация, агрегирование и обновление информации;
сократить количество показателей и объем информационного потока (количество документов и объем документооборота).

В настоящее время в России реализуется федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 годы)» (далее — программа), над которой работает ряд государственных органов.

Программа направлена на обеспечение формирования нормативно-правовой базы в области информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), развитие информационно-коммуникационной инфраструктуры, формирование условий для подключения к открытым информационным системам (в том числе через Интернет), а также обеспечение эффективного взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления с гражданами и хозяйствующими субъектами посредством широкого внедрения ИКТ.

В программе провозглашается революционный принцип снижения доли бумажных документов до 35%. Этот эффект должен быть достигнут за счет интеграции разрозненных ресурсов в единую межведомственную систему, унификации и стандартизации документооборота.

Основным направлением автоматизации является создание единых информационных потоков и баз данных управления. Этот процесс должен охватывать все органы власти — исполнительную, законодательную, региональную и судебную.

«Электронное правительство» — главная задача власти в едином сетевом пространстве и основа всех моделей государственного управления в XXI веке.

Проблемы построения информационной системы в организации, структура организации и ее информационное обеспечение

Все организации сталкиваются с проблемой интеграции и создания интегрированной информационной системы (ИСС): как те, которые уже имеют достаточно большой опыт в автоматизации, так и вновь созданные, где информационное обеспечение организовано с нуля. В целом возможности достижения интеграции информационных систем зависят от следующих исходных условий: Наличие достаточной технической базы и некоторого опыта работы с различными типами автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Если задача интеграции информационных систем должна решаться в условиях существующих автоматизированных систем управления (АСУ), то возможны следующие варианты: создание единой базы данных на основе существующих информационных полей, интеграция всех баз данных и файлов. Несколько иная ситуация возникает, когда интеграция осуществляется на базе автономных комплексов и подсистем, поддержка которых не является однородной, т.е. их программное обеспечение и информация несовместимы. При создании новой IMS возможны различные варианты: например, ее создание в виде центральной БД или отдельных, но информационно-связанных подсистем на основе распределенных баз данных. Выбор варианта существующей АИС на основе интеграции осуществляется в зависимости от ряда конкретных факторов с учетом перспектив развития.

Проектирование IIS требует серьезных предварительных исследований, что требует участия высококвалифицированных специалистов и связано со значительными трудовыми и временными затратами. Разработка информации и программного обеспечения таких систем, ориентированных на широкий спектр приложений, обходится значительно дороже, чем ARM. Однако гибкость и универсальность этих инструментов значительно упрощает процесс дальнейшего внедрения, эксплуатации и развития ИС, т.е. первоначальные затраты окупаются на последующих этапах ее существования.

Однако длительные сроки разработки проекта, его высокая стоимость, отсутствие специалистов могут сделать этот вариант недоступным, поэтому более рационально обратиться к компромиссному варианту, где предварительное изучение объекта проводится для определения общей концепции формирования системы, а сама разработка начинается с локальных подсистем и комплексов задач, но направлена на дальнейшую интеграцию в единую систему шаг за шагом, с введением отдельных частей.

Информационная система организации представляет собой многоуровневую автоматизированную систему управления, обеспечивающую наиболее эффективное решение задач планирования, производства, продажи товаров и услуг. Интеграцию здесь можно определить как способ организации отдельных компонентов в единую систему, который обеспечивает их согласованное и целенаправленное совместное взаимодействие и высокую эффективность всей системы в целом.

Информационная система должна предоставлять информацию о прошлом, настоящем и прогнозируемом будущем и отслеживать все соответствующие события внутри и за пределами организации. Подсистемы информационной системы не являются отдельными или самостоятельными, они взаимосвязаны, все структуры организации соединены информационными потоками.

Специализированные информационные подсистемы обязательно существуют в организациях в традиционной или автоматизированной форме, и одной из самых сложных задач является координация их функционирования, которая может быть эффективно решена только в рамках интегрированной системы. Это позволяет избежать дублирования работы и потери информации и обеспечивает максимально быстрый оборот, трансформацию и поиск.

Для создания систем, ориентированных на принятие решений, используются различные технологии, которые, в свою очередь, влияют на степень интеграции. Среди них мы можем различить:

Электронная система обработки данных (EDPS) для решения хорошо структурированных задач, для которых имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы решения. В этом случае система работает в автоматическом режиме с минимальным участием человека. Применяется на уровне оперативного управления — бухгалтерской информационной системы, ARM. Основной задачей системы является первичная обработка информации.

СКУД, использующие СУБД для поиска и обработки входящей информации. Выходная информация предоставляется в виде ответов на вопросы пользователей и управленческих отчетов. Система не предназначена для чисто автоматического управления; все решения принимаются человеком. Это пример системы, которая обеспечивает информационную поддержку управленческих решений и используется на более низких уровнях управления для хорошо структурированных задач.

Системы поддержки принятия решений (СППР) работают в диалоговом режиме и используются для решения плохо структурированных задач, характеризуются неполнотой поступающих данных, отсутствием четких целей. Вовлеченность человека в систему высока — он выбирает альтернативу. В дополнение к системе «запрос-ответ», построенной на базе СУБД, СУБД включает в себя базу моделей и систему управления этой базой, а также систему управления диалогами. DSS направлены на информационное обеспечение деятельности конкретного человека в решении конкретных задач.

Экспертная система (ЭС) основана на моделировании процессов принятия решений человеком-экспертом с помощью компьютера и разработок в области искусственного интеллекта. EFP основан не только на использовании данных и информации, но и на знаниях.

Структура информационной системы

Сложность и разнообразие подходов к построению информационной системы свидетельствуют о сложности решаемой проблемы, необходимости создания определенных условий, в том числе технических, организационных, программных и т.д., но в первую очередь это проблема концептуального проектирования такой системы на основе глубокого и детального анализа информационных потребностей организации и профессионального использования информационных технологий. Технологии принятия управленческих решений практически отсутствуют. Целенаправленных аналитических и прогнозных работ не проводится, не признается необходимость создания автоматизированных информационных систем для оказания помощи в разработке проектов решений. Большинство учреждений не имеют схемы подготовки и осуществления оперативных решений, особенно в чрезвычайных ситуациях. Аналитические исследования практически никогда не используются. Информационная поддержка принятия управленческих решений осуществляется слабо. Учреждения не проводят разграничения между научной и аналитической работой, выполняемой в рамках целевых федеральных программ. Многие учреждения не имеют подведомственных научных или научно-производственных центров.

Между учреждениями существует большое совпадение функций. В то же время монополия функций одной совокупности агентств не мешает другим агентствам «дублировать» их работу — особенно те функции, которые дают возможность влиять на финансовые потоки: Владение и управление имуществом, тарифы, контроль, антимонопольная политика, распоряжение финансами от имени государства, лицензирование, сертификация и др.

Очевидно, что в таких условиях трудно юридически определить понятия «государственное управление» и «информационное обеспечение» органов власти. Тем не менее, начало создания в органах власти порядка управления и информирования уже положено. Важнейшее место в разработке работ по информации занимает законодательное и содержательное определение терминов «информационное обеспечение органов власти», «технология обеспечения управленческих решений».

Выбор программного обеспечения для информационных технологий определяется требованиями современных технологий, перечнем решаемых задач и конфигурацией аппаратного обеспечения, используемого в компании. Такими требованиями являются: Надежность, эффективное использование вычислительных ресурсов, структурированность, модульность, экономическая эффективность, простота использования и т.д.

Поскольку все отделы компании тесно взаимодействуют друг с другом на основе локальной сети, сетевое программное обеспечение должно обеспечивать единую центральную директорию управления для всех серверов. Для организации системы электронной почты компании, LAN подключения к сети Интернет, создания системы электронного документооборота требуется наличие серверов приложений, работающих под управлением сетевой операционной системы нового поколения.

Сетевая операционная система для высокой производительности должна включать в себя следующие инструменты:

Установка сетевой операционной системы и настройка клиента в модели «клиент-сервер»;
Служба каталогов;
Файловые функции;
Printing Services;
Инструменты управления правами пользователей;
Расширенные функции сетевой безопасности;
интегрированные функции обмена сообщениями;
Мультипротокольная маршрутизация;

Возможность работы в режиме «клиент-сервер». Для организации взаимодействия рабочих станций в сети недостаточно просто физически подключить их к проводам. Необходимо установить логическую связь или порт между станциями. Она обеспечивает надежную передачу данных и гарантирует, что информация поступает к приемнику и не теряется во время приема или передачи. Эти задачи решаются протоколами логического уровня, чаще всего их называют протоколами обмена данными (например, IPX / SPX, TCP). Протоколы обмена данными определяют правила, по которым данные передаются по сети. Они определяют, как обрабатываются ошибки, возникающие во время передачи, как заканчивается связь и т. д. Большинство сетевых операционных систем могут поддерживать различные протоколы как по отдельности, так и одновременно.

Организационная структура информационной поддержки системы управления кадрами

Для автоматизации финансовой и коммерческой деятельности, требующей комплексного подхода, используются приложения, создающие информационную структуру, поддерживающую все бизнес-процессы.

В настоящее время рынок программного обеспечения предлагает широкий спектр приложений для автоматизации оперативного учета, например, финансово-хозяйственной деятельности компаний: «ЛУЧШИЕ», «РС — БАЛАНС», «ПАРУС», «АСПЕКТ», «1С» и др.

Основные преимущества этих программ:

Ведение синтетического и аналитического учета в соответствии с потребностями бизнеса;
Количественный и мультивалютный учет;
Получить все необходимые отчеты и документы для синтетического и аналитического учета;
Полная настраиваемость: возможность изменения и добавления плана счетов, учетной системы, аналитических настроек учета, форм первичных документов и отчетов;
Возможность автоматической печати выходных и первичных документов и т.д.

Благодаря полной настраиваемости, эти программные продукты успешно используются в малом бизнесе, торговле, бюджетных организациях, совместных предприятиях и так далее. Существует возможность учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

Для крупных компаний в качестве программного обеспечения для комплексной организации управления информационными технологиями с программными комплексами, реализованными в архитектуре «клиент-сервер» (например, заказные программные комплексы «Галактика», CP и т.д.).

Основные принципы, реализованные в таких программных пакетах:

Интеллект — это решение проблемы управления бизнесом, в отличие от традиционного подхода к записи и накоплению информации.
Целостность — «простой» документооборот через различные службы компании.
Модульность — возможность постепенного внедрения системы, гибкая маневренность.
Доступность — наличие полной документации, подсказок, простота ввода данных.
Открытость — возможность взаимодействия с другими программами, запущенными в компании.

Adaptability (Адаптируемость) — мощный механизм настройки, обеспечивающий различные схемы работы программного пакета.

Комплексная автоматизация на основе таких систем предлагает:

Защита от простых и сложных схем «утечки» финансов и товаров путем протоколирования всех операций;
специальные модели планирования и минимизации налогов;
Оперативный контроль за работой персонала на каждом уровне его функциональных обязанностей и, как следствие, более эффективное развертывание персонала;
Способность быстро принимать решения об изменении ассортимента или цены, дополнительных закупках или прекращении закупок;
Средства своевременного реагирования на изменения в законодательстве без участия застройщика;
Возможность стандартизации технологии управления, создание системы консолидированной отчетности;
Обслуживание электронных архивов без дополнительной оплаты;
высвобождение дополнительных внутренних ресурсов без обращения к внешним источникам.

Управление компанией становится возможным благодаря таким программным пакетам:

Разработка альтернативных сценариев для стратегии развития;
Организовать планирование и оперативное управление затратами на продукцию, работы и услуги;
Непрерывный финансовый мониторинг с целью повышения вероятности получения стабильной прибыли;
Наблюдать за развитием контрактных отношений с внешними партнерами.

Решение всего комплекса задач, на которых фокусируется автоматизированный программный пакет, обеспечивается четырьмя контурами:

структура администрации.
рабочий контур управления.
контур управления производством.
контур бухгалтерского учёта.

Модульный принцип программного пакета позволяет как изолированное использование отдельных программных модулей, так и любую комбинацию, в зависимости от производственных и экономических требований.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: