Функции и цели контроля в системе менеджмента - Характер, цели и виды контроля в управлении

Оглавление:

На протяжении веков человек занимался проблемой организации и управления бизнесом. С усложнением этой задачи, которая была связана с ростом производства и, как следствие, концентрацией капитала, возникла в конце XIX и начале XX веков. Обществу необходимо обобщить накопленный опыт и формализовать его в виде структурированных знаний, доступных для изучения и пригодных для использования в образовании.

На современном этапе развития России обеспечение стабильной работы предприятий по выпуску конкурентоспособной продукции является задачей первостепенной важности для менеджеров всех уровней. Важнейшая качественная характеристика управления на всех уровнях — эффективность производства.

Снижение издержек производства, рациональное использование материальных ресурсов, достижение более высоких экономических показателей и, прежде всего, повышение производительности труда и эффективности производства, и на этой основе снижение себестоимости является важнейшей и актуальной проблемой управления производством. Для его решения большое значение имеет совершенствование управления в целях повышения его эффективности, освоение методов эффективного управления производством, а также расчет и сравнение показателей эффективности производства предприятия.

Необходимым условием для решения этих задач является научный поиск, анализ, обобщение практики и обоснование такой системы управления предприятием, которая могла бы обеспечить повышение эффективности производства и насыщение рынка доступной для массового потребителя высококачественной продукцией.
Содержание планирования как функции управления предприятием заключается в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и рыночного спроса. Суть планирования проявляется в установлении целей развития всей организации и каждого отдельного подразделения на определенный период времени, определении экономических целей, средств их достижения, сроков и последовательности реализации, выявлении материальных, кадровых и финансовых ресурсов, необходимых для достижения целей.

Таким образом, цель планирования как управленческой функции заключается в том, чтобы заранее, насколько это возможно, учесть все внутренние и внешние факторы, которые создают благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятий. Она предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность отдельных целей, с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов как каждым производственным подразделением, так и всем предприятием в целом. Поэтому планирование построено таким образом, что отдельные структурные подразделения организации, включая всю технологическую цепочку: исследования и разработки, производство и сбыт, взаимозависимы. Эта деятельность основывается на выявлении и прогнозировании потребительского спроса, анализе и оценке имеющихся ресурсов и перспектив экономического состояния. Поэтому необходимо увязывать планирование с маркетингом и контролем, чтобы постоянно корректировать показатели производства и продаж в соответствии с изменяющимся рыночным спросом. Чем выше степень монополизации рынка, тем точнее компании могут определить его размер и повлиять на его развитие.

Как наиболее важная часть управления, планирование тесно связано со всеми другими формами и методами управления. В частности, планирование связано с экономическим расчетом, ценообразованием, материальным стимулированием труда и в то же время является неотъемлемой частью (инструментом) вышеуказанных методов.

Характер, цели и виды контроля в управлении

И слово «управление», и слово «власть» вызывают прежде всего негативные эмоции. Для многих людей контроль означает в первую очередь принуждение, принуждение, отсутствие самостоятельности и так далее. — Короче говоря, все, что прямо противоположно нашим представлениям о личной свободе. При таком постоянном восприятии контроль является одной из самых непонятных управленческих функций. На вопрос о том, что означает контроль для менеджера, наиболее распространенный ответ — держать сотрудников в рамках определенных границ. Один из аспектов контроля на самом деле заключается в принуждении к соответствию чему-то. Но свести контроль к ограничениям, которые предотвращают действия, наносящие вред организации, и заставляют всех вести себя дисциплинированно, означало бы потерять из виду цель управления.

По определению М. Мескона, М. Альберта, Ф. Хедури:

Контроль — это процесс обеспечения того, чтобы организация достигала своих целей.

Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения того, что было фактически достигнуто, и внесения корректировок, когда достигнутые результаты значительно отличаются от установленных стандартов.

Почему необходим контроль?

Менеджеры начинают осуществлять функцию контроля с того момента, когда они ставят цели и задачи и строят организацию. Контроль очень важен для успешного функционирования организации. Без контроля разрастается хаос, и становится невозможным объединить деятельность каждой группы. Важно также, чтобы цели, планы и структура самой организации определяли направление деятельности организации, так или иначе распределяли ее усилия и направляли ее работу. Поэтому контроль является существенным элементом существа любой организации. Это побудило Питера Дракера сказать: «Контроль и направление — синоним». Контроль — это система наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования контролируемого объекта решениям руководства, определения результатов воздействия руководства на контролируемый объект и отклонений, возникших в процессе реализации этих решений.

Контроль на предприятии (контроль) предполагает постоянный сбор и обработку информации, проверку на отклонения фактической деятельности предприятия от нормативной или плановой, а главное, подготовку рекомендаций для принятия решений.

Контроль выявляет слабые стороны предпринимательской деятельности, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить резервы и избегать банкротства и кризисных ситуаций. Контроль в компании входит в процесс управления, постановки целей, разработки бизнес-планов, бюджетов, мониторинга, операционной работы, отклонений от поставленных целей на всех этапах жизненного цикла продукции: от создания до внедрения. В современных условиях в создании новых продуктов, организации труда, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР), достижении научно-технического прогресса роль контроля будет возрастать.

Три основных аспекта:

Понятие «контроль в управлении» следует рассматривать в трех основных аспектах:

1) контроль как систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления, одна из их основных управленческих функций, т.е. контроль как деятельность;

2) Контроль как завершающая стадия процесса управления, основой которого является механизм обратной связи.

3) контроль как неотъемлемая часть процесса принятия и реализации управленческих решений, непрерывно вовлеченный в этот процесс от его начала до завершения .

Менеджер должен выбрать один из трех вариантов поведения: ничего не делать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Выделяются следующие типы управления:

предварительное управление осуществляется до фактического начала работы. Основными средствами предварительного контроля является внедрение определенных правил, процедур и моделей поведения. Предварительный контроль используется в трех областях — с точки зрения человеческих, материальных и финансовых ресурсов. Например: углубленный контроль качества сырья и материалов, поставляемых на производство; ознакомление с документами кандидата на вакантную должность. 2.
регулирование потока осуществляется непосредственно в рабочем процессе. Объект — подчиненные сотрудники. Для осуществления такого текущего контроля устройству управления необходима обратная связь. Обратная связь — это данные о полученных результатах. Например: контроль качества выполнения операций при обработке объектов работ; регулярные проверки работы подчиненных.

Текущий контроль осуществляется в двух формах:

Стратегическая — имеет в качестве своей основной цели эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и осуществляется с помощью количественных и качественных показателей. Процесс сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности, уровне внедрения научно-технического прогресса, новых методах работы, новых технологиях в организации и ее подразделениях;
Оперативный — ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность (соблюдение последовательности операций, сроков их выполнения, качества работы). Этот контроль включает в себя проверку загрузки оборудования, соблюдение общего плана работ, наличие запасов сырья, материалов и топлива, а также состояния текущих работ и денежных расходов.

окончательная проверка проводится после завершения работ и основывается на обратной связи. Системы управления в организациях имеют открытую обратную связь, т.е. менеджер, являющийся внешним элементом по отношению к системе, может вмешиваться в ее работу, изменять цели системы и ее характер работы. При окончательном контроле используется обратная связь после завершения работы. Либо сразу после завершения контролируемой деятельности, либо по истечении определенного периода времени, фактические результаты сравниваются с требуемыми. Например: осмотр готовой продукции; приемка проекта.

Надзор также разделен на:

внешний контроль осуществляется администрацией организации или специальными сотрудниками — контролерами. Этот контроль основан на том, что люди лучше выполняют свои задачи, когда они знают, что они находятся под наблюдением менеджера или его представителя. Это происходит по следующим причинам.

По результатам контроля оценивается работа сотрудников, а также связанные с ней вознаграждения, взыскания и продвижения по службе;
Постоянный контроль подразумевает, что руководство придает особое значение этой сфере деятельности и поэтому, по крайней мере, показной уход необходим, чтобы выделяться на фоне других;
Результаты наблюдения обычно обсуждаются в команде, и многие стараются работать лучше, чтобы прославиться, т.е. удовлетворить свои амбиции.

Цели контроля

Они направлены на обеспечение последовательности принятия и исполнения решений, а также на избежание возможных ошибок и упущений. В частности, конкретной целью контроля является задача эффективного использования ресурсов организации.

Методами контроля являются методы проверки состояния дел, определения эффективности хода работ, исполнения решений, соблюдения требований законодательства, норм морали. Проверка, аудит производственной и коммерческой деятельности, комплексная проверка, выборочная проверка, устный или письменный доклад, заслушивание доклада, опрос общественного мнения, контрольные записи в журнале, взаимный контроль. При выполнении этих действий менеджер выполняет функцию контроля .

Метод контроля за фильтрами применяется от случая к случаю при реализации решения. Его содержание включает в себя приостановление исполнения решения в любой области в случае сильных отклонений фактических результатов от запланированных.

Основной метод контроля — проверка. Проверка включает в себя сочетание анализа документов и изучения дел на месте. В зависимости от типа инспекции делятся на массовые, комплексные, выборочные, одноразовые. Они либо запланированы, либо внеплановые.

Массовые инспекции широко используются на практике. Целью такой проверки является подробное выяснение ситуации и создание условий для своевременного устранения дефектов. Для достижения целей массовой инспекции она должна проводиться в соответствии с заранее подготовленным планом и организовываться достаточно подробно.

Другим методом инспекции является наблюдение. Этот метод представляет собой своеобразный комплекс целенаправленных действий, способ выявления недостатков, скрытых резервов, значимых тенденций.

Среди методов контроля Обсуждение отчетов, аудит, инспектирование одних производственных процессов и ряд других.

Принципы контроля. Принципы представляют собой нечто стабильное и имеют неизменную ценность. Принцип — это руководящий принцип, первая точка отсчета, точка отсчета. Иногда принципы меняются, и было бы ошибкой считать их неизменными.

Этапы контроля. В процессе контроля существует три четко различимых этапа: разработка стандартов и критериев, сравнение фактических результатов с ними и принятие необходимых корректирующих мер. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Таким образом, независимо от того, какой метод контроля будет преобладать, необходимо сделать все возможное для устранения возможных негативных последствий. Это необходимо:

Установить значимые стандарты, которые воспринимаются сотрудниками организации;
Установите двустороннюю связь;
Избегайте чрезмерного контроля со стороны руководителя организации;
Установить жесткие, но достижимые стандарты (хороший менеджер всегда чувствует различия в потребностях и способностях подчиненных и устанавливает стандарты с учетом этих различий).
Награждение сотрудников за достижение стандартов.

Виды контроля

Выделяются следующие основные типы управления.

По типу:

Традиционный контроль, который фиксирует отклонения от планов и стандартов задач;
Перспективный контроль, который выявляет разрыв между фактическим состоянием организации и ее целями, в результате чего предпринимаются действия, направленные на их достижение, а не на исправление ошибок прошлого;
Предпринимательский контроль, который осуществляется на внешнюю ситуацию и внутренние процессы, факторы, которые на них влияют, в результате чего корректируются сами цели.

По типу:

Финансовый контроль есть:

Контроль за ведением финансовой отчетности, ее соответствием установленным стандартам и правилам;
Контроль за соблюдением законодательства и нормативных актов при проведении финансовых операций, сделок с юридическими и физическими лицами.

Маркетинговый контроль — это процесс измерения и оценки результатов реализации стратегий и планов маркетинга, эффективности корректирующих действий, обеспечивающих достижение маркетинговых целей. Существует три вида маркетингового контроля: контроль годовых планов, контроль рентабельности и стратегический контроль. Независимо от вида маркетингового контроля, он основан на широком применении различных показателей эффективности.

Контроль качества — это процесс, включающий в себя повышение качества с целью предотвращения производства дефектной продукции или изделий различными способами. Испытания образцов могут быть использованы для выявления дефектных материалов и изделий.

Управление производством, которое включает в себя шесть функций:

Маршрутизация (последовательность операций);
Рабочая нагрузка (распределение работ);
Производственные графики (сроки выполнения операций);
Предварительная оценка стоимости выполнения работ;
Диспетчеризация (процесс распределения текущих работ);
Диспетчеризация — последнее мероприятие, в ходе которого проверяется выполнение планов.

В зависимости от объектов, управление можно разделить на управление:

Состояние производственного, технического, кадрового потенциала, уровень финансовых ресурсов, материальные резервы, целесообразность их использования;
Эффективность производственной деятельности;
Промежуточные и окончательные результаты;
расходы, убытки и лица, ответственные за них
достоверность, качество, доступность, полнота информации
в связи с исполнением принятых решений;
имидж организации;
Торговая тайна и т.д.

Субъектами, осуществляющими процесс контроля: Администрация, функциональные службы, специальные отделы, сами сотрудники.

В зависимости от интенсивности: нормальная или усиленная.

По месту эксплуатации: на лету и стационарно.

Летающий контроль подразумевает, что его объект и предмет пространственно разделены, и необходимо их специальное соединение (например, осмотр на месте).

Стационарное управление подразумевает, что его субъект и объект объединены (исполнитель сам следит за своим творчеством).

Специально:

Управление фильтрами — для отделения хорошего от плохого,
корректирующий — это исправить состояние.

Методами:

Фактический контроль осуществляется путем опроса, инвентаризации, осмотра, уничтожения объекта;
Контроль документов основан на изучении документов;
Контроль оценки основан на изучении, анализе, сравнении со стандартом.

В соответствии с этапами реализации.

Предварительно, то есть до активных действий и конкретных результатов. Его роль заключается главным образом в проверке готовности организации, персонала, производственного оборудования и системы управления к работе. Она осуществляется путем анализа наличия и состояния ресурсов, их сравнения с задачами.

На странице курсовые работы по менеджменту вы найдете много готовых тем для курсовых по предмету «Менеджмент».

Здесь темы рефератов по менеджменту

Читайте дополнительные лекции: