Инструменты управления проектами - Атрибуты и свойства проекта

Оглавление:

Современная организация может существовать и успешно конкурировать на рынке только в том случае, если она постоянно развивается и адаптируется к меняющейся бизнес-среде. Ускоряющийся ритм современной жизни, изменчивость окружающей среды усиливает нестабильность функционирования предприятий, заставляет их часто и быстро меняться, адаптироваться к изменениям внешних условий. Проектная деятельность помогает справиться с этой задачей. «Успешная компания сегодня — это компания, которая успешно реализует проекты».

В последнее время управление проектами стало лучшим методом планирования и управления реализацией капитальных проектов. В настоящее время значительная часть деятельности организаций осуществляется на проектной основе. «Текущая тенденция к еще более динамичной и изменчивой среде означает, что в обозримом будущем компании будут на 100% основаны на проектах».

Существует множество определений «проекта». Вот некоторые из них. Проект — это «нечто задуманное или спланированное, например, крупный бизнес»; это временная деятельность, направленная на создание уникальных продуктов или услуг.

«Временный» означает, что каждый проект имеет начало и конец, когда цели достигнуты или когда установлено, что эти цели не могут быть достигнуты. «Уникальный» означает, что создаваемые продукты или услуги значительно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг.

«Проект — это уникальный вид деятельности, предполагающий скоординированное выполнение соответствующих мероприятий для достижения поставленных целей в условиях ограниченности времени и ресурсов».

Авторитетная организация по управлению проектами Институт управления проектами определяет проект как «комплекс мероприятий (процессов), которые дают результат, в котором человеческие, финансовые и материальные ресурсы организованы таким образом, что результат соответствует утвержденным спецификациям, затратам и времени как по качественным, так и по количественным показателям». Под проектом понимается система целей, сформулированных в его рамках, для реализации которых созданы или усовершенствованы физические объекты, технологические процессы; техническая и организационная документация на них, материальные, финансовые, трудовые и другие ресурсы, а также управленческие решения и действия по их реализации.

Работа в плане проекта представляет собой деятельность, которая необходима для достижения определенных результатов (подчиненных результатов). Таким образом, работа является основным элементом (дискретным, компонентом) деятельности на самом низком уровне детализации, что требует времени на ее завершение и может задержать начало других видов деятельности. Момент окончания работы означает факт получения конечного продукта (результата работы). Работа является базовой концепцией и служит основой для организации данных в системах управления проектами. На практике термин «задача» часто используется для обозначения подробного уровня работы. В общем, эти два термина являются синонимами. Однако в определенных контекстах планирования термин «задача» приобретает и другие формальные значения. Например, в аэрокосмической и оборонной промышленности задача часто относится к верхнему совокупному уровню работы, который может содержать несколько групп рабочих пакетов. В дальнейшем термин «задача» используется только в его общем значении, как синоним работы.

Так что в современном смысле проекты — это вещи, которые меняют мир: строительство дома или промышленного завода, программа исследований и разработок, разработка новой технологии, создание фильма, развитие региона — это все проекты.

Атрибуты и свойства проекта

Все проекты имеют общие характеристики: Они предполагают скоординированное осуществление взаимосвязанных мероприятий; они имеют ограниченный временной горизонт, с определенным началом и концом; и все они уникальны и в некоторой степени отличаются друг от друга. Проект включает в себя комплекс взаимосвязанных целей. Она требует точного определения и формулирования целей, начиная с самого высокого уровня, с постепенной детализацией на более низких уровнях. Если взаимосвязанные задачи (мероприятия) не синхронизированы, если одни не могут быть запущены, если другие не завершены, весь проект может оказаться под угрозой. Взаимозависимости могут быть как очевидными, так и более сложными. «Проект представляет собой сложную систему, состоящую из взаимосвязанных динамических частей, которые требуют особого подхода к управлению. Проект заканчивается после достижения основных целей. Значительный объем усилий направлен именно на обеспечение сроков реализации проекта.

Отличие проекта от производственной системы заключается в его уникальности и своеобразии. Степень уникальности проекта может сильно варьироваться от проекта к проекту. Источники уникальности могут быть различной природы, в том числе и специфики конкретной производственной ситуации. Степень уникальности обычно определяется способностью использовать прошлый опыт.

Некоторые из наиболее важных особенностей проекта:

уникальность и своеобразие целей и работы проекта;
скоординированное осуществление соответствующих мероприятий;
Стремление к достижению конечных целей;
временный (имеет начало и конец);
Ограничения по ресурсам.

Каждый проект существует не изолированно, а окружен множеством различных действующих лиц и, таким образом, находится под влиянием их влияния.

Проект имеет ряд особенностей: он создается, существует и развивается в определенном окружении, которое называется внешней средой, состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития: в нем могут появиться новые элементы (объекты), а другие элементы могут быть удалены из его состава.

«Участники проекта являются основным элементом структуры, так как они отвечают за реализацию идеи. У каждого участника свои функции, свой уровень участия и свою ответственность за судьбу проекта.

Для целей управления проектом необходимо разложить проект на иерархические подсистемы и компоненты. С точки зрения управления проектом, структура проекта представляет собой «дерево» компонентов, ориентированных на проект-продукт, представленных оборудованием, работами, услугами и информацией, произведенной в рамках проекта. Можно сказать, что структура проекта — это организация связей и отношений между его элементами. Формирование структуры проекта позволяет представить его в виде гораздо меньших по размеру блоков деятельности вплоть до мельчайших непосредственно управляемых элементов. Именно эти блоки передаются под руководство отдельных специалистов, отвечающих за достижение определенной цели, которая достигается при реализации задач данного блока.

Для того чтобы структурировать проект, необходимо, чтобы компоненты продукта проекта, фазы жизненного цикла и элементы организационной структуры были отделены друг от друга. Процесс структурирования является неотъемлемой частью общего процесса планирования проекта и определения целей проекта, а также создания сводного (генерального) проектного плана и матрицы ответственности и подотчетности. Поэтому основные задачи структурирования должны включать в себя следующее:

Разбейте проект на управляемые блоки;
Назначить ответственность за различные элементы проекта и связать работу со структурой организации (ресурсами);
точная оценка необходимых затрат — средств, времени и материальных ресурсов;
Создание единой основы для планирования, бюджетирования и контроля затрат;
Связывание проектной работы с бухгалтерской системой компании;
Переход от общих целей к конкретным задачам, выполняемым организационными подразделениями;
Определение рабочих пакетов (контрактов).

Процесс структурирования проекта по сути представляет собой построение иерархической структуры деятельности (AAS), т.е. последовательное наслоение цели на действия, которые должны быть выполнены для достижения цели.

При подготовке ИСР следует соблюдать следующие принципы:

работы на нижнем уровне — это путь к работам на верхнем уровне;
Каждое родительское занятие может иметь несколько видов деятельности, достижение которых автоматически обеспечивает выполнение родительского задания;
каждый подчиненный приказ может иметь только один вышестоящий приказ;
Декомпозиция (разделение) родительского задания на дочернее выполняется на основе критерия;
на том же уровне, подчиненные работы, которые разлагают вышестоящую работу, должны быть эквивалентны;
При построении иерархической структуры деятельности на разных уровнях могут и должны использоваться различные критерии декомпозиции;
порядок распределения работы должен быть таким, чтобы как можно больше зависимостей и взаимодействий между видами деятельности находилось на самых низких уровнях ИСР;
на верхних уровнях работы должны быть автономными.

Другим важным фактом является то, что декомпозиция работы останавливается, когда деятельность нижнего уровня отвечает следующим условиям. Прежде всего, мероприятия должны быть четкими и понятными как для менеджера, так и для участников проекта, т.е. они должны быть достаточно элементарными. Кроме того, должен быть ясен конечный результат работы и пути его достижения. Кроме того, должны быть четко определены сроки и ответственность за выполнение работ.

Рассмотрение процесса структурирования как неотъемлемой части характера проектной деятельности показало, что, во-первых, процесс структурирования проекта является достаточно важным, а в некоторых случаях даже необходимым условием для реализации проекта. Во-вторых, структурирование здесь служит цели более эффективного управления проектами («это управление изменениями, деятельность, направленная на реализацию проекта с максимальной эффективностью при заданных ограничениях по времени, деньгам (и ресурсам), а также по качеству результатов проекта») и облегчению работы над проектом. И в-третьих, видно, что, помимо всего прочего, структурирование проекта — это еще и средство, инструмент, обеспечивающий достижение целей проекта.

Виды организационных ресурсов

В первой части были кратко рассмотрены характер проекта и связанные с ним мероприятия. Одновременно был рассмотрен вопрос о структурировании деятельности для достижения целей проекта. Очевидно, что, как уже было сказано выше, такие мероприятия служат повышению эффективности проектной деятельности по различным параметрам (стоимость, график и т.д.). Среди элементов проектной деятельности следует отметить организационные инструменты. Выделяются следующие типы организационных инструментов:

Сетевые матрицы (более высокий уровень научной разработки «сетевых планов»):

представляют весь процесс реализации проекта в визуальной форме,
определить состав и структуру работы, а также допустимые средства и методы проведения работ;
анализировать отношения между исполнителями и работой;
Создать научно обоснованный, скоординированный план реализации всего объема проекта с целью более эффективного использования имеющихся ресурсов и сокращения сроков.

Сатрица административного разделения (AMDS): С помощью этой матрицы в системе управления проектами можно разделить задачи, права и обязанности всех участников проекта в проектной команде и на этой основе построить организационно-динамическую структуру и информационную систему.

Модель информационных технологий (ITM): помогает разработать методику управления проектами, т.е. определить последовательность и взаимосвязь решаемых управленческих задач.

В основе реализации проекта лежит процесс планирования. Некоторая форма планирования происходит на протяжении всей жизни проекта. «Планирование представляет собой непрерывный процесс определения наилучшего курса действий для достижения целей с учетом преобладающих условий. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неформальный предварительный план — примерное представление о том, что должно быть сделано в рамках проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на предварительной смете плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его начале. Определяются ключевые события — этапы проекта, формулируются задачи, мероприятия и их зависимости.

План проекта представляет собой единый, последовательный и согласованный документ, который содержит результаты планирования всех функций по управлению проектом и служит основой для осуществления и мониторинга проекта.

Состав проекта

Проект состоит из множества этапов и фаз, выполняемых различными участниками. Этот сложный процесс должен быть четко скоординирован и связан во времени. Следующие требования предъявляются к системам планирования и управления:

возможность оценить текущее состояние;
чтобы предсказать дальнейший ход работы;
Помогите выбрать правильное направление для воздействия на текущие вопросы, чтобы вся работа была выполнена в срок и в рамках бюджета.

На этом этапе определяется последовательность действий, включенных в ИСР, в результате чего формируется сетевой график. Этот график представляет собой информационную динамическую модель, отражающую взаимосвязь между мероприятиями, необходимыми для достижения конечной цели проекта. Сетевой график также полезен при разработке крупных систем с несколькими исполнителями для обеспечения оперативного руководства развитием.

Сетевой план представляет все взаимосвязи и результаты всех действий, необходимых для достижения конечной цели развития, в виде ориентированного графа, т.е. графической схемы, состоящей из точек — вершин графа — соединенных направленными линиями — стрелками, называемыми рёбрами графа. Продолжительность работы может быть определена при наличии норм трудоемкости — соответствующим расчетом, при отсутствии норм трудоемкости — экспертной оценкой. Основные параметры графика рассчитываются на основе сети и оценки продолжительности мероприятий.

Возможны два подхода к построению сетевых моделей. В первом случае стрелки на графике представляют действия, а вершины — события. Такие модели называются «рабочей стрелкой» и называются сетевыми графиками. Во втором подходе, с другой стороны, события представлены стрелками, а действия — их вершинами. Такие модели относятся к типу «work-top» и называются сетями прецедентов (каждое последующее действие связано с предыдущим).

Работы — это все действия, которые приводят к достижению определенных результатов — событий. События, отличные от триггерного события, являются результатами работы. Между двумя смежными событиями может быть выполнено только одно действие или последовательность действий.

Для построения сетевых моделей необходимо определить логические связи между видами деятельности. Причиной взаимоотношений обычно являются технологические ограничения (начало некоторых видов деятельности зависит от завершения других видов деятельности). Комплекс взаимоотношений между видами деятельности определяет время проведения мероприятий.

Управление проектной деятельностью

Для управления проектной деятельностью часто используются инструменты иерархического сетевого моделирования. «Процесс построения сети осуществляется поэтапно. Сначала создается корневой уровень иерархической сети, который состоит из структурных переходов рабочей системы и представляет ее модули. Также на этом шаге создаются точки взаимодействия модели. Эти места и структурные переходы связаны дугами, соответствующими фазе реализации проекта. Следующие три этапа генерации выполняются последовательно для каждого модуля. На втором этапе генерируется сеть, реализующая модуль. Эта сеть, в свою очередь, будет содержать структурные переходы. На этом этапе генерации дуги не создаются, а завершаются на следующем этапе, в котором создаются подсети, соответствующие структурным переходам. После этого переводятся отдельные операторы. При построении такой сети создаются дуги для сети второго уровня. На четвертом этапе создаются структурные переходы, реализующие процедуры и функции, если таковые имеются. На последнем шаге — сетевая оптимизация — все пустые переходы, т.е. переходы с пустыми телами и без выражений на исходных дугах, удаляются.

Сетевые матрицы, как уже упоминалось выше, являются более высоким уровнем научного развития сетевых планов. Они представляют собой «графическое представление процессов реализации проекта, в котором вся работа (управление, производство) представлена в определенном технологическом порядке и необходимой взаимосвязи и зависимости».

Он совмещен с календарной сеткой времени, которая имеет горизонтальные и вертикальные «коридоры»: горизонтальные «коридоры» характеризуют уровень управления, структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее определенную работу; вертикальные — этап и отдельные операции процесса управления проектом, которые происходят во времени.

Процесс построения сетевой матрицы на основе приоритетной сети («work-top») включает в себя следующие действия. В первую очередь, речь идет об определении участников реализации проекта, их иерархическом назначении и регистрации в виде таблицы: строка за строкой сверху вниз в соответствии с занимаемой в проекте должностью. Определено, что каждый из них может сделать и что действительно от него требуется для нужд проекта.

Затем составляется список мероприятий, которые должны быть осуществлены для достижения поставленных целей. Используя, например, метод критического пути, определяется порядок действий. После обозначения работ символом (круг, квадрат и т.д.), они приписываются к ячейкам календарьной сетки, в которой размещена модель, элементы которой затем соединяются стрелками, которые, в свою очередь, иллюстрируют последовательность действий.

Для построения сетевой матрицы используются три основных понятия: «работа» (включая ожидание и зависимость), «событие» и «путь».

Работа — это процесс работы, требующий использования времени и ресурсов; термин «работа» включает в себя процесс ожидания, то есть процесс, требующий использования времени, а не труда и ресурсов, который представлен пунктирной стрелкой с длительностью ожидания над ней.

Событие — это результат всех действий, содержащихся в определенном событии, поэтому все действия, вытекающие из этого события, могут начаться; на сетевой матрице событие обычно представлено в виде круга.

Путь — это непрерывная последовательность действий от начального события до конечного; путь с наибольшей длительностью называется критическим и обозначается в матрице утолщенной или двойной стрелкой.

Выделяются следующие параметры сетевых расписаний:

Раннее время начала (EQ) конкретного заказа;
Досрочное прекращение (EQ) конкретного заказа;
Позднее время начала (LST) указанного заказа;
Позднее время окончания (LET) определенного порядка;
общий резерв времени рассматриваемого заказа;
Частное резервное время конкретного заказа;
Фактор рабочей нагрузки.

То есть, здесь мы видим, что практически все они связаны с ограничением по времени работы, на основании чего можно с уверенностью сделать вывод, что использование сетей в целом, и сетевых матриц в частности, призвано обеспечить, в первую очередь, сроки выполнения различных работ. Методы сетевого планирования — это «методы, основной целью которых является сокращение продолжительности проекта до минимума». Это, в свою очередь, позволяет более рационально планировать работы и ресурсы на этапах проектной деятельности, некоторые или все из которых точно определены в результате построения сетевой матрицы.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: